GUIDE TIL MERE EFFEKTIVE ARBEJDSVANER

Transkript

1 GUIDE TIL MERE EFFEKTIVE ARBEJDSVANER

2 Indledning Tak fordi du har valg at downloade guiden til mere effektive arbejdsvaner. Jeg går ud fra, at du har downloadet denne guide, fordi du har et ønske om at få nogle mere effektive arbejdsvaner og dermed få mere tid til det, der er vigtigst for dig f.eks. at kunne fakturere flere timer hver dag. Vi har alle en travl arbejdsdag, og hvis vi ikke er opmærksomme på, hvordan vi arbejder, kan andre meget hurtigt sætte dagsordenen for dagen, eller vi kan bruge tid på opgaver, der måske nok haster, men ikke er særlige vigtige i forhold til andre opgaver og virksomhedens visioner og mål. Du får mit bud på, hvordan du kan prioritere det vigtige og det, der hver dag bringer dig tættere på dine mål i denne guide. Hvert enkelt værktøj er ikke særligt svært at implementere i din hverdag, der, hvor det kræver noget af dig, er, at du hver dag bruger de metoder, som jeg viser dig her i guiden. Rigtig god læselyst! Birgitte Feldborg Effektive Arbejdsvaner 1

3 Mere effektive arbejdsvaner 1. Tidsbevidsthed Vi har alle 24 timer i døgnet. Hvordan vi vælger at bruge dem, er dog forskelligt. Ser vi på effektive mennesker, er deres fælles træk, at de er meget opmærksomme på, hvordan de bruger deres tid. De har en høj grad af tidsbevidsthed. Når du er tidsbevidst, skaber en klar struktur og planlægger i tilstrækkelig grad, får du tid og overskud til sjov, leg og spontanitet. Altså det modsatte af, hvad mange forbinder med planlægning og effektivitet. Det er vigtigt, at du skelner mellem at være produktiv og være effektiv. Du er produktiv, når du når en masse i løbet af dagen. Du får en masse fra hånden, men ikke nødvendigvis det, der er vigtigt for dig. Det kan bare være opgaver, der ligger øverst i bunken eller fra personer, der bliver ved med at rykke dig. Du er derimod effektiv, når du bruger den rette mængde tid og energi på det, der er vigtigst og skaber størst værdi for dig. Vi skal altså ikke skabe mere effektive arbejdsvaner for at kunne nå endnu mere i løbet af dagen, men for at skabe endnu mere tid til det, der er vigtigt for 2

4 dig. Det kan både være arbejdsmæssigt og privat, det handler om, at du får mere tid til det, der giver værdi for dig. Som bekendt har et døgn 24 timer og en uge indeholder intet mindre end 168 timer, men hvad bruger du egentlig de mange timer på? Prøv i et par dage at notere ned hver halve time, hvad du bruger din tid på. Jeg er sikker på, at du vil blive overrasket. Når du har gjort det, så gruppér dine aktiviteter i f.eks. arbejde, tid til dig selv, daglige gøremål og tid med familie og venner. Måske bruger du mere tid på et af områderne, end du regner med? Eller måske mindre tid? 2. Struktur og overblik For at kunne skabe mere effektive arbejdsvaner er det nødvendigt at få struktur og overblik ind i sit liv. Rod reducerer din effektivitet og nedsætter dit fokus. Alligevel bruger mange deres arbejdsliv ved et rodet skrivebord. Det er ikke hensigtsmæssigt. Alle de ting, der ligger på skrivebordet, minder dig bare om alt det, du skal gøre eller burde have gjort. Når du bevidst eller ubevidst tænker over de ting, du skal gøre, mens du er i gang med en vigtige opgave, reducerer du din evne til at fokusere og dermed din kvalitet og din effektivitet. 3

5 Overvej derfor: ü Hvornår du vil rydde op på dit skrivebord? ü Hvordan du får lavet et system, så alting har sin faste plads. Det kan være, at du skal oprette forskellige bakker til dine papirer, det kan være en fysisk indbakke, en bakke til de opgaver, du arbejder på i øjeblikket, og en bakke til det materiale, du skal bruge til dine forskellige møder ü Altid at have et tomt skrivebord, sådan at der kun er de ting og de papirer, du skal bruge, for at kunne løse den opgave, du arbejder på i øjeblikket. Alt andet skal væk, sådan at du ikke hele tiden kan se det, mens du arbejder på den nuværende opgave ü Når du får noget papir i hånden, så tag stilling første gang i stedet for bare at lægge det på dit skrivebord. Skal du bruge det til noget? Ellers smid det ud! Skal det videre til en anden person? Så gør det nu. Skal det bruges i en bestemt opgave? Så arkiver det sammen med resten af opgaven. Skal det gemmes? Så arkiver det i dit arkiv. ü Smid ud! De fleste af os gemmer alt for mange papirer. Du skal selvfølgelig gemme de papirer, der er nødvendige i henhold til lovgivningen, eller hvis du ikke har dem på anden vis (f.eks. elektronisk eller hos en kollega), men ellers kan du roligt smide ud. 80% af de papirer, vi gemmer, får vi aldrig brug for! 4

6 3. Prioritering Mange mennesker føler, at de bruger en stor del af deres tid på at tage sig af ligegyldige hastopgaver frem for at tage sig af de vigtigste altså de opgaver, der udgør kernen i deres jobbeskrivelse, og som hjælper dem med at nå deres personlige og jobmæssige mål. Det handler ofte om prioritering! Kan du svare på følgende to spørgsmål? 1. Er det vigtigt i forhold til mine/virksomhedens vision, mission, værdier og mål? 2. Haster det i forhold til mine/virksomhedens vision, mission, værdier og mål? Så kan du prioritere! Et godt værktøj til hjælpe dig med at prioritere, er prioriteringsmatrixen. Prioriteringsmatrixen er opfundet af den amerikanske præsident Dwight D. Eisenhower og videreudviklet af ledelsesguruen og forfatteren Stephen R. Covey. 5

7 Det, der egentlig er det interessante ved den her matrix er, at du hele tiden er i en af de 4 kvadranter det er derfor, der står K1, K2, K3 og K4. Og hvor meget tid du bruger i hver kvadrant, har afgørende betydning for, hvordan du har det, og om du er effektiv. Lad os kigge lidt på de enkelte kvadranter: K1: Vigtigt og haster I K1 har du travlt med ting, der både er vigtige og som haster. Det er alt det, der kræver din opmærksomhed her-og-nu. Det kan f.eks. være en del daglige opgaver både på arbejde og hjemme. Det er fint at bruge en del af din tid her, men vær opmærksom på, at du risikerer at miste overblikket, når du hele tiden har travlt med hasteopgaver. K2: Vigtigt, Haster ikke Her laver du noget, der er vigtigt, men som ikke haster i hvert fald ikke endnu. Disse ting har ikke en stram deadline. Det er alle de ting, vi typisk udskyder, netop fordi de ikke presser sig på. Du skal selv prioritere dem. Det kan for eksempel være motion, tid til dig selv, planlægning, uddannelse og tid med familien. Udfordringen er at tage dig tid til at komme over og arbejde så meget som muligt i K2. Du får ikke tiden foræret, så du må selv skabe den. Jo mere tid, du bruger i K2, jo mere kan du være på forkant. Mange af de opgaver, der er i K1 var på et tidspunkt opgaver, der lå i K2. Men fordi de konstant blev udskudt, er de nu endt som akutte kriser. 6

8 Hvis du derimod bruger tilstrækkelig tid i K2, vil du hele tiden være på forkant og undgå de akutte kriser i K1. K3: Haster, Ikke vigtig Nu kommer vi til den sværeste kvadrant. Her bruger du tid på ting, der haster, men som ikke er vigtige i hvert fald ikke for dig. I virkeligheden er det bare de opgaver, der presser mest på. Det kan for eksempel være uvæsentlige møder, telefonopkald eller ikke vigtige mails. Man kan havne i K3, hvis man ikke har nogle mål, eller hvis de er uklare. Når du bruger tid i K3, kan du opleve, at der bliver hevet i dig fra alle kanter. Alle har noget vigtigt, som de gerne vil have, at du ser på eller måske lige frem laver. Hvis du har svært ved at sige nej eller mangler mål og fokus, eller tilhører flinkeskolen, kan du ende med at bruge meget tid i denne kvadrant. Vær derfor opmærksom på, hvor meget tid du bruger i K3, her har du muligheden for at ændre adfærd og fremadrettet bruge mere af din tid i K2. K4: Haster ikke, Ikke vigtigt I den sidste kvadrant spilder du din tid. Så kort kan det siges. Du bruger tid på noget, der hverken haster eller er vigtigt. K4 bruges ofte som en slags flugt fx fra stress eller en stor og uoverskuelig opgave. Det er derfor her, at du finder mange af dine tidsrøvere og overspringshandlinger. 7

9 Hvordan prioriterer du dit arbejde/din dag? Hvordan fordeler din tid sig mellem de 4 kvadranter? Går din tid med vigtige opgaver eller med hasteopgaver? Er du tilfreds med fordelingen af din tid mellem de 4 kvadranter? Hvordan kan du øge dit fokus, så du bruger (endnu) mere tid I K2? Hvad kan du gøre anderledes allerede I morgen? 4. Opgaveliste En anden måde at skabe effektive arbejdsvaner på, er at have et overblik over dine opgaver. For at vi kan prioritere vores opgaver, er det vigtigt, at vi har ET system og ET overblik, hvor alle vore arbejdsopgaver er planlagte og prioriterede i forhold til hinanden. Det nytter altså ikke noget, at du har nogle opgaver i hovedet, nogle i din indbakke, nogle på papirerne på dit skrivebord, nogle i mødemapper eller kinabøger og alle dine private opgaver på samme vis. Så kan du ikke skabe dig et overblik og prioritere dine opgaver i forhold til hinanden. Du skal derfor have ÉN opgaveliste, hvor du har det hele samlet. På den måde: ü Glemmer du ikke vigtige opgaver eller overser dem ü Kan du hurtigt danne dig et overblik over dine opgaver ü Kan du prioritere de opgaver, der er vigtigst lige nu. 8

10 Sådan laver du en opgaveliste: 1. Lav din opgaveliste i et format, der fungerer godt for dig. Det er lige meget, om du bruger opgavefunktionen i Outlook, et Excelregneark, en af de mange Apps, der findes (jeg kan varmt anbefale Wunderlist eller ToDoIst), eller du vælger en notesbog, et whiteboard eller noget hel andet. Det vigtigste er, at det fungerer for dig, så det kan godt være, du skal prøve et par stykker af, inden du finder det rette format for dig. 2. Opret forskellige kategorier af opgaver i forhold til de arbejdsopgaver, du har, og de opgaver, du har privat. Det kan f.eks. være kunder, økonomi, hjemmesideopdateringer, hobbies, familie og venner, hus og have. Find selv på dem, som passer bedst til dig. Herefter kan du fylde dine opgaver ind under den kategori, som opgaven passer ind under. 3. Beslut dig for, hvilke øvrige oplysninger, du har behov for til hver opgave. Det kan være en oprettelsesdato, en dead-line, eller hvem der skal have besked om, når opgaven er løst. Det kan også være, at du har brug for lidt plads til at skrive nogle stikord til opgaven. 9

11 Det var ikke så svært, vel? Udfordringen er nu at gå i gang med at bruge opgavelisten OG blive ved med at bruge den! 5. Ugens vigtigste møde Et andet værktøj til at skabe mere effektive arbejdsvaner, er Ugens vigtigste møde. Ugens vigtigste møde er, som navnet siger, et møde, som du holder med dig selv en gang om ugen. Beslut dig meget gerne for at holde det på et bestemt tidspunkt på ugen, gerne på et tidspunkt, hvor du kan sidde uforstyrret. Formålet med dette møde er at få styr på den kommende uge og at evaluere ugen, der gik. Du får prioriteret ugens vigtigste mål og opgaver og får et overblik over næste uges gøremål, og du sikrer, at der er en rød tråd mellem det, som er vigtigt for dig, og det, du så rent faktisk bruger din tid på i den enkelte uge. Find et tidspunkt, der passer dig godt, men vælg gerne det samme tidspunkt hver uge, det hjælper dig med at gøre mødet til en god vane og en opgave, der bliver prioriteret. Et godt tidspunkt kunne være fredag eftermiddag, inden weekenden begynder, eller søndag aften, inden den nye uge starter. Dagsorden til ugens vigtigste møde: Til mødet skal du medbringe din opgaveliste, din kalender, næste uges to-do lister (husk: en to-do liste pr. dag! se punkt 6 i denne guide) og computer/tablet eller papir og blyant. 10

12 Din dagsorden til mødet kunne se sådan ud: 1. Evaluer den uge, der lige er gået: ü Hvordan er det gået? ü Har du nået dine vigtigste mål for ugen? ü Hvis ikke, hvad forhindrede dig? ü Hvad har du ellers nået i ugens løb? 2. Tænk efter: ü Hvordan har DU det? ü Hvad har du allermest brug for? 3. Forbered: ü Du begynder nu på dine to-do lister for ugen, men gør dem først færdige dagen før (se punkt 6 i denne guide). ü Sørg for, at du får skabt plads til de ting, der er allervigtigst for dig i løbet at den kommende uge. ü Vælg de tre vigtigste mål for ugen. Husk at overveje, hvor lang tid det vil tage dig at udføre de opgaver, der skal løses for at nå dine mål for ugen, og sæt derefter den fornødne tid af i din kalender, og opgaverne på din to-do liste for dagen. Prioriter også målene i forhold til hinanden, så du ved, hvad der er vigtigst for dig. ü Hvilke øvrige opgaver skal du have løst i den kommende uge? Sæt dem på din to-do liste for den dag, hvor du vil løse opgaven. 11

13 ü Tjek din opgaveliste og vælg de opgaver, du skal/vil have løst i ugens løb. Sæt også disse opgaver på dine todo lister sammen med de møder og aftaler, du har i den kommende uge. ü Husk, at der også skal være tid til dig og din familie, så pas på med ikke at være for optimistisk i forhold til, hvad du kan nå i løbet af ugen. Hvor lang tid tager ugens vigtigste møde? Det er meget forskelligt, hvor lang tid, det vil tage dog at holde ugens vigtigste møde. Men forvent, at du skal bruge ca minutter på det i hvert fald indtil du har fundet din egen rytme og facon. Det var værktøjet Ugens Vigtigste Møde. Lige som med opgavelisten, er det ikke svært at komme i gang, men udfordringen er at holde det første møde og derefter at blive ved med at holde mødet! 6. En to-do liste, der fungerer Sådan laver du en to-do liste, der fungerer: Du kender helt sikkert til værtøjet to-do liste. Problemet med to-do lister, er at de sagtens kan blive ved og ved, og der kommer hele tiden mere på, end man kan nå at strege. Derfor får du her opskriften på en to-do liste, der fungerer: 1. Skriv ned: Når du skriver dine opgaver ned,får du ro i hovedet. Du behøver ikke at gå og huske på alt det, du skal nå. Samtidig får du også et fint overblik over de opgaver du skal have løst i løbet af dagen. 12

14 2. Planlæg kun for en dag: Lad være med at tro, at du kan planlægge for langt ud i fremtiden ad gangen. Der vil komme uforudsete ting, som du også skal have på din liste. Derfor skal du kun planlægge for en dag ad gangen. Selvfølgelig kan der også komme uforudsete ting, der gør, at din to-do liste ikke holder, men sandsynligheden er mindre, når du kun planlægger for en dag ad gangen. Lav din liste for en dag ad gangen. Når du kommer til slutningen af dagen, overfører du de opgaver, som du ikke har nået til enten din opgaveliste eller til to-do listen for den dag, hvor du vil udføre opgaven. Smid derefter din brugte to-do liste ud. Slut med endeløse to-do lister, der bare bliver ved og ved. Dvs. at du på en uge har 7 to-do lister en for hver dag i ugen. Du er startet på dine to-do lister for ugen på ugens vigtigste møde, men du gør dem først færdige dagen før. 3. Planlæg dagen før: Når du planlægger dagen før, får du ro i hovedet, og du har en klar plan for den næste dag, der gør, at du sover bedre om natten. 13

15 Samtidig har du den fornødne distance, der sikrer, at du ikke bare kaster dig over den første og bedste opgave, men vælger at starte med den opgave, der er vigtigste. Dermed sætter du selv din dagsorden i stedet for at lade andre gøre det. 4. Estimer: Estimer, hvor lang tid dine opgaver på listen vil tage. På den måde sikrer du dig, at du kan nå de ting, du vælger at sætte på din to-do liste. Det giver en fornemmelse af ro og overskud i stedet for at du halser bagefter for måske at kunne nå det, du har planlagt. Kan du se, at du ikke kan nå alle de ting, du har på din liste, kan du allerede dagen før beslutte dig for, hvad du bliver nødt til at udskyde til en anden dag. I stedet for, at det blot bliver de opgaver, der tilfældigvis ikke er blevet nået, træffer du et bevidst valg om, hvad det er, DU vælger at udskyde. 5. Alle opgaver på listen må max. tage 90 minutter: Når du skriver dine opgaver på listen, så bryd dem ned, sådan at den enkelte opgave max. tager 90 minutter. 14

16 Når du har arbejdet uafbrudt i max. 90 minutter, har du brug for en pause. Pausen skal være min. 5 minutter, og du skal fysisk flytte dig væk fra din arbejdsplads. Herefter kan du igen gå i gang med den næste opgave på din liste, (som sagtens kan være den samme opgave, men blot del 2). 6. Planlæg kun 60% af din dag: Vi kan ikke planlægge hele vores dag i detaljer, der vil være uforudsete opgaver og ting, der tager længere tid, end vi forventer. Alt efter hvilket job du har, kan du regne med, at du max. kan planlægge 60% af din arbejdsdag, (det gælder nu også din øvrige tid). Nogle jobfunktioner (f.eks. kundemedarbejdere, sekretærer, receptionister m.v.) kan kun planlægge ca. 40% af deres tid, fordi det ligger i deres jobfunktion, at de skal være til rådighed og betjene de kunder interne som eksterne der har brug for deres hjælp. Det betyder, at du rent faktisk kun kan planlægge ca. 4 ½ timer af din arbejdsdag! 7. Prioriter: Når du har fået alle dine opgaver på din to-do liste for dagen i morgen, og du har estimeret, hvor lang tid hver enkelt opgave tager, er det tid til at prioritere dine opgaver. 15

17 Spørg dig selv, hvis jeg kun kan nå en opgave i morgen hvad er så den vigtigste? Denne opgave giver du nr. 1. Herefter spørger du igen dig selv hvis jeg kan nå endnu en opgave, hvilken er så den vigtigste? Sådan fortsætter du, indtil du har prioriteret samtlige dine opgaver på to-do listen. På den måde sikrer du også, at det er de mindst vigtige opgaver, der ikke bliver løst, hvis du ikke når hele vejen igennem din to-do liste. Samtidig får du mere ud af de første timer på dagen, fordi du allerede har en klar plan for morgenen af. 8. Vær konkret: Skriv konkret og handlingsorienteret på dine to-do lister. Brug gerne et udsagnsord som første ord i din sætning. Det er altså ikke nok at skrive rapport. Skriv i stedet skriv indledning til salgsrapport for 1. kvartal eller bed Lisa om at kopiere 30 eksemplarer af månedsrapporten for januar alt efter, hvad det er, opgaven går ud på. Dette var mit bud på, hvordan du kan skabe mere effektive arbejdsvaner for dig og din virksomhed. Jeg håber, at du allerede er gået i gang med at bruge nogle af værktøjerne her fra guiden. 16

18 Hvis du vil vide mere, kan du: ü Følge med på LinkedIn og få nyttige tips og tricks: ü Tilmeld dig mit nyhedsbrev og få en gratis guide til mere effektive arbejdsvaner: ü Følg med på bloggen for flere tips og tricks: ü Bestil et af kurserne til mere effektive arbejdsvaner. Læs mere her: ü Køb et personligt forløb med fokus på personlig effektivitet og planlægning hos mig. Send en mail til mig på eller ring til mig på tlf Birgitte Feldborg, Ekspert i personlig planlægning og effektivitet 17