Visma Løn - Overgangsordning til ny ferielov

Transkript

1 Visma Løn - Overgangsordning til ny ferielov Indledning I forbindelse med overgangsordningen til den nye ferielov skal du være opmærksom på, hvad der er standard inden for den nuværende ferielov. Standard ferielov: Optjening af 2,08 feriedage pr. måned 12,5 % af ferieberettigede løn i feriegodtgørelse/feriepenge Optjening af 1 % i ferietillæg (for ansatte der har ferie m/løn) Alt hvad der afviger fra standarden, eksempelvis mindre/forhøjet feriegodtgørelse eller optjening af andet end 2,08 feriedage, skal rettes/tilpasses i Visma Løn. Medarbejdere, der ikke skal følge overgangsordningen, fx direktører, skal også tilrettes i systemet (se punkt 9 i denne vejledning). Hvis virksomheden følger ferieloven som standard, skal der ikke laves nogle ændringer ift. overgangsordning eller den nye ferielov i lønsystemet. Side 1 8

2 Denne vejledning er en trin-for-trin gennemgang af vores anbefalinger og tilgang til, hvordan tilpasninger og ændringer skal laves i Visma Løn, hvis virksomheden afviger fra den gamle ferielov. 1. Overblik over medarbejdere For at skabe et overblik over dine medarbejdere anbefaler vi, at trække et medarbejderstamkort under rapporter i lønsystemet. Her dannes et overblik over de løngrupper og stillingskategorier, som virksomheden har i anvendelse. Løngrupper findes i kolonne BG og stillingskategorier i kolonne BD Derudover kan man i denne rapport, nedenunder medarbejdernes stamoplysninger, også danne et overblik over personlige satser, ex. Lønart 9907 eller 9912 (kolonne D ), eller de faste lønarter, på hver enkelt medarbejder. Næste trin bliver at gennemgå de forskellige resultattabeller for at efterse den nuværende opsætning og eventuelt foretage de nødvendige ændringer, så virksomheden tilpasses overgangsperioden fra den 1. september Alle resultattabeller og opsætning gennemgås i de efterfølgende sektioner. 2. Feriegodtgørelse I resultattabel 4002 kan man se, hvilke løngrupper der har en anden sats end 12,5 % i feriegodtgørelse. Nogle løngrupper, fx BE, har 0 som input i resultattabellen, da de ikke optjener feriegodtgørelse. Hvis der ikke findes andre løngrupper i tabel 4002, så følger virksomheden den gamle ferielov som standard, dvs. 12,5 % i feriegodtgørelse. Dermed skal du ikke foretage nogle ændringer. Hvis der findes løngrupper, som optjener mindre eller mere end 12,5 %, så skal der laves en ny periode i resultattabel Dette gøres ved at klikke Ny periode for derefter at taste i startdato. I den nye periode skal man efterfølgende i Resultattrin og rette procentsatsen til 12,5 % på alle løngrupper (minus dem, der i forvejen optjener nul). Hvis virksomheden efter den 1. september 2020 skal overgå til de gamle satser, så kan man allerede nu oprette en ny periode startende den til I denne periode skal du rette procentsatserne tilbage til de oprindelige satser, fx 15 %. Side 2 8

3 Vær opmærksom på at enkelte medarbejdere under deres personlige satser kan have en anden procentsats i lønart 9907 denne skal have en slutdato den Ekstra feriegodtgørelse Hvis der er løngrupper, der er oprettet med mere end 12,5 %, og ønsker du ikke, at medarbejderne skal have den forhøjede feriepengegodtgørelse indefrosset, har du mulighed for at oprette differencen, fx 2,5 %, som en fritvalgsopsparing eller et ekstra ferietillæg. Hvis der ønskes opsætning af en fritvalgsopsparing, henvises der til punkt Ferietillæg I resultattabel 4003 kan man se, hvilke løngrupper der har en anden sats end 1 % i ferietillæg. Nogle løngrupper, fx BE, har 0 som input i resultattabellen, da de ikke optjener ferietillæg. Hvis der ikke findes andre løngrupper i tabel 4003, så følger virksomheden den gamle ferielov som standard, dvs. 1 % i ferietillæg. Dermed skal du ikke foretage nogle ændringer. Hvis der findes løngrupper, som optjener mindre eller mere end 1 %, så skal der laves en ny periode i resultattabel Dette gøres ved at klikke Ny periode for derefter at taste i startdato. I den nye periode skal man efterfølgende i Resultattrin og rette procentsatsen til 1 % på alle løngrupper (minus dem, der i forvejen optjener nul). Hvis virksomheden har en højere sats end 1 %, så kan differencen 0,5 % (fx 1,5 % minus 1 %) oprettes som et ekstra ferietillæg se punkt 7 for nærmere vejledning. Efterfølgende kan virksomheden efter den 1. september 2020 vælge at overgå til de gamle satser, så kan man allerede nu i resultattabel 4003 oprette en ny periode startende den til I denne periode skal du rette procentsatserne tilbage til de oprindelige satser, fx 1,5 %. Vær opmærksom på at enkelte medarbejdere under deres personlige satser kan have en anden procentsats i lønart 9908 denne skal have en slutdato den Feriedage Side 3 8

4 I resultattabel 4005 kan man se, hvilke løngrupper der optjener andet end 2,08 feriedage. Nogle løngrupper, fx BE, har 0 som input i resultattabellen, da de ikke optjener ferie. Hvis der ikke findes andre løngrupper i tabel 4005, så følger virksomheden den gamle ferielov som standard, dvs. medarbejderne optjener 2,08 feriedage pr. måned. Dermed skal du ikke foretage nogle ændringer. Hvis der findes løngrupper, som optjener mindre eller mere end 2,08 feriedage, så skal der laves en ny periode i resultattabel Dette gøres ved at klikke Ny periode for derefter at taste i startdato. I den nye periode skal man efterfølgende i Resultattrin og rette input til 2,08 på alle løngrupper (minus dem, der i forvejen optjener nul dage, fx BE ). Løngrupper, som er timelønnede, fx TT kan have 12,99 som input disse skal også ændres til 2,08 i overgangsperioden. Hvis virksomheden efter den 1. september 2020 skal overgå til at optjene feriedage som indtil inden overgangsperioden, så kan man allerede nu oprette en ny periode startende den til I denne periode skal du rette input tilbage til de oprindelige, fx 2,5 eller 12, Ekstra feriedage Har virksomheden givet jeres medarbejdere fx 30 dages ferie, og vil fortsætte med det fra den 1. september 2019, så vil vi anbefale, at I opretter de ekstra feriedage som fx feriefridage, aftalefridage eller omsorgsdage. Vejledninger til opsætning af feriefridage mv. kan findes på Visma community. 7. Ekstra ferietillæg I resultattabel 4007 kan man se, hvilke løngrupper der optjener et ekstra ferietillæg udover det lovpligtige ferietillæg på 1 %. Hvis virksomheden ikke anvender resultattabel 4007, men skal oprette et ekstra ferietillæg i overgangsperioden/ny ferielov, så skal der oprettes en ny periode i resultattabel Dette gøres ved at klikke Ny periode for derefter at taste i startdato. I den nye periode skal man efterfølgende i Resultattrin og oprette procentsatsen på alle løngrupper, der skal have et ekstra ferietillæg. Hvis virksomheden ønsker at fortsætte med 1 % ferietillæg i resultattabel 4003 og et ekstra ferietillæg i resultattabel 4007, når den nye ferielov træder i kraft pr. den 1. september 2020, så skal der ikke sættes slutdato på resultattabel 4007 i stedet hedder den nye periode blot til Side 4 8

5 Procentsatsen for det ekstra ferietillæg kan desuden oprettes særskilt på hver enkelt medarbejder som en personlig sats med lønart For at kunne opspare, afregne og vise ekstra ferietillæg særskilt på lønsedlen, skal nedenstående oprettes på de stillingskategorier, I anvender: Automatisk optjening af ekstra ferietillæg sker via stillingskategori lønart Opret lønart på stillingskategori: 1. Vælg Opsætning, Stillingskategori 2. Angiv den ønskede stillingskategori f.eks Klik på knappen Find 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 5. Klik på knappen Ny 6. Udfyld felterne Lønart = 4035, startdato f.eks og evt. slutdato Ekstra ferietillæg udbetales på samme måde som det lovpligtige ferietillæg. Det kræver at en af følgende lønarter oprettes på de relevante stillingskategorier: Stillingskategori lønart 3915 udbetaler ekstra ferietillæg opsparet i sidste kalenderår og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge ved fratrædelse. Stillingskategori lønart 3925 udbetaler ekstra ferietillæg opsparet i sidste kalenderår men reducerer ikke i de opsparede feriepenge ved fratrædelse. Skal det ekstra ferietillæg vises på medarbejderen lønseddel, så skal virksomheden eventuelt overveje at skifte lønseddelstype pr. den 1. september Dette ændres under hver enkelt stillingskategori. Både lønseddel nummer 9 og 10 viser det ekstra ferietillæg. Hvis det ekstra ferietillæg ikke vises på medarbejdernes lønseddel, så beregnes det stadigvæk, hvis opsætningen er i orden. Det ekstra ferietillæg kan altid findes i ferieregnskabet. 8. Reduktion af den ferieberettigede løn Side 5 8

6 Når en medarbejder afholder ferie med løn, så reduceres det ferieberettigede løngrundlag med 4,8 % pr. feriedag, hvis virksomheden vel at mærke følger standardferieloven med optjening af 25 dages ferie om året. Optjener en medarbejder i stedet for 30 dages ferie, så reduceres der kun med 4 % pr. feriedag i grundlaget, og 3,20 % hvis der er optjent 35 feriedage. I resultattabel 4004 kan man se, hvilke løngrupper der reduceres med andet end 4,8 %. Løngrupper, der ikke optjener ferie, står muligvis med 0,00. Har virksomheden løngrupper med fx 4 %, så skal resultattabellen periodiseres med en ny periode den 1. september Dette gøres ved at klikke Ny periode for derefter at taste i startdato. I den nye periode skal man efterfølgende i Resultattrin og rette input til 4,8 på alle løngrupper (minus dem, der i forvejen ikke optjener ferie). Hvis virksomheden efter den 1. september 2020 skal overgå til de gamle satser, så kan man allerede nu oprette en ny periode startende den til I denne periode skal du rette procentsatserne tilbage til de oprindelige satser, fx 4 %. 9. Medarbejdere som ikke er omfattet af overgangsordningen Har du medarbejdere, som ikke er omfattet af overgangsordningen, det kunne fx være: Medarbejdere, som allerede har samtidighedsferie Grønlandske/færøske medarbejdere Direktører, som ikke er omfattet af Lønmodtagernes Garantifond Bestyrelsesmedlemmer eller kontraktansatte Har virksomheden medarbejdere, der ikke er omfattet af overgangsordningen, så skal medarbejdernes løngruppe oprettes i en ny resultattabel. Disse medarbejdere vil dermed køre videre uden at blive påvirket af de ændringer, som er foretaget på resultattabellerne i denne vejledning. For at aktivere ovenstående skal du finde resultattabel NYFLOV og oprette en ny periode pr. den , når den periode er oprettet, skal der sættes en slutdato på som hedder De løngrupper som ikke omfattes af overgangsordningen skal oprettes med 1 på de respektive løngrupper. 10.Oprettelse af fritvalgsopsparing Nogle virksomheder har i dag valgt at forhøje deres feriepengegodtgørelsesprocent til deres medarbejdere. Fra 1. september 2019 vil den forhøjede Side 6 8

7 feriepengegodtgørelsesprocent blive overført til Feriefonden og bliver indefrosset. Ønsker du ikke, at medarbejderne skal have den forhøjede feriepengegodtgørelsesprocent indefrosset, kan du i stedet oprette den ekstra feriegodtgørelse på en fritvalgsopsparing. Du kan vælge en af følgende to muligheder for at overføre den forhøjede feriepengegodtgørelsesprocent: For grupper af medarbejdere skal du på de pågældende stillingskategorier oprette stillingskategorilønart Fritvalgskonto opsparing. På udvalgte medarbejdere skal du oprette en fast lønart 4405 Fritvalgskonto opsparing. 11.Ændringer skal fortsætte med den nye ferielov? Hvis virksomheden i fremtiden (dvs. fra den 1. september 2020) ønsker at anvende alle ændringer, som laves i forbindelse med overgangsperioden, så skal alle ovenstående resultattabeller med overgangsperiodens start have en slutdato Dermed er det kun nødvendigt at lave én ny periode, og virksomheden vil kunne fortsætte med disse ændringer, når den nye ferielov træder i kraft. Eksempelvis, kan virksomheden oprette det lovpligtige ferietillæg i resultattabel 4003 med en periode fra til , og det ekstra ferietillæg oprettes i tabel 4007 med samme periode. Dermed tilpasses virksomheden overgangsperioden og fortsætter med ændringerne, når den nye ferielov træder i kraft den 1. september Søgnehelligdage til Feriekort eller Feriekonto Feriefonden ønsker kun at få overført 12,5% i feriepenge, og SH skal dermed ikke overføres til Feriekort eller Feriekonto. Vi anbefaler, at rest-sh udbetales i sidste lønkørsel i året på en af følgende variable lønarter: SH-restsaldo udbetaling (modregner negativ saldo) SH-restsaldo udbetaling m/saldotjek (tømmer saldo) 13.Opsætning af kontoplan i forbindelse med overgangsordningen (opdateret ) Der er kommet nye lønarter i forbindelse med overgangsordningen perioden 1. september 2019 til 31. august Nedenfor er beskrevet, hvordan du kan opsætte bogføring af feriepengene i din kontoplan for de forskellige medarbejdergrupper. Side 7 8

8 Funktionær Ønsker du at hensætte feriepenge på funktionærer, så skal du i din kontoplan oprette lønart Lønarten skal oprettes i både debet og kredit. Funktionær - fratrædelse med feriepenge til FerieKonto Hvis du har funktionærer, der fratræder i overgangsperioden, så kan der være feriepenge fra før den 1. september 2019 disse vil bogføres som hidtil, og der skal ikke ændres på noget. Den optjening/hensættelse af feriepenge fra den 1. september 2019 og frem til 31. august 2020, som en funktionær kan have optjent skal ved fratrædelse bogføres og debiteres på lønart Funktionær - fratrædelse med feriepenge til Feriekort Hvis du har funktionærer, der fratræder i overgangsperioden, så kan der være feriepenge fra før den 1. september 2019 disse vil bogføres som hidtil, og der skal ikke ændres på noget. Den optjening/hensættelse af feriepenge fra den 1. september 2019 og frem til 31. august 2020, som en funktionær kan have optjent skal ved fratrædelse bogføres og debiteres og krediteres på lønart Timelønnede med feriepenge til FerieKonto Der sker ingen ændringer til bogføringen og virksomhedens kontoplan for de medarbejdere, der løbende optjener feriepenge med afregning til Feriekonto. Dette vil blive bogført og afregnet som hidtil. Timelønnede med feriepenge til Feriekort Den optjening/hensættelse af feriepenge fra den 1. september 2019 og frem til 31. august 2020, som en timelønnet m/feriekort kan have optjent skal bogføres og debiteres og krediteres på lønart Side 8 8