Mus for medarbejdere 2004/2005 i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens Centralforvaltning og serviceinstitutioner (CI, CV, SPC, PPR og CU)

Transkript

1 Mus for medarbejdere 2004/2005 i Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens Centralforvaltning og serviceinstitutioner (CI, CV, SPC, PPR og CU) Københavns Kommune Uddannelses- og Ungdomsforvaltningen Intern Udvikling

2 Muskalender Musrunden 2004/2005 gennemføres med følgende kadence: Maj-juni : Evaluering af den gennemførte musrunde og forelæggelse for chefgruppe Der gennemføres en evaluering i forvaltningen og serviceinstitutionerne af processen og musskemamaterialet Januar : Ny musrunde skydes i gang primo januar. Ledelsesgruppen i det enkelte område aftaler, hvem der skal tage mussamtale med hvem, så det sikres, at alle får et tilbud. Kalendersystemet i out-look kan benyttes til at indgå aftaler om tidspunkt og sted for samtale. Februar Forberedelsesskema og udviklingsplanskema sendes til alle ansatte på deres mailadresse medio februar med link til nettet, hvor der ligger kalender, håndbog for mus, checkliste for lederen, forberedelsesskema samt udviklingsplanskema. Marts og april Mussamtaler afholdes. Maj Medarbejderen får efter samtalen original af udviklingsskemaet og kopi af udviklingsskema opbevares hos lederen som fortroligt materiale. Ønsker om kommunom og eksterne lederkurser skal være Intern Udvikling i hænde senest i løbet af april sammen med andre ønsker til Intern Udvikling Cheferne melder tilbage til direktionen i første chefgruppemøde om succeskriterierne er opfyldt ( = alle medarbejdere har været til mussamtale og alle har fået en udviklingsplan). 2

3 Håndbog for mus Målgruppe: alle medarbejdere i centralforvaltningen og serviceinstitutionerne, samt de chefer og ledere, der ikke er omfattet af ledelsesdialog 1. Indledning Denne håndbog tager udgangspunkt i Københavns Kommunes værdigrundlag, Uddannelses- og Ungdomsforvaltningens overordnede personalepolitik, Det seneste Personalepolitiske Regnskab, Evalueringsundersøgelse 2. Formål med musrunden På den enkelte arbejdsplads skal der foretages en strategisk forankret og systematisk kompetenceudvikling for alle medarbejdere. For den enkelte medarbejder bl.a. sker dette ved årlige medarbejderudviklingssamtaler som afsluttes med opstilling af udviklingsmål i en udviklingsplan. Succeskriterier Det er et krav, at alle medarbejdere i 2005 har fået tilbudt/gennemført en medarbejderudviklingssamtale. Det er et krav, at alle medarbejdere i 2005 i forbindelse med medarbejderudviklingssamtalen har fået drøftet udviklingsmål og at de formuleres i udviklingsplanen, som er konklusion på mussamtalen 3. Mål Udviklingssamtalesystemet skal omfatte alle medarbejdere i centralforvaltningen og serviceinstitutionerne Udviklingssamtalerne skal finde sted koordineret og systematisk i overensstemmelse med årshjulet Medarbejderne inddrages ved personalemøde før runden og efter runden Samtalerne skal føre til individuelle udviklingsplaner, der sikrer, at den enkeltes udvikling er i overensstemmelse med afdelingens mål om udvikling 4. Praktiske forberedelser inden mussamtalerne finder sted Ledelsesgruppen i det enkelte område/serviceinstitution har ansvar for at mussamtalerunden planlægges, gennemføres og følges op. Det kan ske ved at ledelsesgruppen i det enkelte område aftaler, hvem der skal tage mussamtale med hvem, så det sikres, at alle får et tilbud. Kalendersystemet i out-look kan benyttes til at indgå aftaler om tidspunkt og sted for samtale. Der skal regnes med op til 2 timer til samtalen og den skal føres på et sted, hvor begge parter kan sidde uforstyrret. Det kan anbefales inden samtalen at genopfriske, hvilke aftaler der blev truffet sidste gang. Brug i øvrigt god tid på egen forberedelse. Tænk målsætninger og konkrete forslag igennem for det kommende år, således at begge parter efter samtalen oplever at kunne stå inde for 3

4 det, der aftales. Brug tid på at tænke igennem, hvad du vil sige, og hvad du gerne vil have at vide i samtalen. Ønskes der gennemført gruppeudviklingssamtaler, vil der være tale om en helt ny medarbejdersamtaleform. En gruppesamtale kan ikke erstatte de ordinære individuelle mus-samtaler, men må gerne benyttes som supplement. 5. Udviklingssamtalen Til afholdelse af samtaler benyttes et fælles skemasæt, der kan hentes på nettet. Forberedelsesskemaet er til inspiration, udviklingsplanen med angivelse af udviklingsmål er obligatorisk. Mus-samtalen er en systematisk metode for medarbejder og nærmeste leder til at føre dialog om udviklingsmuligheder. Samtalen skal være en ligeværdig dialog, der giver begge to mulighed for at evaluere året, der er gået og se frem i tiden og som er præget af gensidig respekt og ærlighed. Samtalen har til formål: At give leder og medarbejder en fælles forståelse af arbejdsopgaverne og deres mål og udførelse At udvikle kontakten mellem leder og medarbejder At kommunikere om samarbejdet At afklare individuelle ønsker om arbejdsområde At afklare medarbejderens udviklings- og uddannelsesbehov Begge to har ansvaret for, at der bliver tale om gensidighed i samtalen og ikke ensidighed. Der skal være plads til at begge gennem samtalen lytter og taler og giver ros og kritik i en konstruktiv ånd. Samtalen supplerer den løbende kontakt mellem leder og medarbejder. Samtaleformen er ikke egnet som et interview af medarbejderen og derfor skal skemaet ikke benyttes slavisk, men kun som inspiration. Det bemærkes, at udviklingssamtaler ikke er tjenstlige samtaler. Det er heller ikke formålet med mus-samtaler at træffe aftaler vedr. løn og andre formelle ansættelsesbetingelser. Samtalerne må heller ikke koncentrere sig om kurser. Det er udvikling i bred forstand, der skal drøftes. På denne baggrund skal konkrete mål og aktiviteter for den kommende periode aftales. 4

5 6. Konklusion af samtalen = Personlig udviklingsplan med udviklingsmål KTO-aftalen om kompetenceudvikling stiller krav til, at der opstilles udviklingsmål for den enkelte. Dette krav opfyldes ved at udfylde Udviklingsplanen i skemasættet i forbindelse med den årlige mus-samtale. Udviklingsplanen udfyldes i forlængelse af samtalen og er samtidig brobygning til sidste års udviklingssamtale. Medarbejder og leder medbringer forrige års udviklingsplane som udgangspunkt for en kort drøftelse. Hvad er de vigtigste erfaringer med sidste års udviklingsmål, positive som negative? Kan disse erfaringer bruges i arbejdet med næste års udviklingsmål? Beskriv herefter udviklingsmålene for det kommende år, evt. en længere tidshorisont, hvis der skønnes behov. Hvordan skal målene nås? Hvilken indsats skal der sættes i gang og Hvem gør nu hvad, hvornår? Den personlige udviklingsplanen tager udgangspunkt i de mål og opgaver afdelingen skal løse, samt de ønsker til udvikling og karriere medarbejderen har. Det er meningen at medarbejderen får et billede af sin udvikling, i sammenhæng med fremtidige opgaver. De personlige udviklingsplaner samlet giver den enkelte chef mulighed for at foretage kompetenceudvikling ud fra et helhedssyn ved at kende områdets samlede behov. Der skal være enighed om, hvad der skal stå i udviklingsplanen, dvs. hvad der aftales og hvem der følger op på de enkelte aftaler. Aftal hvilke forhold, andre kan involveres i. Husk at den der bevilger betaler. Husk at kurser og aktiviteter kan leveres fra Intern Udvikling. Begge er ansvarlige for de aftaler, der er truffet og at de følges op. Det kan rent praktisk ske på den måde, at mål, indsatsområder og plan for udvikling aftales i mussamtalen og medarbejderen udfylder skemaet udviklingsplan på baggrund af samtalen senest 14 dage efter samtalen og afleverer den til lederen med henblik på dialog om den endelige udformning samt til underskrift og implementering Medarbejderen får kopi af udviklingsskemaet og det originale udviklingsskema opbevares hos lederen som fortroligt materiale. Der må ikke gå for lang tid fra samtalen er ført og aftalen er indgået og indtil den bliver indfriet. De enkelte ledelser vurderer udviklingsønsker til behov og uddannelsesmidler og foretager på den baggrund en prioritering, således at der hurtigt kan gives en tilbagemelding til medarbejderne om deres individuelle uddannelsesønsker. Bemærk, at den der bevilger betaler. Ønsker om kommunom og eksterne lederkurser skal være IU i hænde senest 1. marts 2005 hvis behovene ønskes tilgodeset i

6 Det kan derfor anbefales at der afholdes mus-samtaler med medarbejdere, der skønnes at efterspørge kommunomuddannelse, tidligt i forløbet. 7. Personalemøde efter musrunden Efter afslutning af samtalerunden er der fortsat dialog i det enkelte Område, hvor der gøres status for runden, så alle får den samme erkendelse af, hvilke krav der stilles og hvilke muligheder, der er for at løse opgaverne. Herved indgår musrunden som organisatorisk læring. 6

7 Lederens checkliste for musrunden Primo januar : Chefen for det enkelte område/serviceinstitution indkalder ledelsesgruppen til møde 1. Der træffes aftale om, hvem der skal tage mussamtale med hvem 2. Det sikres, at alle medarbejdere er omfattet 3. Navnene noteres på den enkelte leders checkliste, se nedenfor. 4. Den enkelte leder træffer aftaler i kalendersystemet i out-look om tidspunkt ( ca. 2 timer pr medarbejder) og sted (lokalenummer) for mussamtale med hver enkelt af de medarbejdere, vedk. skal have mussamtale med. 5. Checklisten afkrydses, når der er kommet svar Februar Lederens redskaber: Forberedelsesskema udviklingsplanskema årshjul, håndbog for mus, checkliste 1. Den enkelte leder har ansvar for at hente materialet ned fra nettet og sikre sig et samlet sæt 2. Forberedelsesskema og udviklingsplan kopieres i et antal svarende til antal medarbejdere, der skal holdes mussamtale med, så lederen har et sæt til egen forberedelse af hver samtale 3. Lederen forbereder sig for hver enkelt ved at orientere sig i kopi af sidste års udviklingsplan. 4. Genopfrisk hvilke aftaler der blev truffet sidste gang.. 5. Tænk målsætninger og konkrete forslag igennem for det kommende år, således at begge parter efter samtalen oplever at kunne stå inde for det, der aftales. 6. Brug tid på at tænke igennem, hvad du vil sige, og hvad du gerne vil have at vide i samtalen. Marts ultimo april 1. Mussamtaler afholdes i et lokale hvor der kan tales uforstyrret 7

8 Maj 2. Telefoner omstilles 3. Mussamtaleskilt på døren 4. Lederen har et skemasæt med til samtalen 5. Leder medbringer medarbejderens seneste udviklingsplan som udgangspunkt for en kort drøftelse. 6. Hvad er de vigtigste erfaringer med sidste års udviklingsmål, positive som negative? 7. Kan disse erfaringer bruges i arbejdet med næste års udviklingsmål? 8. Ny udviklingsplan udfyldes i forlængelse af samtalen 9. Beskriv her udviklingsmålene for det kommende år, evt. en længere tidshorisont, hvis der skønnes behov. 10. Hvordan skal målene nås? 11. Hvilken indsats skal der sættes i gang og 12. Hvem gør nu hvad, hvornår? 13. Medarbejderen får efter samtalen original af udviklingsskemaet, som er underskrevet af lederen og medarbejderen 14. Kopi af udviklingsskema opbevares hos lederen som fortroligt materiale. 15. Ønsker om kommunom og eksterne lederkurser sendes til IU senest i løbet af april sammen med andre ønsker til IU 16. Chefen indkalder til personalemøde, når musrunden er afsluttet 1. Cheferne melder tilbage til direktionen i første chefgruppemøde om succeskriterierne er opfyldt ( = alle medarbejdere har været til mussamtale og alle har fået en udviklingsplan). 2. Cheferne benytter kopi af checklisterne 8

9 Navneliste for MUS-runden. Medarbejderens navn Dato for MUS MUS afholdt (sæt x) Udviklingsplan udfyldt (sæt x) 9