Medarbejder- udviklingssamtaler - MUS

Transkript

1 fremtiden starter her... Gode råd om... Medarbejder- udviklingssamtaler - MUS

2 INDHOLD Hvad er MUS 3 Fordele ved at holde MUS 4 De fire trin 5 Forberedelse 6 Gennemførelse 7 Opfølgning 10 Evaluering 10 Mere information 11 Udgivet af Dansk Erhverv 1. udgave 1. oplag, november 2016

3 Gode råd om medarbejderudviklingssamtaler MUS Medarbejderudviklingssamtaler (MUS) er et strategisk ledelsesværktøj, der skal øge fokus på enkelte medarbejders faglige og personlige kompetenceudvikling i lyset af virksomhedens udvikling. MUS bidrager ofte til en øget tilfredshed blandt medarbejderne og samtidig kan man opnå en bedre sammenhæng mellem den enkelte medarbejders faglige og personlige kompetencer og virksomhedens behov. En kvalificeret MUS kan bidrage til at forbedre det interne samarbejde i virksomheden, og til at sætte fokus på virksomhedens værdier. Begge forhold er egnet til at påvirke virksomhedens forretning i positiv retning. I denne pjece giver Dansk Erhverv en række konkrete ideer og råd til, hvordan en virksomhed gennemfører MUS til gavn for både medarbejdere og virksomheder. Hvad er MUS? En MUS er en forberedt og struktureret samtale mellem en medarbejder og nærmeste leder. Samtalen tager afsæt i medarbejderens hverdag, og giver mulighed for en dybere dialog om medarbejderens arbejdssituation, kompetencer og fremtidige arbejdsopgaver. Samtalen vil typisk starte med en evaluering og vurdering af medarbejderens præstationer i det forgangene år. Herefter følger en drøftelse af medarbejderens behov for udvikling ift. virksomhedens mål for det kommende år. Samtalen vil ofte blive afsluttet med en snak om udviklingsmål og fokuspunkter for det kommende år. Disse elementer kan indgå i en efterfølgende kompetence- og udviklingsplan. Medarbejderudviklingssamtaler - MUS / Dansk Erhverv 3

4 MUS holdes typisk en bestemt måned en gang om året. For at sikre fremdrift i de mål, der fastsættes for medarbejderen, vil det ofte være en god idé med en opfølgende samtale efter ca. 6 måneder. MUS er et supplement til den daglige kontakt, og kan naturligvis ikke erstatte den løbende dialog og feedback mellem leder og medarbejder. Fordele ved at holde MUS? Både virksomheden, nærmeste leder og medarbejderen kan drage betydelige fordele ved MUS. For virksomheden kan samtalen bidrage til at sikre, at: Medarbejderen forstår virksomhedens og afdelingens strategiske mål og værdier. Medarbejderen får en overordnet feedback på sin arbejdsindsats fra nærmeste leder. Medarbejderen og lederen opnår fælles forståelse om fremtidige mål og handleplaner. Samarbejdsrelationer styrkes gennem afklaring og dialog. For lederen er samtalen en mulighed for at: Bidrage til at skabe overblik i afdelingen/virksomheden. Opnå dybere kendskab til medarbejderens faglige og personlige ressourcer. Få indblik i, hvilke faktorer i arbejdet som engagerer, motiverer eller evt. udfordrer medarbejderen. Skabe rum for værdsættelse af medarbejderens indsats. Få indblik i medarbejderens viden, erfaringer og potentialer, som virksomheden kan få gavn af. Sammentænke medarbejderens kompetencer med virksomhedens strategi og målsætninger. Få feedback på egen lederrolle. 4 Dansk Erhverv / Medarbejderudviklingssamtaler - MUS

5 For medarbejderen er samtalen en mulighed for at: Få feedback på sin indsats fra nærmeste leder. Dele erfaringer og viden med nærmeste leder. Forholde sig konkret til virksomhedens strategi og målsætninger. Opnå større indflydelse på egen arbejdssituation. Få indblik i lederens konkrete forventninger til fremtidige opgaver. Drøfte samarbejdet i forhold til kolleger, ledelse og kunder/ samarbejdspartnere. MUS De 4 trin Dansk Erhverv anbefaler, at MUS afvikles i fire trin: forberedelse; gennemførelse; opfølgning og evaluering. De fire trin skal understøtte den kontinuitet, der gør, at MUS ikke udelukkende bliver en del af driften, men også bliver et strategisk ledelses- og udviklingsværktøj, som skaber værdi for både medarbejder og virksomhed. 1: Forberedelse 4: Evaluering 2: Gennemførelse 3: Opfølgning Medarbejderudviklingssamtaler - MUS / Dansk Erhverv 5

6 Forberedelse En god dialog kræver grundig forberedelse, og MUS er ingen undtagelse. Det betyder, at leder og medarbejder på forhånd må gøre sig tanker om, hvilke emner de hver især ønsker at drøfte, og hvad de ønsker, der skal komme ud af samtalen. Som leder er det særligt vigtig at gøre sig overvejelser om, hvordan virksomhedens mål og strategi kobles sammen med medarbejderens potentielle ønsker og behov. Dansk Erhverv anbefaler, at begge parter udfylder et samtaleskema, der indeholder de væsentligste emner for samtalen. Et eksempel på samtaleskema findes på En MUS fokuserer på præstationer, udvikling og mål. Det anbefales derfor, at MUS hverken bruges til at drøfte løn, til at håndtere uafklarede konflikter eller til at rette kritik over for medarbejderen om forhold, som er nye for medarbejderen. Overordnet set bør en leder ikke bringe emner op, der vil overraske medarbejderen. Tjekliste til forberedelsen: Se på handleplanen/aftaleskemaet fra sidste MUS. Vurder, om de aftalte beslutninger fra sidste MUS er blevet gennemført tilfredsstillende. Overvej, hvordan medarbejderen har udviklet sig i det forgangne år. Overvej, hvad medarbejderen kan gøre for at styrke sine udviklingspunkter i det kommende år. Overvej, hvad det vigtigste budskab er til medarbejderen. Tænk over konkrete eksempler, hvor medarbejderen har gjort det særligt godt. Overvej, hvad der gør medarbejderen til en vigtig medspiller i teamet hvilke beslutninger og styrker medarbejderen har udvist i det forgangene år. Forbered en indledning på samtalen. Aftal tid og sted for samtalen, hvor man kan tale uforstyrret. Sørg for, at medarbejderen får et samtaleskema i god tid, og at medarbejderen forstår, hvordan det skal bruges. Sæt kaffen over 6 Dansk Erhverv / Medarbejderudviklingssamtaler - MUS

7 Gennemførelse Dansk Erhverv anbefaler, at MUS holdes i en åben og ligeværdig dialog, hvor både medarbejder og leder har ansvar for, at samtalen gennemføres på en måde, der giver værdi for begge parter. Forudsætningen for en god samtale er, at den foregår i rolige og trygge omgivelser, hvor man kan sidde uforstyrret uden telefoner eller andre former for afbrydelser. Anvendes et samtaleskema er det vigtigt, at skemaet får karakter af et hjælpeværktøj og ikke en fast dagsorden, der kan begrænse dialogen. Skemaet, som kan bruges som afsæt til samtalen, suppleres af uddybende og reflekterende spørgsmål. Dansk Erhverv anbefaler, at en MUS afsluttes med en handlingsplan, hvor de fælles mål og udviklingsaktiviteter for medarbejderen er beskrevet. Det vil ofte være en god ide at lade medarbejderen lave et udkast til handlingsplanen, som efterfølgende færdiggøres og godkendes af lederen. Det at medarbejderen deltager aktivt i processen, kan øge medarbejderens engagement i forhold til de aftalte mål. Samtalen er fortrolig Samtalen foregår som udgangspunkt i fortrolighed, men der er ikke noget i vejen for, at lederen, efter aftale med medarbejderen, videregiver specifikke elementer fra samtalen, hvis det har relevans for, hvordan lederen kan handle konstruktivt på de ideer og udfordringer, som medarbejderne har beskrevet. Medarbejderudviklingssamtaler - MUS / Dansk Erhverv 7

8 Tips til den gode samtale Som leder er det vigtigt at være fortrolig med, hvordan man stiller gode spørgsmål og giver medarbejderen feedback på arbejdsopgaver og adfærd. Overvejelser: Sæt rammen for samtalen Fortæl indledningsvist om samtalens struktur og gør formål og forløb klart for medarbejderen. Lyt og vær nysgerrig Lad medarbejderen tale. Lyt til, hvad medarbejderen er optaget af. Hvad er vanskeligt i arbejdet, og hvad er sjovt og motiverende? Stil uddybende spørgsmål Åbne spørgsmål inviterer medarbejderen til at dele oplysninger og viden, som man ikke nødvendigvis har adgang til. Åbne spørgsmål starter typisk med hv-ord. Del viden Det er vigtigt, at medarbejderen får en god forståelse for virksomhedens mål. En indsigt i virksomhedens mål vil i højere grad sikre opbakning til ledelsens beslutninger, også hvis virksomheden på et senere tidspunkt skulle have behov for at ændre kurs. Lav aftaler Under samtalen kan medarbejder og leder i fællesskab aftale konkrete fremtidige aktiviteter evt. i en handlingsplan. Det vil ofte være en god ide at præcises, hvem der har ansvar for hvad, og hvornår en given aktivitet skal igangsættes. Aftal gerne tidspunkt for en opfølgningssamtale. Varighed Afsæt tilstrækkelig tid til samtalen, så alle relevante emner kan behandles til bunds. En tommelfingerregel er ca. 60 min pr. samtale. 8 Dansk Erhverv / Medarbejderudviklingssamtaler - MUS

9 Særligt om feedback Som leder har man et særligt ansvar for at give feedback og konstruktiv kritik på medarbejderens indsats og adfærd. Feedback om forhold som virksomheden ikke er tilfreds med, kan være svært for både leder og medarbejder. Det skyldes ofte en usikkerhed om medarbejderens reaktion på feedbacken, eksempelvis om medarbejderen bliver vred, ked af det eller skuffet. Når man skal give eller modtage feedback, kan man overveje følgende: Som afsender: Fokuser på medarbejderen adfærd og ikke på, hvem medarbejderen er som person. Vær faktuel, specifik og konkret i beskrivelse af handlinger og ord. Tag udgangspunkt i, hvordan min oplevelse var, og hvordan det virkede for mig. Giv feedback i rette mængde og med respekt anerkend medarbejderens følelser, og at oplevelsen kan være anderledes end hos modtageren. Undgå diskussion, men udtryk dine ønsker og behov for det fremtidige samarbejde. Som modtager: Undgå at afbryde eller diskutere, og anerkend den andens oplevelse eller synspunkt. Spørg, hvis der er noget, der er uklart. Undgå at forsvare, men sig tak for feedbacken. Noter feedbacken, og lav en efterfølgende vurdering af, hvad den kan bruge til. Medarbejderudviklingssamtaler - MUS / Dansk Erhverv 9

10 Opfølgning Som leder er det vigtigt at følge op på samtalen og de aftaler, der er indgået. Er der udarbejdet en handlingsplan, er det vigtigt, at opfølgningen tager specifikt udgangspunkt i denne. Bliver en handlingsplan ikke bliver fulgt op, vil der være risiko for, at hverken lederen eller medarbejderen kan spore fremdrift, og i så fald bliver MUS uden værdi. Derfor er det i alles interesse, at der bliver fulgt op på de indgåede aftaler. Under opfølgningen er det vigtigt at tage højde for, om der i perioden er sket ændringer, som gør, at aftaler og mål ikke længere er aktuelle. En opfølgning kan evt. gennemføres som en mini-mus, hvor leder og medarbejder gør status. Evaluering MUS er en ressourcekrævende proces, og det er derfor vigtigt at sikre, at MUS skaber den ønskede værdi for alle parter, og ikke mindst for virksomheden. En efterfølgende evaluering fra medarbejderen kan bidrage til, at fremtidige samtaler kan gøres endnu bedre. Forslag til evalueringsspørgsmål til medarbejderen Hvordan hjalp samtaleskemaet til at skabe en god ramme om samtalen? Hvordan oplevede du forberedelsen af MUS? Hvordan fungerede samtalen ift. at producere konkrete, brugbare resultater? Hvordan oplevede du din leders evne til at skabe mening og sammenhæng? Hvordan oplevede du din leders evne til at forstå dine behov for udvikling? Hvordan oplevede du din leders evne til at modtage feedback og lytte til kritik? Hvordan oplevede du din leders evne til at stille spørgsmål og at give feedback? Hvordan var din oplevelse af udbyttet set i forhold til tidsforbruget? Andre kommentarer 10 Dansk Erhverv / Medarbejderudviklingssamtaler - MUS

11 Mere information Du kan også finde yderligere informationer på vores hjemmeside KONTAKT Medlemmer er velkommen til at kontakte Dansk Erhverv på tlf hvis de vil vide merer om MUS Medarbejderudviklingssamtaler - MUS / Dansk Erhverv 11

12 Vækstgrundlaget for dansk økonomi udgøres i stadig stigende grad af virksomheder inden for handel, rådgivning, oplevelse, transport og service. Dansk Erhverv er sat i verden for at skabe optimale vilkår for netop disse virksomheder og brancher, som Danmark skal leve af i fremtiden. DANSK ERHVERV BØRSEN 1217 KØBENHAVN K T F INFO@DANSKERHVERV.DK