Outlook adgang til andre postkasser

Transkript

1 Outlook adgang til andre postkasser Nogle brugere har brug for at have adgang til andre postkasser end deres egen, f.eks. en fællespostkasse eller chefens postkasse. For at få adgang skal man have rettigheder til det, og derefter skal man tilføje postkassen i sin egen Outlook. Klik på et emne i indholdsfortegnelsen for at hoppe til emnet. Indhold Outlook adgang til andre postkasser... 1 Tildele rettigheder til fællespostkasse...2 Tildele stedfortræderadgang til personlig postkasse...2 Tildele adgang til en enkelt mappe i en personlig postkasse...5 Tilføj privat postkasse eller fællespostkasse uden send som rettigheder Tilføj fællespostkasse med send som rettigheder Tilføje en profil i Outlook, så man kan oprette regler i en anden postkasse Adgang til andre postkasser og kalendere via Webmail IT-ServiceDesk: - Telefon Side 1 af 27

2 Tildele rettigheder til fællespostkasse Skal en bruger have adgang til en fællespostkasse, skal fællespostkassens ejer sende en sag til IT-ServiceDesk på IT-ServiceDesk tildeler brugeren rettigheder til fællespostkassen, hvorefter den kan tilføjes i Outlook ved at følge pkt Tildele stedfortræderadgang til personlig postkasse 1 I Outlook vælges fanen Filer menupunktet Oplysninger Knappen Kontoindstillinger Stedfortræderadgang. 2 Klik på Tilføj. 3 Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 2 af 27

3 4 Vælg de rettigheder, vedkommende skal have til de enkelte dele af postkassen (se også pkt. 9). Sæt flueben i Send automatisk en meddelelse, så stedfortræderen bliver gjort opmærksom på, hvilke rettigheder, vedkommende har fået. Klik OK 2 gange for at komme tilbage til fanen Filer. Vælg fanen Startside for at komme tilbage til Indbakken. 5 Højreklik på din egen adresse i mappelisten i venstre side af Outlook-vinduet. Vælg Mappetilladelser. 6 Klik på Tilføj. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 3 af 27

4 7 Find personen i adressekartoteket og tryk Enter eller klik Tilføj, så navnet kommer til at stå i feltet nederst. Klik OK. 8 Klik på stedfortræderen i listen øverst i vinduet, så navnet er markeret. Sæt flueben i Mappe synlig. Klik OK. 9 Hvis en stedfortræder har redaktørrettigheder til indbakken, kan stedfortræderen besvare s på vegne af postkassens ejer. I dette tilfælde er Lone Petersen stedfortræder for Belinda Torndahl Hansen. Modtageren af svaret kan se, at det er Lone, der svarer på vegne af Belinda. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 4 af 27

5 Tildele adgang til en enkelt mappe i en personlig postkasse Man kan tildele en bruger adgang til en enkelt mappe i en personlig postkasse, uden at vedkommende får adgang til resten af postkassen. Først skal mappen gøres synlig ved, at man gør postkassen synlig for brugeren (pkt ), og derefter Indbakken og alle undermapper i stien ned til den mappe, vedkommende skal have adgang til (pkt ). Brugeren kan kun se de enkelte mapper, men ikke indholdet. Derefter giver man rettigheder til indholdet af den ønskede mappe (pkt ). 10 Åbn Outlook. Højreklik på din adresse øverst i mappelisten (lige over mappen Indbakke). Vælg Mappetilladelser. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 5 af 27

6 11 Vælg fanen Tilladelser. Klik Tilføj. 12 Find den bruger, der skal have adgang og klik Tilføj. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 6 af 27

7 13 Marker den bruger, der skal have adgang, og sæt flueben i Mappe synlig. NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed. Klik OK. 14 Højreklik nu på Indbakke og vælg Egenskaber. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 7 af 27

8 15 Vælg fanen Tilladelser og klik Tilføj. 16 Find den bruger, der skal have adgang og klik Tilføj. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 8 af 27

9 17 Marker den bruger, der skal have adgang, og sæt flueben i Mappe synlig. NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed. Klik OK. Gentag pkt for alle mapper ned til den mappe, brugeren skal have adgang til. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 9 af 27

10 18 Højreklik nu på den mappe, som brugeren skal have adgang til og vælg Egenskaber. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 10 af 27

11 19 Vælg fanen Tilladelser og klik Tilføj. 20 Find den bruger, der skal have adgang og klik Tilføj. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 11 af 27

12 21 Marker den bruger, der skal have adgang. NB: Det er meget vigtigt, at det ikke er Standard, der er markeret, da ALLE så vil få den pågældende rettighed. Igen sættes der flueben i Mappe synlig. Derudover skal der som minimum være prik ud for Detaljerede oplysninger under Læs. Dette gør, at brugeren kan se de mails, der ligger i mappen. Skal brugeren også kunne slette eller redigere de mails, der ligger i mappen, skal de respektive rettigheder også afkrydses under hhv. Slet og Skriv. Klik OK. Bed nu brugeren om at lukke Outlook og åbne den igen. Derefter tilføjes din mailkonto ved at følge pkt Bemærk i pkt. 26 skal brugeren skrive dit fulde navn. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 12 af 27

13 Tilføj privat postkasse eller fællespostkasse uden send som rettigheder Når man har fået tildelt rettigheder, tilføjer man postkassen i Outlook ved at følge nedenstående vejledning. Bemærk: Sendt post havner i brugerens egen Sendt post mappe. Hvis sendt post skal havne i den anden postkasses Sendt post mappe, skal man have rettigheder til det og følge vejledningen fra pkt I Outlook vælges fanen Filer menupunktet Oplysninger knappen Kontoindstillinger Kontoindstillinger. 23 Vælg fanen og knappen Rediger. 24 Klik på knappen Flere indstillinger nederst til højre. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 13 af 27

14 25 Vælg fanen Avanceret og klik på knappen Tilføj. 26 Skriv postkassens navn (det, der står i e- mailadressen). Her har jeg valgt at tilføje IT- ServiceDesks postkasse. Hvis det drejer sig om en anden persons postkasse, skrives personens navn. Klik OK. 27 Postkassen er nu tilføjet. Klik Anvend og OK. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 14 af 27

15 28 Klik Næste. 29 Klik Udfør. 30 Klik Luk. 31 Postkassen er nu tilføjet nederst på listen under min egen postkasse. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 15 af 27

16 Tilføj fællespostkasse med send som rettigheder Når man har fået tildelt rettigheder, tilføjer man postkassen i Outlook ved at følge nedenstående vejledning. Bemærk: Sendt post havner i Sendt post mappen for den afsender, man sender fra. Hvis brugeren ikke har Send som rettigheder til postkassen, skal man følge vejledningen fra pkt Luk Outlook og Afslut Skype for Business. Vælg Start (Windows-knappen) Kontrolpanel. Klik på Post (32-bit). 33 Klik på -konti øverst til højre i vinduet. 34 Vælg fanen og klik på Ny. 35 Vælg -konto og klik på Næste. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 16 af 27

17 36 Vælg Konfigurer serverindstillinger eller yderligere servertyper manuelt og klik på Næste. 37 Vælg Microsoft Exchange eller en kompatibel tjeneste og klik på Næste. 38 Udfyld feltet Server med EXC01, og skriv den ønskede mailkontos navn i feltet Brugernavn. Klik på Flere indstillinger nederst til højre. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 17 af 27

18 39 Vælg fanen Forbindelse og klik på Exchangeproxyindstillinger forneden. 40 Skriv mail.ucl.dk i øverste felt og klik OK. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 18 af 27

19 41 Klik Anvend og OK. 42 Klik Kontroller navn. 43 Når der kommer en streg under brugernavnet, er kontoen fundet og godkendt. Klik på Næste og Udfør. Luk vinduerne. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 19 af 27

20 44 Åbn Outlook. Den ønskede postkasse ligger nu nederst i mappelisten i venstre side. 45 Når man efterfølgende laver en ny , kan man i Fra-feltet vælge afsender ved at klikke på den lille pil ud for Fra. Hvis Fra-feltet ikke er synligt, kan det hentes frem på fanen Indstillinger. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 20 af 27

21 Tilføje en profil i Outlook, så man kan oprette regler i en anden postkasse Hvis man har brug for at oprette eller ændre regler i en anden postkasse, skal postkassen oprettes som en profil i Outlook, så man ved opstart af Outlook åbner den anden postkasse og ikke sin egen postkasse. 46 Luk Outlook og Afslut Skype for Business. Vælg Start (Windows-knappen) Kontrolpanel. Klik på Post (32-bit). 47 Klik på Vis profiler. 48 Klik på Tilføj. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 21 af 27

22 49 Indtast et profilnavn og klik OK. 50 Marker den nye profil og klik på Egenskaber. 51 Klik på -konti. 52 Vælg fanen og dobbeltklik på din e- mailadresse. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 22 af 27

23 53 Skriv brugernavnet for den postkasse, der skal tilføjes til profilen og klik på Flere indstillinger. 54 Vælg fanen Forbindelse og klik på Exchangeproxyindstillinger. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 23 af 27

24 55 Skriv mail.ucl.dk i det øverste felt og klik OK. 56 Klik Anvend og OK. 57 Klik Kontroller navn. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 24 af 27

25 58 Brugernavnet ændres nu til en adresse og der kommer en streg under. Klik Næste. 59 Klik Udfør. 60 Klik Luk. 61 Klik Luk. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 25 af 27

26 62 Her skal man overveje, hvordan man vil have, at Outlook skal starte op. Man kan enten vælge at markere profilen UCL og vælge Brug altid denne profil så starter Outlook altid den personlige postkasse op uden at spørge om noget. Det betyder, at når man så vil ind og arbejde med regler i den anden postkasse, skal man vælge Start Kontrolpanel Post Vis profiler for at komme ind til dette vindue og vælge, at Outlook skal starte med den anden profil. Når man så er færdig med at arbejde med regler, ændrer man indstillingen tilbage, så Outlook starter den personlige profil. Man kan også vælge Spørg efter den profil, der skal bruges så vil man skulle vælge mellem de 2 profiler, hver gang Outlook startes. Klik Anvend og OK. 63 Hvis man har valgt Spørg efter den profil, der skal bruges, får man denne dialogboks, hver gang man starter Outlook. Vælg den ønskede profil (UCL er den personlige profil) og klik OK. Der er i skrivende stund (maj 2016) et problem med TeamShare og regler i Outlook. Det betyder, at når man vil oprette eller ændre en regel i Outlook, skal programmet startes op på en speciel måde. Se vejledningen til det her: IT-ServiceDesk: - Telefon Side 26 af 27

27 Adgang til andre postkasser og kalendere via Webmail 64 For at åbne en anden postkasse via webmail, klikker man på den lille pil til højre for sit navn øverst til højre. Vælg åbn en anden postkasse. 65 Skriv postkassens navn (det, der står i e- mailadressen) og klik åbn. 66 Andre kalendere kan vises via webmail ved at klikke på Kalender øverst til højre i den blå bjælke, hvis man har tilføjet kalenderne i Outlook klienten, så de ligger under Delte kalendere. 67 Kalenderne ligger i mappelisten i venstre side under Personers kalendere. IT-ServiceDesk: - Telefon Side 27 af 27