Opsætning af Stedfortræder i Outlook

Transkript

1 Opsætning af Stedfortræder i Outlook For at udpege en stedfortræder i Outlook, skal ejeren af postkassen selv ind at indstille dette. Start med at åbne Outlook. 1

2 Oppe i fanerne vælges Filer -> Oplysninger -> Kontoindstillinger -> Stedfortræderadgang. 2

3 Følgende vindue vil nu komme frem på skærmen: Tryk på Tilføj og der skal nu vælges i bruger oversigten, hvem der skal have adgang. 3

4 Der kan søges direkte på navnet i topfeltet, eller man kan rulle igennem menuen og finde den ønskede person i listen. For at vælge dobbeltklikkes der på navnet, således navnet kommer ned at stå i tekstfeltet i bunden, hvorefter man skal trykke OK for at komme videre. Ønsker man flere personer med samme rettigheder, kan der vælges flere personer til listen samtidig. 4

5 Herefter skal der tildeles hvilke rettigheder personen skal have: Rettighederne er ens for henholdsvis Kalender, Opgaver, Indbakke (Sende, læse, modtage mails), Kontaktpersoner, Noter og Journal derfor vil denne guide kun beskrive kalenderopsætningen, men denne kan spejles over i de andre punkter også. Udfor Kalender ses en rullemenu, hvor man ved at trykke på pil ned kan folde menuen ud og se de valgmuligheder, der er for punktet. Her vælges den ønskede. Som standard vil den stå til Redaktør altså fuld adgang til kalenderens indhold (BEMÆRK dette IKKE gælder kalenderpunkter markeret som Privat ). 5

6 Under Kalender kan der sættes flueben i punktet Stedfortræderen modtager kopier dvs. man skal tage stilling til om stedfortræderen også skal have mailoplysning, hvis der f.eks. sker ændringer i et planlagt møde senere hen. I bunden af vinduet kan der igen sættes 2 flueben: Send automatisk en meddelelse vil, som den beskriver, sende en mail til stedfortræderen efter endt opsætning, hvori det er beskrevet, hvilke rettigheder personen har fået i din Outlook. Stedfortræderen kan se mine private emner, som teksten beskriver, vil stedfortræderen, med flueben i dette felt, også kunne se de kalenderemner, som er markeret som værende privat. Herefter kan der trykkes OK og indstillingerne for denne specifikke stedfortræder vil være gemt. 6

7 Den vil nu hoppe tilbage til det første billede for Stedfortrædere, og man vil her kunne se, at den nyoprettede person er kommet til at stå i listen over dine stedfortrædere. Der kan tilføjes flere med forskellige rettigheder efterfølgende, og der kan også ændres løbende i rettighederne igennem dette vindue. Under stedfortræderlisten er der mulighed for at sætte, hvor mødeindkaldelser og svar på udsendte mødeindkaldelser skal sendes til. Der er følgende 3 muligheder: - Kun til mine stedfortrædere Sættes der flueben i denne vil indkaldelser og svar på udsendte mødeindkaldelser, blive sendt til den/de udpegede stedfortrædere. Ejeren vil få tilsendt en kopi deraf, men vil ikke skulle besvare denne. Denn vil kun være til oplysning for ejeren. - Kun til mine stedfortrædere Sættes der flueben i denne vil indkaldelser og svar på udsendte mødeindkaldelser ikke blive vist i ejerens indbakke, men kun blive sendt til den/de udpegede stedfortrædere. - Mine stedfortrædere og mig sættes der flueben i denne vil både ejer og stedfortrædere få mailen og begge parter vil kunne sætte svar på kalenderpunktet. 7

8 Der kan nu trykkes OK og stedfortræderen er nu oprettet for din Outlook. 8

9 FØLGENDE GÆLDER FOR STEDFORTRÆDERE, DER FÅR ADGANG TIL AT SENDE MAIL PÅ VEGNE AF EN ANDEN BRUGER: Start med at oprette en ny mail som normalt 9

10 Skift til fanen Indstillinger oppe i toppen, og vælg punktet Fra : 10

11 Den vil nu tilføje muligheden for at vælge, hvorfra mailen skal sendes. Tryk på Fra og vælg Anden adresse 11

12 Her kan man skrive navnet på den person som man vil sende på vegne af. Det vil dog stadig være ens egen signatur der vil blive brugt i mailen. 12

13 Dukker navnet ikke op, imens man skriver, eller kan man ikke huske det korrekte navn, kan der trykkes på Fra, og man vil få listen frem med alle brugere i Norddjurs. Vælger man her en person, der ikke har udpeget én som stedfortræder, vil man få en fejl når man trykker på Send. 13

14 I feltet Fra vil den nu vise at den igangværende mail vil blive sendt fra en anden mailadresse, i det viste eksempel vil mailen blive sendt fra tt@norddjurs.dk. 14

15 15

16 For at vende tilbage og sende fra sin egen mailadresse igen, skal der vælges Microsoft Exchange Server. Feltet Fra kan herefter fjernes igen ved at trykke på Fra oppe i fanen Indstillinger i toppen af skærmen. Der kan nu sendes mails fra både ens egen mail, samt fra den adresse man er tildelt stedfortræder rettigheder til. 16