ASB signatur. Figur a: eksempel. og hent filen asb_signatur.zip.

Transkript

1 ASB signatur I det følgende vil det forklares, hvordan du opretter ASBs signatur for medarbejdere. Det skal her noteres at signaturen ikke kan opsættes i webmail (webmail.asb.dk), men skal opsættes i Outlook. Endvidere er der lavet en dansk og en engelsk version begge versioner ligger i sammen mappe på Inline (mere om dette i punkt 8 nedenfor). Ligeledes er det meget vigtigt at der i punkt 16 nedenfor gemmes som beskrevet. Eventuelle spørgsmål kan rettes til Henrik Nielsen henn@asb.dk. Denne vejledning kan ved første øjekast virke uoverskuelig på grund af dens omfang, men hoveddelen af vejledningen er billeder, så lad dig derfor ikke slå ud af sideantallet det er misvisende! Den færdige skabelon (dansk version) ser således ud: Figur a: eksempel Fremgangsmåde: 1. Først skal signaturskabelonen hentes fra asb.dk. Navigér til og hent filen asb_signatur.zip. 2. Når filen asb_signatur.zip er hentet ned på din computers desktop (skrivebord), skal du højreklikke på filen og vælge Udpak alle og udpak filen til dit skrivebord eller anden mappe. (Den downloadede fil er zip-pakket og skal derfor pakkes ud, så du kan tilgå filens indhold. Filen er udpakket når en mappe med samme navn, som den downloadede fil, viser sig på desktoppen.) 1

2 3. Åbn programmet Outlook og gå ind i menupunktet Funktioner og videre ind i Indstillinger. Nu viser et popup-vindue sig og heri vælger du fanebladet Postformat (se figur b). Figur b 2

3 4. I denne fane vælger du knappen Signaturer nederst i popup-vinduet, hvorefter et nyt popup-vindue fremkommer (se figur c). Figur c 3

4 5. Her vælger du ny, og endnu et popup-vindue viser sig (se figur d). Figur d 6. Angiv et navn. (eksempelvis: asb) (se figur d) Marker punktet Brug denne fil som skabelon og klik på gennemse (se figur d). Naviger til den mappe du har udpakket på din desktop. I mappen findes en dansk og en engelsk version af signaturen, og du skal her vælge den version, du vil anvende. Inde i den valgte mappe vælger du html dokumentet asb (ikke rtf dokumentet ved samme navn!) og klik ok.. Klik næste. 4

5 10. Nu viser skabelonen sig, og du skal nu til at redigere i skabelonen, så dine data er indeholdt i signaturen (se figur e). Klik på knappen Avanceret redigering og svar ok til den dialog-box der fremkommer ( Dette vil starte en editor, der ikke er en del af Microsoft Office Outlook, vil du fortsætte? ). Figur e 5

6 11. Nu skulle du gerne havne i Word (se figur f), hvor du kan redigere indholdet i skabelonen (skabelonen er opbygget i tabeller, så hvis du har anvendt Word og tabeller før, skulle der ikke være de store problemer). Det er dog vigtigt at du ikke ændrer i selve skabelonens udseende, men kun tilføjer og ændrer i de data der står - ellers forsvinder ideen med en skabelon. Figur f 12. Det første du skal gøre er at indsætte nogle billeder i de tomme felter til højre og venstre nederst i skabelonen. Dette gøres ved at klikke en gang på det tomme felt, hvor der er et rødt kryds inden i, så feltet er markeret og en billede -bjælke viser sig (se figur g). (I det tilfælde billede -bjælken ikke viser sig, kan den aktiveres ved at klikke på vis værktøjslinier billede ) Figur g 6

7 13. I billede -bjælken klikker du på Indsæt billede -ikonet og navigerer til mappen asb_signatur du hentede og videre ind i asb-filer. Her vælger du image001 og klikker ok. Så skulle ASB logo gerne vise sig i venstre side nederst (se figur h). Figur h 14. Det samme gør du for billedet til højre, her sætter du billedet image002 ind (se figur i). Figur i 7

8 15. N u skal du så redigere i tekstfelterne. Du placerer musen på de forskellige felter og ændrer disse så det passer på dig. Du må meget gerne tilføje flere data end der eksisterer i skabelonen, eksempelvis Fax og endnu en telefon (se figur j). (Det skal dog igen understreges, at du skal følge skabelonens udseende.) Figur j 16. Når du er færdig med at redigere, skal du gemme Word-filen og her er det vigtigt, at du gemmer på følgende måde: vælg menupunktet Filer og videre herunder punktet Gem som hvormed du efterfølgende befinder dig i et dialogvindue. Nederst i dette vindue skal du under rullemenuen Filtype vælge at gemme som Webside, filtreret. Klik OK. Hvis der herefter fremkommer en dialogboks, som notificerer dig om konsekvensen af at gemme, som du gør, skal du bare klikke OK igen. Luk Word ned. 17. Nu skulle du gerne være tilbage i Outlook, hvor du kan se din signatur i et lille vindue (se figur j). 8

9 Figur k 18. Hvis du er tilfreds klikker du ok. Hv is ikke, kan du redigere på ny ved at klikke på rediger, hvorved du kommer til redigeringsvinduet (se figur e). 19. Du skulle nu have en fungerende signatur. Nu mangler du kun at aktivere signaturen. Vend tilbage til Postformat fanebladet og vælg den signatur du lige har lavet og gemt (eksempelvis: asb) i henholdsvis Signaturer i nye meddelelser og Signatur i svar og videresendelser - her kan du frit vælge fra og til (se figur k). 9

10 Figur l 20. Klik anvend og derefter ok når du er færdig, og vend tilbage til din indbakke i Outlook. 21. Nu skulle det hele være på plads. OBS: Den mappe du downloadede kan slettes uden at det har konsekvenser for din signatur. Outlook har gemt det nødvendige i programmet. Signaturen virker kun på den computer, hvor den er installeret. Hvis du skifter computer, vil signaturen ikke være til stede i Outlook, og skal installeres på ny. 10