Lønsamtalen - et ledelsesværktøj

Transkript

1 1. Introduktion Dansk Erhverv har udarbejdet dette værktøj, som tilbyder vejledning i at gennemføre en konstruktiv lønsamtale. Værktøjet kan således anvendes som henholdsvis inspiration eller checkliste til at forberede lønsamtalen 2. Lønsamtalen En lønsamtale er som ofte en regelmæssig samtale mellem medarbejderen og dennes nærmeste leder. I mange overenskomster er det foreskrevet, at der foretages en lønvurdering og eventuelt en lønregulering en gang årligt. Det anbefales at adskille lønsamtalen og den eventuelle medarbejderudviklingssamtale, da de har hver deres formål. Formålet med lønsamtalen er at informere om lederens vurdering og eventuel regulering af medarbejderens lønforhold. Hvorimod formålet med medarbejderudviklingssamtalen er at drøfte medarbejderens udvikling i jobbet - uafhængig af lønnen. 3. Løntilfredshed Løn kan udgøre en motivationsfaktor, når der er opstillet klare og målbare mål eller kriterier for lønstigning. Løn kan dermed virke som en feedback-mekanisme og styrke medarbejderens arbejdsglæde. Kriterier for løntilfredshed Sammenhængen mellem lønnen og den personlige indsats kan tage udgangspunkt i en medarbejdervurdering (se afsnittet Medarbejdervurdering) Det er også vigtigt at informere om virksomhedens lønpolitik og rammer for lønstigninger samt hvilke kriterier, der lægges vægt på ved en lønregulering. Sammenhængen mellem lønnen, jobindhold og ansvarsområder bør være drøftet enten ved ansættelsessamtalen eller i forbindelse med forfremmelse eller nye opgaver. Det er muligt at undersøge lønnens konkurrencedygtighed i forhold til andre arbejdspladser ved at sammenholde den med andre lønninger i Dansk Arbejdsgiverforenings lønstatistikker (se afsnit 6. Lønstatistikker eller klik ind på Lønnen kan indeholde alternativer til konkrete lønstigninger som frynsegoder og andre fordele. Det kan eksempelvis være jobudvikling, forfremmelse, uddannelse, rejser, seminarer og konferencer, fri avis, medarbejderrabatter m.m. Se også afsnit 5. Løn er andet end penge! Det kan anbefales at melde virksomhedens overordnede rammer for lønstigninger ud og på baggrund heraf, argumentere for den enkelte medarbejders eventuelle lønstigning. På den måde kan man undgå urealistiske krav og forventninger til lønstigninger i forbindelse med samtalen. I tilfælde af meget små eller ingen lønstigninger, er det vigtigt at informere om sammenhængen mellem lønregulering og virksomhedens økonomi. Det kan være med til at skabe forståelse hos medarbejderen. 1

2 4. Lønsamtalens tre faser Eksempler på kriterier for medarbejdervurdering: Forberedelse Gennemførelse Opfølgning Figur 1 [4.1] Forberedelse Det er vigtigt at forberede sig grundigt inden en lønsamtale. Det vil sige, at man sætter tid af (ca. en halv time) til at foretage en medarbejdervurdering for efterfølgende at aftale et tidspunkt for samtalen. [4.1.1] Medarbejdervurdering En vurdering af den enkelte medarbejder er med til at skabe en forståelse for lønnen og lønniveauet. Når den enkelte medarbejder skal vurderes, er det vigtigt at bruge konkrete eksempler til at underbygge argumentationen. Indsats: Samarbejde, engagement, initiativ, ansvarsfølelse og effektivitet Kvalifikationer: Joberfaring, kompetencer og særlige færdigheder eller kvalifikationer Dygtighed: Resultater og kvalitet Jobindhold og ansvar: Særlige stillingskrav og ansvarsområder Jobfleksibilitet: Evnen og viljen til forandring og til at påtage sig flere forskellige arbejdsfunktioner Uddannelse: Efter- og videreuddannelse Som inspiration til medarbejdervurderingen er det vigtigt at overveje, hvor medarbejderen befinder sig jf. figur 2. Ved at vurdere dine medarbejdere ud fra denne figur, får du et overblik over de ressourcer som kan danne udgangspunkt for eventuelle lønstigninger. Det kan være en god hjælp til fastlæggelse af en lønstigning, at lederen vurderer medarbejderen ud fra en skala på 1 til 5. Medarbejderen skal ikke have tallet at vide, men det er vigtigt at give en begrundet forklaring for den eventuelle lønstigning eller mangel på samme. Vilje Høj Arbejdsheste Vil, men kan ikke: Skal udvikles eller uddannes Stjerner: Vil og kan: Skal støttes [4.2] Gennemførsel For at sikre en god og konstruktiv samtale kan følgende fremgangsmåde anbefales: Lig i lasten Vil ikke og kan ikke: Skal advares eller afskediges! Lav Høj Figur 2 Trusler Kan, men vil ikke: Skal motiveres eller advares Lav Kompetence Medarbejdervurderingen formidles/kommunikeres mundtligt under lønsamtalen og kræver, at lederen på forhånd har taget stilling til den enkelte medarbejder. Nedenfor ses eksempler på kriterier for medarbejdervurdering. - Præsenter budskabet kort og præcist Det er en god idé at præsentere dit budskab kort og præcist i starten af lønsamtalen, så medarbejderen er helt klar på, hvad du mener. - Argumentér og giv konkrete eksempler Argumentationen bør være klar og forståelig. Det er en god idé at underbygge sin begrundelse og argumentation med konkrete eksempler. Husk at være beskrivende i stedet for vurderende (se også afsnittet om medarbejdervurdering). 2

3 - Afvent medarbejderens kommentarer og reaktion Her er det vigtigt at give medarbejderen plads til at komme til orde og reagere. Lad medarbejderen give sine synspunkter til kende. - Vær opmærksom på behovet for yderligere argumenter Det kan forekomme, at medarbejderen insisterer kraftigt. Her er det vigtigt at gentage din argumentation suppleret med konkrete eksempler. - Vær afslutningsvis sikker på, at medarbejderen har forstået budskabet Det er vigtigt at medarbejderen er indforstået med og forstår samtalens resultat og det, der ligger til grund for det. Det er derfor en god idé at få en accept af, at medarbejderen har forstået budskabet. Dette er også hensigtsmæssigt i forhold til en eventuel opfølgning (se også afsnit 4.3 Opfølgning). - Kom til tiden Selvom hverdagen er travl, bør samtalen prioriteres, og vær opmærksom på ikke at komme for sent, udskyde eller forkorte samtalen. De mest almindelige forseelser: Lederen ser ikke medarbejderen i øjnene Lederen giver ikke medarbejderen tid til at kommentere eller reagere Der er sat mindre end et kvarter af, hvilket ofte er utilstrækkeligt Lederen tager ikke ansvar, men skyder ansvaret over på den øvrige ledelse Lederen mangler argumenter, begrundelser og konkrete eksempler Lederen kommer ikke til tiden eller udskyder samtalen Lederen lover konkrete lønforhøjelser ved næste lønsamtale, som ikke kan indfris [4.2.1] Samtaleteknik Der er mange ting, der kan misforstås ved en lønsamtale. Målet med samtalen er at informere medarbejderen om en eventuel lønregulering. Det er lederens opgave at sikre, at forståelse og accept finder sted. Det er ligeledes lederens opgave at forsøge at skabe et godt samtaleklima. Følgende er gode råd og retningslinjer til, hvordan samtaleklimaet kan forbedres: Gode råd til lederen om samtaleteknik: Vær bevidst om, hvordan du giver kritik Det en god idé at være beskrivende frem for vurderende. Tag fat i konkrete eksempler og ikke i medarbejderens personlighed. Det er vigtigt at komme med specifikke udsagn og undgå generaliseringer. Undgå ironi og sarkasme, da det kan opfattes negativt. Det kan også sløre budskabet og øge muligheden for misforståelser. Undgå at kritisere medarbejdere i andres påhør. Vær bevidst om, hvordan du modtager kritik Når medarbejderen kommer med kritik af dig som leder, er det vigtigt at lytte til, hvad medarbejderen siger. Hold øjenkontakt og vis, at du lytter. Lad være med at gå i forsvarsposition og blive vred, tag i stedet kritikken til efterretning. Vær bevidst om dit kropssprog Kropssproget tæller en meget stor del af vores kommunikation. Det er derfor vigtigt, at kropssproget stemmer overens med det du siger. Ros bør eksempelvis ikke ledsages af tilbagelænet attitude, korslagte arme og rynkede bryn eller lignende. Det er derudover vigtigt at se medarbejderen i øjnene og indtage en åben og imødekommende position. Vær god til at lytte aktivt Manglende lytning er måske den hyppigste årsag til støj på linjen. Vi har alle sammen indre dialoger stort set hele tiden. Dertil kommer, at vi går ind i næsten alting med en forudindtaget holdning. Det gælder ikke mindst til en lønsamtale. Derfor er det vigtigt, at den indre stemme tier, og du lytter uden at have fordomme overfor medarbejderen. Det kan være svært og kræver øvelse. En måde at sikre aktiv lytning er ved eksempelvis at sige: Det jeg hører dig sige er og herefter få medarbejderens accept. Vær god til at strukturere samtalen Lad være med blive hængende i ukonstruktive diskussioner eller mudderkastning. 3

4 Går medarbejderen i forsvar eller reagerer uhensigtsmæssigt, er det lederens opgave at få samtalen på rette spor. Det kan gøres ved at undgå en dybere diskussion. Gentag eventuelt dine argumenter og synspunkter. Insisterer medarbejderen fortsat på, at din vurdering er fejlagtig, må du tilkendegive, at du vil forholde dig til det ved at være opmærksom på de forhold, som medarbejderen nævner, i fremtiden. Undgå at love noget om lønstigninger til næste lønsamtale. Det er langt fra sikkert at løfterne kan indfris til den tid. Det kan få lederen til at fremstå utroværdig og føre til skuffelser hos medarbejderen. Hvad skal man skal undgå at sige: Jeg er ked af det, men det kunne desværre ikke blive til mere end Det er mere, end du har fortjent Det er ikke mig, der har bestemt det, det er ledelsen Jeg har kun 5 minutter, men nu skal du høre Opfølgning i forhold til problemområder, som lederen har påpeget: Medarbejderen skal erkende, at problemerne eksisterer og være indforstået med at gøre noget ved dem samt evt. ændre adfærd. Accepten skal finde sted allerede under samtalen og er en forudsætning for, at problemet kan løses. Inddrag medarbejderen i løsningen af problemet for at sikre at medarbejderen tager ansvar. Det kan være en god idé at bede medarbejderen om at formulere en løsning eller en handlingsplan og eventuelt skrive den ned. Giv medarbejderen en tidsramme for løsning af problemet. Tidsrammen kan variere afhængigt af problemets karakter. Vis herefter medarbejderen tillid og giv ham eller hende støtte og sparring. Det er et dårligt udgangspunkt at love lønforhøjelser ved næste lønsamtale, når og hvis problemerne er løst. Det er aldrig til at vide, hvordan situationen ser ud året efter. Medarbejderen vil huske det og blive skuffet og miste tillid, hvis løfterne ikke indfris. [4.3] Opfølgning Der kommer ofte andre emner frem under en lønsamtale som eksempelvis samarbejdsproblemer, manglende performance eller andet. Det er vigtigt, at der bliver reageret og fulgt op på disse ting. Opfølgning på problemområder påpeget af medarbejderen: Problemet drøftes. Lederen tilkendegiver, at han eller hun agter at følge op på problemet og derefter vende tilbage til medarbejderen. Det er vigtigt, at lederen handler som lovet inden for en overskuelig og eventuelt aftalt tidsramme. 4

5 Opfølgning på en meget dårlig medarbejdervurdering: Det kan være nødvendigt at give en skriftlig advarsel til medarbejderen på baggrund af en negativ medarbejdervurdering. Tag initiativ til en ny samtale, hvor den egentlige advarsel finder sted og mulige forbedringer drøftes. 5. Løn er andet end penge Når vi kigger på, hvad medarbejdere koster, er der langt flere udgifter i spil end bare løn. I forbindelse med lønregulering, kan det anbefales at se nærmere på de elementer, som ikke er direkte lønkroner, men fx uddannelse, fri avis, fri telefon eller lignende. I mange tilfælde kan det bedre betale sig for både medarbejder og arbejdsgiver at give frynsegoder i stedet for en mindre lønforhøjelse, da medarbejderen skattefrit kan få frynsegoder for et bestemt, beløb årligt (læs mere på 6. Lønstatistikker Det kan være en god idé at checke Dansk Arbejdsgiverforenings lønstatistikker inden lønsamtalen. Lønstatistikken er et redskab, der kan hjælpe medlemsvirksomhederne til at få overblik over lønniveauet på forskellige arbejdsfunktioner samt give et billede af lønudviklingen. På kan du se de lønstatistikker, der har relevans for din virksomhed. Der er opstillet en række lønoplysninger, som er opdelt i to hovedkategorier. Her findes lønoplysninger for en hel række forskellige arbejdsfunktioner. Tabellerne kategoriserer lønnen efter erfaring og lønniveau. [6.1] Hvor er der hjælp at hente? Dansk Erhverv har udgivet en række andre værktøjer, som kan give yderligere inspiration i forbindelse med lønsamtalen. De kan downloades eller bestilles på: Derudover yder Dansk Erhverv rådgivning til medlemsvirksomheder om lønsamtaler, overenskomst og personalepolitikker. Den økonomiske gevinst for arbejdsgiveren er, at det samtidig er en billigere løsning at skabe løntilfredshed på, da der spares på den totale lønsum. Figur 3 illustrerer den honorering, som medarbejdere i et større eller mindre omfang får udover deres løn. Ofte indgår flere af disse elementer, men der kan være mange andre. Kaffe, te og sodavand Bonus Frokostordning Medarbejderrabatter Efteruddannelse Hjemmearbejdsplads Fleksibel arbejdstid Løn under barsel Telefon Uddannelse Pension Fridage Frynsegoder Sociale arrangementer Etc. Figur 3 Samlet honorering 5