Projektet Kontrolleret fagsprog til danske virksomhedstekster. Rapport nr. 1. Behovsanalyse

Transkript

1 Projektet Kontrolleret fagsprog til danske virksomhedstekster Rapport nr. 1 Behovsanalyse Som første fase i et nyt forskningsprojekt vedr. Kontrolleret fagsprog til danske virksomhedstekster ved Institut for Fagsprog Kommunikation og Informationsvidenskab blev der gennemført en behovsanalyse i form af en spørgeskemaundersøgelse fra maj til udgangen af juni I forbindelse med dette forskningsprojekt er det planen: at undersøge metoder til udformning af kontrollerede fagsprog for dansk, at afprøve disse metoder på autentiske danske virksomhedstekster, at udvikle danske moduler til prototype af en kontrolleret-sprog-checker. Formål Formålet med behovsanalysen har været: at undersøge danske virksomheders kendskab til og behov for kontrolleret fagsprog, at undersøge deres interesse og behov for en kontrolleret-sprog-checker, at finde samarbejdspartnere til forskningsprojektet. Målgruppe Målgruppen for behovsanalysen har været store og mellemstore danske virksomheder. De ressourcer, der skal investeres i forbindelse med udvikling af et kontrolleret fagsprog i en virksomhed og anvendelse af en kontrolleret-sprogchecker, vil kun tjenes ind igen, hvis virksomheden producerer et stort antal tekniske dokumenter på dansk. Den forudsætning vil efter vor opfattelse kræve, at der er tale om en mellemstor eller stor virksomhed. Vi tog udgangspunkt i antal medarbejdere og valgte at inddrage virksomheder med 250 medarbejdere og derover, som er registreret i erhvervsdatabasen Kompass. Vi fandt frem til 376 virksomheder, der opfyldte dette kriterium. Heraf var 177 mellemstore virksomheder med medarbejdere, mens resten 199 var store virksomheder. 111 af disse virksomheder havde op til 1000 medarbejdere, mens 88 virksomheder havde mere end 1000 medarbejdere. 1

2 Disse virksomheder blev kontaktet pr. , hvori vi beskrev formålet med behovsanalysen 1. Samtidig bad vi virksomhederne om at udfylde et spørgeskema, der var lagt på Internettet med beskyttet adgang. Spørgeskemaet indeholdt seks spørgsmål, heraf nogle med uddybende spørgsmål. 2 en blev sendt til virksomhedernes officielle adresse. Vi forsøgte ikke selv på forhånd at finde frem til relevante medarbejdere, men overlod dette til virksomhederne selv. En gennemgang af spørgeskemaerne viser, at de personer, der har udfyldt dem, har forskellige funktioner i virksomheden som market communications manager, marketingchef, marketingkoordinator, marketing & kommunikationschef, koncernkommunikationschef, kvalitetschef, webredaktør, direktionssekretær, afdelingssekretær, personalekonsulent, personalechef, senioroversætter, dokumentationsansvarlig og teksteditor. Inden og efter udløbet af svarfristen med udgangen af juni måned 2004 har vi ikke gennemført nogen opfølgning i form af en reminder til virksomhederne. Respons I alt 34 virksomheder reagerede på vores , hvilket svarer til en besvarelsesprocent på 9,5 %. Respondenterne kan inddeles som følger: 17 virksomheder, som pr. meddelte, at de ikke var interesseret i at deltage i behovsanalysen. Som begrundelse for den manglende interesse blev anført: - at der ikke var tid og således ikke ressourcer til at besvare spørgeskemaet og indgå i projektet - at et dansk kontrolleret fagsprog ikke var relevant, da virksomhederne kun udarbejdede dokumentation på engelsk. 10 virksomheder, der udfyldte spørgeskemaet og her tilkendegav, at de ikke var interesserede i at deltage i forskningsprojektet vedr. kontrolleret fagsprog til danske virksomhedstekster. 1 jf. bilag 1 2 Spørgeskemaet er bilag 2. 2

3 7 virksomheder, der udfyldte spørgeskemaet og her tilkendegav interesse for at deltage i forskningsprojektet vedr. kontrolleret fagsprog til danske virksomhedstekster. Disse 7 virksomheder fordeler sig på antal medarbejdere som følger: 4 virksomheder med medarbejdere, 1 virksomheder med medarbejdere, 2 virksomheder med over 1000 medarbejdere. Responskvoten ville have været tilfredsstillende, hvis alle respondenter og ikke kun halvdelen havde udfyldt spørgeskemaet. Et af formålene med behovsanalysen var jo at få et overblik over, i hvilket omfang sprogteknologiske værktøjer anvendes ved udarbejdelsen af virksomhedernes vejledninger og anden dokumentation. Spørgeskemaet kunne godt have været udfyldt, selv om man ikke ønskede at deltage i projektet. Virksomhederne mener ikke at have ressourcer til dette. Det er tilstrækkeligt, at 7 virksomheder har tilkendegivet, at de ønsker at deltage i projektet og stille materiale til rådighed herfor. Resultat af spørgeskemaundersøgelsen I det følgende sammenfattes svarene på de seks spørgsmål, der blev stillet på spørgeskemaet. Spørgsmål 1: Hvilke typer danske vejledninger udformer Deres virksomhed? Langt hovedparten af de vejledninger, der udarbejdes i virksomhederne, er brugs- og betjeningsvejledninger, driftsvejledninger samt installationsvejledninger. Derudover angiver enkelte virksomheder, at de udarbejder brochurer og hjælpetekster og kvalitetshåndbøger. Med hensyn til opdateringer er der i langt de fleste tilfælde tale om løbende eller årlige opdateringer. To virksomheder angiver, at opdateringer finder sted hhv. hvert andet eller hvert femte år. Spørgsmål 2: Anvender De retningslinjer for den sproglige udformning af Deres danske vejledninger? 3

4 På dette spørgsmål svarer 4 virksomheder ja 13 virksomheder nej Som begrundelsen for ikke at anvende retningslinjer for den sproglige udformning af virksomhedens vejledninger anfører hovedparten af respondenterne, at det skyldes manglende ressourcer til at udforme sådanne retningslinjer. Tre virksomheder anfører, at de ikke har brug for sådanne retningslinjer, fordi 1. instruktioner ofte udelukkende består af illustrationer, og derfor kan anvendes globalt, 2. virksomheden skriver direkte på engelsk, Flere virksomheder anfører, at de i nogen udstrækning anvender retningslinjer, der dog ikke er fastlagt skriftligt. Disse retningslinjer drejer sig primært om terminologi og retstavning. Nogle virksomheder anfører, at de klarer sig uden retningslinjer, men checker udformningen af deres vejledninger ved nabohjælp, common sense, eller ved at samme korrekturlæser gennemgår alle vejledninger. Spørgsmål 3 Anvender De sprogteknologiske værktøjer til tekstforfatning og oversættelse? På dette spørgsmål svarer 11 virksomheder ja 6 virksomheder nej Til spørgsmål 3 stilles supplerende spørgsmål, som kun skal besvares af de virksomheder der har svaret ja. Supplerende spørgsmål: Hvilke sprogteknologiske værktøjer? 11 svarer stavekontrol 6 - grammatik- og stilkontrol 5 - terminologiske databaser (2 heraf er under udarbejdelse, 1 er en intern ordbog) 2 - Translation Memory system (den ene virksomhed via oversættelsesbureau) 2 - kontrolleret-sprog-checker 0 - maskinoversættelsessystem 4

5 Svarene viser, at under halvdelen af de virksomheder, der anvender sprogteknologiske værktøjer, arbejder med andre værktøjer end en stave-, grammatik- /stilkontrol, som er integreret i tekstbehandlingsprogrammer som fx Word. Det er bemærkelsesværdigt, at kun 2 virksomheder på nuværende tidspunkt har en fungerende terminologisk database. Den ringe anvendelse af translationmemory-systemer samt den manglende anvendelse af maskinoversættelsesværktøjer kunne tyde på, at flere af virksomhederne ikke oversætter deres dokumentation selv, eller det skyldes manglende kendskab til disse værktøjer. Svaret kan ikke læses ud af undersøgelsen. Spørgsmål 4 Ville De være interesseret i at deltage i vores projekt? På dette spørgsmål svarer 7 virksomheder ja 10 virksomheder nej De virksomheder, der svarer nej til at deltage i projektet, anfører manglende ressourcer som vigtigste begrundelse. Vi havde i vores henvendelse opstillet som en forudsætning for deltagelse i projektet, at virksomheden skulle være villig til at stille en medarbejder til rådighed til at give feedback på vore spørgsmål og forslag vedr. virksomhedens dokumentation. På vore møder efterfølgende med devirksomheder, der har ytret interesse for at deltage i forskningsprojektet, har vi anslået, at denne ressource ville blive belastet ca. 2 timer om ugen i 8 uger. Spørgsmål 5 Ville De være interesseret i at investere i et værktøj til kontrolleret fagsprog? På dette spørgsmål svarer 5 virksomheder ja 10 virksomheder nej 1 virksomhed er interesseret i at teste værktøjet De virksomheder, der svarer ja til spørgsmålet, anfører alle, 5

6 at de først vil se tiden an, at det er for tidligt at svare på spørgsmålet, at det afhænger af prisen for værktøjet. Det skal bemærkes, at kun 1 virksomhed med over 1000 medarbejdere har svaret ja til spørgsmål 5. Man skulle have forventet, at interessen fra denne gruppe ville have været størst, idet dokumentproduktionen her er mest omfattende. De virksomheder, der svarede nej til spørgsmål 5, anfører som begrundelse, at volumen af tekster i deres virksomhed er for lille, at de har mest brug for engelsk Spørgsmål 6 Må vi have lov til at kontakte Dem? Alle virksomheder undtagen 3 svarer bekræftende på dette spørgsmål. De 3 virksomheder tilhører den gruppe, som ikke er interesseret i at deltage i projektet. Vi har efterfølgende kontaktet og aflagt besøg hos de virksomheder, der har tilkendegivet, at de ville være interesseret i at deltage i forskningsprojektet (med undtagelse af 1 virksomhed, som vi får besøg af i januar). Besøget var et møde af 1-1,5 timers varighed, hvor vi præsenterede forskningsprojektet mere indgående og redegjorde for, hvordan et samarbejde efter vores opfattelse kunne foregå i tre faser. En første fase, hvor vi gennemfører en kvalitetsanalyse af den dokumentation, den enkelte virksomhed stiller til rådighed, og udarbejder en lille rapport herom med forslag til et kontrolleret sprog for den pågældende virksomhed. Virksomheden udpeger en kontaktperson, som kan besvare spørgsmål fra os. En anden fase, hvor vi tester, om det kontrollerede sprog fungerer på en større mængde af virksomhedens tekster end den vi tog udgangspunkt i. Resultatet vil vise, om det kan betale sig for virksomheden at indføre kontrolleret-sprog-regler. En tredje fase, hvor der udvikles en prototype af kontrolleret-sprog-checker til virksomheden. Virksomhederne skal kunne begrænse deltagelsen, således at de ikke er med i alle tre faser. Konkluderende spørgsmål Er der et følt behov for i virksomhederne for at indføre kontrolleret-sprog-regler? 6

7 Vi har stillet virksomhederne i udsigt, at de som deltager i vores projekt får en kvalitetsanalyse af deres dokumentation og får mulighed for at finde ud af, om det vil være en fordel for dem at indføre kontrolleret-sprog-regler. Behovsanalysen viser, at der i virksomhederne er et erkendt behov for at få fastlagt regler og retningslinjer for udformningen af vejledninger og anden dokumentation, og at dette forhold har været afgørende for de virksomheder, der har ønsket at deltage i vores projekt. Interessen for at anskaffe en kontrolleret-sprog-checker er ikke helt så åbenlys. Forklaringen kan være, at vi ikke kan vise et færdigt produkt frem, og at vi heller ikke har haft lyst til at skræmme projektdeltagere væk ved at nævne en pris, der på nuværende tidspunkt ligger langt over det en dansk virksomhed efter vores erfaringer ville investere i et sprogteknologisk værktøj. Er der et følt behov for et værktøj som en kontrolleret-sprog-checker? Behovsanalysen viser, at der kun er et meget begrænset behov. Desværre kender vi ikke grunden til, at 90 % af de virksomheder, vi henvendte os til, ikke svarede. Med en svarprocent på ca. 10 % ville den umiddelbare konklusion være, at der ikke er et følt behov for et sådant værktøj. Man da mange virksomheder anfører ressourcer som hovedårsag til, at man ikke ønsker at deltage i undersøgelsen eller projektet, kunne man også drage den konklusion, at man egentlig gerne ville udvikle et kontrolleret sprog til virksomhedens tekster og sågar anskaffe sig en kontrolleret-sprog-checker. En anden grund kan også være, at mange virksomheder ikke er interesseret, når de læser, at projektet drejer sig om en kontrolleret-sprog-checker til dansk. Mange mellemstore og store virksomheder anvender engelsk som corporate language, fordi de skal begå sig på et globalt marked. Men selv om en overvejende del af virksomhederne har ganske vist officielt engelsk som koncernsprog, skriver de reelt en stor del af deres vejledninger på dansk og kommunikerer på dansk, hvor det er muligt. Er der afsætningsmuligheder for en kontrolleret-sprog-checker i Danmark? Umiddelbare afsætningsmuligheder kan ikke dokumenteres ved hjælp af behovsanalysen, idet ingen af de virksomheder, der har ytret interesse for deltagelse i projektet med sikkerhed har erklæret, at de vil være villige til at investere i en kontrolleret-sprog-checker som værktøj. Omvendt synes der at være betydelig interesse for at anvende værktøjet, hvilket betyder, at der eksisterer et latent behov. Er der basis for at gennemføre forskningsprojektet? Det har været tilfredsstillende for projektet, at der kunne indgås aftaler med så mange virksomheder, at det nødvendige arbejdsgrundlag er til stede. 7

8 På denne baggrund har vi besluttet os til at gennemføre projektet, da man ved en prototype vil kunne klargøre og demonstrere de perspektiver, der ligger i anvendelsen af et sprogteknologisk værktøj som en kontrolleret-sprog-checker, og da den egentlige produktudvikling herefter vil kræve mindre investeringer. Ellen Christoffersen, Margrethe H. Møller December