Vedtægter for foreningen Polymeren

Transkript

1 Udkast Vedtægter for foreningen Polymeren 1. Foreningens navn og hjemsted Foreningens navn og hjemsted er Foreningen Polymeren Stationsvej Årslev Faaborg-Midtfyn Kommune CVR: 2. Foreningens formål Foreningens formål er at skabe et levende og åbent miljø med en bred palette af aktiviteter på Polymeren til gavn for byen og for beboere i nærområdet. Foreningen skal desuden understøtte en bæredygtig drift af Polymeren og almennyttige aktiviteter. Foreningens fundament er frivillighed og aktiv medborgerskab. 3. Medlemskab 3.1 Foreningen optager som medlem enhver, der tilslutter sig foreningens formål. 3.2 Indmeldelse sker på foreningens indmeldelsesblanket. Medlemskabet er først gyldigt, når medlemmet har betalt kontingent. 3.3 Udmeldelse kan ske ved skriftlig henvendelse til foreningen med virkning fra udgangen af et regnskabsår. 3.4 Medlemmerne betaler det af bestyrelsen fastsatte kontingent. Kontingentet opkræves forud for hvert regnskabsår. 4. Generalforsamlingen 4.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. 4.2 Bestyrelsen indkalder generalforsamlingen med mindst 14 dages varsel. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af april måned. Indkaldelse sker via Polymerens Facebook gruppe. 4.3 Alle medlemmer har stemmeret (1 stemme). Møde- og stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, der senest ugedagen forinden har betalt forfalden kontingent. 4.4 Det er muligt at stemme ved skriftlig fuldmagt. 4.5 Dagsorden for ordinær generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter:

2 1. Valg af dirigent 2. Valg af stemmeoptællere 3. Valg af referent 4. Årsberetning samt godkendelse heraf 5. Fremlæggelse af regnskab, budget samt godkendelse heraf. 6. Indkomne forslag 7. Godkendelse af budget 8. Valg til bestyrelse 9. Valg af revisor 10. Eventuelt 4.6 Alle beslutninger på en generalforsamling træffes ved almindeligt stemmeflertal med undtagelse af vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning. Stemmeoptællingen sker ved håndsoprækning. Afstemninger skal ske skriftligt såfremt blot ét af de fremmødte medlemmer ytrer ønske her om. Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end det antal, der skal vælges, foretages altid skriftlig afstemning. Hvert medlem kan maximalt afgive det antal stemmer, svarende til det antal personer, der skal vælges. 4.7 Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest tre måneder forud for udgangen af den måned, hvor den ordinære generalforsamling skal afholdes. 4.8 Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Denne må ikke være medlem af bestyrelsen. 4.9 På generalforsamlingen aflægger bestyrelsen ved formanden beretning om foreningens virksomhed. 5. Foreningens daglige ledelse 5.1 Foreningens daglige ledelse forestås af bestyrelsen, som vælges af generalforsamlingen. 5.2 Bestyrelsen består af 8 medlemmer og 3 suppleanter. Derudover deltager der en kommunal observatør i bestyrelsesmøderne udpeget af kommunen. Denne har ikke stemmeret. 5.3 Halvdelen af foreningens bestyrelse er på valg hvert år. Bestyrelsen leder foreningen i overensstemmelse med nærværende vedtægter og generalforsamlingens beslutninger. Senest 14 dage efter nyvalg til bestyrelsen afholdes konstituerende møde, hvor bestyrelsen af og blandt sine medlemmer vælger kasserer og sekretær. 5.4 Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer og fastsætter selv sin forretningsorden. Formanden indkalder og leder bestyrelsens møder. Indkaldelse sker skriftlig med angivelse af dagsorden, når formanden skønner det nødvendigt, eller mindst to medlemmer af bestyrelsen fremsætter ønske om det over for formanden. I sådanne tilfælde afholdes mødet senest 2 uger efter anmodningen er kommet til formandens kundskab.

3 5.5 Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper og underudvalg til varetagelse af afgrænsede opgaver. 6. Tegningsret 6.1 Foreningen tegnes af formanden og kassereren for bestyrelsen i forening eller ved en af disses forfald af formanden eller kassereren i forening med 1 bestyrelsesmedlem. Ved optagelse af lån tegnes foreningen af den samlede bestyrelse. 7. Kontingent 7.1 De årlige kontingenter vedtages af Bestyrelsen. 7.2 Kontingentet for det kommende år fastsættes af Bestyrelsen Der kan tegnes forskellige typer af medlemsskaber. 7.3 Det er et krav at være medlem af foreningen Polymeren for at benytte Polymerens fællesfaciliteter. Ved visse arrangementer kan der opkræves et beløb for at benytte faciliteter. Gæster kan lejlighedsvis efter nærmere aftale benytte faciliteter mod at betale timepris. Vilkår fastsættes af bestyrelsen. 8. Vedtægtsændringer 8.1 Vedtægtsændringer kræver et flertal på 2/3 af generalforsamlingens fremmødte medlemmer. 8.2 Vedtægtsændringer træder i kraft med virkning fra den generalforsamling, de vedtages på. 9. Ekstraordinær generalforsamling 9.1 Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftlig begrundet anmodning om det over for formanden. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest fire uger efter, at anmodningen er kommet frem til formandens kundskab. Indkaldelse med dagsorden sker med mindst to ugers varsel. 10. Økonomi, regnskab og revision 10.1 Regnskabsåret følger kalenderåret Det reviderede regnskab med kommende års budget skal være fremsendt til medlemmerne senest 14 dage før den ordinære generalforsamling Det påhviler kassereren at indkassere indtægter og betale de af bestyrelsen godkendte udgifter. Indtægter og udgifter føres i kassebog Revision finder sted én gang årligt efter regnskabsårets afslutning. Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted, når revisoren ønsker det.

4 10.5 Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse Et evt. overskud i foreningen skal gå til forbedring af fællesarealer og afholdelse af aktiviteter i forhold til foreningens formål. 11. Opløsning 11.1 Opløsning af foreningen kræver et flertal på 2/3 på to hinanden følgende generalforsamlinger Ved opløsning af foreningen skal foreningens midler overdrages til almennyttige formål i lokalområdet. Beslutning om den konkrete anvendelse af formuen træffes af den opløsende generalforsamling. 12. Arrangementer og andet udlejning 12.1 Det påhviler bestyrelsen i samråd med den kommunale administrator at udarbejde og godkende retningslinjer for afholdelse af arrangementer og anden udlejning på Polymeren som følge af Brugsaftalen. 13. Daglig brug af lokalerne på Polymeren 13.1 Alle daglige brugere af huset skal være medlemmer af foreningen Polymeren. Øvrige foreninger og virksomheder kan dog leje sig ind Det er foreningens bestyrelse i forening med den kommunale administrator, der giver tilladelse til brug af lokalerne i henhold til formålet. Medlemmer kan dog invitere gæster til at bruge stedets faciliteter mod betaling i kortere perioder, så længe det ikke er til gene for stedets andre brugere eller er til skade for huset og dets øvrige formålsbestemte aktiviteter. Det er bestyrelsen, der udarbejder vilkår og rammer for udlejning og øvrige aktiviteter Ikke-medlemmer kan bortvises, af foreningens bestyrelse. 14. Eksklusion af medlemmer 14.1 Bestyrelsen kan beslutte at ekskludere medlemmer af foreningen. En eksklusion kræver 2/3 flertal i bestyrelsen. 15 Vedligeholdelse af Polymeren 15.1 Det er samtlige medlemmers ansvar, at Polymeren til enhver tid er præsentabel for besøgende. Der skal ryddes op efter brug, der er til gene for husets andre brugere eller er til skade for huset og dets øvrige formålsbestemte aktiviteter Stedets daglige brugere forventes at løse akutte problemer, der er til skade for

5 stedet. Dog skal kommunen og bestyrelsen kontaktes, såfremt der er tale om alvorlige skader eller store udgifter. 16 Byggeprojekter 16.1 Det er alene bestyrelsen i tæt samråd med den kommunale administrator, der giver tilladelse til mere omfattende byggeprojekter på fælles- og udendørsarealer. Vedtægter godkendt på den stiftende generalforsamling den xx.xx 2017 Dato: Dirigentens underskrift Bestyrelsens underskrift