Tirsdag den 14. juni 2016 klokken 17:15. Administrationen, Bakkegade 25, 3400 Hillerød

Transkript

1 Til bestyrelsen Boligselskabet Nordsjælland Hillerød, 16. juni 2016 Referat fra bestyrelsesmøde i Boligselskabet Nordsjælland Tirsdag den 14. juni 2016 klokken 17:15 Administrationen, Bakkegade 25, 3400 Hillerød Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden og protokol 2. Revisionsprotokollat 3. Nedsættelse af udvalg for det kommende år 4. Mødeplan for det kommende år 5. Task Force 6. Møllebakken kommunalt udbud i Helsinge af område til nye boliger 7. Orientering fra formanden og forretningsfører 8. Eventuelt Efter bestyrelsesmødet er der spisning på restaurant Il Gallo Nero, Torvet 1 her i Hillerød. Det er derfor vigtigt, at skulle du være forhindret i, at deltage i mødet eller den efterfølgende spisning at du melder afbud til kontoret, senest onsdag morgen. Med venlig hilsen Boligselskabet Nordsjælland f/ Lena Andersen, formand 1

2 1. Godkendelse af dagsorden og protokol Dagsorden er udsendt den 10. juni Protokol fra mødet d. 31. maj 2016 er godkendt af formandsskabet og udsendt pr. mail den 10. juni Det indstilles at bestyrelsen godkender dagsordenen og underskriver protokollen for mødet den 31. maj Bestyrelsen godkendte dagsordenen, og protokol fra sidste møde blev underskrevet. 2. Revisionsprotokollat Der er ingen nye tilføjelser til protokollatet. Seneste tilføjelser er siderne (årsregnskab 2015) Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 3. Nedsættelse af udvalg Drøftelse om ønskede udvalg og sammensætning af disse for det kommende år For nærvende er der følgende udvalg med nedenstående sammensætning: - Byggeudvalg: Lena, Bente og Tommy - Driftsudvalg: Randi, Solvejg, Tommy og Kenneth - Kursusudvalg: Randi, Bente, Solvejg og Kenneth - Marketingsudvalg: Lena, Lars og Kenneth - Trivselsudvalg: Randi, Hanne og Lars Det indstilles at bestyrelsen træffer beslutning om nedsættelse af udvalg og deres sammensætning. Efter en gennemgang af de forskellige udvalg, blev der genvalg til alle, på nær at Kenneth går ud af driftsudvalget og erstattes her af Brian. 2

3 Bestyrelsen besluttede sammensætning af udvalg, der fik følgende sammensætning: - Byggeudvalg: Lena, Bente og Tommy - Driftsudvalg: Randi, Solvejg, Tommy og Brian - Kursusudvalg: Randi, Bente, Solvejg og Kenneth - Marketingsudvalg: Lena, Lars og Kenneth - Trivselsudvalg: Randi, Hanne og Lars 4. Mødeplan for det kommende bestyrelsesår Med baggrund i mødeplan for sidste år foreslås følgende mødeplan: Organisationsbestyrelsesmøder: - Tirsdag den 7. september Onsdag den 9. november Torsdag den 15. december Mandag den 14. februar Tirsdag den 4. april Onsdag den 17. maj 2017 Studietur til Hamburg: - Torsdag den 29. september til søndag den 2. oktober 2016 Repræsentantskabsmøde: - Onsdag den 17. maj 2017 Formandskollegiet: - Møder til efteråret og foråret i forbindelse med Task Force processen aftaltes og meldes ud straks de er planlagt. Lokalrådsmøde: - Torsdag den 17. november En gang i maj

4 Det indstilles at bestyrelsen træffer beslutning om mødeplan for det kommende år. Mødeplan blev drøftet og godkendt som den er beskrevet. 5. Task Force Drøftelse af det afholdte møde med deltagelse af afdelings- og næstformand samt med organisationsbestyrelsen omkring Task Force projektet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der var en drøftelse af mødet. Det generelle indtryk var, at mødet foregik i en positiv og konstruktiv ånd, der var et godt udgangspunkt for det fremtidige arbejde. Det blev besluttet, at der blev nedsat et udvalg der i samarbejde med driften og administrationen skal arbejde videre med projektet. Udvalget består af: Kis Valentin Poulsen (Muggi), Tommy Wøldike og Alex Schrøder Bestyrelsen godkendte orienteringen og nedsættelse af udvalget 6. Møllebakken kommunalt udbud i Helsinge af område til nye boliger Boligkontorets Byggeafdeling har igangsat arkitektfirmaet KANT til at komme med et projektforslag. Hvis der er modtaget noget materiale inden vi afholder vores møde, vil de blive gennemgået sammen med de oplysninger om processen vi har fået. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Per fortalte at såvel arkitektfirmaet Kant som BDK s byggeafdelingen er gået i gang med projektet. Byggeudvalget vil blive orienteret yderligere i sagen, når processen er lidt mere fremskreden. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4

5 7. Orientering fra formand og forretningsfører a. Orientering om grundejerforeningerne: Ejerforeningen Byporten, Helsinge der har ikke været afholdt møder siden i sommers hvor administrationsaftalen blev fornyet. Ejerforeningen Lynge Bytorv Byggeskadesag / renoveringsprojektet er igangsat efter godkendelse fra den samlede ejerforening. Detaljer om den fortsatte proces vil blive fremsagt, når nyt i sagen haves. Grundejerforeningen Bryggerengens Jorde der har ikke været afholdt møder siden 24. maj b. Lynge Bytorv orientering om byggeskadesag se informationen der står under punkt 7 a. i dagsordenen. Dette er et fast punkt på dagsordenen som orientering indtil sagen er tilendebragt. c. Skoleparken nyt om renoveringsprojektet Det er nu aftalt, at projektet følges af en bygherrerådgiver. Denne skal følge projektet tæt og har fokus på Rambøll og entreprenørens evne til at leverer det aftalte. En del af denne opgave skal sikre at beboerne ikke bliver glemt i processen. Der har allerede været afholdt 2 møder med Rambøll, driften, administrationen, genhusningskonsulenterne og den nye bygherrerådgiver. Det ser allerede nu ud til, at det vil have en positiv effekt på den fortsatte renoveringsproces. d. Task Force Task Force gruppen har den 24. maj afholdt møde ejendomsfunktionærerne og den 9. juni med formandskollegiet. Begge møder har været afholdt i en positiv og konstruktiv atmosfærer, der lover godt for den fortsatte proces. Der vil blive indkaldt til et arbejdsgruppemøde hvor udvalgte personale fra ejendomsfunktionen og formandskolligiet vil drøfte og udarbejde planer for den fortsatte proces. e. Andet Lena orienterede om et møde med afdelingsbestyrelsen fra ungdomsboligerne Godthåbsvej. Der var en række punkter de ønsker belyst og andre punkter de ønsker hjælp til, blandt andet til en revision af husdyrreglement, husorden og havereglement. Det blev aftalt, at driftschefen skulle rette henvendelse til afdelingsbestyrelsen for at få drøftet og gennemgået de forskellige problemstillinger. 5

6 Lena fortalte også, at hun var blevet inviteret til et ekstraordinært afdelingsmøde i Ullerød Punkthuse. Per vil lade driftschefen kontakte Lena, da han har yderligere informationer om afdelingen og det indkaldte møde. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Eventuelt 6