Organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde Møde Sted Start Restaurant Kikko, Vendsysselvej Deltagere Werner I. Madsen, Jørn Stevns, Peter Fynbo Hansen, Knud Weiss, Robert Madsen, John Nilsson, Poul Jeppesen, Lis Bentin Afbud Referent Mødeleder Lis Bentin Werner I. Madsen Referat 031/14 Godkendelse af referat /14 Nyt fra formanden /14 Nyt fra administrationen /14 Repræsentantskabsmøde /14 Forvaltningsrevision - Årsafslutning, afstemninger og opgørelser /14 Fællesmøde for afdelingsbestyrelser den 24. april /14 Tilbud/udbud af kapitalforvaltning/bankforretninger /14 Håndværkerafdelingen /14 Bygge- og renoveringssager /14 Beboerklagenævns- og advokatsager /14 Udlejningssituationen /14 Eventuelt /14 Næste møde... 7 Side 1/7

2 031/14 Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 26. februar At organisationsbestyrelsen godkender referatet fra mødet den 26. februar Organisationsbestyrelsen godkendte referatet fra mødet den 26. februar J. Stevns bemærkede til punkterne 022 og 023, at der i forbindelse med kommende revision af vores forretningsgang/forvaltningsrevision bør genovervejes organisationsbestyrelsens repræsentation i byggeudvalg. 032/14 Nyt fra formanden Formanden fremlægger eventuelle punkter til drøftelse, godkendelse og/eller til orientering. At organisationsbestyrelsen drøfter, godkender og/eller tager eventuelle punkter til efterretning. Werner I. Madsen: Der havde ikke som tidligere besluttet været mødedeltagelse fra boligselskabets side i BL-Valg på grund af andet møde samme dag i Real Dania. Afslutningen på LF Bo afventer fortsat ministeriets godkendelse. Der har været afholdt fælles afdelingsmøde mellem afdeling 9 og 11 i forbindelse med etablering af 15 nyttehaver i tilknytning til projekt Ydre Østerbro. Der er åbning af de 3 boligselskabers nyttehaver den 28. april 2014, kl , hvor bl.a. borgmesteren åbner. Vi begynder ved Fjordbakken, går derefter til Vendersbo for at slutte af ved Nykøbing F. Boligselskab, hvor der vil være en lille forfriskning. 033/14 Nyt fra administrationen Direktøren orienterer om eventuelt nyt fra administrationen ud over de punkter, der allerede er på dagsordenen. At organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lis Bentin: Der har været hold bestyrelsesmøde i grundejerforeningen Grønnegården, hvor regnskab 2013 og budget 2015 blev godkendt. Der er indgået fastprisaftaler med leverandører inden for tømrer, murer, el Side 2/7

3 og vvs. Præsentationsbrochure + film er færdig, og der er sendt brev til alle annoncørerne, som har valgt at markedsføre sig via boligselskabet. Regnskabet for boligorganisationen 2013 er færdigt og der er skrevet ledelsespåtegning. Regnskabet er ikke revideret, men boligorganisationen kommer ud med et overskud på kr. Med hensyn til afdelingerne ser det også fint ud. Regnskaberne for 2013 er på som punkt på næste møde i organisationsbestyrelsen den 30. april Nye gennemskrevet lejlighedsmapper er på vej ud. Lejlighedsmapperne følger den anbefaling, der er givet af organisationsbestyrelsen. Administrationen har haft nogle udfordringer med Ista i forbindelse med data til de kommende forbrugsregnskaber, derfor er Ista indkaldt til møde for at afklare de udfordringer, der p.t. er. Formanden for afdeling 34 Grønnegården trækker sig på grund af sygdom. Der er aftalt møde med SEAS med henblik på nye prisaftaler, da nuværende prisaftale udløber med udgangen af /14 Repræsentantskabsmøde 2014 Ved repræsentantskabsmødet den 22. maj 2014 er følgende organisationsbestyrelsesmedlemmer på valg: Jørn Stevns, John Nilsson og Peter Fynbo Hansen. Peter Fynbo Hansen har meddelt, at han ikke ønsker at genopstille til organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen har på mødet den 17. Organisationsbestyrelsen tog meddelelse om, at J. Stevns og John Nielson begge ønsker genvalg, og at Peter Fynbo Hansen ikke ønsker at genopstille til organisationsbestyrelsen til efterretning. Med hensyn til forslag er der p.t. dels Side 3/7

4 september 2013 vedtaget udkast til forretningsorden for repræsentantskabsmødet. Udkast til forretningsordenen skal endelig godkendes på det kommende repræsentantskabsmøde. forretningsorden for Repræsentantskabet og dels Håndværkerafdeling At organisationsbestyrelsen tager meddelelse om, hvem der ønsker valg, herunder ikke ønsker at genopstille til organisationsbestyrelsen til efterretning, herunder drøfter, om organisationsbestyrelsen har yderligere forslag/punkter til dagsordenen. 035/14 Forvaltningsrevision - Årsafslutning, afstemninger og opgørelser Administrationen har udarbejdet udkast til forvaltningsrevision vedrørende Årsafslutning, afstemninger og opgørelser, som eftersendes inden mødet. Organisationsbestyrelsen godkendte forvaltningsrevision for Årsafslutning, afstemninger og opgørelser. At organisationsbestyrelsen drøfter og godkender forvaltningsrevision for så vidt angår Årsafslutning, afstemninger og opgørelser. 036/14 Fællesmøde for afdelingsbestyrelser den 24. april 2014 Boligorganisationen holder årets 1. fællesmøde for afdelingsbestyrelser den 24. april 2014, hvor formand og direktør bl.a. giver en generel orientering og status dels for organisationsbestyrelsens arbejde siden sidst og dels en orientering om tiltag og udvikling i organisationen. Organisationsbestyrelsen drøftede mulige emner som afdelingsbestyrelsernes rolle i relation til klager, lejlighedsmapper og synliggørelse af eventuelle prisaftaler, der også gælder for beboerne. At organisationsbestyrelsen drøfter og beslutter eventuelle emner og informationer, der skal med på fællesmødet for afdelingsbestyrelser den 24. april Side 4/7

5 037/14 Tilbud/udbud af kapitalforvaltning/bankforretninger Organisationsbestyrelsen fik på møde den 29. januar 2014 orientering, herunder tidsplan for tilbud/udbud af kapitalforvaltning/bankforretninger. Administrationen har sammen med Deloitte den 18. marts 2014 holdt tekniske afklaringsmøder med 4 ud af de 6 bydende kapitalforvaltere. Organisationsbestyrelsen tog gennemgang af evalueringen af tilbud på kapitalforvaltning til efterretning og godkendte anbefaling fra Deloitte om valg af fremtidige kapitalforvaltere. Administrationen vil på mødet gennemgå evaluering af udbud på kapitalforvaltningen, herunder indstilling om valg af fremtidige kapitalforvaltere. Udbud på bankforretning følger tidsplanen og vil blive forelagt organisationsbestyrelsen den 30. april At organisationsbestyrelsen tager gennemgang af evalueringen af tilbud på kapitalforvaltning til efterretning og godkender indstilling om valg af fremtidige kapitalforvaltere. 038/14 Håndværkerafdelingen 2015 Håndværkerafdelingen er registreret og fungerer som en sideaktivitet til boligorganisationen. Administrationen har i samarbejde med de ansatte i Håndværkerafdelingen analyseret konceptet Håndværkerafdelingen i forhold til ny organisering vi løfter i flok. Organisationsbestyrelsen drøftede koncept Håndværkerafdelingen i forhold til ny organisering. Håndværkerafdelingen 2015 vil blive forelagt repræsentantskabet den 22. maj Administrationen vil på mødet gennemgå analysen af Håndværkerafdelingen. At organisationsbestyrelsen på baggrund af analysen drøfter koncept Håndværkerafdelingen i Side 5/7

6 forhold til ny organisering og beslutter, hvilken vej administrationen skal arbejde videre i relation til Håndværkerafdelingen /14 Bygge- og renoveringssager På mødet vil der blive givet en status på igangværende bygge- og renoveringssager. At organisationsbestyrelsen tager status på igangværende bygge- og renoveringssager til efterretning. Robert Madsen gav status på byggesagen Møllebakken efter 1 års gennemgangen, hvor skabene på badeværelserne fortsat er en udfordring, der arbejdes videre på i relation til en option. Lis Bentin gav en kort status på afdeling 35, hvor der p.t. foreligger en foreløbig rapport med et par udeståender, der skal afklares. Organisationsbestyrelsen tog status på igangværende bygge- og renoveringssager til efterretning. 040/14 Beboerklagenævns- og advokatsager På mødet vil der blive givet en status på beboerklagenævns- og advokatsager. Organisationsbestyrelsen tog status på en enkelt sag til efterretning. At organisationsbestyrelsen tager status på beboerklagenævns- og advokatsager til efterretning. 041/14 Udlejningssituationen Boligorganisationen har den 20. marts 2014 ingen ledige boliger. Boligorganisationen modtager løbende opsigelser, som bliver sendt i tilbud, jf. vores ventelister. Organisationsbestyrelsen tog status på udlejningssituationen til efterretning og glædede sig fortsat over, at der ikke er ledige boliger med tomgang. Administrationen følger udviklingen tæt. Side 6/7

7 At organisationsbestyrelsen tager status på udlejningssituationen til efterretning. 042/14 Eventuelt Ingen bemærkninger. 043/14 Næste møde Næste møde er fastsat til den 30. april Werner I. Madsen Lis Bentin Punkter til behandling på kommende møder: Regnskab 2013 Udbud bankforretning Side 7/7