Referat af ordinært bestyrelsesmøde, tirsdag 4. februar 2013 kl. 18:00, på Blovstrød Skole, lokale 35.

Transkript

1 Andelsboligforeningen Lundegaard Bestyrelse Referat -møde den 4. februar 2014 kl.18:00 Referat af ordinært bestyrelsesmøde, tirsdag 4. februar 2013 kl. 18:00, på Blovstrød Skole, lokale 35. Deltagere: Formand Afdeling 1: Afdeling 2: Afdeling 3: Afdeling 4: Bent Aagaard Jensen John Ib Hansen Leif Bo Hansen Carl Lykking Ole Nielsen Preben Schrøder Jette Christensen Jørgen Wrem Heidi Hansen Boligkontoret Danmark Chefkonsulent Christina Svendsen Dagsorden: 1. Forhandlingsprotokol 2. Revisionsprotokol 3. Nyt fra formanden 4. Nyt fra forretningsførelsen; herunder sager til behandling 5. Driftssager i foreningen og afdelingen 6. Generalforsamling 27. marts Kommende møder i bestyrelse 8. Eventuelt Bilag Målsætninger (bilag 1) Gaveregulativ (bilag 2) Aktivitetsoversigt (bilag 3) side 1/5

2 Ad. Pkt. 1. Forhandlingsprotokol Referat af bestyrelsesmøde afholdt den 8.oktober 2013 er udsendt til bestyrelsen den 14. oktober at bestyrelsen godkender referat af møde afholdt den 8. oktober 2013 Bestyrelsen godkendte referat af 8. oktober 2013 uden bemærkninger. Ad. Pkt. 2. Revisionsprotokol Der er ikke sket indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde i organisationsbestyrelsen at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen to orienteringen til efterretning. Ad. Pkt. 3. Nyt fra formanden Formand Bent Aagaard Jensen orienterede om følgende; Styringsdialogmøde med Allerød Kommune den 12. december 2013 Forsikringsudbud 2013 og resultat heraf Termografering af boliger Den grønne guide Stigning af telefonpenge Ad. Pkt. 4. Nyt fra forretningsførelsen, samt sager til behandling 4.1. Målsætninger Bestyrelsen har på tema aften den 20. december 2013, arbejdet med foreningens målsætninger. I alt er der blevet udarbejdet forslag til 15 målsætninger. Udkast er vedlagt denne indkaldelse som bilag 1. at bestyrelsen forholder sig til de forslåede målsætninger (bilag 1) Bestyrelsen godkendte de foreslåede målsætninger 4.2. Gaveregulativ Bestyrelsen har på tema aften den 20. december 2013, arbejdet med foreningens gaveregulativ. Udkast er vedlagt denne indkaldelse som bilag 2. at bestyrelsen forholder sig til det forslåede gaveregulativ (bilag 2) Bestyrelsen godkendte det foreslående gaveregulativ Tilskud fra dispositionsfonden til afdeling 2 side 2/5

3 Afdeling 2 har konstateret skimmelsvamp i gavlpartier i 5 af afdelingens 13 boliger. Reparationsformand Ole Nielsen har på afdelingens vegne ansøgt om støtte på ,- kr. fra Selskabets Dispositionsfond. Som begrundelse for ansøgningen er det anført, at Afdeling 2 selv står for at iværksætte udbedring af den konstaterede skimmelsvamp. Hele projektet er af omfattende karakter med en budgetteret omkostning på min ,- kr. Afdelingen har indhentet tilbud. at bestyrelsen drøfter Afdeling 2 s ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden på i alt ,- kr. og træffer beslutning herom. Reparationsformand for afdeling 2 Ole Nielsen forklarede om projektet. Ole oplyste at beboerne var orienteret og at arbejdet var påbegyndt. Ole oplyste, at afdelingen selv finansierede det meste at det kommende arbejde, idet midlerne, såfremt bestyrelsen godkendte dette, blev disponeret via konto 116 fra konto 401. Bestyrelsen drøftede nødvendigheden at projektet. Alle var enig i, at et projekt af denne karakter skal gennemføres, henset til at skimmelsvamp ikke er acceptabel. Bestyrelsen godkendte tilskud fra dispositionsfonden på i alt ,- kr, samt at projektet finansieres via konto 116 fra konto 401 i indeværende budgetår BDK Prisen og lokalrådsprisen Boligkontorets bopris og initiativpris bliver fremover samlet i BDKprisen, og samtidig bliver der uddelt seks Lokalrådspriser. Prisen uddeles juni BDKprisen er for alle nyskabende aktiviteter som børnebestyrelser, ungdomsråd, eventgrupper og mange andre aktiviteter, der involverer beboere og bestyrelser, og giver positiv energi til området. at bestyrelsen drøfter om der er aktiviteter / personer der skal indstilles til BDK-prisen. Bestyrelsen var enig i at indstille snerydningsordningen i afdeling 1 og 3. John Hansen har udarbejdet en indstilling som er videresendt til Boligkontoret Danmark, 5. Generalforsamling den 27. marts 2014 Der afholdes generalforsamling den 27. marts Indkaldelse skal ske med 4 ugers varsel, senest den 27. februar 2014 Dagsordenen for generalforsamlingen gennemgås på bestyrelsesmødet den 4. februar 2014, hvor øvrige forberedende forhold koordineres og drøftes. at bestyrelsen forbereder den kommende generalforsamling den 27. marts På mødet blev indkaldelse til generalforsamling gennemgået og tilrettet. Valg til bestyrelsen er således; Medlemmer Afdeling 1: Leif Bo Hansen side 3/5

4 Afdeling 2: Lena Halberg Afdeling 3: Sven Erik Plum Afdeling 4: Khallid Suppleanter Afdeling 1:Thomas Kruse Afdeling 1: Per Mikkelsen Afdeling 2: Jens Bech Afdeling 2: Carl W Lykking Afdeling 3: Jette Normann Christensen Afdeling 4: Ardelan Fathalla Det blev aftalt, at indkaldelsen udsendes den 4 uger før i henhold til foreningens vedtægter. Chefkonsulent Christina Svendsen sørger for publicering af annonce i Allerød - Nyt. Ad. Pkt. 6. Driftssager i foreningen og afdelingerne 5.1 Renoveringsprojekter, status og nye projekter Afd. 1 Skimmelsager i Toften 13 og 17. Afd. 2. Afdeling 2 har igangsat et samlet udbedringsprojekt på konstateret skimmesvamp i afdelingen. Afd. 3. Ingen planlagte større renoveringsprojekter. Afd. 4 Ingen planlagte større renoveringsprojekter. at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen drøftede aktivitetslisten bilag 3. Bestyrelsen er bekymret for omfanget af de to skimmelsager i afdeling 1. Bestyrelsesmedlem Leif Bo Hansen ønsker en redegørelse sagerne af driftschef Rebecca Dyrby, hvilket der blev givet tilsagn om. Bestyrelsen tog den øvrig orientering til efterretning. Ad. Pkt. 7. Kommende møde Kommende møde i bestyrelsen er tirsdag den 11. marts 2014 kl.18:00. (Regnskabsgennemgang). På møde den 11. marts deltager Regnskabschef Michael Pedersen, som vil gennemgå foreningens egenkapital og udvikling. Generalforsamling 27. marts 2014 Ad. Pkt. 8. Eventuelt. Drøftelse af nyudviklet budget og statusrapport pr 31. januar Bestyrelsen synes at det er et godt og brugervenligt produkt. Det blev aftalt, at driftschef Rebecca Dyrby fremadrettet sender side 4/5

5 budgetrapporterne hvert kvartal til afdelingernes repræsentanter. Formand Bent Aagaard får ligeledes tilsendt selve kontospecifikationerne. Carl Lykking Bent Aagaard Jensen Jette Christensen Preben Schrøder Jørgen Wrem Heidi Hansen Ole Nielsen Leif Bo Hansen John Hansen side 5/5