Skabelon for standard for sagsbehandling

Transkript

1 Skabelon for standard for sagsbehandling Standard for sagsbehandling vedrørende: Den tidlige indsats, herunder hvordan kommunen sikre, at skoler, dagtilbud m.v. foretager de nødvendige underretninger, og at der sker opfølgning på modtagne underretninger. Politisk målsætning for: Underretninger/tidlig indsats Her angives målsætningen for underretning/tidlig indsats, der kommer til udtryk i den sammenhængende børnepolitik. Det er en del af Odder Kommunes sammenhængende børnepolitik at Børne- og Familiecentret kommer i kontakt med familier og børn så tidligt, at det ikke sker som en underretning. Det er et mål, at henvendelsen til Børne- og Familiecentret sker, som led i en fælles forståelse mellem familien og ansatte i normalsystemet om, at der er behov for en afklaring af, hvorvidt der er mulighed og behov for særlig støtte til barnet eller familien. Metoder, indsatser og initiativer til realisering af den politiske målsætning Her angives en samlet liste over, hvilke konkrete metoder, indsatser og initiativer der iværksættes eller er iværksat i forhold til sagsbehandlingen for at realisere de politiske målsætninger, der for underretninger/tidlig indsats kommer til udtryk i den sammenhængende børnepolitik. Tidlig indsats Åbne rådgivninger. For at opnå det overordnet mål, at få kontakt til børn, unge og familier så tidligt, at der ikke er behov for underretninger, er Børne- og Familiecentret organiseret sådan, at der er mange indgange til centret. Åbne rådgivninger ved sundhedsplejersker, familiebehandlere, psykologer, SSPkoordinator og socialrådgivere. Der ligger informationspjecer på skoler, daginstitutioner, bibliotek samt på Odder Kommunes hjemmeside, hvor forældre har mulighed for at se, hvad Børne- og Familiecentret er, hvad centret kan tilbyde og hvordan man kommer i kontakt med forskellige faggrupper på centret. Der er udarbejdet (skal udarbejdes) pjecer, hvor de enkelte faggrupper på centret beskriver hvad de kan, hvordan de arbejder og hvordan børn og familier kan komme i kontakt med dem. Tværfaglig konsulentbistand til institutioner. 15. september 2006 Side 1 af 9

2 De ansatte på alle skoler og daginstitutioner har mulighed for at tage generelle problemer, eller navngivne børn, op til tværfaglig drøftelse på ugentlige koordineringskonferencer. Disse konferencer afholdes hver uge (på de mindre skoler er det hver anden eller tredje uge). Der fast deltagelse af psykologer som er tilknyttet Børne- og Familiecentret på konferencerne, derudover er det muligt at indkalde andre faggrupper der er tilknyttet centret såfremt dette vurderes hensigtsmæssigt forhold til den problemstilling der skal drøftes. Forældremyndighedsindehaver skal altid orienteres og give samtykke, før et konkret barn kan drøftes. Der afholdes regelmæssigt SSP-møder på skolerne, med deltagelse af SSP-koordinator, politi, samt SSP-medarbejder på skolen. Personale på daginstitutioner og i skoler har mulighed for telefonisk eller personligt, at rette henvendelse til enhver faggruppe i Børne- og Familiecentret, med henblik råd og vejledning i konkrete sager, eller afklaring af generelle tvivlsspørgsmål. I tilfælde af, at der drøftes konkrete sager mellem daginstitutioner/skoler og personalet i Børne- og Familiecentret, skal der altid foreligge samtykke fra forældremyndigheds indehaver. I Børne- og Familiecentret arbejdes der desuden med tidlig kontakt til unge og sårbare gravide. Hensigten er at afklare hvordan man bedst, og med størst effekt, sikre varig og stabil tilknytning mellem børn og forældre. Underretninger. Initiativer til sikring af at Børne- og Familiecentret modtager de rette henvendelser, vedr. bekymringer, fra normalsystemet om børn med behov for særlig støtte. Det sikres at pjecen om Børne- og Familiecentret ligger på alle skoler, skolefritidsordninger, daginstitutioner, klubber og øvrige dagtilbud og på Børne- og Familiecentrets hjemmeside. Det sikres, gennem informationsmøder, at alle ansatte i skoler, skolefritidsordninger daginstitutioner, klubber og øvrige dagtilbud, er bekendt med indholdet af 153 i lov om social service, hvoraf det fremgår, at man som offentlig ansat har en skærpet underretningspligt. Det sikres, ligeledes gennem informationsmøder, at de der arbejder i skoler, skolefritidsordninger, daginstitutioner, klubber og øvrige dagtilbud er orienteret om hvilke oplysninger det er vigtigt at en underretning indeholder. Det sikres, at det i normalsystemet er kutyme, at der tales med forældremyndighedsindehaver om indholdet i en eventuel underretning inden den sendes til Børne- og Familiecentret. Det sikres at medarbejderne ved, at der ikke skal tales med forældremyndighedsindehaver såfremt underretningen drejer sig om børn, hvor der er mistanke om at 15. september 2006 Side 2 af 9

3 de udsættes for overgreb af kriminel karakter (f.eks. vold og seksuelle overgreb) Det sikres, at alle medarbejder er bekendt med muligheden for, som alternativ til en underretning, sammen med forældremyndighedsindehaver, at henvende sig til en socialrådgiver i Børne- og Familiecentret med henblik på en drøftelse at barnet/familiens behov for særlig støtte. Metoder til sikring af at der umiddelbart efter modtagelsen af en underretning indledes et tværfagligt samarbejde i forhold til det konkrete barn. Når Børne- og Familiecentret modtager en underretning oprettes der en sag i forældremyndighedsindehavers navn og cpr.nr, såfremt der ikke allerede findes en sag. Der sendes senest 6 dage efter modtagelsen af en underretning en kvitteringsskrivelse til underretter. Af denne skrivelse fremgår, at underretter ikke har krav på at høre, hvad der videre sker i en sag. Når den enkelte socialrådgiver modtager en underretning, medtages den til drøftelse på det først kommende gruppemøde i distriktsgruppen. Når en socialrådgiver modtager en underretning vil han/hun senest 10 dage senere rette henvendelse til forældremyndighedsindehaver, med henblik på indkaldelse til en samtale, hvor indholdet af underretningen drøftes. Henvendelsen kan ske skriftligt, telefonisk eller personligt. Ved samtale med forældremyndighedsindehaver aftales det, hvordan der arbejdes videre i sagen. Der vil i denne samtale altid blive bedt om samtykke, til at indhente oplysner fra andre fagpersoner i Børne- og Familiecentret, som har haft kontakt til barnet eller familien. Såfremt det på baggrund af underretningen vurderes, at der er grundlag for iværksættelse af en 50-undersøgelse, bedes der om samtykke til dette, og der tales om, hvorfra det umiddelbart vurderes relevant at indhente oplysninger til belysningen af sagen.. Giver forældremyndighedsindehaver ikke samtykke til iværksættelse af 50- undersøgelse, tages der stilling til, hvorvidt denne skal iværksættes uden samtykke. Uanset hvordan henvendelsen til forældremyndighedsindehaver sker, er det et krav at alle sagsbehandlingsmæssige skridt dokumenteres gennem journalen i sagen. Initiativer til sikring af at Børne- og Familiecentret får de relevante og nødvendige oplysninger, i forhold til vurdering af om der er behov for særlig støtte. 15. september 2006 Side 3 af 9

4 I forbindelse med indhentning af udtalelser fra skoler, skolefritidsordninger, daginstitutioner, klubber og øvrige dagtilbud medsendes der følgebrev, hvoraf det fremgår, hvilke formkrav der er til udtalelsen samt hvilke punkter en udtalelse skal komme ind omkring. Procedure til ved behandling af at underretninger modtaget fra private borgere. Den medarbejder i Børne- og Familiecentret, som modtager en telefonisk underretning fra en privatperson, gør i løbet af samtalen opmærksom på sin notatpligt. Der gøres desuden opmærksom på, at den underretningen drejer sig om, har retskrav på aktindsigt i notaterne. Der gives desuden en mundtlig kvittering i forhold til, at underretningen er modtaget og at den vil blive behandlet. Ved modtagelse af telefoniske underretninger spørges der altid indtil, hvorfra underretter har sin viden og hvilken relation de har til barnet. Ved skriftlig underretning fra privat person, hvor der af skrivelsen fremgår navn og adresse, sendes en kvitteringsskrivelse. Ved modtagelse af underretninger gøres der, så vidt det er muligt, altid opmærksom på, at underrette ikke har ret til, at høre hvad der videre sker i en sag. I øvrigt følges samme procedurer som ved underretninger modtaget fra skoler, skolefritidsordninger, daginstitutioner, klubber og øvrige dagtilbud. Metoder til sikring af at tværkommunale underretninger medfører skridt til vurdering, af hvorvidt der er behov for igangsættelse af foranstaltninger. Der sendes, senest 6 dage efter modtagelse af tværkommunal underretning en kvittering der bekræfter modtagelsen af underretningen. Familien som underretningen drejer sig indkaldes til samtale, hvor der fås samtykke til indhentning af oplysninger fra fraflytningskommune. De videre skridt i sagen drøftes i samarbejde med familien. Såfremt der ikke kan opnås samtykke til indhentning af oplysninger, vurderes det hvorvidt der er grundlag for, at påbegynde en 50 undersøgelse uden samtykke. Når det vurderes hensigtsmæssigt i en sag, vil fraflytningskommune blive kontaktet med henblik på et overleveringsmøde sammen med familien. 15. september 2006 Side 4 af 9

5 15. september 2006 Side 5 af 9

6 Beskrivelse af metode, indsats eller initiativ Uddybning Her angives evt. en uddybning af den enkelte metode, indsats eller det enkelte initiativ. 15. september 2006 Side 6 af 9

7 Fastlæggelse af procedure. Denne metode sikre, at den enkelte socialrådgiver ved, hvad der skal gøres ved modtagelse af en underretning. Guide til indhentning af skoleudtalelser. I følgebrev og guide, som sendes med ved indhentning af udtalelser, ligges der vægt på at klargøre, hvorfor det er nødvendigt med en så fyldestgørende udtalelse som muligt. Guiden peger på en række spørgsmål, som det er vigtigt at få belyst, for at kunne tage stilling til om barnet/familien har behov for særlig støtte og hvilken støtte der i givet fald er hensigtsmæssig af iværksætte. Samtale med forældremyndighedsindehaver. Samtalen med forældremyndighedsindehaver, uden at underretter er tilstede, er en metode til at sikre, at familien har mulighed for at blive hørt, i forhold til den bekymring der er for deres barn. Det er desuden en metode til at sikre, at der for familien er mulighed for at komme med egne vurderinger og meninger i forhold til: Om der er grund til bekymring. Hvilket niveau bekymringen i givet fald ligger på. Hvor længe har det varet. Har der tidligere været perioder, hvor de selv eller andre har været bekymret for børnene. Er der forhold i dagligdagen, som spiller ind på graden af bekymring. Er der noget som de forestiller sig, kan afhjælpe problemerne. Kan de selv gøre noget. Er der andre der kan gøre noget og i givet fald hvem. Det er desuden en metode, der giver mulighed for, at familien kan komme af med noget af den vrede og frustration, der ofte opleves, når andre der kender ens barn, underretter til myndigheder om bekymring for deres. Mål Her beskrives mål for den enkelte metode, indsats eller det enkelte initiativ. Målene skal beskrives så konkret, at de kan evalueres. Der opfordres til at anvende kvantitative mål. Målene kan være økonomisk, fagligt eller organisatorisk rettede. 15. september 2006 Side 7 af 9

8 Målet for denne standard er: at procedurer overholdes i forhold til alle de underretninger der modtages. at kvaliteten af de udtalelser, der modtages fra normalsystemet, stiger således at de i højere grad hjælper med til at beskrive barnet samt den bekymring der er. at sikre at der opnås samtykke til påbegyndelse af en undersøgelse efter 50 i lov om social service. I forhold til udtalelser fra skoler og daginstitutioner er det målet at de i højere grad beskriver: på hvilke områder der er problemer. i hvilke situationer bliver barnets problemer er synlige hvilke ressourcer barnet har. under hvilke forhold barnet bedst kan udnytte sine ressourcer. hvilke erfaring er der med, at familien understøtter barnets problemer/ressourcer. hvordan oplever familien barnets situation. hvad er der i institutionen gjort for at støtte barnet nu og tidligere. Fremgangsmåde Her angives den fremgangsmåde, der anvendes til realisering af den enkelte metode, indsats eller det enkelte initiativ, herunder hvordan, hvor og hvornår. Fremgangsmåden skal beskrives så præcis og konkret, at den kan evalueres. Fremgangsmåden er beskrevet gennem de procedure som er fastlagt for hvordan en underretning behandles i Børne- og Familiecentret. Endvidere vil der ske en samling af alle underretninger i en mappe ved Børne- og Familiecentret souschef. Konsekvens for sagsbehandling Her beskrives, hvorledes sagsbehandlingspraksis evt. påvirkes af den konkrete metode, indsats eller det konkrete initiativ. Ved sagsbehandlingspraksis tænkes følgende indholdselementer: Henvendelse, vurdering, 38-undersøgelse, handleplan, afgørelse, iværksættelse, opfølgning, afslutning Den enkelte socialrådgiver skal følge fastlagt procedure som dog i vid udstrækning er udtryk for den hidtidig praksis. 15. september 2006 Side 8 af 9

9 Evaluering Her angives metode for, hvordan den beskrevne fremgangsmåde og de beskrevne mål evalueres. Der skal evalueres på efterlevelse af den enkelte metode, indsats eller initiativ og på, om de fastsatte mål er opfyldt. Som led i evalueringen af om ovenstående mål opnås vil det blive undersøgt: Hvor mange underretninger kommer der årligt. Er der et tema i forhold til de bekymringer der underrettes om. Hvor kommer underretninger fra. Hvorvidt ansatte i dagtilbud er tilfredse med den støtte, rådgivning og vejledning der gives herfra inden de når til at skrive en underretning. Om ansatte i dagtilbud oplever at børnenes trivsel et blevet bedre ½ til et 1 år efter de har sendt en underretning eller de har hjulpet familien til en kontakt hertil. Dato for godkendelse Angivelse af dato af revision 15. september 2006 Side 9 af 9