Vejledning Lønindberetning. Opdateret 14. februar 2012

Transkript

1 Vejledning Lønindberetning Opdateret 14. februar 2012

2 Indhold Forudsætninger... 3 Indberetningsmappe... 3 TF-koder... 3 Lærernes aktiviteter... 4 Forud-oprettelse... 4 Bagud-oprettelse... 4 Indstillinger... 5 Personale... 5 Lønkørsel... 6 Dan lønposteringer automatisk... 7 Indsend Side 2 af 12

3 Forudsætninger Der er et par forudsætninger, der skal være på plads, før lønkørslerne kan påbegyndes. Indberetningsmappe Lara skal gemme lønfilen et sted, hvor lønsystemet kan hente den. Til dette formål skal der oprettes en mappe. Lara-brugeren skal have skriverettigheder til mappen, da Lara ellers ikke får lov til at gemme lønfilen i den. Du er formentlig nødt til at kontakte din IT-afdeling, for at få oprettet en sådan mappe. TF-koder For at danne brugbare posterinnger skal der indtastes TF-koder i Lara. TF-koderne fortæller lønsystemet hvor mange kroner og øre, lærerne skal have for de timer, de har haft aktiviteter i og fra hvilken konto, pengene skal udbetales. TF-koderne der skal indtastes i Lara, kan du få oplyst af lønkontoret. De indtastes under menupunktet Basisopsætning TF-koderegister. For at oprette en ny TF-kode skal du trykke på knappen Opret og derefter kan du skrive direkte i den nye linje, der kommer til syne i tabellen. Når en TF-kode har været i brug, kan du ikke længere slette den, da du ellers vil miste din dokumentation for den løn, der er allerede er indberettet fra Lara. Du kan dog få lov til at redigere beskrivelse og timetype. Hvis der er TF-koder, der bliver ændret eller udgår i løbet af sæsonen, bliver du nødt til blot at angive det i feltet Beskrivelse: På den måde kan du se, at du ikke skal vælge den tf-kode, når du opretter aktiviteter. Side 3 af 12

4 Lærernes aktiviteter Det er de aktiviteter, der er oprettet på lærerne, der danner grundlag, for den lønfil Lara danner. Det er derfor nødvendigt at oprette aktiviteter og sørge for at aktivitetsregistret er opdateret, før du laver en lønkørsel. Der er to måder at arbejde med aktiviteter i Lara forudoprettelse eller bagudoprettelse. Begge metoder beskrives i det følgende. Hvilken du skal vælge, afhænger helt af dit temperament samt af arbejdsgangene i din ungdomsskole. Der er ikke noget, der er mere rigtigt end andet, det er op til dig og dine kollegaer at afgøre, hvad der fungerer bedst for jer. Forud-oprettelse Du kan oprette aktiviteter på forhånd ved at benytte guiden Dan aktiviteter. Du finder den knap, som åbner guiden i holdvinduet nederst på lærer-fanebladet. Ved at bruge denne guide, kan du oprette aktiviteter for en periode ad gangen eller for hele året på én gang. Se en nærmere beskrivelse af dannelse af aktiviteter i vejledningen Aktiviteter som findes på Tabulex hjemmeside under menupunktet Support Ungdomsskole. Når alle aktiviteterne er oprettet, skal du blot ind og indberette ændringer og aflysninger inden du laver lønkørslen. Bagud-oprettelse Du kan også vælge først at oprette aktiviteterne, når lærerne afleverer månedslister. På denne måde slipper du for, at skulle ændre allerede oprettede aktiviteter. Side 4 af 12

5 Indstillinger Under menupunktet Basisopsætning Programopsætning under Løn, finder du de indstillinger, du skal foretage inden du laver den første lønkørsel. Vælg under løntype hvilket lønsystem kommunen bruger KLP (KMD), Silkeborg (Silkeborg Data) eller Accenture: Hvis du ønsker elektronisk at overføre løn-filen til lønsystemet skal du også indtaste stien til indberetningsmappen: Alt efter hvilket lønsystem du benytter skal du indtaste brugernavn eller institutionskode. Brugernavnet til KLP er som regel kommunekoden med et foranstillet 0. Institutionskoden til Silkeborg er to bogstaver. Kommunens løn-afdeling kan fortælle dig hvad du skal skrive. Personale I personalevinduet er der også et par registreringer der skal foretages for at lønnen kan udbetales korrekt. Alt efter hvilket lønsystem I benytter, ser indstillingerne på lærerne lidt forskellig ud: 1. Hvis du bruger KLP, skal du udfylde felterne Løn-Ans. forhold og aflønningsform. 2. Hvis du bruger Silkeborg, skal du udfylde Tjenestenr. Og Afdeling. I begge tilfælde kan lønkontoret vejlede dig i forhold til, hvad der skal indtastes. Side 5 af 12

6 Lønkørsel Når forudsætningerne er på plads og aktivitetsregistret er opdateret, er der grundlag for at køre løn. Lønkørslen startes ved at vælge menupunktet Løn Lønafregning i Laras hovedmenu. Til venstre i billede er der en liste med de lærere, der er blevet indberettet løn på i den aktuelle sæson. Til højre i billedet er der en liste med alle de posteringer, der er blevet oprettet i den aktuelle sæson. En postering er en linje med en sammentælling af alle en lærers timer på en bestemt tf-kode i en bestemt periode. Hvis der er flueben i Vis totalliste, kan du se alle læreres posteringer i listen Lønposteringer til højre. Hvis der ikke er flueben, kan du kun se de posteringer, der hører til den lærer, der er valgt i listen Lærere til venstre. Hver postering er markeret med en farve. Under listen kan du se, hvad hver enkelt farve betyder. Knapperne Tilføj post, Slet post og Juster post er til manuel redigering i posteringerne. OBS: Ændringer i posteringerne medfører IKKE ændringer i aktivitetsregistret. Side 6 af 12

7 Dan lønposteringer automatisk Du kan ved hjælp af knapperne under listen Lønposteringer oprette posteringerne manuelt, men langt den nemmeste og hurtigste måde er at bruge den guide, der er indbygget i systemet. Klik på knappen, for at starte guiden. Indtast slutdatoen for den periode du vil lave løn for. Lara vil optælle alle de timer, der er afholdt før denne dato, som endnu ikke er bogført. Alt efter hvordan du arbejder med dit aktivitetsregister, kan du vælge både at medtage både planlagte og gennemførte aktiviteter eller kun dem som er registreret som gennemførte. Du kan også vælge om du vil medtage alle afdelinger, hold og alt personale eller om du undervejs vil vælge hvem og hvad der skal aflønnes i en liste. Dine valg vil blive husket, så næste gang du kommer ind i dette vindue, står dine valg fra sidste gang, der stadig. Du skal undervejs vælge hvilke lærere der skal medtages. Hvis der er lærere, der mangler registreringer der skal bruges i dannelsen af posteringerne, vil de være røde i listen. Hvis de skal aflønnes bliver du nødt til at afbryde guiden og åbne personale-vinduet for at indtaste de manglende oplysninger. Hvis du bruger KLP, kan det være løn- og ansættelsesforhold eller aflønningsform der mangler. Hvis du bruger Silkeborg kan det være tjenestenummer eller afdeling. Side 7 af 12

8 Til sidst får du en oversigt over alle de aktiviteter der danner grundlag for de posteringer du er ved at oprette. Læg mærke til at du kan gruppere oversigten ved at trække en kolonne-overskrift op i det grå felt over listen. Nedenfor er listen grupperet efter Hold : Hvis du klikker på det lille + ud for Hold foldes listen ud, så du kan se alle aktiviteterne på holdet: Du kan også gruppere listen efter lærer eller afdeling. Hvis der mangler timer i listen, kan du åbne aktivitetsregistret ved at dobbeltklikke på en linje. Vær opmærksom på, at du står på den rigtige lærer. Du kan nu oprette de manglende aktiviteter og når du lukker vinduet igen, vil du blive spurgt om du vil genopfriske aktivieterne det svarer du ja til. Nu bliver de aktiviteter du netop har oprettet indlæst i oversigten og vil altså tælle med i lønindberetningen. Side 8 af 12

9 Den næste oversigt viser de posteringer der vil blive oprettet. Du kan også her gruppere listen ved at trække en kolonneoverskrift op i den grå bjælke over listen. Hvis der er noget der ikke stemmer, kan du gå et skridt tilbage og redigere i aktiviteterne. Hvis alt ser korrekt ud trykker du godkend og posteringerne oprettes. De aktiviteter der har dannet grundlag for posteringerne vil nu være registreret som Bogført og du kan ikke længere redigere i dem. De nyoprettede posteringer vil nu være i posteringslisten grønne og klar til at blive indberettet. Hvis du opdager at der mangler noget kan du godt lukke lønvinduet ned og oprette nye aktiviteter i aktivitetsvinduet og køre guiden en gang til. Side 9 af 12

10 Hvis du højreklikker i listen med posteringer, popper der en menu op. Hvis du klikker på Posteringsdetaljer, får du vist en oversigt over de aktiviteter, der har dannet grundlag for posteringerne. Hvis du kan se, at der mangler noget, må du åbne aktivitetsvinduet og oprette de manglende aktiviteter og derefter gennemgå guiden Dan lønposteringer automatisk. Hvis du klikker på Vis sporingsid fremkommer et flueben ud for menupunktet og en kolonne mere i listen med posteringer, som indeholder et id for hver af linjerne. Hvis du vil fjerne kolonnen igen klikker du blot endnu en gang på Vis sporingsid, så forsvinder både flueben og kolonne. Hvis du klikker på Eksporter kan du vælge at eksportere alle eller valgte linjer til Excel. Hvis du klikker på Vis aktiviteter åbnes aktivitetsvinduet dog ikke på de aktiviteter, der danner grundlag for den aktuelle postering, de kan ligge under flere forskellige hold. Ved hjælp af de tre knapper i bunden af vinduet kan du redigere i posteringerne. Du skal blot være opmærksom på, at det ikke slår igennem i aktivitetsregistret hvis du justerer, tilføjer eller sletter posteringer. Side 10 af 12

11 Indsend Når du er sikker på, skal du klikke på knappen Indsend nederst i vinduet. Du kan nu vælge at indsende dem elektronisk eller på papir. Uanset hvad du vælger laver Lara en udskrift af alle posteringerne, som du skal godkende før posteringerne bliver markeret som indberettet og ikke længere kan redigeres. På udskriften har du altså den sidste mulighed for at opdage fejl eller mangler. Når du udskriver eller lukker den vil Lara bede dig om at godkende lønindberetningen og når du har gjort det kan du ikke længere redigere i posteringerne. Alle de grønne posteringer i listen vil nu have skiftet farve til hvide. Side 11 af 12

12 Hvis du indsender posteringer elektronisk danner Lara efter godkendelse af udskriften en løn-fil og gemmer den i den indberetningsmappe du har indtastet stien til (se tidligere afsnit Indstillinger). Her kan lønsystemet samle filen op og indlæse den automatisk. Hvis du indsender posteringerne på papir, bruger du udskriften når posteringerne tastes ind i lønsystemet, eller sender den til lønkontoret som taster posteringerne ind i lønsystemet. Side 12 af 12