ØKONOMI OG ADMINISTRATION SUBSTRATEGI

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "ØKONOMI OG ADMINISTRATION 2015-2016 SUBSTRATEGI"

Inger Laugesen
8 år siden
Visninger:

1 ØKONOMI OG ADMINISTRATION SUBSTRATEGI

2 MOTIVEREDE O G E FFEKT IV E MEDARBEJDERE, GO D ØK ONOMI STYRI NG O G INTRO EN EFFEKTIV OG ATTRAKTIV ARBEJDSPLADS MISSION ˮEnkle og effektive administrative arbejdsgange skal sikre, at Institut for Menneskerettigheder har flest mulige økonomiske og menneskelige ressourcer til instituttets kerneopgaver hvilket øger vores konkurrencedygtighed. VISION ˮ Institut for menneskerettigheder skal være en helt igennem smidig og veldrevet organisation. God økonomi- og administrationsstyring på Institut for Menneskerettigheder er en nøgle til at frigøre ressourcer både økonomiske og menneskelige så de anvendes bedst muligt til værdiskabende aktiviteter. På Institut for Menneskerettigheder har vi den opfattelse, at ledelse og styring er en vigtig forudsætning for at skabe en attraktiv arbejdsplads, og effektiv administration og god økonomistyring udgør vigtige dele heraf. På Institut for Menneskerettigheder har vi også den opfattelse, at økonomi og administration ikke kan adskilles fra instituttets menneskeretlige kerneopgaver. Strategien for Økonomi og administration er altså udtryk for en helhedstænkning, hvor den effektive og den attraktive arbejdsplads går hånd i hånd, og hvor økonomi og administration er en selvfølgelig del instituttets arbejdsområder. 2

VISION ˮ Institut for menneskerettigheder skal være en helt igennem smidig og veldrevet organisation.

3 MOTIVEREDE O G E FFEKT IV E MEDARBEJDERE, GO D ØK ONOMI STYRI N G O G FOKUSOMRÅDER MOTIVEREDE OG EFFEKTIVE MEDARBEJDERE, GOD ØKONOMISTYRING OG LEDELSESINFORMATION Økonomi og administrationsafdelingen varetager en række fællesopgaver for hele instituttet. Afdelingen er organiseret i følgende enheder: Økonomi, Controlling, HR og intern service samt IT. Økonomi- og administrationsafdelingen har over de sidste par år gennemført en lang række initiativer for at indfri instituttets vision om at blive en helt igennem smidig og veldrevet organisation. Dette omfatter blandt andet nye it-systemer, reviderede procedurer, centralisering af økonomistyringsfunktioner og en klarere rolle- og ansvarsfordeling. Der er sat mange initiativer i gang for at nå instituttets vision, men der er fortsat et stykke vej, før den interne økonomistyring og vores administrative procedurer er helt tilfredsstillende. Der er derfor et behov for at konsolidere de mange de mange nye tiltag for at opnå bedre økonomistyring og optimere vores administrative procedurer. Samtidig kræver målet om at øge instituttets konkurrencedygtighed yderligere fokus på effektivisering, som vi vil tilstræbe gennem øget digitalisering, velfungerende økonomisystemer, dialog, samarbejde, kompetenceudvikling og motiverede medarbejdere. I strategiperioden vil instituttets Økonomi- og administrationsafdeling have følgende tre områder i fokus: 1. MOTIVEREDE OG EFFEKTIVE MEDARBEJDERE 2. GOD ØKONOMISTYRING 3. RELEVANT LEDELSESINFORMATION Fokusområderne går på tværs af afdelingens enheder og kræver samarbejde og dialog med husets øvrige afdelinger. Fokusområderne er samtidig indbyrdes afhængige; motiverede medarbejdere, der bruger deres ressourcer effektivt, bidrager til den gode økonomistyring, som kræves for at kunne levere relevant ledelsesinformation og viceversa. 3

Økonomi- og administrationsafdelingen har over de sidste par år gennemført en lang række initiativer for at indfri instituttets vision om at blive en helt igennem smidig og veldrevet organisation.

4 MOTIVEREDE O G E FFEKT IV E MEDARBEJDERE, GO D ØK ONOMI STYRI NG O G 1. MOTIVEREDE OG EFFEKTIVE MEDARBEJDERE Økonomi- og administrationsafdelingen har en særlig rolle i at sikre, at instituttets medarbejderes løn og arbejdstid bliver anvendt bedst muligt i forhold til instituttets kerneopgaver. Det betyder blandt andet, at vi skal sikre rammerne for, at ledelsen løbende kan tage stilling til instituttets behov og personalets kompetencer og profiler. Samtidig er vi hovedansvarlige for, at der er en stærk styring af lønudgifterne, så instituttet får en langsigtet, strategisk og bæredygtig prioritering af ressourcer. Et andet centralt element i at sikre motiverede og effektive medarbejdere er at få lagt grundlaget for et godt og tillidsfuldt samarbejde, hvor ledelsen og medarbejderne arbejder sammen om at udvikle arbejdspladsen, herunder arbejdsmiljøet. Endelig handler det om, at vi sikrer at de administrative arbejdsprocesser tager kort tid, så der er mest mulig tid de menneskeretlige kerneopgaver. INDSATSER Vi vil understøtte en effektiv anvendelse af personaleressourcerne gennem øget digitalisering og bedre systemunderstøttelse af de administrative arbejdsprocesser. Vi vil sikre et sammentænkt HR årshjul, hvor væsentlige aktiviteter er koordineret og planlagt i en løbende dialog med instituttets ledere og Samarbejdsudvalget. Vi vil udvikle personaleadministrative processer og retningslinjer for ansættelsesretlige temaer, så de understøtter ledelsesopgaverne i den praktiske hverdag. Vi vil sikre rammen for en strategisk kompetenceudviklingsindsats, så medarbejdernes kompetencer matcher instituttets aktuelle og kommende behov. Vi vil bistå og rådgive ledelsen om generelle og specifikke ansættelsesforhold herunder procedurer og processer. Vi vil udvikle en strategisk rekrutterings- og fastholdelsespolitik. 4

instituttets kerneopgaver. Det betyder blandt andet, at vi skal sikre rammerne for, at ledelsen løbende kan tage stilling til instituttets behov og personalets kompetencer og profiler.

5 MOTIVEREDE O G E FFEKT IV E MEDARBEJDERE, GO D ØK ONOMI STYRI N G O G 2. GOD ØKONOMISTYRING God økonomistyring skal først og fremmest sikre, at alle ressourcer og midler bliver brugt til relevante og værdiskabende aktiviteter, at ressourcerne bliver anvendes rationelt, og at der kan sættes mål til brug for prioritering og effektivisering af al ressourceanvendelse. Derfor har afdelingen fokus på gennemsigtighed i budgetterne og et klart grundlag for budget- og regnskabsopfølgninger gennem tæt dialog og et fælles talgrundlag, så husets medarbejdere ikke finder grund til at udarbejde egne systemer. Vi skal sikre en fast kobling mellem styring af ressourcer og aktiviteter gennem afvigelsesforklaringer, og vi skal tydeliggøre roller i den tværgående økonomistyring. Instituttets økonomi er kendetegnet ved at være baseret på både drifts- og projektbevillinger, hvilket stiller særlige krav til den interne styring. Derfor har afdelingen også fokus på at få professionaliseret instituttets risikoarbejde, kontraktindgåelser og budgetlægning gennem implementering af interne og eksterne retningslinjer og procedurer. INDSATSER Vi vil sikre klare retningslinjer for vores økonomiske og administrative processer. Vi vil understøtte videreudviklingen af output-baseret budgettering sammen med det internationale område i vores bestræbelser på at få et øget fokus på effekt. Vi vil sikre klare økonomisk administrative retningslinjer og standarder for indgåelse af kontrakter ligesom vi skal have tæt styring af efterlevelsen af kontrakter. Vi vil udvikle instituttets budgetmodel som decentralt økonomistyringsværktøj på programmer og projekter. Vi vil forbedre vores risikoarbejde, så vi dels reducerer sandsynligheden for, at noget går galt, dels reducerer skadevirkningen, hvis noget går galt 5

at der kan sættes mål til brug for prioritering og effektivisering af al ressourceanvendelse.

6 MOTIVEREDE O G E FFEKT IV E MEDARBEJDERE, GO D ØK ONOMI STYRI NG O G 3. RELEVANT LEDELSESINFORMATION Det er afgørende at have relevant viden om instituttets aktiviteter, omkostninger og resultater, så ledelsen kender sit ledelsesrum og i tide kan træffe beslutninger på et oplyst grundlag. Et oplyst grundlag indebærer blandt andet, at ledelsen og de projekt- og programansvarlige ved, hvordan det går på projektniveau og i organisationen som helhed, så man kan prioritere og følge op. Der er samtidig behov for et mere faktabaseret udgangspunkt for konstruktive drøftelser i ledelsen og i samarbejdsudvalget, og et bedre grundlag for at identificere områder med behov for øget indsats og opfølgning. Ledelsesinformation skal være relevant og passe til den enkelte leders behov fra projektledere over programledere og afdelingsledere op til direktionen. Ledelsesinformationen skal på sigt også gøre det nemmere for instituttet at sammenligne sig med og lære af andre organisationer og konkurrenter. Derfor har afdelingen fokus på at gøre det nemt, hurtigt og overskueligt for instituttets ledere at følge op på en lang række parametre som fx ferieafvikling, overarbejde, sygefravær, trivsel, overholdelse af budgetter, fremdrift på projekter, omsætningsmål, ressourceplanlægning og medarbejdereudvikling. INDSATSER Vi vil sikre, at instituttets ledere, herunder de projekt- og programansvarlige, får en målrettet og relevant information på månedsbasis. Vi vil udarbejde et system, hvor omfanget og indholdet af informationen er tilpasset målgruppernes behov og ønsker i en overskuelig og indbydende grafik. Vi vil udvikle en dynamisk datamodel, som skal være det fremtidige grundlag for at kunne trække data ud på en enkel og smidig måde. 6

Relaterede dokumenter

Roller og ansvar Grundlaget for god ledelse i Ringsted Kommune (juni 2016)

Roller og ansvar Grundlaget for god ledelse i Ringsted Kommune (juni 2016) Dette dokument definerer de generelle rammer i relation til roller og ansvar for de forskellige ledelsesniveauer og ledelsesfora.