AABENRAA ROKLUB. Referat fra bestyrelsesmøde den 20. februar 2017, kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde den 20. februar 2017, kl Til stede var: Carsten Yndigegn Jens Blohm Poulsen Niels Henning Christensen Lene Hansen Bent Blaagaard Gryning Yrsa Brølling Afbud fra: Ingen Dagsorden: 1. Evt. tilføjelser til dagsorden 2. Meddelelser Siden sidst a. Ny lejemålskontrakt med Aabenraa Havn underskrevet af formanden d. 5. feb b. Meddelelse til Roklubbens Venner om formandsskiftet og at fmd. indtræder i best. for RV c. Dyrskue der afholdes møde d. 22. februar mhp at indgå ny aftale 3. Post 4. Konstituering af bestyrelsen, valg af næstformand 5. Godkendelse af referat fra generalforsamlingen og opsamling 6. Revision af bestyrelsesmedlemmernes opgavemanual 7. Revision af bestyrelsens årskalender 8. Den ledige bestyrelsespost som materialeforvalter 9. Svømmeprøver, fastsættelse af datoer 10. Tilbagemelding fra mødet i ronetværket d. 7. feb. 11. Opsamling på arbejdet i de nedsatte grupper vedr. a. Bygning b. Både og materiel c. Medlemspleje d. Fundraising 12. Klubmesterskab i ergometerroning 13. Status vedr. skoleroning 14. Ansøgning til Velux Fonden om køb af roergometre 15. Sikring af klubhus mod oversvømmelse ved kraftige regnskyl, skybrud og stormflod 16. Ændring af vedtægter, herunder a. Sikkerhedsreglement b. Revision og bilagskontrol, arbejdsbeskrivelse for revisorer og bilagskontrollanter 17. Hjertestarter placering i udvendigt skab 18. Kriterier for udlån af klubhus 19. Datoer for bestyrelsesmøder i Næste møde, herunder punkter til dagsorden

2 1. Evt. tilføjelser til dagsorden Økonomi med under pkt. 5 Bygningsvedligeholdelse, energi- og ressourcebesparelse med under pkt. 11 Standerhejsning pkt. 9a Eventuelt tilføjes som pkt Meddelelser Siden sidst a. Ny lejemålskontrakt med Aabenraa Havn underskrevet af formanden d. 5. feb b. Meddelelse til Roklubbens Venner om formandsskiftet og at fmd. indtræder i best. for RV c. Dyrskue der afholdes møde d. 22. februar mhp at indgå ny aftale Carsten og Jens deltager i mødet. 3. Post Div. Mails: Fra Christian registrering af hvem der har fået flidspræmier de sidste 10 år samt kriterier for at få flidspræmier mv. Det tager Niels Henning sig af evt. lægges også ind på vores hjemmeside. Invitation til DFfR s hovedgeneralforsamling den Vi kan desværre ikke deltage. Fra Aabenraa Kommune om evt. deltagelse i Aktiv Ferie i sommerferien Det har vi ikke ressourcer til p.t. Indberetning af medlemstal til Dansk Kano og Kajak Forbund Det sørger Jens for. Invitation til repræsentantskabsmøde i Aabenraa Fritidsråd den Lene deltager og måske Carsten. Jens lægger invitationen på rokort. Fra Aabenraa Ugeavis om annoncering Gør vi brug af når det er aktuelt. Fra svømmehallen Orientering om procedure mv. Yrsa videresender til Jens. Nytårstræf hos kommunen Niels Henning deltog. Fra DFfR Udviklingstilbud pris netto kr. Vi har selv gennemført projektet Hvad vil vi med Aabenraa Roklub og gør derfor ikke brug af tilbuddet. Vores ansøgning til Roklubbens Venner om service Carsten følger op. 4. Konstituering af bestyrelsen, valg af næstformand Næstformand blev Niels Henning Christensen 5. Godkendelse af referat fra generalforsamlingen og opsamling Generalforsamlingsreferatet blev godkendt. Referatet er sendt til Anne til godkendelse / underskrift. Jens tager sig af de få restancer der er. Med hensyn til den del af el udgiften, som skyldes affugteren, er Jens i gang med drøftelser med vores forsikringsselskab. Vores udgift til vand er stor. Vi deler fælles måler med den tyske roklub og windsurfing klubben. Desuden har alle 3 klubber egne målere. Udgiftsposten i årsregnskabet er alene vores egne udgifter til vand og renovation. Fremover vil Bent aflæse el, vand og fjernvarme hver måned. Bent vil også drøfte vandforbruget med de to andre klubber.

3 Øvrig opfølgning på et senere møde. 6. Revision af bestyrelsesmedlemmernes opgavemanual Opgavemanualen blev gennemgået og rettet til. 7. Revision af bestyrelsens årskalender Årskalenderen bliver rettet til. 8. Den ledige bestyrelsespost som materialeforvalter Vi undersøger hvem der har tid og lyst til at overtage nogle af opgaverne. 9. Svømmeprøver, fastsættelse af datoer : Bent og Yrsa registrerer : Carsten og Niels Henning registrerer. De medlemmer der ikke når at tage svømmeprøven senest den , skal selv sørge for at tage i svømmehallen og aflægge prøven samt få underskrift af en livredder. 9a. Standerhejsning Der holdes Standerhejsning den Vi starter kl Der skal sættes net på broen. Bent snakker med Christian om at få broen i vandet mv. Standerhejsning drøftes yderligere ved næste møde. 10. Tilbagemelding fra mødet i ronetværket d. 7. feb. Bl.a. ansvarsforsikring blev drøftet. Der arbejdes på en rammeaftale, så de enkelte klubber kan indgå individuelle aftaler. Jens lægger referatet fra mødet på vores hjemmeside. 11. Opsamling på arbejdet i de nedsatte grupper vedr. a. Bygning Bent havde forslag til forskellige energibesparende tiltag og vedligeholdelsesarbejder, indenfor en fornuftig økonomisk ramme. Det blev aftalt, at Bent køber, når priserne er fornuftige. Vedligeholdelse foretages løbende. Bent reaktiverer udvalget. b. Både og materiel Vi har købt 2 brugte Edon både og overvejer køb af en Coastalbåd. Kajakker sættes på som tema ved et kommende møde. c. Medlemspleje Vi prøver at køre med faste instruktører til nye medlemmer. På næste møde drøftes instruktion mv. d. Fundraising Muligheden for at få flere medlemmer med i udvalget undersøges. Jens søger Kjeld og Vera Schmidts Mindefond. Krista og Viggo Petersen Fond har ansøgningsfrist

4 Niels Henning søger Frøs Herreds Sparekasse om pagajer. Fundraising bliver et fast punkt på dagsordenen. 12. Klubmesterskaber i ergometerroning P.t. har vi ikke ressourcer i bestyrelsen til at arrangere Klubmesterskaber i ergometerroning. Vi spørger om der er nogen der vil arrangere Klubmesterskaber. Jens sætter opslag på rokort. 13. Status vedr. skoleroning Vi har aftaler om skoleroning for 2 klasser. Hver klasse kommer 2 gange i roklubben. Der er omkring 25 elever i hver klasse. Instruktører/hjælpere har haft møde i dag. Vi låner nogle roergometre hos den tyske roklub. 14. Ansøgning til Velux Fonden om køb af roergometre Lene var med til mødet med Velux Fonden og vil gennemgå materialet. 15. Sikring af klubhus mod oversvømmelse ved kraftige regnskyl, skybrud og stormflod Arwos har lavet en løsning, som må stå sin prøve. Jens arbejder videre med sagen. Punktet tages med på et senere møde. 16. Ændring af vedtægter, herunder a. Sikkerhedsreglement Carsten gennemgår sikkerhedsreglementet. b. Revision og bilagskontrol, arbejdsbeskrivelse for revisorer og bilagskontrollanter Jens foreslog, at bilagskontrollen gøres mere effektiv, bl.a. med løbende kontrol hver eller hver 2. måned og at det kommer med i vedtægterne. Forslaget drøftes yderligere på et kommende møde. 17. Hjertestarter placering i udvendigt skab Vi arbejder videre med sagen og søger efter finansieringsmuligheder. 18. Kriterier for udlån af klubhus Drøftes på et senere møde. 19. Datoer for bestyrelsesmøder i 2017 Blev aftalt. 20. Eventuelt Bent indkøber hverdagsbestik. Bent laver lister over skabene i vores omklædningsrum. Lene laver opslag med aktiviteter / kalender, så alle kan se hvad der foregår i roklubben. Drøftelse af hjemmesiden. Tages med på et senere møde. 21. Næste møde, herunder punkter til dagsorden Næste møde holdes torsdag den kl

5 Punkter til dagsorden: Opgavemanual til diverse arrangementer Materialeforvalterens opgaver Standerhejsning Referent: Yrsa Brølling