Indstilling. Århus Kommunes IT-strategi. Til Århus Byråd via Magistraten. Borgmesterens Afdeling. Den 8. juni 2007 Århus Kommune. 1.

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Borgmesterens Afdeling Den 8. juni 2007 Århus Kommune IT- Organisationsafdelingen Borgmesterens Afdeling Århus Kommunes IT-strategi 1. Resume Vedlagt denne Byrådsindstilling er forslag til revideret IT-strategi for Århus Kommune. IT-strategien gælder for perioden Denne IT-strategi vil medvirke til, at Århus Kommune som en af byens største arbejdspladser vil understøtte Byrådets vision for Århus. IT-strategien skal udmøntes i et prram, der vil blive gennemført inden for de eksisterende økonomiske rammer. Økonomiudvalget vil modtage en årlig status vedrørende udmøntningen. Det indstilles, at Byrådet godkender udkast til IT-strategi (Bilag 1). Rådhuset 8000 Århus C Sagsnummer M0/2006/01945 Sagsbehandler Birgitte Knudsen Telefon Direkte telefon Telefax E-post ito@aarhus.dk E-post direkte bk@ito.aarhus.dk 2. Tidligere beslutninger Kommunens seneste IT-strategi blev godkendt af Byrådet i år Beskrivelse af indstilling 3.1 Baggrund I international målestok er Danmark i det absolutte førerfelt, når det gælder digital forvaltning, Århus Kommune er godt med. Der er imidlertid fortsat store muligheder, når det gælder effektivisering forbedring af den offentlige service. Der vil i de kommende år være behov for nytænkning af den offentlige sektor som en samlet servicevirksomhed over for borgere virksomheder. I fælles offentligt samarbejde udformes strategier handlingsplaner for fremtiden. Disse planer skal Århus Kommune medvirke til at realisere. Århus Kommunes IT-strategi

2 3.2 Formål Formålet med IT-strategi er at forbedre Århus Kommunes forudsætninger for at udnytte nye teknoliske muligheder at sikre en bedre udnyttelse af den eksisterende teknoli. Strategien skal sikre, at beslutninger om IT-anvendelsen baseres på et solidt oplyst grundlag, en klar erkendelse af den ønskede udvikling velovervejede principper. 3.3 Resultat Forslag til IT-strategi Forslag til IT-strategi er udviklet i et samarbejde mellem magistratsafdelingerne Borgmesterens Afdeling. Forslag til IT-strategi er vedlagt som Bilag 1. IT-strategien for fastlægger Byrådets vision, mål indsatsområder for arbejdet på IT-området i Århus Kommune. IT-strategien er udformet med baggrund i Århus Kommunes virksomhedsmodel. Århus Kommunes vision for digital forvaltning er opbygget om tre temaer med hver sine delmål. Visionen sætter fokus på styrkelse af indsatsen i forhold til: 1. Borgere virksomheder 2. Folkestyret 3. Den kommunale forvaltning I visionen lægges der bl.a. vægt på: at Borgere virksomheder tilbydes adgang til brugervenlige effektive IT-systemer. Kommunens hjemmeside skal formidle alle vore væsentlige borger- virksomhedsrelaterede informationer. Hjemmesiden skal så give borgeren adgang til konkret information vedrørende egne sager samt mulighed for digital selvbetjening dial med Kommunen. Borgere virksomheder tilbydes endvidere, at alle henvendelser til fra Kommunen kan sendes fortroligt med digital signatur. at Folkestyret understøttes ved åbenhed gennemsigtighed i forvaltningen, ved at gøre det let for borgerne at benytte deres demokratiske rettigheder samt at komme i kontakt med Kommunen. Århus Kommunes IT-strategi Side 2 af 8

3 at Den kommunale forvaltning udnytter de fordele, der opstår, når man over en bred front anvender IT internt i Kommunen i forhold til borgere virksomheder. Det skal fremhæves, at strategien omfatter en udbredelse af digital forvaltning til alle medarbejdergrupper; herunder elektronisk post, intranet digital signatur til alle ansatte i Århus Kommune. IT-strategien indebærer, at Århus Kommune for perioden fastlægger mål handlinger for seks indsatsområder: 1. Digitale services til borgere virksomheder, folkestyret den kommunale forvaltning 2. Realisering af potentiale for IT-anvendelsen 3. Ledelse kompetencer 4. Organisering videndeling 5. IT-arkitektur, infrastruktur sikkerhed 6. IT-drift indkøb Effekten af disse indsatsområder forventes bl.a. at vise sig ved: Styrket digital betjening af borgere, virksomheder, folkestyre så af Kommunens interne brugere medarbejderne de organisatoriske enheder. En højere nytteværdi af Kommunens tidligere såvel som kommende IT-investeringer. En bedre styring gennemførelse af projekter arbejdsopgaver i bred for stand. En stærkere forankring af IT-beslutningerne i Kommunens forvaltninger institutioner. Af tabel 1 fremgår IT-strategiens konkrete ydelser. Århus Kommunes IT-strategi Side 3 af 8

4 Tabel 1. IT-strategiens indsatsområder 1. Digitale 2. Realise- 3. Ledelse 4. Organisering 5. IT-arkitektur, 6. IT-drift services til ring af kompetencer videndeling infrastruktur indkøb borgere potentiale sikkerhed virksomhe- for IT- der, folkesty- anvendel- ret den sen kommunale forvaltning 1.1 Antallet omfanget af digitaliserede processer forøges gøres tilgængelige på Kommunens hjemmeside. 1.2 Borgerne tilbydes en personlig side på Kommunens hjemmeside. 1.3 Kommunikationskanaler mellem borgere Kommune analyseres via henvendelsesundersøgelser. 1.4 Motivation af borgere virksomheder til at anvende digitale services. 1.5 Øget anvendelse af brugerundersøgelser, debatter høringer via internet. 2.1 System projektejere opstiller klare mål for projekter aktiviteter. 2.2 Der foretages nytteværdivurderinger ved større ITprojekter. 2.3 Skabeloner til nytteværdivurderinger udvikles formidles. 2.4 Enkle værktøjer til vurdering af effekt nytteværdi ved realisering af ITprojekter udvikles. 3.1 Ledere medarbejdere deltager aktivt i udvikling af ITunderstøttelsen bl.a. ved udformning af IT-strategier handlingsplaner. 3.2 Kommunens lederuddannelse skal omfatte digital ledelse. 3.3 Kompetenceudviklingsbehov opgøres, initiativer planlægges, gennemføres evalueres. 3.4 Temadage i magistratsafdelingerne afholdes om væsentlige elementer i det digitale lederskab. 3.5 Tjekliste for god digital ledelse formidles i Århus Kommune. 4.1 Projektejerskabet for store digitaliseringsprojekter forankres på det strategiske ledelsesniveau. 4.2 De tværgående IT-projekter indgår i Kommunens prram- porteføljestyring. 4.3 Der indføres en fælles projektmodel for fælles IT-projekter. 4.4 Evnen til at styre større ITprojekter leverancer vurderes, dokumenteres styrkes. 4.5 Nye samarbejdsflader snitflader mellem Kommunens ITansvarlige skal præciseres som følge af etableringen af IT-SOS. 4.6 Kommunens IT-organisering skal formidles via Kommunens fælles intranet. 5.1 En ITarkitekturstrategi udvikles vedligeholdes. 5.2 På udvalgte områder skal eksisterende fremtidige ITløsninger dokumenteres. 5.3 En generel ITintegrationsarkitektur skal udarbejdes. 5.4 En fælles ITarkitektur udvikles på konkrete vækstområder, herunder for Borgerserviceområdet, Arbejdsmarkedsområdet, Sundhedsområdet samt for Ledelsesinformationsområdet. 5.5 En fælles begrebsmodel udvikles. 5.6 Retningslinier for design af IT-systemer udvikles. 5.7 Kompetenceudvikling gennemføres. 5.8 En skriftlig ITberedskabsplan udarbejdes. 6.1 En bestiller/udførermodel for IT-området videreudvikles med stærkt fokus på omkostningerne. 6.2 IT-driften vurderes løbende optimeres ved best practice benchmarking. 6.3 Administration af softwarelicenser optimeres. 6.4 Indkøb på hardwareområdet standardiseres effektiviseres. 1.6 Elektronisk stemmeafgivelse tilbydes, hvor det er muligt. 3.6 Værktøjer begrebsapparat til kortlægning optimering af arbejdsgange 4.7 Magistratsafdelingernes samt Kommunens fælles IT-strategier handlingsplaner publiceres 5.9 IT- datasikkerhedspolitikken udvikles med afsæt i den offentlige standard for informationssikkerhed (DS484). Århus Kommunes IT-strategi Side 4 af 8

5 IT-strategiens indsatsområder 1. Digitale 2. Realise- 3. Ledelse 4. Organisering 5. IT-arkitektur, 6. IT-drift services til ring af kompetencer videndeling infrastruktur indkøb borgere potentiale sikkerhed virksomhe- for IT- der, folkesty- anvendel- ret den sen kommunale forvaltning 1.7 Postlisternes dækningsomfang øges. 1.8 Fælles intranet tilbydes til alle medarbejdere. 1.9 Elektronisk post tilbydes alle medarbejdere Digital signatur tilbydes alle medarbejdere Århus Kommunes fælles virksomhedsmodel ITunderstøttes Antallet af digitale arbejdsprocesser i den kommunale forvaltning forøges papirbaseret informationsflytning afskaffes. udvikles formidles. 3.7 Incitamenter til efterlevelse af ITstrategiens mål udvikles. på intranettet. 4.8 Viden om anvendelse af digitale muligheder formidles via intranettet. 4.9 Medarbejdere høres inddrages i vidt omfang i udviklingsprocesser Undersøgelseskoncepter tilfredshedsmålinger skal udvikles anvendes ITsikkerhedshåndbens instrukser operationaliseres Sikkerheden i netværket forbedres standardiseres Sikkerheden på mobile enheder forbedres standardiseres Århusnettets anvendelse udvides til yderligere formål Trådløs adgang til Århusnettet etableres over hele kommunens areal Kommunens telefoniløsning videreudvikles til en sammenhængende installation med IP-telefoni mobiltelefoni. IT-strategien udmøntes i et samarbejde mellem magistratsafdelingerne Borgmesterens Afdeling. Magistratsafdelingerne er selv ansvarlige for IT-strategier handlingsplaner inden for eget ansvarsområde. For fælles tværgående projekter gælder det, at disse projekter forventes at indgå i Direktørgruppens eller IT-udvalgets projektportefølje. Århus Kommunes IT-strategi Side 5 af 8

6 3.4 Proces Udkast til byrådsindstilling IT-strategi har været i høring i magistratsafdelingerne hovedmedudvalg i perioden 27. februar 2007 til 24. april 2007, FællesMEDudvalget har behandlet indstillingen på sit møde den 4. juni Høringssvarene fra magistratsafdelingerne deres hovedmedudvalg viser, at magistratsafdelingerne generelt finder, at IT-strategien danner et godt udgangspunkt for arbejdet med IT-anvendelsen i Århus Kommune i årene fremover. Høringssvarene fra magistratsafdelingerne hovedmedudvalgene samt udtalelse fra FællesMEDudvalget fremgår af bilag 2. Der er følgende konkrete bemærkninger til IT-strategien: I flere af høringssvarene sættes der fokus på, at IT-strategien er ambitiøs med mange initiativer, at gennemførelsen af IT-strategien derfor kræver betydelige medarbejderressourcer samt ledelsesmæssig styring, koordinering prioritering. Gennemførelsen af IT-strategien vil både kræve væsentlige ressourcer ledelsesmæssigt fokus, netop derfor er aktiviteterne fordelt over fire år: 2007, 2008, For at sikre ledelsesmæssigt overblik muligheder for at prioritere pågår der i Århus Kommune en parallel indsats for at udvikle værktøjer til at etablere overblik over prrammer, projektporteføljer projekter. Porteføljeledelsen af alle fælles strategiske projekter vil blive varetaget af Magistraten Direktørgruppen, der vil sikre både ledelsesmæssigt ressourcemæssigt fokus på gennemførelsen af IT-strategien. Magistratsafdelingen for Kultur Borgerservice ønsker at gå videre end de i IT-strategien nævnte indsatsområder. Det er ikke tanken, at IT-strategien skal virke begrænsende for en sådan indsats. Magistratsafdelingen for Sundhed Omsorg peger på, at det er vigtigt, at medarbejderne inddrages i IT-projekterne. Dette element er vægtet højt i IT-strategien. Under IT-strategiens indsatsområde 3 fremgår bl.a. at ledere medarbejdere skal deltage aktivt i udvikling af IT-strategier handlingsplaner; under indsatsområde 4, at medarbejderne i vidt omfang skal høres inddrages i forbindelse med udvikling af digitale forbedringer, systemanskaffelser systemudvikling. Der skal endvidere systematisk samles op på medarbejdernes erfaringer ønsker til IT-understøttelsen samt deres tilfredshed med samme. Århus Kommunes IT-strategi Side 6 af 8

7 Magistratsafdelingen for Kultur Borgerservice anbefaler, at der sættes øget fokus på selvbetjeningsløsninger, samt at udforskning af nye måder at præsentere borgerne for information indhold på, eksplicit nævnes som et indsatsområde. IT-strategien har i vid udstrækning sigte på at udvikle den digitale borgerservice. Den nævnte aktivitet findes vigtig, men forventes at kunne håndteres inden for indsatsområde 1. Der anbefales ikke at etablere yderligere indsatsområder, da magistratsafdelingerne i forvejen finder, at IT-strategien er ambitiøs. Borgmesterens Afdeling har rettet opmærksomheden mod de 38 pct. af borgerne, der mangler IT-færdigheder. Det skal understreges, at disse borgeres fortsat vil kunne få service i forbindelse med håndtering af deres generelle henvendelser via telefonbetjening samt via personligt fremmøde i Borgerservice. Deres specifikke henvendelser vil blive håndteret af fagforvaltningerne. Magistratsafdelingen for Teknik Miljø savner en markering af, at gerafiske informationssystemer (GIS) indgår som et strategisk element i IT-anvendelsen indenfor borgerbetjening ledelsesinformation. I IT-strategien er det forudsat, at gerafiske informationssystemer anvendes i alle relevante sammenhænge ved udmøntning af Århus Kommunes vision for digital forvaltning. Som følge af bemærkningen foreslås det imidlertid, at der i beskrivelsen af ydelse 1.2 under indsatsområde 1 sker følgende tilføjelse anført i kursiv 1.2 Min side udvikles. Borgerne tilbydes en personlig side på hjemmesiden med adgang til generelle informationer samt til gerafiske informationssystemer, konkret sagsinformation samt mulighed for digital selvbetjening. Dette arbejde forventes at foregå koordineret med den øvrige offentlige sektor i et landsdækkende samarbejde. 4. Strategi for borgerinddragelse Via gennemførelse af IT-strategiens seks indsatsområder styrkes Kommunens muligheder for digital borgerinddragelse borgerkontakt. Århus Kommunes IT-strategi Side 7 af 8

8 5. Økonomiske konsekvenser Gennemførelse af IT-strategiens indsatsområder planlægges inden for eksisterende økonomiske rammer. Det vil kræve betydelige medarbejderressourcer at realisere strategien. Derfor vil aktiviteterne blive fordelt over fire år i perioden Miljømæssige konsekvenser Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser 7. Konsekvenser i forhold til mål IT-strategien vil bidrage til at styrke de tværgående udviklingsinitiativer i Kommunen. Den vil endvidere give mål retning for Kommunens digitale arbejde samt understøtte realiseringen af Århus Kommunes vision, fælles politikker særlige indsatsområder. 8. Beslutningspunkter At 1) IT-strategi godkendes Nicolai Wammen / Niels Vad Sørensen Bilagsfortegnelse: Bilag 1: Udkast til IT-strategi Bilag 2: Høringssvar fra magistratsafdelingerne hovedmedudvalgene samt udtalelse fra FællesMEDudvalget af d. 4. juni Århus Kommunes IT-strategi Side 8 af 8