Budgetprocedure for budget

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling Dato 31. januar 2017 Budgetprocedure for budget Resume Procedureindstillingen beskriver hvordan budgetlægningen for skal forløbe. Der vil blive lagt vægt på en åben proces, hvor byrådets medlemmer løbende vil blive inddraget. I forhold til sidste år er der lagt mere vægt på at beskrive udvalgenes rolle i budgetprocessen. Partiernes frist for fremsendelse af beslutningsforslag, som henvises til budgetdrøftelserne er mandag den 7. august. Inden forslagene og belysningerne behandles i magistraten sammen med magistratens budgetforslag, vil udvalgene blive præsenteres for et udkast til magistratsafdelingernes belysning. Formålet er at sikre et godt grundlag for byrådets budgetdrøftelse, hvor både de politiske forslag og den samlede økonomi er velbelyst. Det foreslås desuden at anvende en fælles skabelon for beslutningsforslagene med et strategisk afsæt. Skabelonen er vejledende. Den konkrete udformning af skabelonen er drøftet med økonomiudvalget. Der fastlægges en proces for udmøntning af pengene fra anlægsplanen vedr. boliger og bufferen i 2020 til Beslutningspunkter At 1) byrådet godkender budgetproceduren og vedlagte tidsplan for budget side 1 af 9

2 2) at det er de politiske partier, der kan fremsende beslutningsforslag, som belyses forud for budgetdrøftelserne. At 3) pengene i anlægsplanen i udmøntes i den proces, der er foreslået i indstillingen. At 4) driftsudfordringer beskrevet i afdelingernes budgetforslag samles i overskriftsform i et bilag til magistratens budgetforslag. 3. Baggrund Budgetprocessen for budget er evalueret i økonomiudvalget den 13. december og i Magistraten den 19. december Tilkendegivelserne er indarbejdet i denne indstilling om budgetprocessen for budget Den forventede effekt Indstillingen beskriver retningslinjerne for udarbejdelsen og behandlingen af budgettet for Der tilstræbes i forlængelse af de senere års budgetprocesser en åben proces, hvor hele byrådet løbende inddrages i budgetlægningen. 5. De planlagte ydelser 5.1: Henviste sager For at sikre, at det er politikerne, der er dagsordensættende og politikformulerende, er det partierne, der fremsender beslutningsforslag, som ønskes prioriteret i budgetforhandlingerne. Magistratsafdelingerne kan som udgangspunkt ikke fremsende forslag, som indebærer merudgifter med mindre, der er anvist finansiering på området eller ved afledte besparelser. Fristen for fremsendelse af beslutningsforslag fastsættes til mandag den 7. august Det betyder, at politikerne overordnet set har kendskab til økonomiaftalen om kommunernes økonomi. Et konkret overblik over alle konsekvenser af økonomiaftalen tilvejebringes dog først med Magistratens budgetforslag. Budgetprocedure for budget side 2 af 9

3 Beslutningsforslag fremsendes til byrådet (Byrådsservice), og behandles i byrådet efter de almindelige retningslinjer. Beslutningsforslagene placeres sidst på byrådets dagsorden, senest på byrådsmødet den 16. august. Alle beslutningsforslagene og magistratsafdelingernes belysninger behandles i Magistraten senest den 4. september i sammenhæng med behandlingen af Magistratens budgetforslag. Alle budgetforslagene sættes på byrådets dagsorden sammen med førstebehandlingen af Magistratens budgetforslag den 14. september. Magistratsafdelingerne vil tilrettelægge en proces, der sikrer, at udkast til belysning af forslagene behandles i udvalgene forud for behandlingen i Magistraten den 4. september. Formålet er at sikre et godt grundlag for Byrådets budgetdrøftelse, hvor både de politiske forslag og den samlede økonomi er velbelyst. Der er udarbejdet en vejledende fælles skabelon til beslutningsforslagene. Skabelonen har et strategisk afsæt og er drøftet med økonomiudvalget. Skabelonener vedlagt som bilag 3. Op til budgetforhandlingerne i september vil det undtagelsesvist være muligt for partierne at fremsende temaer, som ønskes drøftet i forhandlingerne. Det vil tidsmæssigt være vanskeligt for magistratsafdelingerne at udarbejde kvalificerede belysninger på dette tidspunkt, så disse kan nå at indgå i budgetforhandlingerne. Tabel 1: Proces for partiernes beslutningsforslag Mandag 7. august Partierne har frist for fremsendelse af beslutningsforslag Senest onsdag 16. Beslutningsforslag behandles i byrådet august Torsdag august Beslutningsforslag og afdelingernes belysning udsendes med magistratens dagsorden Mandag - 4. september Magistraten behandler magistratens budgetforslag og beslutningsforslag Torsdag - 7. september Beslutningsforslagene udsendes sammen med byrådets dagsorden Budgetprocedure for budget side 3 af 9

4 Torsdag september Efter 14. september Byrådet 1. behandler magistratens budget samt beslutningsforslag Beslutningsforslag indgår i budgetdrøftelserne Da magistratsafdelingerne som udgangspunkt ikke kan fremsende forslag, som indebærer merudgifter, kan de have vanskeligt ved at gøre byrådet opmærksom på områder med driftsproblemer. I følgeskrivelsen til afdelingernes budgetforslag er der fortsat mulighed for at beskrive sådanne udfordringer. Det foreslås, at driftsudfordringer, der er beskrevet i følgeskrivelserne, drøftes i Magistraten, og efterfølgende samles i overskriftsform i et bilag, som vedlægges magistratens budgetforslag. Udfordringerne forudsættes desuden drøftet i udvalgene med særlig fokus på interne prioriteringsmuligheder (se nærmere under afsnittet om udvalgenes rolle i budgetprocessen). De politiske partier har herefter mulighed for eventuelt at adressere udfordringerne i budgetforhandlingerne. 5.2: Byrådsseminarer Det foreslås, at der afholdes to byrådsseminarer i Det første afholdes onsdag den 19. april kl. 16:00-19:00. På seminaret vil bl.a. regnskabsresultatet og målopfyldelsen bliver drøftet, herunder hvilke temaer det giver anledning til at tage med over i budgetdrøftelserne. Ligeledes vil udmøntningen af anlægsbeløb i 2020 og 2021 blive et tema. Den 28. august afholdes der orienteringsseminar om udkast til magistratens budgetforslag. Seminaret vil finde sted fra kl. 16:00. Partiernes forhandlingsgrupper og sekretærer inviteres til begge orienteringsseminarerne. 5.3: Forløbet af de politiske drøftelser Efter orienteringsseminaret den 28. august, vil borgmesteren afholde afklarende møder med byrådets partier, og efter 1. behandlingen af budgetforslaget bliver der afholdt to forhandlingsmøder med deltagelse af alle partiers forhandlingsgrupper. Forhandlingsmøderne er planlagt til: Budgetprocedure for budget side 4 af 9

5 Mandag den 18. september kl. 16:00-21:00 Torsdag den 21. september kl. 10:00-24:00 Der sigtes mod, at forhandlingerne afsluttes torsdag, men fredag fra kl reserveres også. Partierne kan forud for budgetforhandlingerne fremsende generelle finansieringsforslag, som ønskes inddraget i budgetforhandlingerne. Som beskrevet i ovenstående afsnit om beslutningsforslag kan partierne på dette tidspunkt også undtagelsesvist fremsende temaer, som ønskes drøftet i forhandlingerne. Forslagene fremsendes til Budget og Planlægnings mailadresse budget@ba.aarhus.dk) inden kl. 12:00 fredag den 15. september Alternativt er partierne selv ansvarlige for at rundsende eventuelle yderligere temaer/forslag til alle partierne. 5.4: Effektiviseringskrav Ifølge den økonomiske politik er alle decentraliserede områder pålagt et årligt effektiviseringskrav på 0,5 % af lønsummen. Som følge af besparelserne i budget 2016 er effektiviseringskravet i 2018 allerede indarbejde i budgetterne. Der indarbejdes derfor ikke yderligere effektiviseringskrav i : Fremlæggelse af magistratens budgetforslag I bestræbelserne på at sikre åbenhed i budgetprocessen vil udsendelsen og offentliggørelsen af magistratens budgetforslag i 2017 følge samme procedure som i Processen er nærmere beskrevet i bilag : Udvalgenes inddragelse i budgetlægningen Udvalgene har en central rolle i forhold til at sikre, at Byrådet drøfter (i princippet) hele budgettet og ikke kun eventuelle udisponerede midler, der opgøres i budgetprocessen. I en tid med yderst begrænsede muligheder for budgetudvidelser bliver det særlig presserende at drøfte, hvordan der opnås størst mulig effekt for borgerne af de Budgetprocedure for budget side 5 af 9

6 midler, der afsættes men opgaven er central uanset de økonomiske rammebetingelser. Centralt her er drøftelsen af de mål, der opstilles på de enkelte områder, og som udgør de politiske krav til den effekt, der skal komme ud af de bevilgede midler. Både i den løbende orientering i udvalget omkring mål og resultater og i orienteringen om partiernes beslutningsforslag bør der være fokus på hvilke resultater, der ønskes sikret med den givne prioritering af midler, samt hvilke omprioriteringer der kan peges på, hvis der ønskes en anden vægtning i resultaterne (fx en anden effekt for borgerne). Der bør desuden være samme fokus i behandlingen af eventuelle budgetudfordringer på et område, hvor udvalget bør have en central rolle i drøftelser omkring nødvendige omprioriteringer. Udvalgene vil i løbet af foråret blive orienteret om den økonomiske situation på de enkelte områder, ligesom de principper og metoder, der anvendes i budgetlægningen på de enkelte område vil blive drøftet. Byrådet har i forbindelse med vedtagelse af den økonomiske politik besluttet, at de enkelte fagudvalg skal følge op på og vurdere egne budgetmål hvert kvartal. De enkelte udvalg vil tilrettelægge arbejdet med budgetlægningen og opfølgningen på budgetmålene. Udvalgene skal drøfte belysningen af de fremsendte politiske beslutningsforslag. Dette skal ske inden førstebehandlingen af budgettet og beslutningsforslagene i byrådet. For at udvalgene får mulighed for at kvalificere belysningerne anbefales det, at udvalgene præsenteres for belysningerne, inden de sendes til Borgmesterens Afdeling. 6. Organisering af indsatsen 6.1 Procedure for budgetlægningen for Forløbet af budgetprocessen vil i oversigtsform se ud som i figur 1. Budgetprocedure for budget side 6 af 9

7 Figur 1: Budgetprocessen budget En detaljeret tidsplan for budgetlægningen fremgår af bilag 1. En mere detaljeret gennemgang af forudsætningerne for og forløbet af budgetlægningen fremgår af bilag Konsekvenser for ressourcer Udgangspunktet for budgetlægningen er en videreførelse af de allerede givne driftsbevillinger i det sidste overslagsår. Ved anlægsrådighedsbeløb skal der tages stilling til det nye overslagsår i budgettet. Det nye overslagsår ved budgetlægningen for 2018 er budgetåret Byrådet vedtog i budgettet for en række anlægsbeløb frem til og med Konsekvenserne heraf er indarbejdet i det nye overslagsår Der reserveres desuden anlægsbeløb vedrørende de bynære havnearealer, ligesom der optages/videreføres en række beløb i de enkelte magistratsafdelinger. Det drejer sig blandt andet om beløb, der er afsat i investeringsplanen, samt videreførelsen af anlægsbevillinger med driftsmæssig karakter (KB-bevillinger). Udmøntning af penge fra anlægsplanen I budgetforliget for budget besluttede byrådet en anlægsplan for årene I budgetproceduren for budget 2016 blev det besluttet, at der tages stilling til anvendelsen af pengene i anlægsplanen for 2 år ad gangen. Det foreslås, at pengene fra anlægsplanen vedr. bufferen/øvrige områder og Boliger (ungdoms-, familie-, ældre- Budgetprocedure for budget side 7 af 9

8 og handicapboliger) i de 2 år udmøntes i budgetlægningen for 2018, som beskrevet i nedenstående. I anlægsplanen fra budget 2014 er der afsat penge til en buffer, der skal dække de behov for investeringer, der opstår over tid. De 79,1 mio. kr. i hhv og 2021 udmøntes ved, at magistratsafdelingerne fremsender forslag til udmøntningen af pengene. Jf. anlægsplanen og budgetforliget for 2016 skal der udmøntes 3 mio. kr. i 2020 og 10,6 mio. kr. i 2021 til almene boliger (ungdomsboliger, familieboliger og ældre- /handicapboliger). Pengene til boliger i de 2 år udmøntes ved, at de magistratsafdelinger, der har boliger (Sociale Forhold og Beskæftigelse, Teknik og Miljø og Sundhed og Omsorg), fremsender forslag til anvendelse af de afsatte midler. De respektive magistratsafdelinger fremsender deres forslag vedr. boliger og bufferen til Borgmesterens Afdeling sammen med afdelingernes budgetforslag. Forslagene fra den enkelte afdeling må ikke overstige det samlede afsatte beløb i den enkelte pulje. Forslagene vil blive vedlagt magistratens budgetforslag. Prioriteringen af forslagene vil ske i forbindelse med de politiske forhandlinger om budget Indstillingen har ingen miljømæssige konsekvenser. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag Bilag 1: Tidsplan for budgetprocessen budget Bilag 2: Forløbet af og forudsætninger for budgetlægningen for budget Bilag 3: Vejledende skabelon til politiske beslutningsforslag der henvises til budgetdrøftelserne Budgetprocedure for budget side 8 af 9

9 Sagsnummer: 16/ Budget og Planlægning Tlf.: E-post: Antal tegn: Sagsbehandler: Troels Rottbøll Tlf.: E-post: Budgetprocedure for budget side 9 af 9