Import af gamle lagerposteringer

Transkript

1 Import af gamle lagerposteringer Indlæsning af fakturahoveder og posteringer (Lagerposteringer/Fakturalinjer) Importere man sit regnskab ind i Uniconta, og gerne vil have sine lagerposteringer med, kan det gøres via vores API. Ved du ikke hvordan man gør, kan du kontakte en af vores Partnere for at få hjælp. Metoden ses herunder: namespace Uniconta.API.DebtorCreditor { public class InvoiceAPI : BaseAPI { public Task<ErrorCodes> ImportInvoice(DCInvoice Invoice, IEnumerable<InvTrans> Lines) Man kan bruge dette API-kald til import. Så vil man få alle posteringer og faktura importeret i Uniconta. Invoice skal så være af typen DebtorInvoice eller CreditorInvoice (DCInvoice er kun en base klasse) Man importere et fakturahoved med fakturalinjer en af gangen. Så bliver der lavet historik og man kan genudskrive fakturaen. Prøve gerne at lave en enkelt overførsel først for at sikre at moms, faktura numre og bilag kommer korrekt ind. Virker dette, så vil man kunne stå på sine importerede debitor posteringer og kunne hoppe direkte til fakturaen. Importen af ovenstående vil ikke indsætte poster i finans eller debitor. Kun et fakturahoved og lagerposteringer/fakturalinjer Generelle Tips og Tricks Her under generelle tips og tricks, vil man kunne finde forskellige små hints der kan gøre din hverdag lettere i Uniconta. Kan jeg få opstartssiden frem igen? Ja, det kan man godt. Når man åbner Uniconta, får man opstartssiden med Nyheder og Uniconta Updates. Denne side forsvinder når man begynder at arbejde med Uniconta, men det er muligt at kalde siden frem igen, uden at lukke Uniconta. Tryk på den grå i ikon i det øverste højre hjørne af Uniconta skærmen, og opstartssiden vil blive vist igen.

2 Skal jeg vælge en valuta? Den firma valuta der er valgt under Firma/Firmaoplysninger, er standard i hele regnskabet. Det betyder at man IKKE skal vælge en valuta når man taste beløbet ind, med mindre men ikke vil bruge firmaets standard valuta (f.eks.. som rykkegebyr). Skal jeg udfylde oplysninger mere end en gang? Nej, det er man ikke nødt til, hvis oplysninger allerede er sæt op som standard på et hovedkartotek. Man skal kun taste oplysninger ind hvis man ønske at afvige fra standard opsætningen. Når en debitor f.eks, er sæt op med en Leveringsadresse i debitor kartoteket, så er man ikke nødt til at tilføje en leveringsadresse når man sælger til den debitor fra salgsordre. Kan jeg få summer og antal på min visning af bl.a. lageret? Ja, det kan man godt. Åben Lager / Varer, her på oversigten kan du højre klikke på felterne (overkskriften på kolonnerne) og vælge Vis summer Der vises nu en bred blå linje i bunden af siden. I denne blå linje højre klikker man under den kolonne man ønsker at få vist summen for. Der fremkommer en lille menu, hvori man kan vælge I alt, Min, Max, Antal og Gennemsnit. I alt kan kun vælges ved et numerisk felt. Vælger man Antal, får man antallet af varer på lager og vælger man I alt, ved f.eks. kostværdien, får man summen af kostværdien på lager. Vis summer kan bruges på alle sider, hvor der bliver listet data Standardværdier for felter og dialog elementer Man kan på dialog boksen under fakturering lave en tilpasning ift. felter og checkbox. Om man ønsker feltet udfyldt pr default, ikke udfyldt eller tvungen. Det gøre man ved at klikke på pil tasten i overskriften på dialogboksen. Man kommer en på tilpasnings siden.

3 Ved at klikke på [Tilføj post] så danner man en linje hvor i feltet [Property] kan vælge hvilke checkbox eller felt man vil arbejde med. Hvis man vælger at sætte et flueben ved [værdi], så kommer checkboksen til at være udfyldt, men man kan fjerne fluebenet hvis [Tvungen] ikke er hakket til. Ved at klikke på [Tvungen] så vil checkboksen eller feltet være udfyldt eller bank uden mulighed for at ændring alt efter hvad der er opsat under [Værdi]. Man har mulighed for at benytte tilpasnings muligheden for standardværdier for alle standard kartoteker. Det gøre man under [Firma/Vedligeholdelse/Standardværdier]

4 Starte et menupunkt i et nyt vindue Man har mulighed for at starte enhver menupunkt i et nyt vindue ved at højre klikke på menupunktet og klikke på Nyt vindue Man har mulighed for at benytte Nyt vindue ikonet for at åbne samme regnskab i et nyt vindue.

5 Man kan ved at skifte regnskab vælge at starte i et nyt vindue. Man kan også via Administration modulet tilgå et andet regnskab i et nyt vindue.

6 Via Værktøjer/menu/hovedmenu. Kan man sætte et checkmærke til at åbne i nyt vindue

7 Betalingsforslag Betalinger findes under Kreditor/Rapporter/Betalingsforslag Der er mange kolonner under Betalingsforslag, så skærmbilledet er herunder delt op i to. Her er en beskrivelse af den enkelte kolonner. Kolonne Read/Write Beskrivelse Kontonummer R Kreditor nummer Kontonavn R Kreditornavn Dato R Bogføringsdato for kreditorfakturaen Forfaldsdato R Note Dato for hvornår betalingen forfalder Betalingsdatoen er den dag man vælger at betale Betalingsdato W Betalingsdato fakturaen, og pengene bliver trukket på din bankkonto. Betalingsdatoen initieres med Forfaldsdatoen og hvis denne er overskredet udfyldes betalingsdatoen med Dagsdato Tekst R Posteringstekst Faktura R Leverandør fakturanummer Fakturabeløb R Fakturabeløbet Resterende R Resterende beløb Betalingsbeløb W Betalingsbeløb Konteringstype R Konteringstype Denne tekst udlæses ikke i betalingsfilen Betalingsbeløbet kan altid ændres i forhold til det oprindelige Fakturabeløb.

8 Kommentar W Intern kommentar Information i denne kolonne er kun til internt brug. Informationerne vil ikke komme med i betalingsfilen. Meddelelse W Besked til modtager Tekst i dette felt udlæses i betalingsfilen. I denne kolonne skrives evt. fejl der gør, at betalingen ikke kan dannes. Kolonnen udfyldes ifm. en validering der foretages inden betalingsfilen dannes. Kolonnen får status Ok hvis betalingen er kontrolleret System info R System informationer uden fejl. Kolonnen får status Betalt når betalingen er blevet korrekt udlæst. Informationerne i System info lever kun så længe skærmbilledet er åbent. Format (Filformater for En angivelse af hvilket betalingsmåde der er valgt for betalingsmåder) den enkelte betaling. Betalingsformat W Bilag R Bilagsnummer Venter W Venter Hvis feltet Venter er udfyldt vil denne betaling ikke komme med i betalingsfilen og betalingen vil heller ikke blive overført til bogføringskladden. Feltet kan bruges til at holde kontrol med hvilke betalinger der er overført til banken. Markeringen Betalt W Betalt Transaktionen er udlæst i en betalingsfil bliver automatisk sat ifm. udlæsning af betalingsfil. Betalingen vil ikke blive udlæst til en betalingsfil, hvis feltet har et hak. Markeringen kan altid ophæves, hvis man ønsker at udlæse betalingen igen. Dette kan gøres manuelt eller ved at bruge Knappen Afmarker Betalt. Angiver, om der er vedhæftet et fysisk bilag til Fysisk R Fysisk Betaling W Betalingsbetingelser Betalingsmåde W Betalingsvejledning W Betalings-Id SWIFT W SWIFT-kode Kasserabatdato W Kasserabat dato Fakturaer betalt før denne dato vil udløse kasserabat. Kasserabat W Kasserabat beløb Kasserabat beløb Udnyttet kasserabat W Udnyttet kasserabat betalingen. Kasserabat beløb, der vil blive benyttet. Der kan læses mere om Kasserabat her. Fremsøgning af betalinger Betalingerne kan udvælges efter Forfaldsdato ved at benytte nedenstående dato afgrænsning. Der kan også afgrænses på Betalingsformat. I betalingsbilledet kan der laves yderligere afgrænsninger. Man kan med fordel benytte de forskellige filtreringer der findes i Uniconta. Her er der lavet filtrering på Kommentar og Betalingsformat kolonnerne. NB. Det er kun de betalinger der er søgt frem, som vil blive udlæst i betalingsfilen. Hint: Brug evt. Kommentar-feltet til udsøgning af betalinger.

9 I nedenstående eksempel er der skrevet en kode x i de betalinger som ønskes udskrevet. Det er på den måde let at filtrerer på dem. Marker Venter Knappen Marker Venter kan også benyttes til udsøgning af betalinger. Ved at trykke på knappen vil alle betalinger blive marker som Venter. Herefter kan man manuelt fjerne markeringen på de betalinger, som skal med i betalingskørslen. Kontroller betalinger Brug knappen Kontroller til at validere betalingerne inden de udskrives til banken. Der vil blive foretaget den samme valideringen når betalingsfilen dannes, så det er ikke et krav, at kontrollere inden dannelse af filen. Der vælges hvilken Betalingsformat man ønsker at kontrollere.

10 Der blev fundet tre fejl. Der står en udførlig fejlbeskrivelse i kolonnen System info. Fejlene kan nu rettes inden der dannes en betalingsfil. Husk at trykke på knappen Gem efter rettelserne er foretaget. Betalingerne er nu rettet og er alle Ok og klar til at blive udlæst til banken. Generering af betalingsfil Ved at trykke på knappen Opret fil til betalinger får man nedenstående dialogboks.

11 Her vælges den ønskede Betalingsmåde. Betalingsmåden vil blive udfyldt med default værdien, men kan ændres. Herefter angives der et filnavn og en placering af filen, som vist i nedenstående. Kolonnen System Info bliver herefter opdateret med Betalt for alle de betalinger der succesfuldt er blevet udlæst til banken. Hint: Man kan herefter filtrere kolonnen System Info med værdien Betalt og få vist alle de udlæste betalinger. Betalingerne kan herefter overføres til kladde, hvis man ønsker at bogfører betalingerne med det samme. En anden mulighed er manuelt at sætte hak i kolonnen Betalt for at holde styr på hvilke betalinger der er udlæst til banken. Bogføring af betalinger

12 Ved at trykke på knappen Overfør til kladde får man nedenstående dialogboks. Dialogboksen bliver udfyldt med de default værdier man evt. har angivet under Filformater for betalingsmåder. I ovenstående eksempel vil betalingerne blive overført til kladden Dag og modposteret på bankkontoen Ved bogføringen bliver betalingerne automatisk udlignet med fakturaposten. Registrering af kreditorfaktura En gennemgang af hvordan kreditorfakturaerne kan registreres i Uniconta. Fysiske bilag I nedenstående er der registreret fem fakturaer under Fysiske bilag (Indbakke). Kreditorerne har forskellige betalingsformater. Fakturaerne kan herefter overføres til en bogføringskladde.

13 Betalingsmetoden ændres automatisk til den der er angivet på kreditoren ifm. indtastningen. Id 21 Betalingsmetoden er Kreditors bankkonto. Betalings-id er blankt, da konto-oplysningerne hentes direkte fra kreditoren ifm. betalingen. Oplysningerne på kreditoren kan altid overstyres ved at skrive et andet kontonummer i feltet Betalings-Id. Bankoplysninger fra kreditoren kan ses herunder. Id 22 Betalingsmetoden er FIK71. På kreditoren er FI-kreditornummer udfyldt. Betalings-Id fra OCR-linjen er indsat i Betalings-Id feltet under Fysiske bilag. Bankoplysninger fra kreditoren kan ses herunder. Id 23 Betalingsmetoden er FIK71. På kreditoren er Betalings-Id ikke udfyldt. Den komplette OCR-linje er indsat i Betalings-Id feltet under Fysiske bilag. Bankoplysninger fra kreditoren kan ses herunder. Id 24 Betalingsmetoden er FIK71. På kreditoren er der angivet en maske for FIK betalings-id. Feltet Betalings-Id under Fysiske bilag er blank, da den komplette OCR-linje bliver generet ifm. betalingen. Nb. Man kan altid overstyre den funktionalitet ved at indtaste OCR-linjen under Fysiske bilag. Bankoplysninger fra kreditoren kan ses herunder.

14 Id 25 Betalingsmetoden er IBAN. Betalings-id er blankt, da IBAN-nummer og SWIFT-koden hentes direkte fra kreditoren ifm. betalingen. Bankoplysninger fra kreditoren kan ses herunder. Bogføringskladde Fakturaerne kan også tastes direkte i bogføringskladden, som vist herunder eller blive overført fra Fysisk bilag til bogføringskladden. Betaling via bogføringkladde I Uniconta er det ikke nødvendigt, at have oprettet en kreditor for at kunne danne betalinger. Betalingerne kan dannes direkte fra en Bogføringskladde. Ovenstående vil postere direkte på omkostningskontoen og på banken. Herudover skal betalingsoplysningerne for modtageren udfyldes. I dette eksempel er det en konto til konto overførsel. Ved at trykke på knappen Opret fil til betalinger åbnes Betalinger se nedenstående.

15 Herefter dannes betalingsfilen på samme måde, som det tidligere er beskrevet i dette dokument. Det skal bemærkes, at der er nogle begrænsninger når der dannes betalinger uden en kreditor. Udenlandske betalinger kræver kreditoroplysninger såsom navn, adresse. Det er derfor ikke muligt, at lave udenlandske betalinger. Betalingsformaterne ISO20022 kan ikke benyttes. Opsætning af kreditorbetaling Først en gennemgang af de opsætning der er nødvendig for at kunne danne betalingsfiler. Bankkonti Der skal oprettes en eller flere bankkonti. Bankkonti oprettes og vedligeholdes under Økonomi/Bankafstemning. Her er der oprettet en bankkonto for Danske Bank. IBAN og SWIFT skal udfyldes, hvis der skal foretages betalinger til udlandet. Bemærk: Får man følgende besked: The Bank Identification ID is mandetory for [Banknavn]

16 Skal man gå til Økonomi/Bankafstemning, vælge den aktuelle bank, redigere den, og indtaste identifikations id. Filformater for betalingsmåder Der skal oprettes et filformat for betalingsmåden Danske Bank. Dette gøres under Kreditor/Vedligeholdelse/Filformater for betalingsmåder. Beskrivelse af de enkelte felter. Formatering Angiv et ID for betalingsmåden. Navn Beskrivelse af betalingsmåden.

17 Standard Aktiver denne, hvis dette er den primære betalingsmåde. Betalingsformat Her kan vælges i mellem de forskellige betalingsformater der findes i Uniconta. Der findes pt. følgende formater. Danske Bank (DanskeBank_CSV) og Nordea (Nordea_CSV) har deres eget udlæsningsformat. De andre banker er tilknyttet en af de tre bankcentraler (BankData, BEC_CSV eller SDC). ISO20022 formaterne vil ikke blive gennemgået i dette dokument. Gruppering Gruppering benyttes til Samlebetalinger. Læs mere om dette under afsnittet Samlebetalinger. Kort fortalt giver det mulighed for at samle betalinger til samme kreditor efter forskellige principper. Faktura vil danne en betaling pr. faktura. Bankkonto Angivelse af finanskontoen for den aktuelle bank. Kladde Angivelse af den bogføringskladde der ønskes benyttet til bogføring af betalingerne. Feltet kan efterlades blankt. Meddelelse Brugerdefineret opsætning af meddelelse til modtager af en betaling. Der kan læses mere om dette her. Vores meddelelse Brugerdefineret opsætning af meddelelse til eget bankkontoudtog. Der kan læses mere om dette her. Bankdag Aktiveres Bankdag vil Betalingsdatoen automatisk justeret frem eller tilbage, hvis forfaldsdatoen ikke er en bankdag. Der kan læses mere om dette her. Knappen indstillinger Der er pt. kun yderligere indstillinger for betalingsformaterne ISO20022.

18 Betaling via Kreditor modulet Det anbefales, at udfylde betalingsoplysningerne på den enkelte kreditor. Her er først en gennemgang af de forskellige betalingsmåder der findes i Uniconta. Betalingsmåde: Kreditors bankkonto Kreditors bankkonto er også det vi kalder BBAN (Basic Bank Account Number). I Uniconta skal et dansk bankkontonummer angives på følgende måde. De første 4 karakterer angiver registreringsnummeret for banken og de resterende karakterer udgør kontonummeret. Feltet Betalings-id er et alfanumerisk fritekst-felt. Kontonummeret kan angives, som vist ovenfor, men nedenstående eksempler vil også blive accepteret. Ved udlæsning til betalingsfil, vil alle alfanumeriske værdier blive fjernet. De eneste krav er følgende: Registreringsnummer står før Kontonummer Registreringsnummer skal altid være 4 cifre Kontonummer vil blive læst som alle de cifre der kommer efter registreringsnummeret. Uniconta indsætter automatisk foranstillede nuller. Eksempler, som vil være valide: / Regnr: 6610 Kontonummer: / Regnummer: 6610 Konto: 567 Der kan også angives et udenlandsk bankkontonummer, som ikke er IBAN. Her kræves det, at SWIFT-koden er udfyldt. For et udenlandsk bankkontonummer vil der ikke være krav til registreringsnummer og længde på kontonummeret. Betalingsmåde: IBAN

19 Ved bankoverførsel til udlandet skal der angives et IBAN nummer og en SWIFT kode. De eneste krav er følgende: SWIFT-koden indsættes i feltet SWIFT. IBAN nummer angives i feltet Betalings-id Formatet vil blive valideret ifm. dannelse af betalingsfilen. Betalingsmåde: +71 Betalings-id kan udfyldes på forskellige måder på kreditoren. Først en kort gennemgang af hvordan en OCR-linje er opbygget. Kortart: Uniconta understøtter følgende kortarter 71, 73, 75 og 04. Betalings-ID: Betalingsidentifikationen, der er på 15 cifre på +71 kort er en entydig identifikation af indbetalingen. Det sidste ciffer er et checkciffer, som er modulusberegnet. Betalings-ID vil typisk være et forløbende nummer, som f.eks. et Fakturanummer. Debitornummer indgår også ofte i Betalings-ID. I ovenstående eksempel benyttes de første 9 cifre til Debitornummer. De efterfølgende fem cifre er reserveret til det fortløbende fakturanummer og er i dette eksempel den eneste variable værdi. FI-Kreditornummer: Er en identifikation af kreditors bankkonto. Kreditornummeret er på 8 cifre første ciffer er 8. I nedenstående vil de forskellige muligheder blive gennemgået. Det tages udgangspunkt i ovenstående FIK71 OCR-linje. Betalings-id udfyldes med FI-kreditornummer

20 I ovenstående eksempel er kreditornummeret angivet i feltet Betalings-id. Kreditornummeret er de sidste cifre i OCRlinjen. Eksempler, som vil være valide: Ved registrering af kreditorfakturaen skal man blot angive Betalings-ID fra OCR-linjen. Herunder, er vist et eksempel på hvordan det vil se ud i bogføringskladden. OCR-linjen på kreditorfakturaen er vist herunder. Fakturanummeret er 123. Her er et andet eksempel hvor betalings-id har en række foranstillede nuller. Det er ikke nødvendigt, at taste de foranstillede nuller, da system selv indsætter dem. Her er vist hvordan den kan registreres i bogføringskladden. Betalings-id efterlades blankt

21 Man kan også efterlade Betalings-Id blankt. Det betyder, at der ikke vil være noget automatik ifm. generering af FIK betalingsstrengen. Ved registrering af kreditorfakturaen skal man sørge for, at indsætte betalingsid og kreditornummer, som vist i nedenstående. Det er ikke nødvendigt at angive de foranstillede nuller, dem sørge systemet selv for at indsætte. I dette eksempel står fakturanummeret som den første del af Betalings-ID. Man kan også kopiere hele OCR-linjen fra PDF-fakturaen ind i feltet Betalings-id, så slipper man også for at taste. Betalings-id udfyldes med FIK maske For yderligere at optimere på brugervenligheden af registrering af kreditorfakturaer og kreditorbetalinger, er der indført muligheden for angive en maske til kreditors FIK betalings-id.

22 I eksemplet har vi en kreditor, som sender fakturaer med nedenstående OCR-linje. Den eneste værdi der ændre sig er fakturanummeret. Fakturanummeret er derfor erstattet med karakteren n. I vores eksempel udgør fakturanummeret 5 cifre Det sidste ciffer 5 er et checkciffer, som systemet selv beregner. Uniconta vil automatisk indsætte det fakturanummer, der er angivet på fakturaposten, samt tilføje checkciffer. I nedenstående eksempel har vi en leverandør, som har sendt en faktura med fakturanummer Det første ciffer i fakturanummeret er ikke en del af betalingsid et, som det kan ses herunder. Det syv cifret fakturanummer indtastes ifm. registreringen Uniconta vil sørge for at fjerne det første ciffer ifm. dannelse af betalings-id. Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Bemærk, at der ikke er udfyldt noget i feltet Betalings-id. Man skal huske at indtaste fakturanummeret, da det bruges til at danne OCR-linjen. FIK maske kan også bruges til +75 og +04. Betalingsmåde: +73 Kortart +73 har ikke et betalings-id i form af et nummer, idet man ved denne kortart får oplyst navnet på indbetaleren. OCR-linjen kan se således ud. feltet Betalings-id på kreditoren angives kreditornummeret. Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Betalingsmåde: +75 I

23 FIK75 er minder meget om FIK71. Forskellen er, at betalings-id er 16 cifre og der kan skrives en besked til modtageren. Der er samme muligheder for FIK maske etc. som blev gennemgået for FIK71. I dette eksempel er der kun angivet et fakturanummer i betalings-id. FIK masken vil se således ud på kreditoren. Betalingsmåde: +04 Giro 04 har et fast betalings-id og det kan med fordel indtastes på kreditoren, som vist ovenfor. Bemærk, at det ikke er nødvendigt at angive foranstillede nuller. I dette eksempel er det faste betalings-id og checkcifret er 5. Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Bemærk, at Betalings-id er blankt, da Betalings-Id hentes fra kreditoren ifm. betalingen.

24 Betaling via kreditor modulet Det anbefales, at udfylde betalingsoplysningerne på den enkelte kreditor. Her er først en gennemgang af de forskellige betalingsmåder der findes i Uniconta. Betalingsmåde: Kreditors bankkonto Kreditors bankkonto er også det vi kalder BBAN (Basic Bank Account Number). I Uniconta skal et dansk bankkontonummer angives på følgende måde. De første 4 karakterer angiver registreringsnummeret for banken og de resterende karakterer udgør kontonummeret. Feltet Betalings-id er et alfanumerisk fritekst-felt. Kontonummeret kan angives, som vist ovenfor, men nedenstående eksempler vil også blive accepteret. Ved udlæsning til betalingsfil, vil alle alfanumeriske værdier blive fjernet. De eneste krav er følgende: Registreringsnummer står før Kontonummer Registreringsnummer skal altid være 4 cifre Kontonummer vil blive læst som alle de cifre der kommer efter registreringsnummeret. Uniconta indsætter automatisk foranstillede nuller. Eksempler, som vil være valide: / Regnr: 6610 Kontonummer: / Regnummer: 6610 Konto: 567 Der kan også angives et udenlandsk bankkontonummer, som ikke er IBAN. Her kræves det, at SWIFT-koden er udfyldt. For et udenlandsk bankkontonummer vil der ikke være krav til registreringsnummer og længde på kontonummeret.

25 Betalingsmåde: IBAN Ved bankoverførsel til udlandet skal der angives et IBAN nummer og en SWIFT kode. De eneste krav er følgende: SWIFT-koden indsættes i feltet SWIFT. IBAN nummer angives i feltet Betalingskode Formatet vil blive valideret ifm. dannelse af betalingsfilen. Betalingsmåde: +71 Betalings-id kan udfyldes på forskellige måder på kreditoren. Først en kort gennemgang af hvordan en OCR-linje er opbygget. Kortart: Uniconta understøtter følgende kortarter 71, 73, 75 og 04. Betalings-ID: Betalingsidentifikationen, der er på 15 cifre på +71 kort er en entydig identifikation af indbetalingen. Det sidste ciffer er et checkciffer, som er modulusberegnet. Betalings-ID vil typisk være et forløbende nummer, som f.eks. et Fakturanummer. Debitornummer indgår også ofte i Betalings-ID. I ovenstående eksempel benyttes de første 9 cifre til Debitornummer. De efterfølgende fem cifre er reserveret til det fortløbende fakturanummer og er i dette eksempel den eneste variable værdi. FI-Kreditornummer: Er en identifikation af kreditors bankkonto. Kreditornummeret er på 8 cifre første ciffer er 8. I nedenstående vil de forskellige muligheder blive gennemgået. Det tages udgangspunkt i ovenstående FIK71 OCR-linje. Betalings-id udfyldes med FI-kreditornummer

26 I ovenstående eksempel er kreditornummeret angivet i feltet Betalings-id. Kreditornummeret er de sidste cifre i OCRlinjen. Eksempler, som vil være valide: Ved registrering af kreditorfakturaen skal man blot angive Betalings-ID fra OCR-linjen. Herunder, er vist et eksempel på hvordan det vil se ud i bogføringskladden. OCR-linjen på kreditorfakturaen er vist herunder. Fakturanummeret er 123. Her er et andet eksempel hvor betalings-id har en række foranstillede nuller. Det er ikke nødvendigt, at taste de foranstillede nuller, da system selv indsætter dem. Her er vist hvordan den kan registreres i bogføringskladden. Betalings-id efterlades blankt

27 Man kan også efterlade Betalings-Id blankt. Det betyder, at der ikke vil være noget automatik ifm. generering af FIK betalingsstrengen. Ved registrering af kreditorfakturaen skal man sørge for, at indsætte betalingsid og kreditornummer, som vist i nedenstående. Det er ikke nødvendigt at angive de foranstillede nuller, dem sørge systemet selv for at indsætte. I dette eksempel står fakturanummeret som den første del af Betalings-ID. Man kan også kopiere hele OCR-linjen fra PDF-fakturaen ind i feltet Betalings-id, så slipper man også for at taste. Betalings-id udfyldes med FIK maske For yderligere at optimere på brugervenligheden af registrering af kreditorfakturaer og kreditorbetalinger, er der indført muligheden for angive en maske til kreditors FIK betalings-id.

28 I eksemplet har vi en kreditor, som sender fakturaer med nedenstående OCR-linje. Den eneste værdi der ændre sig er fakturanummeret. Fakturanummeret er derfor erstattet med karakteren n. I vores eksempel udgør fakturanummeret 5 cifre Det sidste ciffer 5 er et checkciffer, som systemet selv beregner. Uniconta vil automatisk indsætte det fakturanummer, der er angivet på fakturaposten, samt tilføje checkciffer. I nedenstående eksempel har vi en leverandør, som har sendt en faktura med fakturanummer Det første ciffer i fakturanummeret er ikke en del af betalingsid et, som det kan ses herunder. Det syv cifret fakturanummer indtastes ifm. registreringen Uniconta vil sørge for at fjerne det første ciffer ifm. dannelse af betalings-id. Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Bemærk, at der ikke er udfyldt noget i feltet Betalings-id. Man skal huske at indtaste fakturanummeret, da det bruges til at danne OCR-linjen. FIK maske kan også bruges til +75 og +04. Betalingsmåde: +73 Kortart +73 har ikke et betalings-id i form af et nummer, idet man ved denne kortart får oplyst navnet på indbetaleren. OCR-linjen kan se således ud. feltet Betalings-id på kreditoren angives kreditornummeret. Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Betalingsmåde: +75 I

29 FIK75 er minder meget om FIK71. Forskellen er, at betalings-id er 16 cifre og der kan skrives en besked til modtageren. Der er samme muligheder for FIK maske etc. som blev gennemgået for FIK71. I dette eksempel er der kun angivet et fakturanummer i betalings-id. FIK masken vil se således ud på kreditoren. Betalingsmåde: +04 Giro 04 har et fast betalings-id og det kan med fordel indtastes på kreditoren, som vist ovenfor. Bemærk, at det ikke er nødvendigt at angive foranstillede nuller. I dette eksempel er det faste betalings-id og checkcifret er 5. Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Bemærk, at Betalings-id er blankt, da Betalings-Id hentes fra kreditoren ifm. betalingen.

30 Betalingsfil-formater Uniconta kan udlæse betalingsfiler til Danske Bank, Nordea og de pengeinstitutter der er tilknyttet datacentralerne Bankdata, BEC og SDC. Pengeinstitutterne fordeler sig som vist i nedenstående tabel. Fordelingen er pr Kontakt din bank, hvis du er i tvivl om hvilket betalingsfil-format du skal bruge. Bankdata UC Betalingsformat = BankData BEC (Bankernes Erhversservice) UC Betalingsformat = BEC_CSV SDC (Sparekassernes Data Central) UC Betalingsformat = SDC

31 Alm. Brand Bank Aars Andelskasse BankNordik Bonusbanken Agri-Egens Sparekasse Basisbank.dk Djurslands Bank Andelskassen Alslev Lån & Spar Bank Hadsten Bank Andelskassen Alssund Egnsbank Han Herred Jyske Bank Andelskassen Ansager Jutlander Bank Kreditbanken Andelskassen Egebjerg Kaupthing Nordfyns Bank Andelskassen Grindsted Saxobank Nordjyske Bank Andelskassen Høruphav Sparbank Vest Nørresundby Bank Andelskassen Midtjylland Middelfart Sparekasse Ringkjøbing Landbobank Andelskassen Midtthy Sparekassen Kronjylland Skjern Bank Andelskassen Nordøstjylland S E B Merchant Bank (SEB) Andelskassen Oksbøl Sparekassen Fyn Andelskassen Randers Sparekassen Sjælland Andelskassen Rens Sydbank Andelskassen Svendborg Tønder Bank Andelskassen Sydvestjylland Vestfyns Bank Andelskassen Sønderborg Østjysk Bank Andelskassen Tinglev Århus Lokalbank Andelskassen Varde Andelskassen Vestjylland Andelskassen Viborg Andelskassen Ølgod Andelskassen Østhimmerland Arbejdernes Landsbank Billum Andelskasse Brøndum Andelskasse Danske Andelskassers Bank De Mindre Pengeinstitutters Dataformidling DiBa Fanefjord Sparekasse FIH Erhvervsbank Finansbanken Foreningen Mindre Pengeinstitutter Forstædernes Bank Frederiks Andelskasse Fruering-Vitved Sparekasse Fynske Bank Gislev Andelskasse GrønlandsBANKEN Haarslev Sparekasse Haderup Andelskasse Hammershøj Andelskasse Handelsbanken Harridslev Andelskasse Herrested-Måre Andelskasse Hobro Andelskasse Horne Andelskasse Hvidbjerg Bank Hvilsom Andelskasse Jernved og Omegns Andelskasse Kontsted Sparekasse Klejtrup Andelskasse Kværndrup Andelskasse Kærup-Janderup Andelskasse Lokalbanken Lollands Bank Lægernes Pensionsbank Løgstrup Andelskasse Max Bank Mejlby Andelskasse Mercur Den Almennyttige Andelskasse Morsø Bank Møns Bank Nykredit Bank Næsbjerg Andelskasse Oure-Vejstrup Andelskasse Onsild Andelskasse Outrup Andelskasse Pen-Sam Bank Ringkjøbing Bank Rødding Andelskasse Salling Bank Sammenslutningen Danske Andelskasser Skelhøje Andelskasse Skovlund Andelskasse Skælskør Bank Sparekassen for Arts Herred Spar Nord Bank A/S Swedbank Søby-Skader-Halling Sparekasse Tandslet Andelskasse Thorsager Andelskasse Thorstrup Andelskasse Tirstrup Andelskasse Totalbanken Vammen Andelskasse Vestjysk Bank Vinderup Bank Voldby Andelskasse Vordingborg Bank Ørum Andelskasse Øse Andelskasse

32 Batch-/Serienumre Via Lager/Vedligeholdelse/Batch- /serienumre Her vises de batch- og/eller serienumre, der er oprettet til varerne. Oversigten bliver automatisk opdateret, når der indkøbes og faktureres i systemet. Hvis man har oprettet forkert batch- og/eller serienummer kan man rette det i oversigten. Startup quantity er det antal køb der ikke forbundet/sammenkædet til en købspostering. Du undgår at få minus 1 på lager transaktionen fordi alle numre før Startup Quantity ikke genberegnes. Det har ikke noget at gøre med at Uniconta kan automatisk nummerere. Ved oprettelse af varerne, angives under Indstillinger, om man ønsker lagerstyring på Batch eller serienumre. Tvungen batch/serienr betyder tvungen angivelse ved salg og indkøb af varen.

33 Tvungen markering betyder at batch/serienr skal være oprettet i batch/serie oversigten, inden at man kan sælge varen, ellers afvises posten ved salget. Efterberegning af lageret Gå til Lager/Vedligeholdelse/Efterberegning af lageret for at efterberegne lageret. Antal på lager beregnes udfra posteringer på lageret, og for at sikre at lagerbeholdningen er opdateret, skal man en gang om ugen eller mindst en gang hver 14. dag køre en efterberegning af lageret. Det sikre at det antal der er faktureret både i indkøb og salg, bliver genberegnet i sumtabellerne og dermed vises korrekt på bl.a. beholdningsoversigter. Der rettes intet på lagerposterne. Bemærk: Det er en manuel kørsel, så de må lægge det i deres kalender.