INTRODUKTION TIL FACTORING... 3 DEBITORER...

Transkript

1 Side 1

2 Indholdsfortegnelse INTRODUKTION TIL FACTORING... 3 DEBITORER... 4 OPRETTELSE AF DEBITORER... 4 ÆNDRING AF DEBITORER... 5 OPRETTELSE AF FAKTURAPOSTER TIL MIDT FACTORING... 6 GENVEJSTASTER Side 2

3 Introduktion til factoring Denne vejledning beskriver udelukkende den daglige brug af factoring-funktionen i ectrl med hensyn til opsætning af factoring i ectrl henvises til dokumentet Factoring Brugervejledning + Opsætning. I ectrl er der oprettet en factoring-funktion, som er tilpasset Midt Factoring. Ved factoring forstås, at virksomheden aftaler en debitorfinansiering, hvor Midt Factoring stiller likviditet til rådighed mod sikkerhed i virksomhedens tilgodehavender hos sine kunder. Man får typisk udbetalt 80 % af fakturabeløbet ved faktureringen og de sidste 20 % frigives, når kunden betaler sit tilgodehavende. I praksis foregår det på den måde, at de kunder, hvor fakturaerne ønskes overført til factoring hos Midt Factoring, oprettes med factoring-koder. Når virksomheden udskriver fakturaer til disse kunder, indsættes en tekst på formularen om, at fakturaen er overdraget til Midt Factoring, hvortil kunden skal betale sit skyldige beløb. Når dagens/periodens fakturaer er opdaterede, oprettes en betalingskladde, hvor alle åbne fakturaposter med factoring-kode overføres. Fra denne kladde oprettes de nødvendige filer til Midt Factoring. Filerne skal du efterfølgende uploade til Midt Factoring på deres hjemmeside. Til sidst bogføres betalingskladden, således de enkelte fakturaer udlignes på debitorerne og i stedet bogføres som et tilgodehavende hos Midt Factoring. Når beløbet efter få dage modtages fra Midt Factoring, udlignes beløbet på Midt Factoring-kontoen. Bemærk: For at udlæse fakturaerne i PDF-format skal en registreret version af programmet Win2PDF være installeret på den persons computer, som foretager udlæsningen. Programmet downloades og registreres hos: prisen er ca. 225 kr. Side 3

4 Debitorer Oprettelse af debitorer Debitor / Kunder Nedenstående vejledning beskriver kun de ekstra oplysninger, der skal tilføjes en factoring-debitor. Ved oprettelse af en debitor til factoring eller tilknytning af en eksisterende kunde som ny factoring-kunde, skal følgende felter udfyldes. Fanebladet Betaling Feltet Betalingsbetingelser udfyldes med den ønskede betalingsbetingelse til kunden. Feltet Betalingsmåde udfyldes med betalingsmåden for Midt Factoring. Se eventuelt beskrivelsen under afsnittet Betalingsmåder. Betalingsmåden kan vælges ved at klikke på den knækkede pil. Hvis man har flere klientnumre, vælges den aktuelle betalingsmåde med reference til klientnummeret for debitoren. Side 4

5 Knappen Opsætning / Factoring I feltet Factoring vælges værdien Opret. Når data på kunden overføres til en kundefil til Midt Factoring, sættes feltet automatisk til værdien Factoring. Ændring af debitorer Debitor / Kunder Hvis kundedata ændres i ectrl (eksempelvis adresse), så kan der ikke foretages opdatering af disse ændringer ved hjælp af filoverførsel. Der skal du i stedet logge på Midt Factorings hjemmeside for at ændre dataene på kunden. Side 5

6 Oprettelse af fakturaposter til Midt Factoring Debitor / Kladder / Betalinger / Betalingskladde Efter dagens eller periodens fakturaer er opdaterede, kan de efterfølgende overføres til Midt Factoring. Opret en ny betalingskladde (CTRL + N) indholdet. det er en god ide at navngive kladden, således den beskriver Åbn kladden ved at trykke på knappen Linjer. Herefter åbnes en ny tom betalingskladde. I kladden vælges knappen Betalingsforslag og underpunktet Forslag efter forfald. Side 6

7 I debitorbetalingsforslag er der kun et enkelt felt, der skal være udfyldt er ikke muligt at skrive eller ændre data i feltet fra dette skærmbillede knappen Udvælg. og det er feltet Betalingsmåde. Det det skal foretages ved hjælp af I afgrænsningen for Betalingsmåde vælges betalingsmåde-id for factoring. Klik på den knækkede pil i feltet afgrænsning for at vælge værdien for factoring. Klik OK for at lukke vinduet. Side 7

8 Tilbage i debitorbetalingsforslaget vælges knappen OK. Herefter vises de åbne fakturaer, som opfylder udvælgelsen (er åbne og har betalingsmåden for factoring tilføjet). Fakturaer, som af en eller anden grund ikke ønskes overført til Midt Factoring, slettes ved at stille sig på linjen og klikke CTRL + F9. Bemærk, at slettede fakturaer vil dukke op ved næste udvælgelse under forudsætning af, at de ikke er udlignet (eksempelvis med en kreditnota eller indbetaling). Side 8

9 En oversigt over betalingsforslaget kan udskrives ved at trykke på knappen Udskriv. Når fakturaerne er gennemgået lukkes skærmbilledet (CTRL + F4). Alle fakturaer, som ikke er slettet i betalingsforslaget overføres efterfølgende til betalingskladden. Hvis man har flere klientnumre hos Midt Factoring, skal ovenstående forløb køres igennem på hvert klientnummer, som har sit eget betalingsmåde-id. Eksempelvis kan klientnummer 1 være betalingsmåde mf1, klientnummer 2 være betalingsmåde mf2 osv. Posteringstekst, der eventuelt kan kaldes med en forkortelse (eksempelvis: mf for teksten Overført til Midt Factoring ), oprettes under knappen Funktioner / Kladdetekster. Efterfølgende skrives forkortelsen eksempelvis mf i posteringstekstfeltet og hele teksten skrives automatisk, når der trykkes enter eller tab efter mf. Side 9

10 I kladden indsættes automatisk kontoen for Midt Factoring som modkonto således, at beløbene overføres som en åben post fra de enkelte debitorer til en åben post på Midt Factoring, indtil afregning Midt Factoring modtages og bogføres. For at oprette filer til Midt Factoring klikkes på knappen Funktioner og underpunktet Opret betalinger. Vælg betalingsmåden for factoring i feltet Betalingsmåde. Klik OK i skærmbilledet Opret betalinger. Herefter oprettes de nødvendige filer til Midt Factoring efterfølgende vises et infoskærmbillede, hvor der vises, hvad der er overført! Desuden ændres datoen på posterne i kladden til dags dato. Side 10

11 I ovenstående eksempel er der kun fakturaposter. Hvis der havde været nye eller ændrede kundedata, ville der også være oprettet en fil for disse og info i skærmbilledet om antal kundeposter. Efterfølgende skal der udskrives en overdragelsesrapport til Midt Factoring. I kladden vælges knappen Udskriv og underpunktet Midt Factoring. Herefter dannes der i Word et overdragelsesdokument, som skal underskrives og faxes til Midt Factoring eller sendes med en mailkonto med digital signatur. Overdragelseserklæringen gemmes i den mappe, som er opsat under dokumentstyringen (vil normalt være: C:\Midtfact\ ). Side 11

12 Navnet på dokumenter er: Fakturaoverdragelse_klientnummer_dato.doc Fakturaoverdragelse_9906_ DOC. eksempelvis: Efterfølgende skal du uploade filerne til Midt Factoring på deres hjemmeside. Når filerne er modtaget hos Midt Factoring, kan du bogføre betalingskladden, således kunderne bliver udlignet. Side 12

13 Genvejstaster Hvis du taster: Venstre pil Højre pil Pil op Pil ned Home End PgUp PgDn Ctrl. + Home Ctrl. + End Tab Shift Tab Kartotekposter: Alt + F9 Ctrl. + N Ctrl. F3 Ctrl. + Shift + F3 Ctrl. + C Ctrl. + V Ctrl. + X Ctrl. + S Ctrl. + F Ctrl. + P Menufunktioner: Ctrl. + F4 Ctrl. + Alt + F4 Ctrl. + Tab Ctrl. + Shift + Tab Ctrl. + O Ctrl. + D Alt + F4 Alt + Enter Alt + pil ned Ctrl. + F6 Ctrl. + PgDn For at / Flyttes markøren: Ét tegn til venstre Ét tegn til højre En linje op En linje ned Til start af linje Til slutning af linje Til forrige side / forrige post Til næste side / næste post Til første post i kartoteket Til sidste post i kartoteket Hop mellem felter fremad Hop mellem felter tilbage Slet post / linje Opret ny post / linje (* ud for posten = ej opdat.) Filtre poster Fjern filter på poster Kopier Sæt ind Klip Gem / opdater Søg / find post Print / dan rapport Luk et skærmbillede ned Hop til hovedkartotek Hop mellem faneblade fremad Hop mellem faneblade tilbage Åbning af menu Åbning af udviklingsmenu Afslut programmet Egenskaber Henter pickliste til reference kartotek Skifter mellem åbne aktiviteter Skifter blok (fx ordrehoved til linjer) Side 13

14 Datafunktioner: D F Indsætter dags dato Indsætter første dato i måneden Side 14