Salg direkte fra leverandør til kunde

Transkript

1 Salg direkte fra leverandør til kunde CQ giver mulighed for at at afvikle handel uden at produkterne kommer ind over virksomheden. Når kunden ringer: Kunden findes i kundedatabasen Varen findes i varelageret Ordrebekræftelse afsendes til kunden Indkøbspordre afsendes til leverandøren Når bekræftelse og leveringsdato for kunden modtages fra leverandør foretages varemodtagelse Afsendelse og fakturering af varen Faktura overføres til regnskabet Regning fra leverandør overføres til regnskabet Dette er et eksempel. Proceduren kan gennemføres valgfrit med udgangspunkt i de samme moduler som benyttes i ovennævnte eksempel. Kunden findes i kundedatabasen og salgsordrevinduet åbnes Åben kundevinduet, klik på Kunder Søg kunden ved at højreklikke på og skriv lidt af firmanavnet i søgeboksen Tryk ENTER for at finde kunden 1

2 Klik for at åbne salgsordrevinduet med kundens data. Klik for at finde den vare i varelageret, som kunden ønsker at købe. Varen findes i varelageret I varelager vinduet højreklikkes på for at søge efter varen. Dobbeltklik på den fundne vare for at overføre den til salgsordren 2

3 Indsæt evt. antal og leveringsdato hvis det er nødvendigt Lås salgsordren så der ikke kan ændres yderligere på den ved at klikke på Salgsordren kan nu printes og sendes med normal post, eller den kan sendes som vedhæftet en . Ordrebekræftelse sendes til kunden Send ordrebekræftelse som vedhæftet fil med , ved at klikke på herved vises salgsordren først 3

4 og vælg som her. (Denne printer kan installeres vha. program, der følger med CQ) Klik Systemet vil søge efter en fil C:\pdfmail.pdf. Når den findes vil den blive indsat som vedhæftet fil i en. 4

5 Klik for at sende og vedhæftede fil til kunden. Indkøbsordre på den solgte vare sendes til leverandøren For at oprette en indkøbsordre på en vare i salgsordrer skal varen først vælges ved at klikke på den 5

6 Hvis leverandøren skal sende varen direkte til kunden klikkes på det ønskede antal af varen kan indsættes. Herefter åbnes et vindue hvor for at oprette en indkøbsordre. Salgsordrevinduet lukker ikke ned, men i indkøbsordrer ligger nu en indkøbsordre med salgsordrens kunde som leveringsadresse. i hovedmenuen for at åbne indkøbsvinduet Her ses leveringsadressen og at leverandøren er Indkøbsordren kan sendes som vedhæftet PDF-fil til leverandøren. 6

7 vælg og forsæt som på side 4 5. Hermed har kunden fået en ordrebekræftelse og leverandøren en ordre. Når leverandøren har bekræftet modtagelsen af indkøbsordren og angivet hvornår varen er afsendt kan der foretages en varemodtagelse. For at betale den og lade den indgå i regnskabet klikkes på i hovedmenuen. Firmaet har jo ikke modtaget varen, idet den er afsendt direkte til kunden, men for at få den afsendte vare fra leverandøren ind i systemet klikkes på Vare til lager 7

8 Herved fjernes linien fra varemodtagelsesvinduet og lageret opdateres med vareinformationen. Afsendelse og fakturering af den solgte vare Gå ind i salgsordre og vælg den vare eller salgsordre som skal afsendes.. for at afsende og fakturere salgsordren. Når det er sket spørges om faktura skal åbnes, således at den kan blive sendt til kunden. klik på for at åbne fakturavinduet. Også her kan faktura sendes til kunden via en vedhæftet PDF fil. 8

9 Faktura vises. vælg og forsæt som på side 4 5. Klik ja for at markere fakturaen som afsendt til kunden. Faktura overføres til regnskabet Det er nu muligt at overføre fakturaen til regnskabet:. Fakturaen er nu overført til kassekladden i regnskabet. Kassekladden kan åbnes direkte fra fakturavinduet. Højreklik på eller gå til hovedmenuen og klik på for at se fakturaen i kassekladden. 9

10 Alle informationer, undtaget bilagsnummer, er tilføjet fordi der er angivet kontonumre på varen i varelageret (Hvis kunden skal have sin egen konto, skal der angives kontonumre under kunden) TAB fra datofeltet ind i Bilagnr kolonnen og tryk på ENTER for at generere et bilagsnr. automatisk. Når linien har fået et bilagsnummer kan den bogføres ved at klikke på Hermed er salget afsluttet og klar til årsregnskabet. Herunder er kontoplan beregnet og filtreret til aktive konti. Regning fra leverandør overføres til regnskabet Herefter kommer regningen fra leverandøren. For at betale den og lade den indgå i regnskabet klikkes på Før varen kan overføres til regnskabet, skal prisen og betalingsdato indsættes. 10

11 Her er både betalingsdato og betalt dato indsat, men Betalt dato kan også indsættes senere. gem. For at overføre posten til regnskabet klikkes på For at se posteringen i kassekladden højreklikkes på Her er konti, der er opgivet i varelageret automatisk indsat således at kun bilagsnummeret skal tilføjes. Også her kan bilagsnummeret genereres automatisk ved at trykke på TAB tasten og i bilagsnummerfeltet trykke på ENTER. Leverandørens fakturanummer kan ligeledes indsættes i kolonnen for fakturanr. Bogfør til sidst varen ved at klikke på 11

12 Resultatet af salg og køb ses nu i kontoplanen.. Her er der klikket på og derefter er markeret. Med de foranstående transaktioner er årets resultat på 19,40. En kassebeholdning på 24,25 og skyldig moms på 4,85. 12