INSPIRATIONSKATALOG - TIL ARBEJDET MED SOCIAL KAPITAL OG UDVIKLING AF IDÉER

Transkript

1 INSPIRATIONSKATALOG - TIL ARBEJDET MED SOCIAL KAPITAL OG UDVIKLING AF IDÉER

2 Idéudvikling i forhold til jeres kerneopgave og igangsætning af idéerne er ikke noget, der kører af sig selv. Der er behov for, at du som leder sætter gang i processen og løbende støtter op om den og dine medarbejdere. Vi har i Velfærd mange forskellige typer af arbejdspladser, ligesom der er forskellige erfaringer med idéudvikling og arbejde med social kapital. Det er derfor vigtigt, at du vælger en fremgangsmåde for Åbent Vindue, der passer til netop jeres arbejdsplads. Nedenstående kan du finde eksempler på værktøjer og metoder, du kan vælge at benytte dig af i processen. Prøv at tænke Åbent Vindue sammen med øvrige aktiviteter eller metoder som I benytter i forvejen på jeres arbejdsplads. Uanset hvilken metode, der vælges er det vigtigt, at I har kriterierne for den gode idé i baghovedet og har det som en rød tråd igennem processen. I det følgende kan du finde inspiration til: OPSTAT AF ÅBENT VINDUE INFORMATION OG INSPIRATION 3 ARBEJD MED SOCIAL KAPITAL OG SÆT FOKUS PÅ IDÉUDVIKILNG 4 1. Definer kerneopgaven og åben op for nye idéer 4 2. Arbejd med udvikling af kerneopgaven ud fra trekanten 6 3. Arbejde med udvikling af kerneopgaven ved fokus på samlende social kapital 8 4. Arbejde med udvikling af kerneopgaven ved fokus på brobyggende social kapital 9 METODER TIL IDÉUDVIKLING Individuel idéudvikling Makkerpar Fotosafari Vend uhensigtsmæssigheder til innovative idéer Workshop Besøg andre arbejdspladser 13 KONKRETISER OG HOLD FAST I IDÉERNE Spørgsmål til konkretisering af idéer Vedligehold motivation og fokuser på kulturændring 14

3 OPSTAT AF ÅBENT VINDUE INFORMATION OG INSPIRATION Det er vigtigt at du informerer dine medarbejdere om Åbent Vindue inden I starter op. Brug f.eks. et personalemøde eller lign., hvor I alle er samlet eller evt. arbejdsgrupper, medarbejderne er en del af. Fokuser på medarbejdernes motivation for at tage del i idéudviklingen tydeliggør formålet med Åbent Vindue og sørg for, at sikre åbenhed. Derved kan dine medarbejdere skabe mening for dem selv, for borgerne og Roskilde Kommune som helhed. Lad der være tid og plads til, at medarbejderne har mulighed for at stille spørgsmål, så I kan få en dialog i gang omkring udvikling af kerneopgaven og arbejde med social kapital på jeres arbejdsplads. Se Åbent Vindue som en del af at skabe, vedligeholde eller fastholde en innovationskultur på jeres arbejdsplads, hvor social kapital danner rammen. På Intranetsiden for Åbent Vindue ligger der forskelligt materiale, du kan benytte til opstarten af Åbent Vindue. Der ligger bl.a.: Power point slides, med baggrund og formål To film med eksempler på gode idéer Eksempler på innovative idéer og udfyldte idékort Guide om social kapital Du er også er velkommen til at Maria Kofoed i Velfærdssekretariatet for sparring. mariakn@roskilde.dk eller på tlf

4 ARBEJD MED SOCIAL KAPITAL OG SÆT FOKUS PÅ IDÉUDVIKILNG 1. Definer kerneopgaven og åben op for nye idéer Fokus på jeres kerneopgave kan være en god indgangsvinkel til udvikling af gode idéer, der kan bidrage til øget produktivitet, et bedre arbejdsmiljø og øget kvalitet for borgerne. Sæt min. 1 time af til øvelsen. I kan f.eks. afsætte tid på et personalemøde eller lignende. Det er en god idé, at I vælger en mødeleder til at styre forløbet. A. Afklaring af kerneopgaven Inden I går i gang er det en fordel, at I beslutter hvad der er til diskussion er der f.eks. nogle lovkrav eller andre faste rammer for jeres kerneopgave? Start øvelsen med at præsentere eventuelle rammer for deltagerne. Tænk individuelt over, hvordan I vil beskrive jeres kerneopgave. I kan evt. summe to og to. Skriv de forskellige bud på kerneopgaven op på en flipover, vægavis eller tilsvarende, så alle kan se bidragene. Drøft de forskellige bud ud fra de punkter, der kendetegner kerneopgaven Formuler en fælles forståelse af kerneopgaven Hvad kendetegner kerneopgaven? Der er kun én kerneopgave. Men der kan godt være flere delopgaver. Der skal være plads til flere fagligheder i kerneopgaven. Kerneopgaven skal skabe en fælles retning for arbejdspladsen, og derfor skal det ikke være sådan, at én faglighed har monopol på at løse kerneopgaven. Fagligheden er ikke lig med kerneopgaven. Kerneopgaven kræver et godt samarbejde mellem de forskellige fagligheder på arbejdspladsen det er her værdien og forandringen for borgerne skabes. Kerneopgaven skal altid involvere borgerne den må ikke kunne løses uden dem. F.eks. kan undervisning i princippet gennemføres uden eleverne er det så en skoles kerneopgave eller er det måske læring? B. Fra kerneopgave til delopgaver Skriv op på post-its hvilke delopgaver, der er væsentlige for at sikre, at I får løst jeres kerneopgave. Grupper de forskellige delopgaver i temaer Drøft om I er kommet hele vejen rundt om jeres kerneopgave er der nye idéer til delopgaver eller til omdefinering af eksisterende delopgaver I kan evt. afbryde øvelsen her og fortsætte på et senere tidspunkt.

5 C. I dybden med en delopgave Vælg en af delopgaverne, som I alle kan forholde jer til. Gerne én, der kræver samarbejde mellem flere funktioner eller enheder. Drøft: Hvad kendetegner løsningen af denne delopgave, når den løses med en høj kvalitet? Hvad kan være med til at hindre, at delopgaven bliver løst på en hensigtsmæssig måde? Skriv jeres input op på en flipover eller lignende. Drøft derefter: Hvordan er det muligt at understøtte styrkerne? Hvad kan I gøre for at reducere eller fjerne eventuelle forhindringer for, at delopgaven lykkes? Brug jeres arbejde med kerneopgaven til at udvikle idéer til, hvordan I kan løse den endnu bedre og evt. ved at inddrage borgerne. I kan lade medarbejderne byde ind i direkte forlængelse af jeres arbejde med kerneopgaven, eller I kan benytte jer af en af de andre metoder, som I finder i inspirationskataloget.

6 2. Arbejd med udvikling af kerneopgaven ud fra trekanten Ved at tage udgangspunkt i hvert af de tre hjørner i arbejdet med kerneopgaven kan I sætte fokus på de elementer, der yder et væsentligt bidrag til den sociale kapital på jeres arbejdsplads samtidig med, at I kan sætte fokus på, hvad der skal til for at udvikle, at I kan løse jeres kerneopgave endnu bedre. Tag udgangspunkt i en af jeres delopgaver (jf. metode 1) og brug arbejdsspørgsmålene i jeres drøftelse. Fokus på øget kvalitet for borgerne eller øger produktivitet Arbejdsspørgsmål: Hvad lykkes vi allerede med her? o Prøv at se det ud fra forskellige vinkler: jeres egen, fra borgernes, fra de pårørendes, faglighed, budgetmål? Hvordan ved vi, det er sådan? Har vi nok viden, og hvordan kan vi få den? F.eks. interviews, målinger mv. Hvordan kan vi udvikle vores kerneopgave? o Hvem kan bidrage med nye idéer til løsning af kerneopgaven (F.eks. os selv, borgere, pårørende, økonomichef, ny faglighed?...) Måske har I allerede nu idéer til udvikling af jeres kerneopgave. I kan evt. også bruge en af de skitserede metoder, når I arbejder med at udvikle idéer Drøft og prøv at udvikle jeres idéer ift.: Hvilken betydning vil det have/har det haft ift. arbejdsmiljø og produktivitet? Kan vi selv sætte det i værk/prøve det af, og hvordan kan vi evaluere/måle på det?

7 Fokus på arbejdsmiljø Arbejdsspørgsmål: Hvad lykkes vi allerede med her? o o o Set ud fra fællesskabets perspektiv? Set ud fra de enkelte fagligheders perspektiv (kommer alle fagligheder til orde og hvordan?) Set ud fra den enkelte medarbejders perspektiv? Taler vi om samarbejdet og hinanden på måder, der understøtter arbejdsmiljøet? Hvordan har den sociale kapital det? (tillid, retfærdighed, samarbejdsevne) Hvordan har kommunikationen det? Fælles mål, fælles viden, gensidig respekt og hyppig, rettidig, præcis og problemløsende kommunikation? Ser det sådan ud fra alles perspektiv eller kan vi forbedre noget her? Hvordan ved vi, at det er sådan? Hvordan påvirker vores samarbejde produktivitet og kvalitet for borgerne? Hvordan kan vores samarbejde bidrage til at udvikle vores kerneopgave? o Hvilke nye ideer får vi ved at tale om vores samarbejde? o Hvem kan bidrage med nye idéer til løsning af kerneopgaven (F.eks. os selv, borgere, pårørende, økonomichef, ny faglighed?...) Måske har I allerede nu idéer til udvikling af jeres kerneopgave. I kan evt. også bruge en af de skitserede metoder, når I arbejder med at udvikle idéer Drøft og prøv at udvikle jeres idéer ift.: Hvilken betydning vil det have/har det haft ift. arbejdsmiljø og produktivitet? Kan vi selv sætte det i værk/prøve det af, og hvordan kan vi evaluere/måle på det?

8 2. Arbejde med udvikling af kerneopgaven ved fokus på samlende social kapital Samlende social kapital er den sociale kapital, der findes blandt de nære samarbejdspartnere. Den styrkes, når man i det daglige samarbejde om kerneopgaven kommunikerer, så alle parter finder, at kommunikationen er hyppig, rettidig, præcis og problemløsende. Forventningsafstemning er derfor vigtig. Samtidig styrkes den sociale kapital, når man oplever, at gruppen har en fælles forståelse af mål og kerneopgave, at alle parter har den viden, de skal have for at løse deres del af opgaven og at alle føler, der er gensidig respekt til stede. Brug følgende spørgsmål ift. jeres generelle samarbejde eller ift. en konkret opgave/situation: I vores samarbejde om xx, synes du generelt vi var gode til at tage fat i hinanden, hvis vi blev usikre på noget eller stødte på forhindringer? (Giv gerne eksempler) I vores samarbejde, synes du da vi var gode til at orientere hinanden om projektets fremdrift/vigtige begivenheder i samarbejdet? (Giv gerne eksempler) Talte vi sammen ofte nok, eller ville det have hjulpet, hvis vi havde haft faste aftaler om at ringes ved/mødes med bestemte intervaller? Hvor tit skulle det have været, set fra dit synspunkt? I vores samarbejde, synes du vi har været gode nok til at give hinanden præcise oplysninger, som den anden havde brug for at kende til? (Giv gerne eksempler) Når der opstod problemer i projektet/samarbejdet/arbejdet undervejs, hvordan synes du så vi lykkedes med at være fremadrettede i vores kommunikation? Altså fokusere på løsning af problemerne og fremdrift i projektet? o Kan du komme i tanker om eksempler på det? Og også eksempler, hvor vi ikke helt lykkedes? Hvordan kunne du eller jeg set i bakspejlet - have reageret anderledes der? o o Hvordan kan vi udvikle på vores kerneopgave ved at tage udgangspunkt i den samlende sociale kapital? Hvordan synes du vi lykkes sammen i forhold til at få nye ideer til løsning af kerneopgaven eller samarbejdet om kerneopgaven? o Hvilke gode eksempler kan du komme med? o Kan vi gøre mere af det måske også i andre sammenhænge? Kan vi ud fra samtalen om vores samlende sociale kapital finde idéer der kan bidrage til at udvikle, den måde vi løser vores kerneopgave på? o Er der andre end os, der kan bidrage med nye idéer til løsning af kerneopgaven (F.eks. borgere, pårørende, kollegaer fra andre steder i Roskilde Kommune) I kan evt. også bruge en af de skitserede metoder, når I arbejder med at udvikle idéer

9 3. Arbejde med udvikling af kerneopgaven ved fokus på brobyggende social kapital At øge den brobyggende sociale kapital handler ofte om at tilegne sig viden om andre afdelingers/ faggruppers perspektiver og vilkår. Formålet er, at få tydeliggjort, hvor man kan lette arbejdet for hinanden. En god ide kan igen være at aftale at mødes med kollegaer(f.eks. fra en anden afdeling, fra rådhuset/ decentralt mv.), I er fælles om at løse kerneopgaven med f.eks. fordi I på forskellige måder arbejder på en sag, der har med samme borger/barn/elev at gøre. Selvom I ikke arbejder tæt sammen kan I altså være afhængige af hinandens arbejde. Spørgsmål til at udforske hinandens vilkår og perspektiver Hvad er det vigtigste, jeres afdeling/jeres faglighed laver? Hvordan bidrager det efter jeres mening ind i den fælles kerneopgave? Hvad er I mest stolte af at bidrage til? Hvor synes I arbejdet bliver vanskeligst? Hvilke samarbejdsflader er de vigtigste for jer? Hvilken feedback får I fra borgere/andre afdelinger/ledelseslagene? Spørgsmålene gentages, men nu med fokus på den anden afdeling/faglighed: Hvad er efter jeres mening det vigtigste, vores afdeling/vores faglighed laver? Hvordan bidrager det efter jeres mening ind i den fælles kerneopgave? Hvad tror I vi er mest stolte af at bidrage til? Hvor tror I vi synes arbejdet bliver vanskeligst? Hvilke samarbejdsflader tror I er de vigtigste for os? Hvilken feedback får I fra borgere/andre afdelinger/ledelseslagene? Spørgsmål til at undersøge, hvor forbindelserne mellem jer kommer i spil Hvor ser du de væsentligste samarbejdsflader mellem os? Hvor/hvornår synes I vi lykkes bedst som afdeling/faglighed? Hvordan tænker I vores bidrag bliver vigtigt for borgeren? For kvaliteten i arbejdet? For det fælles arbejdsmiljø? Hvordan påvirkes jeres afdeling/faglighed af vores opgaveløsning? Hvor og hvordan kuan vi forbedre vores samarbejde? Er der noget, vi kan gøre for at lette eller kvalificere jeres afdelings/faggruppes arbejde? Efter at spørgsmålene er stillet begge veje samles op på læringspunkter og derefter tales om, hvorvidt noget skal ændres i kommunikationen mellem afdelingerne/faglighederne og evt. hvornår man igen mødes.

10 METODER TIL IDÉUDVIKLING 1. Individuel idéudvikling Lad medarbejderne om individuelt at overveje gode idéer til løsning af jeres kerneopgave. Idéerne kan f.eks. udspringe af udfordringer eller frustrationer. Uddel idékortene, så kan medarbejderne skrive deres idé ned. På kortet kan der også skrives en udfordring. Vær klar til at sparre med dine medarbejdere i processen og evt. hjælpe med at notere deres idé. For at sikre ejerskab og forankring kan du med fordel vælge et par medarbejdere, der ligesom dig kan bistå medarbejderne med sparring og nedskrivning på idékort. Følg løbende op og sæt idéudvikling og Åbent Vindue på dagsordnen. Hvis I har mulighed for det, kan det være udbytterigt undervejs i processen, at drøfte idéer og udfordringer. Måske oplever flere det samme, eller måske kan der komme nye idéer frem til de konkrete udfordringer. 2. Makkerpar Dialog og sparring kan være givende for idéudviklingen. Hvis det er muligt, kan I derfor arbejde med makkerpar. Makkerparrene skal i en periode på f.eks. 1 uge eller 2 sammen overveje eller drøfte forskellige idéer og udfordringer, som de oplever i løbet af deres arbejdsdag. Sammen noteres de idéer og/eller udfordringer de har drøftet på idékortene. Hvis I har mulighed for det, kan det være udbytterigt undervejs i processen at sætte tid af, så I samlet kan drøfte idéer og udfordringer fra makkerparrene. Måske oplever flere det samme, eller måske kan der komme idéer frem til de konkrete udfordringer.

11 3. Fotosafari Se verden på en ny måde! Lad dine medarbejdere tage billeder i deres hverdag (evt. med mobiltelefon, PDA eller et digitalt kamera, hvis I har et på arbejdspladsen). Billederne kan vise det problem eller den udfordring, som medarbejderen står overfor i løsningen af en opgave. Giv god tid til at tage billederne gerne 1-2 uger. Noter idéer eller udfordringer til billederne på et idékort. Vær klar til at sparre med dine medarbejdere og hjælp evt. med at notere deres idé. I kan også idéudvikle sammen på til de enkelte billeder For at sikre ejerskab og forankring kan en eller flere medarbejdere med fordel også bistå med sparring og nedskrivning på idékort. Hvis I har mulighed for det, kan det være givtigt undervejs i processen, at drøfte de forskellige billeder, der er blevet taget og de idéer og udfordringer, der ligger bag. Måske oplever flere det samme, eller måske kan der komme idéer frem til de konkrete udfordringer. 4. Vend uhensigtsmæssigheder til innovative idéer Uhensigtsmæssigheder eller fejl kan være en oplagt lejlighed til at sætte fokus på nye idéer til opgaveløsningen, brug af hjælpemidler, teknologi mv. Sæt fokus på uhensigtsmæssigheder eller fejl, der er friske i erindring for alle. Lav brainstorm på hvad der kan gøres anderledes for at undgå uhensigtsmæssigheden eller fejlen i fremtiden. Lad medarbejderne komme med alle de forslag, de kan finde på uden hensynstagen til om de er realiserbare. Sorter idéerne efter indhold og skriv ned. Sammenskriv evt. idéer, der har sammenhæng til hinanden og noter på idékortene. Vær i denne øvelse opmærksom på ikke at vælge en uhensigtsmæssighed eller fejl, der udstiller enkelte medarbejdere.

12 5. Workshop Workshops kan være en god måde at inddrage medarbejderne i idéudvikling. Workshops kan afholdes på forskellige måder alt efter den tid, der er til rådighed. Det kan ofte være en fordel at holde en workshop i forlængelse af eller i kombination med en af de andre metoder, f.eks. fotosafari. Nedenstående model kan I selv tilpasse. Sæt ca. 40 minutter af til workshoppen A. Udvælg et eller flere temaer. F.eks. jeres første møde med en ny borger. Tag stilling til, om alle skal arbejde med samme tema, eller om I vil dele jer i grupper og arbejde med forskellige temaer Del medarbejderne i grupper på 5-6 personer og uddel post- its til alle B. Hver medarbejder skriver idéer på post-its i 5-10 minutter. For at hjælpe idéudviklingen på vej kan I f.eks.: Beskriv det I drømmer om Tag udgangspunkt i hvordan I forstiller jer det vil se ud i den bedste af alle verdner. Se med nye øjne på jeres opgaver og ydelser Hvilke behov dækker I med jeres arbejdsopgaver? Spørg hvorfor gør vi sådan til alle jeres opgaver også de I finder indlysende. Se på løsninger på andre fagområder Gå på opdagelse i fremmede faglige områder og emner. Træn dig i at oversætte deres succesfulde løsninger til din egen hverdag: Hvorfor skulle man ikke kunne det hos os? Sæt skarpt på de politiske visioner Præsenter de politiske visioner for dine medarbejdere hvordan kan I omsætte det til praksis hos jer? C. Alle præsenterer deres idéer og placerer dem, så alle idéer er synlige for alle. På dette tidspunkt i processen handler det om at udvikle og præsentere idéer ikke om at diskutere hvorvidt idéerne er urealistiske, gode eller dårlige. Lad alle post-its hænge et par dage og giv medarbejderne til opgave at tænke over, om de har yderligere input eller spørgsmål til de forskellige idéer.

13 Afsæt ca. 40 minutter og saml medarbejderne igen. D. Hver gruppe eller idéejer svarer på eventuelle spørgsmål. E. Alle idéer kategoriseres under forskellige overskrifter. F. Et eller flere idékort udfyldes for hver overskrift. Fastsæt samtidig hvem og hvordan der skal arbejdes videre med idéerne. Processen kan også samles og gennemføres på ca. 1½ time. Hvis I er mange medarbejdere kan workshoppen tage lidt længere tid. 6. Besøg andre arbejdspladser Inspiration og gode innovative idéer kan nogle gange findes de mærkeligste steder, andre gange hos naboen. Tag på besøg i andre dele af Social og Sundhed, og invitér andre til at besøge dig. Man ser sig selv med nye øjne, når der kommer gæster, eller man er gæst. Giv jer tid til at udvikle på de idéer, I får andre steder fra gør best practice til next practise.

14 KONKRETISER OG HOLD FAST I IDÉERNE 1. Spørgsmål til konkretisering af idéer Når en medarbejder har en frustration eller en løs idé, kan de have brug for hjælp til at konkretisere den. Du kan bruge følgende spørgsmål som inspiration til at hjælpe med at konkretisere en idé: Hvad oplever du som problematisk i forhold til dit arbejde? Hvad er problematisk i forhold til borgeren/din samarbejdspartner? Har det nogen betydning i forhold til dit arbejdsmiljø? Har det nogen økonomiske eller tidsmæssige konsekvenser? Hvordan påvirker det borgeren? Har du nogen forestilling om, hvad der ville kunne afhjælpe problemstillingen? 2. Vedligehold motivation og fokuser på kulturændring For at holde liv i idéudviklingen er det vigtigt, at medarbejderne kan se, at der bliver handlet på deres idéer, og deres indsats kan betale sig. En metode til at sikre og synliggøre idéernes virkeliggørelse er ved at have en planche et centralt sted på arbejdspladsen, hvor alle medarbejdere kommer. I kan også benytte en tavle eller et whiteboard. Planchen deles i fire dele: Idéer der kan realiseres indenfor egen ramme 2. Idéer,der er planlagte 3. Idéer der er i gang med at blive implementeret Idéer,der er gennemført

15 Idéerne sættes op på planchen og rykkes løbende rundt. Herved bliver det synligt for medarbejderne, at der ageres på deres idéer, og det kan motivere til at gøre endnu en indsats for idéudviklingen, ligesom det er med til at underbygge en innovativ kultur. Metoden kan med fordel også bruges efter Åbent Vindue til at synliggøre arbejdet og processen med nye idéer fra medarbejderne.