ANSØGNINGSSKEMA FÆLLES PULJE

Transkript

1 ANSØGNINGSSKEMA FÆLLES PULJE INITIATIVETS TITEL: Vikærgården det papirløse omsorgshotel 1. ANSØGERE OG SAMARBEJDSPARTNERE Ansøger (projektansvarlig): Navn: Alice Jensen Telefon: Arbejdssted: Sundheds- og Omsorgshotel Vikærgården Samarbejdspartnere: Alexandra Instituttet, Vikærgården, Velfærdsteknologisk enhed Parterne der vil skulle involveres undervejs: Geriatrisk afdeling, Neurologisk afdeling og Ortopædkirurgisk afdeling Tilsammen levere de tre afdelinger skønsmæsigt 85 % af borgerne til Vikærgården. Derudover vil den teknologiske tilgang til projektet og realiseringen af papirløshed inddrage virksomheder som Sekoia og CGI eller Cetrea, afhængig af udbud Budgetansvarlig leder i Aarhus Kommune: Navn: Ivan Kjær Lauridsen ijk@aarhus.dk Telefon: Arbejdssted: Velfærdsteknologisk Enhed, Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg 2. INITIATIV Hvad handler initiativet om? Hvad er formålet? Hvem gavner det? (max anslag) Initiativet handler om at gå væk fra papir til ny arbejdsform, hvor informationen er, integreret tilstede i arbejdsprocesserne, - gå fra en papirbaseret kontrol organisation til en effektiv borgerinddragende digital samarbejdsform.

2 Vikærgårdens ydelser er komplekse. Stedet indgår i en kompleks struktur, hvor mange parter har opgaver og forventninger, der flyder megen vigtig information, som ikke må gå tabt undervejs. Formålet er at ændre tankesæt og fokus fra papir, - fra stationære og gentagne opgavesekvenser til procesunderstøttelse og individuelt tilpasset understøttelse af den forandring, den transformation, der er kerneydelsen på Vikærgården. Initiativet gavner overblik, planlægning og automatisk dokumentation under patienternes vej til at blive borger igen via Vikærgården. Initiativet øger mulighed for at delegere til borgerne i processen fra at have mistet grebet indtil man får greb om livet igen på en gradvist, værdig og hurtigt måde. Hvilke(t) af de syv innovationstemaer relaterer initiativet til? (sæt kryds) Inklusion og medborgerskab Velfærdsteknologi Digitalisering Mobilitet Innovationskultur Sundhed Sygefravær Hvor kommer inspirationen fra? (max tegn med mellemrum) Det har i gennem længere tid været en vision at realisere forventningen om at skabe papirløse arbejdspladser i takt med den teknologiske udvikling. En række pilotprojekter på andre kommunale arbejdspladser har påvist, at der er betragtelige arbejds- og tidsmæssige perspektiver i indførelsen af dokumentationsteknologi. Medarbejderstaben på Vikærgården er kraftig reduceret, hvilket betyder at der skal findes nye måder at arbejde på, der er opgaver, som skal forsvinde og erstattes af nye opgaver og arbejdsgange, der skaber større værdi for patienter og borgere. Hvilke metoder vil I anvende? Hvad forventer I vil være gevinsten ved at bruge disse metoder? I dag fungerer arbejdsgange og opgaver på baggrund af en papirbaseret organisation og et papirbaseret tankesæt. Den papirbaserede organisation og arbejdsmåde bygger

3 på kontrol, - er det blevet lavet, - hvad skal jeg nu. Metoder: Der er behov for et system, der kan rumme kompleksiteten og ikke forstyrrer medarbejderne i understøttelse af borgernes arbejde med at få greb om livet igen, med unødig information, unødig administration og unødig inddatering. Det forventes, at der vil skulle vælges et IT-værktøj, som vil kunne præsentere adgang til de relevante systemer og informationer på stedet for den enkelte arbejdsprocse. Forventede gevinster: Projektet vil skabe viden om nye måder at arbejde på, og dermed kunne få afsmittende effekt og have overførselsværdi for de øvrige lokalcentre. Projektet vil understøtte borgernes fremdrift ift. rehabilitering på tværs af sektorer, og vil dermed understøtte det nære sundhedsvæsen. Initiativets start og afslutning: Juni 2013 sep Hvordan skal initiativet forankres, når bevillingen er opbrugt? Det er en forventning, at med indførelsen af en papirløs arbejdsgang, vil visse arbejdsprocesser forenkles, andre omlægges men overordnet vil det betyde en effektivisering og ibrugtagen af teknologi som efterfølgende vil indgå det samlede digitaliseringsarbejde. Sideløbende er det forventningen af projektets teknologi vil sikre smidighed og overblik i det daglige arbejde, hvorfor en række tidskrævende og uplanlagte opgaver vil bortfalde. 3. EFFEKTER OG RISICI Hvordan bidrager initiativet til en bedre, smartere eller mere effektiv opgaveløsning? Hvad er den forventede økonomiske effekt? Ud fra erfaringer i Fredericia Kommune på et plejecenter forventes at der vil kunne findes letter måder at udføre arbejdet på, som giver en lettelse på mere end 3½ stilling årligt. Sammenligningen er med et sted med færre ind og udflytninger, end der er tale om på Vikærgården.

4 Hvordan vil I dokumentere den økonomiske effekt? Registrering af de ændringer, der foretages, og det tidsforbrug, som omlægges i minutter relateret til praksis før og praksis efter, samt ved at beskrive opgaver, der kan overdrages til borgere og pårørende. Endelig via interviews at beskrive gevinster ift. selvhjulpenhed, som minimerer behovet for hjæp fra hjemmeplejen efter rehabiliteringsforløbet. Hvilke risici er forbundet med initiativet?(fx økonomiske, organisatoriske) Teknologien opfylder ikke alle krav, hvorfor medarbejderne sideløbende fortsat benytter papir som ekstra sikkerhed for dokumentation 4. EVALUERING Hvordan evaluerer I initiativets evne til at skabe merværdi i forhold til en bedre, smartere eller mere effektiv opgaveløsning? Via løbende interview, workshops og brugerinddragende processer vil der undervejs i hele projektforløbet ske evaluering af teknologiens effekt, således den indrettes så medarbejderne får ejerskab og der bliver skabe empowerment omkring processen. 5. LÆRING OG VIDENDELING Hvem vil have gavn af at kende til initiativet og dets resultater? For yderligere at udvikle dette perspektiv kan projektet skaleres til at bliver tværmagistratslig. Projektet er dermed i høj grad egnet til Aarhus Kommunes tværgående Innovationspulje. Perspektivet kunne i tværmagistratslig sammenhæng være, at teste teknologien i institutioner. De enkelte medarbejdergruppe kunne være ambassadører for at få udbredt teknologierne, - og der kunne konkurreres om at opnå den smarteste og enkleste udnyttelse af teknologien. Hvordan vil I offentliggøre og formidle initiativet og dets resultater? Interviews, workshops, artikler i kommunens interne og eksterne medier, artikler og pressemeddelelser.

5 6. ØKONOMI Der søges om følgende beløb til følgende udgifter: Udgiftstype Beløb i kr. Lønudgifter - AAK-medarbejdere Lønudgifter - Eksterne-medarbejdere Materiale Evt. andet Ansøgte midler i alt Hvilke(t) år skal de ansøgte midler bruges? Sæt kryds Medsend udspecificeret budget for initiativet herunder evt. medfinansiering (medsendes som pdf)