Bilag 8. Principper for implementering af ændringer af kontoplan vedr. opgørelse af udgifterne til administration

Transkript

1 Bilag 8 Emne: Til: Kopi: til: Ændring af kontoplan 1. fællesmøde mellem Økonomiudvalget og Magistraten Byrådets medlemmer Den 3. september 2012 Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Principper for implementering af ændringer af kontoplan vedr. opgørelse af udgifterne til administration MBA-Økonomistyring og finans 8100 Aarhus C Resumé Økonomi- og Indenrigsministeriet har udmeldt ændringer til budget- og regnskabssystem for kommuner. Ændringerne har til formål dels at muliggøre en Sagsnr. 12/ Journalnr. Sagsbeh. Claus Sørensen opgørelse af de udgifter, der bruges på ledelse og administration på kommunens serviceområder (hovedkonto 0 og 2-5), dels at få en mere detaljeret/specificeret opgørelse af de udgifter, som budgetteres og bogføres på hovedkonto seks (administration). Kommunerne har påpeget, at ændringerne ikke indebærer en administrativ forenkling, og at der tvært imod er tale om en meropgave. Kommunerne er imidlertid ikke blevet kompenseret økonomisk for opgaven. I forlængelse heraf foreslås det, at der i Aarhus Kommune vælges administrativt enkle princip- Telefon Direkte telefon Fax cis@aarhus.dk per, så ændringerne kan implementeres med mindst muligt ressourceforbrug. Med afsæt heri samt de muligheder som er anført fra ministeriets side - foreslås det, at Aarhus Kommune ved implementeringen af ændringerne konkret benytter følgende principper: På områder, hvor der i forvejen anvendes tidsregistrering, benyttes denne til registrering af udgifter vedr. generel ledelse og administration på hovedkonto 0 og 2-5. På øvrige områder anvendes princippet om, at udgifter ifht. ledere og medarbejdere, der anvender mere end 50 procent af deres tid på ledelse og administration, skal føres som en administrativ udgift under hovedkonto 0 og 2-5. Tilsvarende føres udgifter ifht. medarbejdere, der anvender mere end 50 procent af arbejdstiden på en anden jobfunktion (f.eks. undervisning og pædagogik) fuldt ud som en ikke-administrativ udgift.

2 I de foreslåede principper for udmøntning er der lagt vægt på, at stillinger med ensartet indhold tilstræbes behandlet på samme måde. Budgetmæssigt vil ændringerne vil først blive fuldt implementeret i forbindelse med budgetlægningen for 2014, forstået på den måde, at det i budget 2013 alene vil være muligt at opgøre udgifterne efter de nye regler på overordnet niveau. Regnskabsmæssigt vil det være muligt at følge op på forbrug efter de nye budget- og regnskabsregler fra og med regnskab Baggrund Økonomi- og Indenrigsministeriet har d. 5. juli 2012 offentliggjort 25. omgang af rettelsessider til Det kommunale budget- og regnskabssystem. De udmeldte ændringer indebærer bl.a., at der udmøntes nye regler for opgørelse af udgifterne til administration og ledelse. De væsentligste ændringer ifht. budget og regnskab vedr. administration er: 1. Der indføres på en række funktioner under hovedkonto 0 og 2-5 en ny tværgående gruppering 200, hvorpå udgifterne til decentral ledelse og administration skal opgøres. 2. Der gennemføres på funktion en opdeling af udgifterne til myndighedsopgørelse og øvrig administration ved anvendelse af to grupperinger. 3. Der oprettes to nye funktioner og til kontering af udgifter til ledelse og administration vedr. voksen, ældre- og handicapområdet samt det specialiserede børneområde. 4. Der oprettes en ny funktion for Fælles IT og Telefoni. 5. Der oprettes en ny funktion til Byggesagsbehandling. I det følgende beskrives hovedindholdet i ændringerne, samt de principper, som i Aarhus Kommune vil blive anvendt til at implementere ændringerne. Borgmesterens Afdeling og de øvrige afdelinger er enige om, at disse overordnede principper er omdrejningspunktet for at implementeringen af ændringerne i det kommunale budget- og regnskabssystem. Ad. 1. Ny tværgående gruppering 200 for hovedkonto 0 og 2-5 vedr. udgifter til administration og ledelse Målet med indførelsen af den nye gruppering er at opdele decentrale udgifter, som vedrører ledelse og administration, fra udgifter vedr. faglige opgaver på konto 0 og 2-5. Decentrale udgifter til ledelse omfatter eks. decentrale enheders højere ledelsesniveauer (ledere med et egentligt ledelses- og personalemæssigt ansvar, der udfører opgaver med den overordnede styring og koordinering af institutionen som f.eks. strategisk planlægning og budgetlægning) samt hertil direkte henførbare udgifter, eks. til rejser, kurser, repræsentation m.v. Endvidere omfattes opgaver vedr. eks. strategisk planlægning, handlingsplaner, budgetter m.v.

3 Decentrale udgifter til administration omfatter eks. personale- og økonomiadministration samt anden administrativ drift. Opgørelsen af udgifter til ledelse og administration på konto 0 og 2-5 vanskeliggøres ved, at nogle ledere og medarbejdere varetager både ledelsesmæssige og administrative opgaver såvel som faglige opgaver. Budget- og regnskabssystem for kommuner giver kommunerne forskellige håndtag/værktøjer, til at udskille udgifterne til decentral ledelse og administration på gruppering 200: 1. Tidsregistrering 2. Fordeling af lønudgifterne efter skøn (ved aflæggelse af regnskabet) 3. Alternativt kan lønudgiften for medarbejdere, der i overvejende grad arbejder med ledelse og administration, dvs. mere end 50 procent af arbejdstiden anvendes på ledelse og administration, fuldt ud konteres som en administrativ udgift. Tilsvarende kan lønudgiften for medarbejdere, der anvender mere end 50 procent af arbejdstiden på en anden jobfunktion (f.eks. undervisning og pædagogik) fuldt ud konteres som en ikkeadministrativ udgift. På områder, hvor der allerede foretages tidsregistrering over, hvilke opgaver ledere og medarbejdere udfører, foreslås det første princip til udmøntning af de nye bestemmelser om gruppering 200 anvendt i Aarhus Kommune. For områder, hvor der ikke foretages tidsregistrering, foreslås det tredje princip anvendt. Årsagerne hertil er: Der tilstræbes anvendelse af enkle og ensartede principper på tværs af kommunen, herunder tilstræbes, at stillinger med ensartet indhold behandles ensartet. Der tilstræbes en metode, som på længere sigt vurderes at være den mindst ressourcekrævende i forhold til at få skønnet, hvornår medarbejdere anvender deres tid til ledelse og administration, og hvornår de anvender deres tid på faglige opgaver. Der tilstræbes en metode, som på længere sigt vurderes at være den mindst ressourcekrævende i forhold til at vedligeholde de administrative systemer mhp. at kunne opfylde lovens krav. Der tilstræbes en metode, som over år giver det mindst mulige behov for diskretionære skøn, og som dermed vurderes at give de bedst sammenlignelige data på tværs af år. Afdelingerne i Aarhus Kommune arbejder for nærværende med at belyse, hvad de anvendte principper betyder i forhold til, hvordan udgifterne til forskellige stillingstyper skal budgetteres og regnskabsføres. I det følgende gøres kort status for afdelingernes vurderinger over, hvad ændringerne kommer til at indebære.

4 Sociale Forhold og Beskæftigelse vurderer, at centerchefer samt visse afdelingsledere vil blive budgetteret og bogført på den nye gruppering for administrative udgifter, mens underliggende ledelsesniveauer vil blive bogført som ikke administrativt personale Sundhed og Omsorg vurderer, at teamledere ud fra de anførte principper vil blive budgetteret og bogført som ikke-administrativt personale, mens overliggende ledelsesniveauer forventes at blive budgetteret og bogført på den nye gruppering for administrative udgifter. Børn og Unge vurderer på baggrund af Økonomi- og Indenrigsministeriets definition af decentrale administrative og ledelsesudgifter, at dagtilbudsledere, skoleledelserne undtaget pædagogiske ledere, FU og vicefuledere samt decentrale administrative medarbejdere fremover skal konteres på nye tværgående gruppering 200, mens øvrige decentrale stillinger med ledelsesmæssige beføjelser som f.eks. pædagogiske ledere i dagtilbud og på skolerne og fritidspædagogiske ledere i dagtilbud ikke medtages. De øvrige afdelinger er fortsat i gang med at vurdere, hvordan principperne vil skulle udmøntes i budgetter og regnskab. Trods indførelsen af de nye budget- og regnskabsprincipper, er det vurderingen, at der fortsat vil være en betydelig usikkerhed forbundet med at foretage sammenligninger af udgifter på tværs af kommuner og på tværs af enheder inden for en kommune, bl.a. fordi der i budget- og regnskabssystemet gives forskellige muligheder/håndtag, som kommuner og enheder vil kunne benytte sig af. Det vurderes, at ændringen af kontoplanen først vil være fuldt implementeret i budget I regnskab 2013 vil det være muligt at opgøre bogførte udgifter på den nye tværgående gruppering. Ad. 2. Ændring af hovedkonto 6 med særligt fokus på opdeling af udgifterne på funktion på grupperinger vedr. myndighedsopgaver og vedr. øvrig administration I forhold til hovedkonto 6 gennemføres med 25. omgang rettelsesblade en del justeringer af det kommunale budget- og regnskabssystem. Med henblik på at skabe større gennemsigtighed i kommunernes administrative udgifter på funktion tilføjes til funktionen to nye grupperinger, som skal gøre det muligt at skelne mellem udgifternes karakter: 001 Myndighedsudøvelse 002 Øvrig administration.

5 Myndighedsudøvelse er de opgaver, hvor kommunens medarbejdere med hjemmel i specifik lov (og/eller beslutning i kommunalbestyrelsen) træffer afgørelse med direkte eller indirekte konsekvenser for borgere eller virksomheder. Myndighedsudøvelse omfatter både opgaver vedr. sagsbehandling i bred forstand og opgaver vedr. selve afgørelserne samt opgaver i tilknytning hertil. Øvrig administration omfatter de funktioner, der understøtter den primære drift og myndighedsudøvelse i kommunen. I ændringerne til budget- og regnskabssystemet anføres ikke specifikke kriterier for, hvordan opdelingen kan gennemføres i de tilfælde, hvor en medarbejder eks. varetager opgaver vedr. såvel myndighedsudøvelse som øvrige administrative opgaver. Aarhus Kommune har været i kontakt med KL s medarbejder på ændringerne af det kommunale budget- og regnskabssystem, som oplyser at metoderne beskrevet i forhold til den tværgående gruppering 200 også må forventes at kunne anvendes i forhold til opdelingen af myndighedsopgaver og øvrig administration, hvis der er tvivl om, hvorvidt en opgave vedrører myndighedsopgaver eller øvrig administration. Ad. 3. Nye funktioner for administration på voksen-, ældre og handicapområdet samt det specialiserede børneområde. Nogle af udgifterne på funktion udskilles til selvstændige funktioner for administration på voksen-, ældre- og handicapområdet ( ) samt det specialiserede børneområde ( ). For begge funktioners vedkommende kan der eksempelvis være tale om udgifter til myndighedsudøvelse samt overordnet planlægning, rådgivning og visitation. Tilsvarende skal administrative støttefunktioner og sekretariatsbetjening, der er rettet mod de to områder, konteres på nye funktioner. Ad. 4. Oprettelse af ny funktion vedr. Fælles It og telefoni Der oprettes en ny funktion ( ), hvorpå konteres udgifter til It og telefoni, som besluttes centralt, eksempelvis anskaffelse, udvikling og drift af den centrale tekniske it-infrastruktur, herunder datalinjer, softwareudgifter til fællesprogrammel samt intern It-rådgivning og It-projektledelse vedr. Fælles IT og telefoni. Det fremhæves i rettelsesbladene, at såfremt It og telefoni indkøbes centralt i kommunen, skal det sikres, at udgifterne endeligt registreres på det driftsområde, hvor forbruget finder sted. For Aarhus Kommune vil den nye funktion blive benyttet til budgettering og bogføring af udgifter, som afholdes fælles for hele kommunen. Det vil alt overvejende være udgifter som knytter sig til IT-afdelingen i Borgmesterens Afdeling. Ad. 5. Oprettelse af ny funktion til Byggesagsbehandling

6 Der er variation kommunerne imellem i størrelsen af byggesagsgebyrerne. Med henblik på i højere grad at synliggøre udgifterne, der kan danne baggrund for opkrævningen af gebyrer for byggetilladelse, udskilles udgifterne til sagsbehandling vedr. byggetilladelser til en ny selvstændig funktion Byggesagsbehandling.