Gode råd til samarbejdet med ambassadører

Transkript

1 Gode råd til samarbejdet med ambassadører Guide til landsdelskonsulenter Marts 2016

2 Denne guides indhold Formål Din opgave som landsdelskonsulent Ambassadøren Ambassadøren Ambassadørens opgave Tre eksempler på ambassadører Kontakten til ambassadørerne Udvælgelsen og den første kontakt Den løbende dialog Opdateringer Digitalt idékatalog Materiale til ambassadører

3 Formål Vores mål er at skaffe betalende deltagere på DGI Landsstævne Det skal ske gennem en fælles indsats, hvor vi arbejder målrettet med at aktivere netværket omkring Landsstævnet - både fysisk og digitalt. Flere skal invitere hinanden med til festen. Som landsdelskonsulenter er I nøglepersoner i det arbejde. Det er jeres opgave at opbygge en relation til ambassadørerne og løbende informere dem om Landsstævnet - så de får lyst til at invitere flere med. Guiden her indeholder inspiration til det arbejde. Foruden arbejdet med ambassadører, markedsfører vi Landsstævnet gennem traditionel markedsføring. Blandt andet via kampagner til fx. forårsopvisninger og via de skabeloner, der er tilgængelige i DGI Media. Denne markedsføring kører sideløbende med ambassadørarbejdet.

4 Din opgave Som landsdelskonsulent skal du tage kontakt til en mindre gruppe af potentielle ambassadører. De bliver dine ambassadører. Det er din opgave at inspirere dem gennem dialog (fysisk og digitalt), så de får lyst til at invitere flere med. Men hvorfor nu bruge så mange kræfter på den personlige kontakt? Kan vi ikke bare opdatere dem gennem opslag på Facebook-siden? Eller sende dem nyhedsbreve om Landsstævnet? Det kommer vi også til at gøre. Men lige præcis ambassadørerne har vi brug for at opbygge en ekstra stærk relation til, så de bliver inspireret til også at invitere flere med til festen. Det begynder med, at du som landsdelskonsulent kontakter ambassadørerne - og efterfølgende holder dem opdateret. Kort fortalt er din opgave: At tage kontakt til en gruppe af potentielle ambassadører At kommunikere med dem frem mod Landsstævnet - og opbygge en god relation til dem At stå klar med hjælp, sparring og ideer

5 Ambassadørerne

6 Ambassadørerne Ambassadører er en gruppe af ekstra engagerede mennesker fra netværket omkring Landsstævnet. Der er ingen skabelon for, hvordan den perfekte ambassadør ser ud. Det er en vurdering, I må foretage lokalt. Men for at få en fornemmelse for hvem de potentielle ambassadører kunne være, udsendte vi i januar 2016 en spørgeskemaundersøgelse til tidligere deltagere. På baggrund af deres besvarelser har vi udarbejdet lister med potentielle ambassadører til alle landsdele. Dem kan I bruge som inspiration til udvælgelsen. Undersøgelsen har foruden konkrete navne givet os et billede af, hvad der er vigtigt for ambassadørerne. Derudover har det vist os, hvor stor interessen er for Landsstævnet fra tidligere deltagere, og hvor mange, der kunne have interesse for at være landsstævneambassadør. Mere end 500 tidligere deltagere har via spørgeskemaerne udvist potentiale for at blive ambassadører, og det skal vi udnytte

7 Ambassadørerne (fortsat) Ét af spørgsmålene i spørgeskemaet lød: Hvad skal der til, før du ville sige ja til at være ambassadør for et arrangement som DGI Landsstævne? Blandt de potentielle ambassadører svarede flest: 1. Jeg har de nødvendige informationer til rådighed (68%) 2. Jeg skal kunne stå inde for arrangementet (54%) 3. Jeg skal kende tidsforbruget (53%) Jeres opgave som landsdelskonsulenter er altså at give ambassadørerne de nødvendige informationer og knytte dem så tæt på arrangementet, at de kan stå inde for arrangementet og får lyst til at invitere andre med. Samtidig skal I sørge for at gøre det hele konkret og overskueligt for dem, så tidsforbruget er kendt.

8 Ambassadørernes opgave Ambassadørerne skal hjælpe med at invitere endnu flere med til festen. Det gør de ved at holde sig opdateret på Landsstævnet - og invitere deres personlige netværk med til festen. Det handler altså som udgangspunkt ikke om at uddele 1000 flyers. Vi beder ikke ambassadøren om at være en reklamesøjle for Landsstævnet, men netop om at være en god ambassadør. En person, der kan fortælle, hvad det handler om i deres personlige netværk (klubben, skolen, holdet osv.) og invitere dém med, som det kunne være interessant for.

9 Ambassadørernes opgave Ambassadørernes opgave kan brydes ned til tre punkter: 1. At invitere andre med til festen 2. At holde sig informeret om Landsstævnet. 3. At melde tilbage, hvad der virker Som landsdelskonsulent skal du hjælpe ambassadøren bedst muligt med den opgave. Ambassadørerne vil desuden modtage en guide med inspiration og en fysisk og digital pakke med materialer (se slide 21).

10 Tre fiktive eksempler på ambassadører Hanne (62) Tidligere deltager på Landsstævnet (6 gange). Har været udøver på det lokale gymnastikhold i mange år. Hun er vild med Landsstævnet, fordi holdet får en unik oplevelse sammen. Frederik (35) Har været med på Landsstævnet én gang før. Selvorganiseret landevejsrytter uden tilknytning til DGIs foreninger. Han er vild med Landsstævnet, fordi han kan deltage i konkurrenceløb Christian (18) Var med sin efterskole på Landsstævnet i Spiller fodbold og vil gerne på Landsstævne igen. Glæder sig til Landsstævnet, fordi det både er fodbold og fest.

11 Kontakten til ambassadørerne

12 Udvælgelsen Hvem der skal være jeres ambassadører, er noget I bestemmer i landsdelsforeningerne. I kan tage udgangspunkt i listen over potentielle ambassadører baseret på spørgeskemabesvarelsen kombineret med jeres egen fornemmelse for, hvem der kunne være gode ambassadører i jeres område. Vi anbefaler, at hver konsulent får en mindre gruppe på maks. 7 personer, som han eller hun bliver ansvarlig for.

13 Den første kontakt Første kontakt med ambassadørerne kan foregå gennem en telefonsamtale. Overvej hvordan du bedst gennemfører den samtale, så du både fortæller, hvad det handler om, og hvorfor det er vigtigt. Når du kontakter de potentielle ambassadører fra spørgeskemaundersøgelsen, så benyt dig af al den viden, du allerede har om personen i det tilsendte excel-ark. Gennemlæs deres svar inden opkaldet, så du er forberedt på, hvilken vinkel der er god at bruge overfor denne specifikke person.

14 Udvælgelsen og den første kontakt (fortsat) En god metode til at etablere relationen kan ex. være at stille mange spørgsmål undervejs i samtalen: Hvorfor var du med til L2013? Skal du med til Aalborg? Hvad glæder du dig mest til ved Landsstævnet 2017? Tror du nogle i dit netværk kunne have lyst til at få samme oplevelse? Hvad tænker du, at dit netværk kunne få ud af at være med til Landsstævnet? Hvad kunne du forestille dig, at du gerne selv ville vide, hvis du blev inviteret med for første gang? Er der nogen, du umiddelbart kan forestille dig at invitere med? Vil du hjælpe med at få flere med? Samtalen skal helst ende med, at man har indgået en klar aftale om, at personen gerne vil være ambassadør. Når aftalen er i hus, sender I en mail (I får skabelon fra landskontoret) og en guide samt information om at ambassadøren inden for kort tid vil modtage en fysisk og digital pakke med materiale (se slide 21).

15 Den løbende dialog Når kontakten er etableret, er det din opgave at holde ambassadørerne godt opdateret frem mod Landsstævnet gennem en løbende dialog. Dialogen kan foregå på mange forskellige måder. Det kan være, at du inviterer dine ambassadører til et møde, sender dem fysiske breve eller afholder Skypemøder med din gruppe. Det afhænger af, hvad du forestiller dig vil virke for dine ambassadører.

16 Digitale mikronetværk Derudover er det en god idé at gøre det lettest muligt for dine ambassadører løbende at kommunikere med dig og hinanden digitalt. Vi foreslår at du opretter et digitalt mikronetværk i form af en samtale på Facebook Messenger eller en fælles sms-tråd. Her kan du sende dem links, ting til social deling, hilsener og opdateringer undervejs frem mod Landsstævnet. Og fordi I kun er en lille gruppe i tråden, er motivationen til at deltage større. Bemærk, at der inden sommerferien vil lægge en overordnet strategi for L2017 og de sociale medier herunder en plan for at sprede budskabet viralt/online.

17 Opdateringer Opdateringerne til dine ambassadører kan være alt fra praktiske informationer til personlige hilsener. Samlet skal opdateringerne bidrage til, at I opbygger en god relation, og at de føler sig klædt på til at invitere andre.

18 Opdateringer (fortsat) Eksempler på opdateringer: Så er det blevet offentliggjort at L.O.C. kommer til åbningsfesten :-) + link Jeg har lige været til workshop, hvor. Vidste du, at Aalborg tilbyder følgende til landsstævnedeltagerne... Der er kommet info for efterskoleelever her + link Har I set denne fede L2017-video brug den hvis I har lyst... Bemærk, at sproget i opdateringerne gerne må være uformelt og menneskeligt - som hvis du skrev en sms til dine egne venner. Det betyder eksempelvis også, at alle beskeder ikke nødvendigvis skal indeholde en call-to-action. Opdateringerne har til formål at styrke jeres relation til ambassadørerne - og holde dem opdateret.

19 Digitalt idékatalog Hvordan inviterer vi flere med på Landsstævnet? Hvad virker for ambassadørerne i deres personlige netværk? Gennem dialogen med dine ambassadører kan du indsamle tilbagemeldinger og gode ideer. Vi opfordrer til, at gode ideer samles i den lukkede Facebook-gruppe: Sådan inviterer vi flere med på Landsstævnet. Gruppen vil fungere som et digitalt idékatalog for ambassadører. Landskontoret opretter og vedligeholder denne gruppe. Som landsdelskonsulent kan du dele dine ambassadørers gode ideer derinde - eller opfordre ambassadørerne til selv at dele, hvis de har lyst. Bemærk, at Facebook-gruppen ikke er tænkt som et sprudlende og aktivt netværk. Vi mener, det er bedre at fokusere på de små mikronetværk, hvor den enkelte ambassadør har en personlig relation til hinanden og dig som landsdelskonsulent. Facebook-gruppen er primært et digitalt idékatalog, hvor ambassadørerne skal kunne hente inspiration.

20 Digitalt idékatalog Eksempel på en opdatering i gruppen fra en landsdelskonsulent: Ida Marie Poulsen I weekenden lavede Kathrine, Ina og Lise fra Hjørring det sejeste event hele svømmeklubben var med, da de tre ambassadører arrangerede fælles udendørs (!) svømning med Læs mere

21 Guide til ambassadører Senest medio april har vi en guide klar til ambassadørerne, som I kan sende ud digitalt, når I har fået aftaler i stand med jeres ambassadører. Guiden kommer til at indeholde: Beskrivelse af opgaven Forslag til hvem de kan invitere med Hjælp og materialer Mulige grunde til at tage på Landsstævnet Liste over idrætsoplevelser Liste over sociale oplevelser FAQ Idéer til hvordan de kan invitere folk Vi arbejder desuden på en fysisk og digital pakke med materiale, som ambassadørerne kan bruge.

22 God fornøjelse!