Opgavebeskrivelse. Facilitering af netværk for statslige programledere (på programmer med væsentligt indhold af it)

Transkript

1 Opgavebeskrivelse Facilitering af netværk for statslige programledere (på programmer med væsentligt indhold af it)

2 1 Bilag 1 til fastpriskontrakt: Kundens opgavebeskrivelse Indledning Kunden ønsker ekstern konsulentbistand til at igangsætte, facilitere og evaluere et netværksforløb for statslige programledere på programmer med et væsentligt indhold af it. Formålet med netværket er, at deltagerne kan mødes på tværs af myndigheder, udvikle kompetencer og dele viden og erfaringer om ledelse af programmer i staten. Om Kunden Hos Kunden er opgaven forankret i Ministeriernes projektkontor (MPK). Kontoret har blandt andet til opgave at udvikle og vedligeholde de fællesstatslige it -projekt- og programmodeller og statens business case-model. Sekretariatet for Statens Itprojektråd, som risikovurderer statslige it-projekter og programmer med it-indhold, er desuden organisatorisk placeret i MPK. Herudover står kontoret for at igangsætte aktiviteter, der skal styrke statslige itprojekt- og programlederes kompetencer. Det foregår blandt andet gennem etableringen af rådgivning, e-læring og tværstatslige netværk, som det, der nu tages initiativ til. Kunden har allerede etableret fire netværk for henholdsvis stat slige it-projektledere og arkitekter, og det er tanken, at det nye netværk skal følge den overordnede model fra de tidligere netværk, som er afspejlet i denne opgavebeskrivelse. Konsulentens opgave Netværksgruppen vil bestå af ca personer. Helt overordnet har Konsulenten til opgave at starte netværket op, forberede og facilitere fire møder og et socialt arrangement samt gennemføre en evaluering af forløbet. Delopgaverne er beskrevet i det følgende. Herudover er krav til samarbejde og kundens medvirken beskrevet i bilag 5 og 6. Forberedelse af netværksmøder Konsulenten har ansvaret for at planlægge og forberede netværksmøderne: Konsulenten har ansvaret og initiativpligten i forhold til at planlægge indhold og aktiviteter på det første møde i samarbejde med Kunden.

3 2 Indholdet og aktiviteterne på de efterfølgende tre møder planlægges og gennemføres af Konsulenten i samarbejde med og med input fra en redaktionsgruppe, der består af 3-5 medlemmer af netværket. Konsulenten har ansvaret for, at redaktionsgruppen etableres på eller i umiddelbar forlængelse af det første netværksmøde. Redaktionsgruppens opgave er at komme med forslag til temaer, oplægsholdere, etc. på baggrund af input fra den samlede gruppe. Konsulenten har ansvaret for at gennemføre aktiviteterne på alle fire møder. Konsulenten har ansvaret for administration, herunder for koordinering, udarbejdelse og udsendelse af invitationer, program og andre materialer til deltagerne i god tid før et kommende netværksmøde, udsendelse af mødeindkaldelser til netværksmøderne, registrering af tilmeldinger samt for at igangsætte initiativer, der skal tilskynde netværksmedlemmerne til at deltage i møderne. Konsulenten vil skulle sikre sig, at forhold omkring lokaler og forplejning er på plads hos de myndigheder, der påtager sig at være værter og sørge for, at aftaler med evt. eksterne oplægsholdere er på plads, etc. I forhold til lokaler og forplejning samt aftaler med eksterne oplægsholdere kan arbejdet uddelegeres, så det er henholdsvis værtsmyndigheden og redaktionsgruppen, der varetager størstedelen af det arbejde. Det er dog stadig Konsulentens ansvar at sikre sig, at aftalerne er på plads. Facilitering af netværk Der afholdes fire netværksmøder i alt. Konsulentens opgave og ansvar er at facilitere hvert af de fire møder. Det første møde afholdes i Kundens lokaler i Landgreven. De efterfølgende tre møder afholdes på skift hos tre af de deltagende myndigheder i Københavnsområdet. Værtsmyndigheden forventes at afholde udgifter til lokaler og forplejning. Netværksmøderne har hver især en varighed af ca. fire timer.

4 3 Aktiviteterne på møderne har til formål at: Give deltagerne input om programledelse i form af eksempelvis oplæg om god praksis på baggrund af ønsker fra netværksdeltagerne. Bidrage til udveksling af erfaringer og diskussion af relevante problemstillinger blandt netværksdeltagerne. Stimulere til tværgående udveksling af viden og erfaringer blandt deltagerne mellem netværksmøderne. Sikre den fremtidige tilslutning til deltagelse i netværksmøderne, så deltagerne føler sig motiverede til fortsat deltagelse. Bidrage til udvikling af deltagernes kompetencer inden for de områder, de anser som relevante. På det første netværksmøde skal Konsulenten gennemføre aktiviteter, der medvirker til at skabe tillid blandt deltagerne, afstemme forventninger til deltagelsen, beskrive erfaringer og kompetencer, etc., mens der på de øvrige møder skal være større fokus på udveksling af erfaringer og kompetenceudvikling. Det er dog vigtigt, at deltagerne på det første møde også får fagligt input, som kan motivere deres fortsatte deltagelse. Gaver til evt. eksterne oplægsholdere skal være indeholdt i budgettet. Fastholdelse af deltagere og fremmøde Det er Konsulentens ansvar at sikre, at deltagerantallet på de enkelte netværksmøder har et tilstrækkeligt højt niveau. Det er et succeskriterium, at der som minimum er en fremmødeprocent på 80 pct. på hvert af de fire møder. Socialt arrangement Konsulenten har ansvaret for at planlægge, afholde og deltage i et socialt arrangement for netværksdeltagerne. Formålet med arrangementet er, at deltagerne lærer hinanden godt at kende og at styrke sammenholdet og opbygningen af tillid blandt deltagerne.

5 4 Konsulenten kan, evt. i dialog med deltagerne, beslutte, hvornår det sociale arrangement skal afholdes, og hvilken form det skal have. Udgifter til det sociale arrangement må ikke kræve deltagerbetaling og skal således være indeholdt i budgettet. Løbende optagelse af nye medlemmer Netværksdeltagelsen er personlig, forstået på den måde, at det er den enkelte person og ikke myndigheden, der er tilmeldt, og at der lægges vægt på at opbygge relationer mellem deltagerne. Det betyder for eksempel, at deltagerne ikke kan / skal sende en stedfortræder, hvis de ikke selv har mulighed for at deltage. Der er dog mulighed for i begrænset omfang løbende at optage nye medlemmer i netværket. Det er Kunden, der beslutter, hvorvidt en henvendelse herom skal imødekommes. Fortsættelse af netværket ud over de fire møder Digitaliseringsstyrelsen finansierer de første fire netværksmøder. Deltagerne har mulighed for at fortsætte netværket efter afslutningen i foråret 2015, enten med eller uden ekstern facilitator. Det afklares på det sidste af de fire netværksmøder, hvorvidt deltagerne ønsker at fortsætte netværket, samt hvorvidt de ønsker at finansiere facilitering heraf. Evaluering og samlet afrapportering Under og efter gennemførelsen af forløbet skal Konsulenten foretage en evaluering og afrapportering heraf. Evalueringen skal dels belyse netværksforløbet, dels afklare hvorvidt deltagerne ønsker at fortsætte netværket mod egenbetaling. Afrapporteringen skal som minimum beskrive deltagernes: Tilfredshed med det faglige indhold på hvert af møderne. Tilfredshed med aktiviteterne på møderne og vekselvirkningen mellem dem. Vurdering af, hvorvidt indhold og aktiviteter bidrager til deres personlige kompetenceudvikling. Motivation for at kontakte de øvrige netværksdeltagere mellem møderne med henblik på faglig sparring, etc.

6 5 Kontaktmønstre mellem møderne, fx om deltagerne har henvendt sig til hinanden for at diskutere aktuelle problemstillinger, eller om de har arrangeret og deltaget i frokostarrangementer. Tilslutning til fortsættelse af netværket. Herudover skal den beskrive: Fremmødeprocent samt evt. årsager til fravær. Første udkast til afrapporteringen, der skal være kortfattet, skal afleveres til Kunden senest tre uger efter afholdelse af det sidste af de fire netværksmøder. Udkastet skal have karakter af en endelig rapport, hvilket blandt andet vil sige, at der ikke må være indholdsmæssige mangler, og at det skal være korrekturlæst. Kunden skal inden for to uger efter afleveringen give feedback på afrapportering - en, hvorefter Konsulenten tilretter rapporten. Senest en uge efter modtagelsen af Kundens feedback skal Konsulenten fremsende en endelig version.

7 6 Bilag 2: Konsulentens løsningsbeskrivelse [Bilag 2 skal indeholde Konsulentens beskrivelse af, hvordan opgaven udføres. I tilfælde af uoverensstemmelser imellem opgavebeskrivelsen i bilag 1 samt beskrivelserne i bilag 5 og 6 og løsningsbeskrivelsen i bilag 2, vil opgavebeskrivelsen altid have forrang for løsningsbeskrivelsen.]

8 7 Bilag 3: Tids- og aktivitetsplan Løsningen af opgaven følger nedenstående overordnede tidsplan. Faste datoer for møder og afleveringer aftales endeligt forud for kontraktens indgåelse. Dato Aktivitet Ultimo august 2014 Afklaringsmøde Primo september 2014 Indgåelse af kontrakt Primo september 2014 Opstartsmøde Medio januar 2015 Midtvejsmøde Medio maj 2015 Frist for aflevering af udkast til evaluering Ultimo maj 2015 Møde om udkast til evaluering Medio juni 2015 Frist for endelig aflevering af evaluering Ultimo juni 2015 Afslutningsmøde Overordnet tidsplan for afholdelse af netværksmøder De fire netværksmøder afholdes med udgangspunkt i nedenstående tidsplan. Forud for det første netværksmøde skal de endelige datoer være aftalt, så de kan meldes ud til deltagerne. Herefter tilføjes også frister for orientering af Kunden. Afholdelsen af det sociale arrangement aftales og tidsfastsættes i forlængelse af det første netværksmøde. Dato Ultimo september 2014 Ultimo november / primo december 2014 Primo februar 2015 Primo maj 2015 Aktivitet 1. netværksmøde 2. netværksmøde 3. netværksmøde 4. netværksmøde

9 8 Bilag 4: Vederlag Der er aftalt en fast pris på [ ] kr., ekskl. moms for konsulentfirmaets gennemførelse af opgaven. Der vil i projektet kun blive fakt ureret for faktisk forbrugt tid. Konsulenten kan fakturere efter afholdelse af hvert af de fire planlagte møder og det sociale arrangement, når kunden har modtaget og godkendt opsamlingen på disse, jf. bilag 5. Herudover kan Konsulenten fakturere efter Kundens godkendelse af den endelige evalueringsrapport, jf. bilag 1 og 5. Konsulenten udarbejder, uanset der er aftalt et fast vederlag, en opgørelse over Konsulentens faktiske timeforbrug, som fremsendes sammen med fakturaen. Opgørelsen skal udspecificeres i forhold til de opgaver, der fr emgår af bilag 1. Der er i tilbuddet regnet med en timepris på [ ] kr. ekskl. moms for [medarbejderkategori] og en timepris på [ ] kr. ekskl. moms for [medarbejderkategori]. Nedenstående skema udspecificerer det forventede forbrug på de enkelte aktiviteter: Opgave Medarbejder Timer Timepris Pris Samlet pris for løsning af opgaverne I nedenstående skema fremgår prisen for evt. øvrige udgifter. Øvrige udgifter Pris Samlet pris for øvrige udgifter [Evt. rabatter skal fremgå.]

10 9 Der faktureres elektronisk. Faktura skal indeholde: Beskrivelse af de gennemførte aktiviteter EAN: Formål: 32 Ministeriernes Projektkontor Att.: Marianne Mazaheri

11 10 Bilag 5: Samarbejde og afrapportering Møder Ud over afklaringsmødet, der foregår før kontraktunderskrivelsen, og som derfor ikke er omfattet af selve opgaven, skal der påregnes et forberedelsesmøde, et midtvejsmøde (efter eksempelvis anden runde af netværksmøder) samt et afsluttende møde. På midtvejsmødet vurderes det hidtidige forløb og evt. justeringer foretages efterfølgende. Løbende orientering af kunden Konsulenten skal tage kontakt til Kunden, såfremt der opstår uforudsete problemstillinger, der skal drøftes med kunden, som for eksempel manglende tilslutning til deltagelse i netværksmøderne, udmeldinger, anmodning om optagelse i netværket, etc. Herudover skal Konsulenten umiddelbart efter afholdelsen af hvert netværksmøde og senest fem arbejdsdage herefter kort orientere kunden om forløbet af netværksmødet. Orienteringen skal fremsendes som mail og indeholde information om antallet af deltagere, evt. præsentationsslides samt evt. aftaler, der er ind gået på mødet. Evaluering af forløbet Endelig skal Konsulenten evaluere og afrapportere evalueringen som beskrevet i bilag 1. Kontaktpersoner Kontaktperson for Kunden: Navn: Marianne Mazaheri Tlf.: Titel: Specialkonsulent Dir. tlf.: - Adresse: Landgreven 4 Mobil: Postnr./by: 1017 København K marma@digst.dk Kontaktperson/er for Konsulenten:

12 11 Navn: Tlf.: Titel: Dir. tlf.: Adresse: Mobil: - Postnr./by: Navn: Tlf.: Titel: Dir. tlf.: Adresse: Mobil: - Postnr./by:

13 12 Bilag 6: Kundens medvirken Kunden medvirker i begrænset omfang på flg. måde: Stiller vidensressourcer til rådighed til møder og evt. informationsindsamling. Rekrutterer deltagere og administrerer tilmeldinger til netværket. Udarejder og udsender velkomstmail til deltagerne. Sørger for lokaler og forplejning til det første netværksmøde. Står til rådighed telefonisk, når Konsulenten har behov for afklaring. Kundens netværksdeltagelse I netværket vil der være to, evt. tre deltagere fra Kundens side. Den ene, evt. de to, vil indgå som deltager/e på lige fod med de øvrige deltagere og deltage i hvert af de fire møder. Den anden af Kundens deltagere vil deltage på ca. to møder i hvert netværk med henblik på at indsamle viden om, hvilke temaer deltagerne er optagede af eller bidrage med nyt fra Ministeriernes projektkontor, hvis dette er relevant.