Efteruddannelseskataloget

Transkript

1 Efteruddannelseskataloget Vejledning til indtastning Version 8.6 UNI C oktober 2013

2 Efteruddannelseskataloget UNI C Version 8.6 Af Henrik Borck Larsen og Anne-Marie Pedersen

3 Indhold 1 Indledning Adgang til indtastning og redigering Generelt om indtastning af kurser Kursusudbyder Indberetter Hvordan logger jeg ind? Hvem er indberetter? Hvordan opretter jeg en ny indberetter? Hvilke kurser har den projektansvarlige i kataloget? Hvordan opretter jeg et kursus? Hvordan genbruger jeg et gammelt kursus? Hvordan retter jeg i et kursus? Hvordan sletter jeg et kursus? Hvordan publicerer jeg et kursus, og hvordan gør jeg et kursus ikke-synligt? Hvordan aflyser jeg et kursus? Hvordan opretter jeg et kursus, der gentages tre forskellige steder i landet? Hvordan opretter jeg et kursus, der starter med et internat og efterfølges af et opsamlende eftermiddagsmøde nogle uger senere? Hvordan lægger jeg en evaluering eller en beskrivelse ind? Link til udviklingsprojekter og Materialeplatformen Hvordan sletter jeg en evaluering? Hvordan sletter jeg en kursusbeskrivelse?... 16

4

5 1 Indledning Denne vejledning beskriver, hvordan du indtaster og redigerer oplysninger om kurser i Efteruddannelseskataloget et online katalog over efteruddannelsestilbud til primært lærere og ledere inden for de gymnasiale uddannelser. Hvis du vil læse mere om baggrund og formål med kataloget så kig fx her: Adgang til indtastning og redigering Indledningsvist skal du vide, at de personer, der kan indtaste kurser kaldes for indberettere. En indberetter skal benytte sit UNI Login (bruges blandt andet på SkoleKom) for at få adgang til at indtaste og redigere kurser i Efteruddannelseskataloget. Du skal dertil være oprettet som indberetter, se kapitel 3. Først skal du have et UNI Login. Er du i tvivl om, hvorvidt du har fået et UNI Login eller har du glemt dit brugernavn eller adgangskode, kan du henvende dig til administrationen på din institution eller ringe til UNI Cs brugersupport på tlf eller support@unic.dk. UNI Login kan også bestilles via UNI Cs website ( 1.2 Generelt om indtastning af kurser Efteruddannelseskataloget kan håndtere flere forskellige typer af kurser samtidig med, at det understøtter genbrug af allerede indtastede kurser. Lad os starte med nogle eksempler Eksempel 1 En faglig forening udbyder et kursus i København, Odense og Ålborg på tre forskellige datoer. Titlen er den samme, kursusbeskrivelsen er den samme, men tid, sted og instruktør er forskellige. Indtast f.eks. alle oplysninger for kurset i København og gem herefter kurset. Når du efterfølgende præsenteres for oversigten over alle dine kurser, kan du kopiere det netop oprettede kursus to gange. En kopi får altid titlen Kopi af: (originalens titel). Du kan nu rette kopierne, så de oplysninger der er specifikke for Odense og Ålborg tilpasses. Se trin for trin anvisning i afsnit Eksempel 2 En udbyder har et kursus, som starter med et to-dages internat i Vejle, forudsætter at kursisterne arbejder videre i en måneds tid og slutter med et eftermiddagsmøde i Odense. De generelle kursusoplysninger indtastes. Der skal oprettes to mødetidspunkter i feltet Tid og sted ; et for de to dages internat og et for det afsluttende møde. Se trin for trin anvisning i afsnit

6 2 Kursusudbyder En kursusudbyder får adgang til Efteruddannelseskataloget efter aftale med Undervisningsministeriet eller UNI C. I dette system kaldes alle kursusudbydere for projektansvarlige. Den projektansvarlige har en eller flere indberettere tilknyttet. Læs eventuelt mere på Om -siden ( Figur 1: Udsnit af websidernes øverste højre hjørne linket til om-siden er markeret med rødt. 2

7 3 Indberetter En indberetter kan være tilknyttet en eller flere projektansvarlige. Dvs. den samme person kan godt indtaste kurser for flere projektansvarlige (kursusudbydere). Som indberetter kan du: oprette nye kurser med eller uden faste datoer for kurserne rette i eksisterende kurser slette eksisterende kurser (hvis der ikke er tilknyttet en kursusevaluering) kopiere eksisterende kurser oprette nye indberettere under en projektansvarlig man selv er tilknyttet nedlægge andre indberetteres adgang til den projektansvarliges materiale rette i den projektansvarliges stamdata. Senest tre uger efter kursusafslutning modtager du som indberetter besked fra administrator, såfremt du ikke har foretaget en indberetning af en evaluering af kurset i den mellemliggende periode. 3.1 Hvordan logger jeg ind? Fra forsiden af websitet ( klikker du på Login/indberet i menuen til venstre og dernæst på den grønne Login knap som kommer til syne (begge markeret med rødt nedenfor). Brug dit UNI Login (bruges blandt andet til at logge på SkoleKom). 3

8 Efter login: Hvis du er tilknyttet mere end en projektansvarlig, skal du først vælge den projektansvarlig, du vil redigere på vegne af. Hvis du kun er tilknyttet én projektansvarlig, vises eksisterende kurser med det samme (se evt. afsnit 3.4) 3.2 Hvem er indberetter? Jeg vil gerne vide, hvem der er indberetter for en bestemt projektansvarlig. Hvordan kan jeg se det? Vælg eventuelt først projektansvarlig (se 3.1). Klik på Vis indberettere i menuen til venstre. Indberettere tilknyttet den aktuelle projektansvarlig vises i en liste. Ønsker man at slette en af indberetterne, klikker man blot på ikonet ud for indberetterens navn. Der advares nu om, at du er ved at slette vedkommende fra systemet. Klik på OK for at acceptere eller Annuller for at fortryde. 3.3 Hvordan opretter jeg en ny indberetter? Vælg eventuelt først projektansvarlig (se 3.1). Klik derpå på Opret/tilknyt indberetter. Der er to scenarier: 1. Den nye indberetter har allerede et UNI Login (SkoleKom brugerid). Så udfylder man oprettelsesformularen online (altså den samme som hvis man var en ny udbyder der skulle oprettes): (husk at angive oplysninger om UNI-login på den nye indberetter). Derefter opretter og fremsender administrator hurtigst muligt de relevante oplysninger til den nye indberetter (oplysninger om adgang mv.). 2. Den nye indberette har ikke et UNI Login. I det tilfælde at den nye indberetter ikke har et UNI Login gælder følgende to muligheder: Man kontakter sin lokale brugeradministration (den/de) der har adgang til at oprette UNI Login for den pågældende projektansvarlige (institution) via Man skal have pågældendes UNI Login og password udleveret herfra. Derefter gælder tilsvarende som 1, at man udfylder formularen, og at administrator så hurtigst muligt opretter og fremsender besked. Man kontakter administrator (til efteruddannelseskataloget) via formularen, såfremt man ikke selv har en lokal brugeradministration. I formularen under feltet Oplysninger om hvilket kursus/efteruddannelsesaktivetet der er tale om anføres at man ikke har en lokal administrator. De øvrige felter udfyldes som det fremgår af formularen. Administrator udsender besked om UNI Login og oprettelsetil den 4

9 nye indberetter. Bemærk: (indberetter oprettes med et UNI Login der kun kan benyttes til det pågældende formål og hvis relevant også til fou.emu.dk (Udviklingsdatabasen). 5

10 3.4 Hvilke kurser har den projektansvarlige i kataloget? Vælg eventuelt først projektansvarlig (se 3.1). Kurserne er opdelt i to kategorier: Aktuelle kurser og Historiske kurser. De aktuelle kurser har en fremtidig slutdato eller publiceringsdato. De historiske kurser har en historisk slutdato eller publiceringsdato. Klik på Aktuelle kurser eller "Historiske kurser" i venstremenuen for at se en liste over kurser. De to lister er opstillet på hver deres faneblad, og man kan skifte ml. dem ved at klikke på fanebladene (eller menupunktet i venstremenuen). 6

11 Figur 2 Kursusoversigt - aktuelle kurser og historiske kurser. I dette eksempel er der 10 aktuelle kurser og 8 historiske kurser. 7

12 3.5 Hvordan opretter jeg et kursus? Vælg eventuelt først projektansvarlig (se 3.1). Klik på Opret kursus i venstremenuen. Udfyld gerne så mange felter som muligt. Kursustitlen, publiceringsdatoerne og valg af uddannelse(r) er obligatoriske (markeret med gult), hvis kurset/konferencen skal publiceres. Figur 3 Kursusredigering - øverste del af vinduet. Der er 9 grupper af felter som foldes ud hhv. sammen, når man klikker på overskriften (eller det lille plus/minus): Bemærkninger til felterne: Angiv formål med kurset (der som udgangspunkt er foldet ud) Her kan du bl.a. indtaste (de første 2000 tegn af) formålet med kurset, som vil blive vist på websitet. Du kan selvfølgeligt også uploade en fil hertil. 8

13 Beskriv kursets indhold (der som udgangspunkt er foldet ud) Her kan du bl.a. indtaste (de første 2000 tegn af) kursusbeskrivelsen, som vil blive vist på websitet. Du kan også uploade en kursusbeskrivelse, hvis du har den på elektronisk form (f.eks. som Word- eller PDF-dokument). Ved at udfylde både formåls- og indholdsfeltet kan du gøre det lettere for de mulige kursister at danne sig et indtryk af kurset. Brug korte og præcise beskrivelser. Hvis der er behov for en længere beskrivelse, så upload i stedet et dokument med disse oplysninger. Publicering Her angives for hvilken periode kurset skal være synligt i Efteruddannelseskataloget. Bemærk, at det er vigtigt, at dato for publiceret til angives med minimum et halv år efter afholdelse. Dette er primært såfremt der også senere publiceres en evaluering af det pågældende kursus (og så det er muligt at søge det pågældende kursus frem i kataloget efterfølgende). Det er vigtigt, at der udfyldes helt korrekt, ellers kan kurset ikke søges frem i kataloget. Dato angives med formatet 01/01/20XX. Eksempel: Målgruppe Hvem henvender kurset sig til? Er det kun relevant for enkelte fag eller indsatsområder? Når du udfylder disse felter, så vil du kunne øge sandsynligheden for, at kommende kursister finder dit kursus. Du bør derfor altid udfylde felterne uddannelse(r), indsatsområde(r) og fag/emner (vælg kun de fag/emner som faktisk er relevante!). Tid og sted Husk, for at angive et mødetidspunkt (afholdelsesdato/tidspunkt) for det pågældende kursus, så skal du klikke på Opret mødetidspunkt. Såfremt et kursus er fordelt over flere forskellige perioder (afholdelsesdatoer), så skal du tilsvarende for hver af de pågældende perioder (afholdelsesdatoer) klikke på Opret mødetidspunkt. Under punktet Opret mødetidspunkt skal du så angive de relevante oplysninger om startdato, slutdato, start og sluttidspunkter, sted, evt. oplysninger om instruktør, url og postnummer. 9

14 Kurser uden fast start og slut dato skal ikke udfylde noget under Tid og sted. Klik på knappen Opret mødetidspunkt (skal ikke udfyldes hvis det er et kursus uden fast start og slutdato). Et mødetidspunkt slettes igen ved at klikke ikonet.. Efter oprettelse og redigering af mødetidspunkt og instruktører, skal man klikke på knappen Gem mødetidspunkt. Ændringerne vises lige over indtastningsfelterne til mødetidspunkter. Pris Her angives kursets pris og evt. bankoplysninger. Tilmelding Her kan du angive tilmeldingsfrist samt adresse til tilmelding (feltet Tilmeldingsurl ). Hvis adressen er en hjemmeside skal den starte med " Hvis adressen er en e- 10

15 mail skal den starte med "mailto:" (f.eks.: - citationstegnene udelades). Kursusleder og instruktør(er) Angiv her kursuslederens navn og hvis det er relevant. Forplejning, kursusform m.m. Dette er en lidt blandet samling af oplysninger. Her kan du f.eks. angive oplysninger om forplejning, vælge kursusform (hvis du vil have det fremgår), angive minimum og maximum deltagerantal. Samtidigt skal du krydse af, om der er ledige pladser (hvis der er sat kryds, så betyder det, at der er ledige pladser). Hvis du fjerner krydset betyder det, at der så ikke er ledige pladser (vil fremgå for brugerne når de søger det relevante kursus frem i kataloget). Desuden er der mulighed for at indtaste link til materiale/projekter i Databasen Udviklingsprojekter, eller til Materialeplatformen, Kursusevaluering Her kan du uploade en evaluering af kurset efter afholdelse (f.eks. et Word- eller PDFdokument). Klik derpå på knappen Publicer kursus eller Gem som kladde. 11

16 Figur 4 Kursusredigering - nederste del af vinduet 12

17 3.6 Hvordan genbruger jeg et gammelt kursus? Klik på Aktuelle kurser eller Historiske kurser i venstremenuen for at se en liste over alle dine kurser. Klik på ikonet ud for et kursus for at kopiere det. Kopien får automatisk titlen "Kopi af: (originalens titel)", og er som udgangspunkt ikke synligt for andre (status Kladde ). 3.7 Hvordan retter jeg i et kursus? Du har adgang til redigering fra kursusoversigten. De enkelte kurser redigeres ved et klik på titlen eller Ret og gem efterfølgende kurset. (Se evt. afsnit 3.5) ikonet. 3.8 Hvordan sletter jeg et kursus? Du har adgang til at slette kurser fra kursusoversigten. Vi henstiller dog til at man kun sletter kurser der er oprettet ved en fejl. Efteruddannelseskataloget er Jeres dokumentation for at kurset er afholdt. Du sletter et kursus ved at klikke på ikonet ved siden af det givne kursus. Du bliver herefter bedt om at bekræfte, at du vil slette kurset. Klik på OK for at slette eller Annuller for at fortryde sletningen. Hvis der er uploadet en kursusevaluering, kan kurset dog ikke slettes. Igen skyldes det, at det er Jeres dokumentation for kursets afholdelse. Hvis der er en evaluering til et kursus, vil denne ikon være ud for kurset i oversigten. 3.9 Hvordan publicerer jeg et kursus, og hvordan gør jeg et kursus ikkesynligt? Et kursus kan skifte status mellem publiceret og kladde på to måder: 1. Fra kursusoversigten kan du vælge status i valg boksen. Status skiftes med det samme. 2. Fra redigeringssiden kan man klikke på Publicer kursus eller Gem som kladde. Bemærk at hvis du skifter status fra Kladde til Publiceret, skal du angive i hvilken periode kurset skal være publiceret. Systemet giver besked, hvis du ikke selv har husket det Hvordan aflyser jeg et kursus? Et kursus kan aflyses fra kursusoversigten. Bemærk at et kursus kun kan aflyses, hvis det er publiceret. 13

18 Figur 5 Skift kursets status Fra oversigten kan man klikke på valgboksen i kolonnen Status og klikke på "aflys". Efter et øjeblik er status ændret. Figur 6 Kursets status er opdateret Herefter vil det på den offentlige del af Efteruddannelseskataloget fremgå, at kurset er aflyst Hvordan opretter jeg et kursus, der gentages tre forskellige steder i landet? En faglig forening udbyder et kursus i København, Odense og Ålborg på tre forskellige datoer. Titlen er den samme, kursusbeskrivelsen er den samme, men tid, sted og instruktør er forskellige. 1. Vælg eventuelt først projektansvarlig (se 3.1). 2. Klik Opret kursus i venstremenuen. 3. Udfyld kursets felter (bl.a. titel, beskrivelse, indsatsområde og fag samt publiceringsperiode) og klik på Publicer kursus. (Se evt. afsnit 3.5) 4. Fra kursusoversigten kan du nu kopiere kurset to gange. (se evt. afsnit 3.6). 5. På de to kopier skal du nu rette titel, sted og instruktør samt start- og slutdatoer. (Se evt. afsnit 3.5 igen). Når det enkelte kursus er rettet, skal du klikke på knappen Publicer kursus. De tre kurser er nu synlige i kataloget Hvordan opretter jeg et kursus, der starter med et internat og efterfølges af et opsamlende eftermiddagsmøde nogle uger senere? En udbyder har et kursus, som starter med et to-dages internat i Vejle, forudsætter at kursisterne arbejder videre i en måneds tid og slutter med et eftermiddagsmøde i Odense. 1. Vælg eventuelt først projektansvarlig (se 3.1). 14

19 2. Klik Opret kursus i venstremenuen. 3. Indtast alle oplysninger om kurset 4. I kassen Tid og sted skal du klikke på Opret mødetidspunkt (en gang for internat, og engang for opsamlingen) og du udfylder felterne start og slutdato og starttidspunkt og sluttidspunkt og evt. de øvrige oplysninger.. I det overordnet feltet forløb skriver du f.eks. Kurset starter med to dages internat og afslutter med et eftermiddagsmøde. I mellemperioden arbejder kursisterne selvstændigt. 5. I kassen med overskriften Forplejning, kursusform m.m. vælger du Internat/indkvartering i valgboksen ved Kursusform Her kan du også angive min. Og max. deltager-antal, og om der ledige pladser eller ej (som udgangspunkt vil der fremgå at det er ledige pladser). Du skal selv være opmærksom på at fjerne flueben når/hvis der ikke længere er ledige pladser. 6. Indtast i hvilken periode kurset skal være synligt i kataloget. Det gøres i kassen Publicering (bemærk værk opmærksom på periodens længde!) 7. Slut af med at klikke på Publicer kursus. Kurset er nu synligt i kataloget i den periode, du har angivet i kassen Publicering Hvordan lægger jeg en evaluering eller en beskrivelse ind? Under redigering af et kursus kan man i tilknytning til feltet "Beskrivelse" uploade en eller flere filer der indeholder kursusbeskrivelsen. Det kan man med fordel gøre, hvis kursusbeskrivelsen er længere end 2000 tegn lang eller indeholder andet end tekst (se feltet på figur 4 i afsnit 3.5). Klik på knappen Gennemse, udvælg dokumentet på egen pc, marker den og klik på knappen "Åbn". Herefter uploades filen automatisk. Nederst på samme side i området Kursusevaluering kan man på tilsvarende måde uploade en eller flere evalueringsdokumenter Link til udviklingsprojekter og Materialeplatformen Når der er tilknyttet et udviklingsprojekt til et efteruddannelseskursus, skal du fra det aktuelle kursus linke til det fra feltet Link til projekt i databasen for forsøgs- og udviklingsprojekter (FoU), som findes via følgende webside Husk altid at angive linket/henvisningen fuldt ud altså på formen Hvis der til kurset hører materiale, der med fordel kan benyttes af andre, kan du gøre det tilgængeligt på Materialeplatformen, Hvordan sletter jeg en evaluering? Vælg redigering af det kursus der indeholder evalueringen, der skal slettes. Klik på ikonet ud for dokumentets titel i kassen Kursusevaluering. 15

20 3.16 Hvordan sletter jeg en kursusbeskrivelse? Hvis du har lagt kursusbeskrivelsen ind som et dokument, kan du nemt slette det igen, f.eks. hvis du har foretaget rettelser. Vælg redigering af det kursus der indeholder kursusbeskrivelsen, der skal slettes. Klik på ikonet ud for dokumentets titel i kassen Kursusbeskrivelse tekst (se feltet på figur 4 i afsnit 3.5). 16