Indstilling. Valg af totalrådgiver. Rebild Kommune. Ny Materielgård samt beredskabscenter i Haverslev. 17. december 2015

Transkript

1 Indstilling Valg af totalrådgiver Rebild Kommune Ny Materielgård samt beredskabscenter i Haverslev 17. december 2015

2 Side 2 af 10 Forord I forbindelse med indgåelse af totalrådgivningsaftale vedrørende gennemførelsen af Ny materielgård samt beredskabscenter i Haverslev for Rebild Kommune, er der i overensstemmelse med udbudsreglerne for gennemførelsen af nærværende udbud gennemført en udbudsforretning jf. indstilling fra Udvalget for Teknik og Miljø. Udbudsforretningen er gennemført som et offentligt udbud med direkte tildeling jf. udbudsbekendtgørelse af 12. november Der er i det efterfølgende redegjort for bedømmelse af de modtagne tilbud og indstilling om tildeling af ordren.

3 Side 3 af 10 Indhold Forord... 2 Indhold Udbudsforretningen Udbudsgrundlaget Bedømmelse af de indkomne tilbud Modtagne tilbud Tilbudspris Tildelingskriterier Tildelingskriterier jf. udbudsmaterialet Vurderingsmodel for de kvalitative underkriterie Grundlag for tildeling af ordren Vurdering af honorar/ tilbudspris... 6 Vurderingsmodel Vurdering af organisation Bascon A/S Bygningskontoret NORD A/S Kjærsgaard & Andersen A/S Sammenfatning og karaktergivning for underkriteriet Organisation Vurdering af teknisk løsning af opgaven Bascon A/S Bygningskontoret NORD A/S Kjærsgaard & Andersen A/S Sammenfatning og karaktergivning for underkriteriet Teknisk løsning Konklusion samlet vægtet vurdering... 10

4 Side 4 af Udbudsforretningen 1.1 Udbudsgrundlaget Nærværende udbud omhandlende totalrådgivning i forbindelse med udførelse af ny materielgård samt beredskabscenter i Haverslev, er gennemført efter retningslinerne i tilbudslov nr. 338 af 18. maj 2005 samt ændringer, der følger i lov nr. 572 af 6. juni 2007 om indhentning af tilbud på visse offentligt støttede kontrakter (Tilbudsloven) Udbuddet er gennemført som et offentligt udbud med direkte tildeling (med mindstekrav som angivet i udbudsbekendtgørelse af 12. november 2015) 2. Bedømmelse af de indkomne tilbud 2.1 Modtagne tilbud Ved tilbudsfristens udløb var der alene modtaget tilbud fra følgende tre virksomheder/tilbudsgivere. Bascon A/S Bygningskontoret NORD A/S Kjærsgaard & Andersen A/S Bedømmelse af de indkomne tilbud er vurderet ud fra tildelingskriterierne som angivet i udbudsmaterialet (jf. Udbudsbetingelser punkt 6.1) Følgende kan overordnet konstateres: Alle modtagne tilbud er modtaget rettidigt. Alle tilbudsgivere opfylder mindstekrav som angivet i udbudsmaterialet. Alle tilbud har indregnet rettelsesblad nr. 1 og nr. 2 Alle firmaer har afleveret tilbud uden forbehold. Alle tilbudene har opfyldt udbudsbetingelsernes krav til tilbudsdokumentation, og er dermed optaget til bedømmelse Tilbudspris Nedenfor angivne tilbudspriser er modtaget på tilbudsdagen, som et samlet fast honorar: Bascon A/S kr ,00,- Bygningskontoret NORD A/S kr ,00,- Kjærsgaard & Andersen A/S Kr ,00

5 Side 5 af 10 De ovenfor anførte tilbudssummer er alle i overensstemmelse med udbudsmaterialet, og det har ikke været nødvendigt at foretage kapitalisering af forbehold eller tilbudsforudsætninger. 2.2 Tildelingskriterier Ved tilbudsvurderingen er der, som anført i udbudsmaterialet, lagt vægt på nedenfor angivne tildelingskriterier Tildelingskriterier jf. udbudsmaterialet Kontrakten skal tildeles det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Honorar/ tilbudspris 55 % Organisation 20 % Teknisk løsning af opgaven 25 % Rebild Kommune har i forbindelse med vurderingen af underkriterierne lagt vægt på følgende forhold. (jf. punkt 6.1 i udbudsbetingelserne dateret 12. november 2015) Honorar/ tilbudspris Ved vurderingen af honorar/tilbudspris vil Rebild Kommune lægge vægt på det tilbudte samlede honorar, honorarets fordeling pr. fase jf. aftaleudkastet samt tilbudte timesatser for de enkelte medarbejderkategorier, jf. udfyldt tilbudsliste. Organisation Ved vurderingen af organisation vil Rebild Kommune lægge vægt på tilbudsgiveres organisationsplan, herunder de enkelte medarbejderes erfaringer. Teknisk løsning af opgaven Ved vurderingen af den tekniske løsning af opgaven vil Rebild Kommune lægge vægt på tilbudsgiverens metodebeskrivelse af opgavens gennemførelse kombineret med en vurdering af tilbudsgiverens referencer for tilsvarende/sammenlignelige rådgivningsopgaver. Vurderingen af teknisk løsning af opgaven vil således være en samlet helhedsvurdering af totalrådgiverens styring af opgaven tidsmæssigt, økonomisk, ressourcemæssigt, koordineringsmæssigt samt kvalitetsmæssigt. Nærmere detaljeret beskrivelse af tildelingskriterierne fremgår af udbudsbetingelser.

6 Side 6 af Vurderingsmodel for de kvalitative underkriterie Ved bedømmelsen af de modtagende tilbud i henhold til de kvalitative underkriterie (organisation og Teknisk løsning af opgaven) har Rebild Kommune anvendt følgende skala: Karakter 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med en tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet. Alle karakterer i karakterskalaen finder anvendelse. 2.3 Grundlag for tildeling af ordren Vurdering af honorar/ tilbudspris Efter modtagelse af tilbuddene jf. pkt kan der konstateres en stor spredning mellem laveste og dyreste tilbud. Der forekommer så marginal forskel på de tilbudte timepriser at disse ikke vurderes at have betydende indflydelse på pointgivningen i relation til honorar/tilbudspris. Ved vurderingen af det tilbudte honorar/ tilbudspris er ligeledes anvendt en pointskal fra 0 til 10, således at det bedste tilbud (det tilbud med den laveste honorarsum) får 10 point. Det bedste tilbud tildeles 10 point ud fra en betragtning om, at det bedst indkomne tilbud tillige må anses som den bedst tænkelige pris i det nuværende marked. Ved fastsættelse af pointskalaen er det endvidere forudsat, at et tilbud der er 30% dyrere end det højeste honorar får 0 point, da et samlet honorar der er mere end 30% dyrere end den højeste pris, ikke af Rebild Kommune anses som økonomisk acceptabel.

7 Side 7 af 10 De 2 tilbudsgivere, der ikke har afgivet det laveste samlede honorar og timepriser, tildeles point efter en retlinet interpolation mellem de to yderpunkter (0 og 10), på baggrund af de tilbudte procentvise afvigelser. Vurderingsmodel Honorar/ Tilbudspris Karakter Vægtet karakter (55%) Bascon A/S 3,9 2,15 Bygningskontoret Nord A/S 5,1 2,81 Kjærsgaard & Andersen A/S 10,0 5, Vurdering af organisation Vurderingen af underkriteriet Organisation er foretaget som beskrevet ovenfor under afsnit Bascon A/S 2.2.1, og skal ses som en samlet vurdering af de oplysninger som skulle afleveres i forbindelse med tilbudsafgivelsen jf. udbudsbetingelsernes afsnit og Bascon A/S s tilbud demonstrer på meget god til fremragende vis, at den tilbudte projektorganisation besidder tilstrækkelig kompetencer og erfaringer til at kunne gennemføre en kvalificeret løsning af opgaven. I den forbindelse har særligt følgende forhold indgået i vurderingen: Overbevisende kompetencer inden for gennemførelse af totalrådgivningsopgaver Overbevisende kompetencer inden for gennemførelsen af tilsvarende og lignede opgaver. Meget tilfredsstillende beskrivelse af organisations opbygning omkring kommunikationsveje mv., samt tilstræbes det at skabe en flad og simpel organisation. Robust og dynamisk organisation. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en meget god til fremragende opfyldelse af underkriteriet Organisation og tildeles derfor karakteren Bygningskontoret NORD A/S Bygningskontoret NORD A/S s tilbud demonstrer på god vis, at den tilbudte projektorganisation besidder tilstrækkelig kompetencer og erfaringer til at kunne gennemføre en kvalificeret løsning af opgaven.

8 Side 8 af 10 I den forbindelse har særligt følgende forhold indgået i vurderingen: Gode kompetencer inden for gennemførelse af totalrådgivningsopgaver Gode kompetencer inden for gennemførelsen af tilsvarende og lignede opgaver. Flad og enkel organisation. Dog savnes der CV er på en del personer i organisationsplanen. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en middel til god opfyldelse af underkriteriet Organisation og tildeles derfor karakteren Kjærsgaard & Andersen A/S Kjærsgaard & Andersen A/S s tilbud demonstrer på meget god til fremragende vis, at den tilbudte projektorganisation besidder tilstrækkelig kompetencer og erfaringer til at kunne gennemføre en kvalificeret løsning af opgaven. I den forbindelse har særligt følgende forhold indgået i vurderingen: Overbevisende kompetencer inden for gennemførelse af totalrådgivningsopgaver Overbevisende kompetencer inden for gennemførelsen af tilsvarende og lignede opgaver. Meget tilfredsstillende beskrivelse af organisations opbygning omkring kommunikationsveje mv. Organisationsplanen indeholder en del lag, og kan virke lidt for ambitiøs i relation til opgavens størrelse. Der er dog overbevisende mht. omfanget af nødvendige kompetencer. Robust og dynamisk organisation. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en meget god til fremragende opfyldelse af underkriteriet Organisation og tildeles derfor karakteren Sammenfatning og karaktergivning for underkriteriet Organisation Karakter Vægtet karakter (20 %) Bascon A/S 9,0 1,80 Bygningskontoret NORD A/S 6,0 1,20 Kjærsgaard & Andersen A/S 9,0 1,80

9 Side 9 af Vurdering af teknisk løsning af opgaven Vurderingen af underkriteriet teknisk løsning af opgaven er foretaget som beskrevet ovenfor under afsnit og skal ses som en samlet vurdering af de oplysninger som skulle afleveres i forbindelse med tilbudsafgivelsen jf. udbudsbetingelsernes afsnit og Bascon A/S Bascon A/S`s løsningsbeskrivelse demonstrer en meget god til fremragende løsning af den udbudte opgave. I den forbindelse er der særligt lagt vægt på følgende forhold: Overbevisende beskrivelse af tilgangen til styringen af økonomi, ressourcer og tidsmæssige aktiviteter. Meget god beskrivelse omkring gennemførelsen af byggeledelsen og gennemførelsen af fagtilsyn. Meget overbevisende beskrivelse for håndtering af den løbende kvalitetssikring. Meget gode og relevante referencer fra tilsvarende og sammenlignelige opgaver. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en meget god til fremragende opfyldelse af underkriteriet Teknisk løsning af opgaven, og tildeles derfor karakteren Bygningskontoret NORD A/S Bygningskontoret NORD A/S har ikke fremsendt/udarbejdet specifik metodebeskrivelse af de forskellige opgaver- og processer i forbindelse med styring af eksempelvis økonomi, ressourcer og tid m.m Der er dog medsendt gode og relevante referencer på tilsvarende og sammenlignelige opgaver, hvor Bygningskontoret NORD A/S har varetaget opgaven i egenskab af totalrådgiver. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en middel til god tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Teknisk løsning af opgaven, og tildeles derfor karakteren Kjærsgaard & Andersen A/S Kjærsgaard & Andersen A/S`s løsningsbeskrivelse demonstrer en meget god til fremragende løsning af den udbudte opgave. I den forbindelse er der særligt lagt vægt på følgende forhold: Overbevisende beskrivelse af tilgangen til styringen af økonomi, ressourcer og tidsmæssige aktiviteter. Meget god beskrivelse omkring gennemførelsen af byggeledelsen og gennemførelsen af fagtilsyn.

10 Side 10 af 10 Meget overbevisende beskrivelse for håndtering af den løbende kvalitetssikring. Meget gode og relevante referencer fra tilsvarende og sammenlignelige opgaver. Tilbuddet karakteriseres samlet set at have en meget god til fremragende opfyldelse af underkriteriet Teknisk løsning af opgaven, og tildeles derfor karakteren Sammenfatning og karaktergivning for underkriteriet Teknisk løsning Karakter Vægtet karakter (25 %) Bascon A/S 9,0 2,25 Bygningskontoret NORD A/S 6,0 1,50 Kjærsgaard & Andersen A/S 9,0 2, Konklusion samlet vægtet vurdering Honorar/ Tilbudspris Organisation Teknisk løsning af Samlet karakter opgaven Bascon A/S 2,15 1,80 2,25 6,20 Bygningskontoret NORD A/S Kjærsgaard & Andersen A/S 2,81 1,20 1,50 5,51 5,50 1,80 2,25 9,55 Som det fremgår ovenfor er tilbuddet fra Kjærsgaard & Andersen A/S vurderet til at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til ovennævnte tildelingskriterier.