Indsats og resultater som følge af Lejre Kommunes kvalitetsstyringssystem indenfor sagsbehandling på natur- og miljøområdet

Transkript

1 REDEGØRELSE Lejre Kommune Møllebjergvej Hvalsø T F H Anne-Marie Geert Kristensen Natur og Miljø D E ankr@lejre.dk Dato: Indsats og resultater som følge af Lejre Kommunes kvalitetsstyringssystem indenfor sagsbehandling på natur- og miljøområdet J.nr.: 12/641 Indledning Lejre Kommune har på natur- og miljøområdet indført et lovpligtigt kvalitetsstyringssystem for at effektivisere og forbedre sagsbehandlingen i naturog miljøadministrationen. Lejre Kommune skal hvert år udarbejde en redegørelse, som beskriver kommunens kvalitetsstyringssystem indenfor sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet. Redegørelsen skal udarbejdes inden for tre måneder efter ændring af certificeringsforholdene og skal indeholde en beskrivelse af indsats og resultater som følge af kvalitetsstyringssystemet. Denne redegørelse indeholder følgende: Beskrivelse af kvalitetsstyringssystemets formål, gyldighedsområde og opbygning Lejre Kommunes kvalitetspolitik og kvalitetsmål Resultatet af kommunens egen evaluering af kvalitetsstyringssystemet Oplysning om aktindsigt i kvalitetsstyringssystemets procedurer Oplysning om certificering af kvalitetsstyringssystemet

2 Beskrivelse af kvalitetsstyringssystemets formål, gyldighedsområde og opbygning Formål Formålet med kvalitetsstyringssystemet på natur- og miljøområdet er, at leve op til den politisk vedtagne kvalitetspolitik som er beskrevet i O-3 Kvalitetspolitik og -mål, herunder: At sikre medarbejderne har en ensartet forståelse for opgaveløsning og dokumentation af kvalitet At sikre effektiv og ensartet sagsbehandling At sikre borgernes og virksomhedernes tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen Gyldighedsområde Kvalitetsstyringssystemet skal anvendes ved sagsbehandling efter følgende love: Lov om miljøbeskyttelse Lov om vandforsyning m.v. Lov om forurenet jord Lov om beskyttelse af havmiljøet Lov om kemikalier Lov om betalingsregler for spildevandsforsyningsselskaber m.v. Lov om råstoffer Lov om miljømål m.v. for vandforekomster og internationale naturbeskyttelsesområder Lov om naturbeskyttelse Lov om vandløb Lov om sommerhuse og campering m.v. Lov om planlægning, for så vidt angår VVM-sager Lov om miljøgodkendelse m.v. af husdyrbrug Kvalitetsstyringssystemet vil i løbet af 2012 blive revideret på baggrund af organisationsændringen, der berører organiseringen af natur- og miljøområdet. Af beskrivelse O-2 Kvalitetsstyringssystemet opbygning og ansvarsfordeling" fremgår, hvilke dele af grupperne i Natur & Miljø og Byg & Plan, der indtil august 2011 havde ansvaret for sagsbehandlingen efter de enkelte love. Kvalitetsstyringssystemets opbygning Kvalitetsstyringssystemet (kvalitetshåndbog) er beskrevet i en række dokumenter, der er tilgængelige via et webbaseret program for medarbejdere og chefer, der arbejder i natur- og miljøadministrationen. Kvalitetshåndbogen er opbygget af følgende dokumenter: Side 2 af 6

3 Overordnede beskrivelser: Indeholder beskrivelse af hele systemet, kvalitetspolitik, opgaver og ansvarsfordeling Procedurer: Tværgående procedurer og Sagsprocedurer, samt en oversigt over kvalitetsstyringssystemets dokumenter Standarder og krav: Indeholder links til gældende love, bekendtgørelser og vejledninger, herunder vedtagne administrationsgrundlag Bilag: Bilag vil ofte være produktorienteret, eksempelvis skabeloner, tjeklister og strukturmatricer. Bilag kan også være tekstforslag, der kan/skal bruges i processen. Bilag er normalt styrede dokumenter Tværgående procedurer I de tværgående procedurer beskrives de administrative processer der skal sikre, at kvalitetsstyringssystemet fortsat udvikles og tilpasses, således at sagsbehandlingen lever op til kvalitetspolitikken, omverdenens krav og brugernes tilfredshed. Figur. Grafisk fremstilling af processernes sammenhæng De tværgående procedurer kan inddeles i følgende emner: Styring af dokumenter og registreringer: Procedure T-01 Udarbejdelse, godkendelse og styring af dokumenter Side 3 af 6

4 Procedure T-02 Styring af registreringer, herunder sagsakter Procedure T-10 Styring af eksterne dokumenter Ledelsens og de systemansvarlige ansvarsfordeling: Procedure T-03 Ledelsens evaluering og forebyggende handlinger (forbedringsforslag) Procedure T-07 Offentliggørelse af indsats og resultater Procedure T-09 De systemansvarliges opgavevaretagelse Styring af ressourcer: Procedure T-08 Kompetencestyring Procedure T-09 Tilkøb af ekstern kompetence Arbejdets udførelse: Procedure T-11 Koordinering mellem flere myndigheder Specifikke sagsbehandlingsprocedurer Overvågning, analyse og forbedring: Procedure T-04 Brugertilfredshedsundersøgelse af kommunens ydelser Procedure T-05 Intern audit af kvalitetsstyringssystemet Procedure T-06 Afvigelser, afhjælpende handlinger og korrigerende handlinger Sagsprocedurer Sagsprocedurerne beskriver fremgangsmåden hvormed sager behandles, dvs. at proceduren giver oversigt over hvilke arbejdstrin, sagsbehandleren skal igennem. Lejre Kommune har i øjeblikket 77 sagsprocedurer inden for de 13 love, der er omfattet af Lov om kvalitetsstyring med tilhørende bekendtgørelse. Lejre Kommunes kvalitetspolitik og kvalitetsmål Kvalitetspolitik Lejre Kommune har vedtaget en kvalitetspolitik, der skal sikre, at: Myndighedskrav, almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes Ændringer i "kvalitetshåndbogen" 1, der har en betydning for en hensigtsmæssig sagsbehandling formidles hurtigt og effektivt (om omfang og indhold) til brugere, medarbejdere og eventuelle samarbejdspartnere Side 4 af 6

5 Der anvendes personale og efter behov eksterne eksperter med anerkendt faguddannelse eller dokumenteret erfaring samt den nødvendige indsigt og kompetence inden for kommunens naturog miljøadministrations anvendte principper, metoder, teknikker og procedurer, således at pålagte opgaver kan varetages professionelt Der kun benyttes eksterne eksperter og specialister, som kan sandsynliggøre at leve op til kvalitetskrav svarende til dem, der gælder for kommunens natur- og miljøadministration At ledelsen skal bidrage aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og -uddannelse (administrativt og fagligt), som er nødvendig for at opfylde gældende politik og mål, og også fremadrettet sikre udvikling af kompetencer Medarbejderne har en ensartet forståelse for opgaveløsning og dokumentation af kvalitet Opgavevaretagelsen tilrettelægges hensigtsmæssigt, navnlig i relation til sammenhængende sagsforløb med henblik på at tilgodese brugernes behov og forventninger i størst muligt omfang og inden for krav, der følger af lovgivningen Der gennemføres periodiske interessent- eller brugertilfredshedsundersøgelser (fx spørgeskemaer og/eller interviews) med henblik på at afdække, om kommunens opgavevaretagelse er af tilfredsstillende kvalitet og tilstrækkeligt ensartet Der gennemføres løbende og efter fast procedure intern audit af kvalitetsstyringssystemets effektivitet samt myndighedens evaluering af dets fortsatte egnethed og effektivitet 1 Kvalitetsstyringssystemet Kvalitetsmål Lejre Kommune har vedtaget nedenstående kvalitetsmål: Sikre kvalitet i administrationens afgørelser ved, at der inden for 10 arbejdsdage som minimum er kvitteret for 85 % af alle skriftlige henvendelser via mails eller indscannede breve, målt fra mail- eller scanningsdato til svardato, ved stikprøvekontrol af 2 % af sager oprettet i kontrolåret Sikre kvalitet ved, at administrationen i minimum 95 % af alle afgørelser, omfattet af reglerne i Forvaltningsloven om partshøring, Side 5 af 6

6 foretager partshøring/varsel, inden den endelige afgørelse træffes, målt ved stikprøvekontrol af 2 % af sager oprettet i kontrolåret Sikre kvalitet ved, at administrationen i minimum 60 % af alle sager, hvor der er konstateret en lovovertrædelse inden for natur- og miljøområdet, har truffet en afgørelse inden for 4 uger efter, at sagen er fuldt ud belyst ved tilsyn, høring og varsel, målt ved stikprøvekontrol af 2 % af sager oprettet i kontrolåret Sikre at administrationen som minimum overholder minimumsfrekvenserne for tilsyn, jf. aftale mellem KL og Miljøstyrelsen Sikre kendskab til og implementering af kvalitetsstyring ved, at administrationen som minimum 2 gange årligt holder informations- og statusmøder for sagsbehandlere om kvalitetsstyringssystemet og procedurer Sikre kompetencerne hos sagsbehandlere, som arbejder inden for områderne omfattet af kvalitetsstyringssystemet, ved at minimum 80 % er medlem af et netværk inden for deres fagområder Sikre kvalitet i administrationens afgørelser ved, at minimum 60 % af de adspurgte borgere/erhverv er tilfredse med den myndighedsmæssige sagsbehandling i en brugertilfredshedsundersøgelse Resultatet af Lejre Kommunes egen evaluering af kvalitetsstyringssystemet Lejre Kommunes egen evaluering af kvalitetsstyringssystemet er ledelsens vurdering af resultater, kvalitetsniveau og behov for forbedringer og ændringer i kvalitetsstyringssystemet. Ledelsens evaluering er offentliggjort på hjemmesiden. Oplysning om aktindsigt i kvalitetsstyringssystemets procedurer Enhver (borgere, virksomheder m.fl.) kan søge aktindsigt i procedurerne i kommunens kvalitetsstyringssystems efter de almindelige regler om aktindsigt. Oplysning om certificering af kvalitetsstyringssystemet Lejre Kommunes kvalitetsstyringssystem har opnået certificering ved Dansk Standard den 13. november Med certifikatet attesteres, at kvalitetsstyringssystemet i Lejre Kommune er i overensstemmelse med kravene i kvalitetsstyringsloven med tilhørende bekendtgørelse. Certifikatets gyldighedsområde er sagsbehandling på natur- og miljøområdet og certifikatet er gyldigt til 28. november Side 6 af 6