Titel Nr. Udgave dato. Udarb. af Godkendt af Gyldighed Erstatter nr. Udgave dato

Transkript

1 Kvalitetsstyringshåndbog for Natur og Miljøområdet Titel Nr. Udgave dato Skabelon til analyserapport til T-3 ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet og forebyggende handlinger til sikring af systemets funktion T-3-D-1 v Udarb. af Godkendt af Gyldighed Erstatter nr. Udgave dato Birgitte Varming Jacob Haass Svendsen Gældende T-3-1 v Til ledelsen af kvalitetsstyringssystemet for natur og miljøområdet. Dato: ANALYSERAPPORT til møde om kvalitetsstyringssystemet på natur og miljøområdet til Ledelsesevalueringsmøde den 19. marts Deltagere: Kjeld Bussborg Johansen, Lone Himmelstrup, Birgitte Varming. Afbud: Marianne Wedderkopp, Finn Kallehauge, Henning Vigsø. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden Til godkendelse Godkendt 2. Tidsperiode 30. november marts Til orientering Godkendt 3. Opfølgning på referat fra sidste møde Ad pkt. 7 c om genbesættelse af stillinger. Stillinger i naturteam og landbrugsteam er ikke blevet genbesat. Processen er opstartet. Ansættelserne vil være på plads senest 1. maj Punktet tages til efterretning. Referat af

2 4. Analyse af resultater for interne og eksterne audits: Godkendt Da der foreligger et lovforslag om ophævelse af Kvalitetsstyringsloven er den interne audit sat i bero, indtil vi ved lidt mere om loven bliver vedtaget. De tværgående procedurer skal gennemgås og auditeres hvert år. Fagprocedurerne skal auditeres i løbet af en 4-årig periode. På sidste ledelsesevalueringsmøde blev det besluttet, at der kan indkøbes assistance til den interne audit, hvis stillinger i natur- og landbrugsteam ikke bliver genbesat forholdsvis hurtigt efter jul. Dansk Standard kan levere ydelsen i foråret Aftalen er dog sat i bero. Informationen tages til efterretning. om intern audit tages efter drøftelse af punkt Analyse af resultater for brugertilfredshedsundersøgelser: Indtil vi konkret ved om Kvalitetsstyringsloven ophæves eller fastholdes, fortsætter i systemet som hidtil. Vi ønsker systemet holdt ajour. Der gennemføres en intern audit ved tilkøb af ressource inden 1. juni. Følgende 3 typer af brugertilfredshedsundersøgelser er besluttet på sidste LE-møde: Industritilsyn Miljøgodkendelser industri Ny spildevandsplan. For Miljøgodkendelser Undersøgelsen er ikke udført. For Industritilsyn: Der er sendt spørgeskemaer ud til 46 virksomheder i af dem har returneret svar. Den samlede tilfredsgrad er vurderet til 77%, hvilket er lidt større end kravet fastsat i den overordnede kvalitetspolitik på 75%. Undersøgelsen forelægges udvalget for Miljø og Teknik i april. Der er ikke supplerende bemærkninger til undersøgelsen. Undersøgelsen har nu kørt i 2 år. Team Erhverv anbefaler at undersøgelsen ikke fortsættes. Hvis der træffes en beslutning om at den skal fortsætte, bør der sættes yderligere fokus på serviceelementet. Side 2 af 7

3 For den nye spildevandsplan er metode og spørgsmål ikke aftalt endnu. Den sendes ud i offentlig høring først i maj måned. Der skal holdes et borgermøde i maj. Det bemærkes, at de udvalgte brugertilfredshedsundersøgelser er en del af den imagepleje, der er særlig fokus på i , og er egentlig uafhængig af kvalitetsstyringssystemet. Der tages stilling til, hvorvidt brugertilfredsundersøgelsen for industritilsyn bør fortsætte endnu et år. Brugertilfredshedsundersøgelsen for spildevandsplan foreslås at ske i form af et spørgeskema på borgermødet med spørgsmål om det informationsmateriale, der er udsendt samt om borgermødet. Undersøgelsen for miljøgodkendelse for 2012 bør iværksættes. Industritilsyn - Brugertilfredshedsundersøgelsen fortsættes. Vi vil gerne fra teamet have et forslag til en brugertilfredshedsundersøgelse med mere fokus på serviceelementet og dialogen. LH aftaler med MW. Miljøgodkendelser den aftalte brugertilfredshedsundersøgelse skal udføres, ny tidsfrist aftales, LH/MW. Spildevandsplan Brugertilfredshedsundersøgelse på borgermødet i maj om hvorvidt borgerne oplever sig informeret. Tilsvarende på de individuelle møder med borgere. 6. Status for korrigerende og forebyggende handlinger samt orientering af væsentlige forhold Der er stort set ikke sket noget mht. brug af afvigesystemet siden sidste LE møde Enkelte har fulgt op og lukket afvigelser. Der er oprettet 5 afvigerapporter i Der er ældre afvigerapporter på flere af de opgaver, som mangler at blive udført. Det viser, at når der bliver usikkerhed om, hvorvidt kvalitetssystemet skal fortsætte, og der ikke blive iværksat intern audit, så følges procedurer ikke op. : At der under pkt. 8 tages stilling til det videre forløb for kvalitetsstyringssystemet og dermed også hvor meget, der skal følges op på manglen på brugen af afvigesystemet. Jf. pkt. 4 fortsætter systemet indtil videre. BV inviterer MW, JC og LH til et infomøde om KS-systemet. Systemansvarlig sætter fokus på opgaven. Side 3 af 7

4 7. Status for kvalitetsstyringssystemets funktion i forhold til Kvalitetsloven og fastsatte kvalitetsmål a) Procedurer I foråret 2012 implementerede vi Basal som styringsværktøj for kvalitetsstyringssystemet. Det er et udmærket system. Der har været udtrykt tilfredshed med, at det er blevet lettere at oprette og tilrette procedurer. Der er løbende behov for fokus på at justere procedurer, idet der arbejdes med at effektivisere metoderne, og da der kommer nye ændringer i love og bekendtgørelser. På nuværende tidspunkt er der ikke indgået aftaler om snitflader med Erhvervskontakten for alle berørte områder. b) Målopfyldelse Hovedparten af de opsatte mål overholdes fint. Servicemålene 3,3,6 overholdes i mange sager. I husdyrgodkendelsessager kan målene ikke overholdes, og det forventes ikke at være tilfældet før ved udgangen af c) Ressourcer Kvalitetsstyringssystem: Der er ikke udpeget en systemansvarlig efter organisationsændringen 1. maj 12. Dette afventer af lovgivningen omkring Kvalitetsstyringsloven og genbesættelser af stillinger. Det har haft en afsmittende effekt på opfølgningen af handleplanen for KS-systemet, idet punkterne ikke er levet fulgt. Siden recertificeringen er alene minimumsbehovet i systemet blevet fulgt op i form af vejledning af kollegaer i brug af Basal o lign. Fagteam: På sidste LE møde blev besluttet, at der skulle ses nærmere på hvilke opgaver, der ikke er ressourcer til at udføre. Der er indhentet oplysninger fra hvert team, se vedlagte oversigt. I Landbrugsteamet ansættes en ny medarbejder, hvorved det forventes at opgavemængden kan blive afklaret i løbet I Naturteamet ansættes en ny medarbejder til vandplansager. Endvidere indgår en konsulent i opgaveløsningen af vanskelige 3- sager. Samtidig ses på løsningsmetoder og -niveauer i sagsbehandlingen. I Team Erhverv er der ansat en tilsynsmedarbejder midlertidigt for 1 år, med henblik på at nå målene for industritilsyn. Side 4 af 7

5 I Vandteam er der igangsat en proces i forhold til at håndtere opgavemængden. d) Andet Der er ingen bemærkninger til dette punkt, se pkt. 8 om væsentlig ændringer der har betydning for KS-systemet. a) Aftaler om snitflader følges op i fagteam. b) Informationen tages til efterretning. c) Efter drøftelsen under pkt. 8 vurderes udpegningen af en systemansvarlig mere. Der er behov for en backup. Ledelsen sætter yderligere fokus på at bringe opgaver og ressourcer i bedre balance. Dette kan ske via et ændret niveau i sagsbehandlingen. Servicemål for husdyrgodkendelser kan ikke overholdes i d) ingen. Oversigt over manglende opgaver. 7a) Det er vigtigt, at vi hver især sætter fokus på helhed i opgaveløsningen, samt at hvert team følger op. 7b og c) F.s.v. angår udpegning af en systemansvarlig mere udsættes dette indtil vi kender Folketingets beslutning om kvalitetsstyringslovens fremtid og afledt beslutning her i Svendborg Kommune. Ad målopfyldelsen for miljøindikatorer vurderes det i forbindelse med en kommende revision af de overordnede kvalitetspolitikker og mål, hvorvidt denne parameter fortsat er relevant i forhold til et kvalitetsstyringssystem. Hvert team skal melde tilbage til LH/BV inden 1. juni om, hvordan man kan sikre målopfyldelse ved de givne ressourcer. Der skal vurderes på, hvordan der kan lægges et andet niveau i sagsbehandlingen. BV inviterer KBJ, MW, og LH til et møde i juni om tilbagemeldingerne. 8. Væsentlige ændringer, der påvirker KS-systemet Først og fremmest ved vi ikke, om kvalitetsstyringsloven ophæves. Og pt. ved vi heller ikke, hvornår lovforslaget bliver behandlet i Folketinget. Side 5 af 7

6 Der er derfor et behov for at tage stilling til på hvilket niveau, man skal benytte sig af et KS-system. Det kan være fra intet til en fuldmodel i form af konvertering til Iso Det er muligt at have et frivilligt system på et reduceret niveau. Det har også betydning for behovet for at udpege en systemansvarlig mere. At ledelsen tager stilling til hvordan Ks-systemet skal drives, indtil vi ved, om loven ophæves. - At ledelsen tager stilling til på hvilket niveau, man ønsker et frivilligt KS-system i fremtiden hvis loven ophæves. Herunder behovet for antal systemansvarlige. Der henvises til beslutningerne under pkt. 4 og Forslag til forbedringer af kvalitetsstyringssystemet Jf. Pkt. 8 afventes stillingtagen til systemets fortsættelse. Hvis det skal fortsætte, er der elementer i Basal, der kan inddrages -afhængig af hvilket niveau, der fremover ønskes. Besluttes efter drøftelsen under pkt. 8. Der henvises til beslutningen under pkt Supplerende bemærkninger Ingen supplerende bemærkninger. 11. Ledelsens evaluering konklusion Der er en ny udfordring i form af usikkerheden om, hvorvidt kvalitetsstyringssystemet skal fortsættes i nuværende form, hvilket er afhængigt af Folketingets beslutning. Der er behov for at få mere klarhed på forskellige scenariers fordele og ulemper. Side 6 af 7

7 Ledelsen sætter fortsat fokus på forenklingen i opgaveløsningerne i forhold til de ressourcer, der udfører opgaverne. At analyserapporten tages til efterretning med de vedtagne beslutninger. Systemansvarlig anmodes om at opstille scenarier for videre førelse af et kvalitetsstyringssystem under andre former end KSloven. Ledelsen sætter fortsat fokus på forenklingen i opgaveløsningerne i forhold til de ressourcer, der udfører opgaverne. Analyserapporten tages til efterretning med de vedtagne beslutninger. Ledelsen sætter fortsat fokus på forenklingen i opgaveløsningerne i forhold til de ressourcer, der udfører opgaverne. 12. Evt. Emner Kommentarer Intet at tilføje. Intet at tilføje. Birgitte Varming systemansvarlig Side 7 af 7