Brønderslev-Dronninglund Kommune

Transkript

1 Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf Fax Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf Fax Kommunikationsstrategi for fusionen af Brønderslev og Dronninglund Kommune Indledning Kommunikationsstrategien er opdelt i 7 dele. Del 1: Formålsbeskrivelse, værdigrundlag, målgrupper, faser og organisering Del 2: Intern kommunikation Del 3: Ekstern kommunikation pressen Del 4: Ekstern kommunikation borgere & erhverv Del 5: Ekstern kommunikation amtet Del 6: Krisekommunikation Del 7: Fremtiden Del 2-7 rummer udover formål også en handlingsplan for det enkelte område. DEL1 Formål Brønderslev og Dronninglund Kommuner står over for den måske største udfordring på kommunikationsområdet nogensinde. Formålet med kommunikationsstrategien er At sikre åbenhed og gennemskuelighed i processen At give tryghed og overblik At få ansatte som medspillere i processen At skabe muligheder for dialog mellem alle processens parter At skabe grundlag for fremtidig fælles kommunikation At give offentligheden mulighed for indflydelse At tage højde for og dermed klæde beslutningstagerne på til at håndtere uforudsete udfordringer på kommunikationsområdet. Værdier Kommunikationen i fusionsprocessen bygger i høj grad på de 8 bud, som er de overordnede spilleregler for al forberedelsesarbejde til sammenlægningen: 1. Fusionsproces mellem ligeværdige partnere 2. Åbenhed som middel mod myter og rygter 3. Dialog er vejen til fælles forståelse 4. Tryghed og overblik skabes gennem højt informationsniveau 5. Fælles og koordinerede udmeldinger hindrer misforståelser 6. Overholdelse af aftaler holder sammen på fællesskabet 7. Helhedens og fællesskabets interesser understøttes 8. Berørte parter skal altid inddrages i arbejdet.

2 De overordnede 8 bud danner baggrund for følgende leveregler for kommunikationen i sammenlægningsprocessen: Kommunikation frem for information Selvom det vil være nødvendigt at informere meget i processen, og denne aktivitet ofte vil være envejs, er det kommunikation og dialog, der er i højsædet. Der skal derfor etableres muligheder for, at såvel medarbejdere som borgere kan kommunikere med beslutningstagerne i processen. Åbenhed om såvel succeser som problemer er kerneværdien i processen over for både ansatte og borgere Kun ved at være åbne - ikke mindst på de interne linier - kan vi sikre ejerskab, troværdighed og tryghed. Al kommunikation tager udgangspunkt i modtageren Der vil i processen være en række forskellige målgrupper, som skal tilgodeses med differentieret kommunikation. Kommunikation - om hvad og til hvem - er en fast og naturlig del i alle processens aktiviteter og beslutninger I alle udvalg og arbejdsgrupper skal det overvejes, hvad der efterfølgende skal kommunikeres - hvordan og til hvem. Al intern kommunikation er samtidig, koordineret og ens Alle berørte interessenter skal have den samme information og på samme tidspunkt for at undgå mytedannelser og følelsen af forfordeling. Bevidsthed og enighed om medievalg og kommunikationsform Vi skal tænke kreativt i vores formidling og gerne prøve nye medier og måder. Kommunikation kræver kompetence Alle med ansvar for kommunikation til andre skal være klædt på til opgaven Målgruppeopdelt strategi Da det er forskellige kommunikationsbehov, som skal dækkes hos henholdsvis offentligheden og personalet, vil strategien være opdelt i en ekstern og en intern del. Den eksterne del vil yderligere være splittet op i følgende interessenter: Presse-borgere og erhvervamtet. Nogle af tiltagene vil være ens, mens andre kun vil vedrøre den enkelte interessentgruppe. Faseopdelt kommunikation Der er forskellige faser i en proces som denne, og det vil være nødvendigt at dele kommunikationen op. Vi kan ikke på nuværende tidspunkt forudsige, hvad der vil ske i Alene af den grund at det er det nye byråd, som træffer beslutningerne til den tid.

3 Denne kommunikationsstrategi løber derfor i første omgang kun frem til den Den skal tages op til evaluering medio 2005 for at vurdere, om strategien er rigtigt lagt, eller om der er behov for justeringer. Evalueringen vil foregå ved inddragelse af de relevante parter såsom Politisk Forberedelsesudvalg, Administrativ Styregruppe, SU/MED-organisationen, presse, borgere. Organisering af kommunikationsarbejdet Det er besluttet, at kommunikationsgruppen består af Else Larsen, Karsten Bach, Mona Jensen og Mette Krogh. Sidstnævnte er projektleder og deltager i møder i såvel Administrativ Styregruppe som Politisk Forberedelsesudvalg og er generelt bindeled mellem gruppe og ledelse. Kommunikationsgruppen fordeler internt arbejdet imellem sig. DEL 2 Intern kommunikation Formålet med intern kommunikation på højt niveau er at give ansatte viden, at sikre åbenheden i processen og at øge ansattes forandringsparathed. Viden giver tryghed, og tryg skal man være for at kunne bidrage konstruktivt i processen. Den interne kommunikation i fusionsprocessen skal bidrage til et arbejdsmiljø, der bygger på åbenhed og tillid mellem ansatte og ledelse (såvel politisk som administrativ) Den interne kommunikation skal sikre, at ansatte kan arbejde selvstændigt og engageret og være i stand til at træffe beslutninger. De to kommuner skal gøre det så let som muligt for ansatte at tilegne sig den nødvendige information. Alle medarbejdere skal sørge for at holde sig orienteret, og den nærmeste leder har ansvaret for at inddrage ansatte i at realisere mål og beslutninger. Fælles for alle ansatte Fælles intranet Et nyt fælles intranet skal være det primære middel til at sikre en god intern kommunikation med øget mulighed for kommunikation på tværs af kommunegrænser. Intranettets styrke er ikke mindst, at det er velegnet som nyhedsformidler. Nettet skal etableres hurtigst muligt medio Det skal være muligt for langt flere brugere end i dag at benytte sig af intranettet, da det kan køre over internettet. Nærmere beskrivelse vil afvente den ad hoc gruppe, der skal nedsættes for at arbejde med emnet. Brønderslev Kommunes nuværende intranet vil i givet fald blive nedlagt (dog kan div. informationer kunne placeres på det fælles intranet i et område, der kun er åbent for ansatte i Brønderslev Kommune. Det samme kan gøre sig gældende for Dronninglund Kommune.) Tidsplan: Går i luften omkring sommerferien

4 Fælles nyhedsbrev Begge kommuner har hidtil haft et personaleblad, der har været mediet til de mere baggrundsorienterede historier såsom portrætter, reportager. Da begge blade på det seneste har koncentreret sig meget om kommunalreformen, vil det være hensigtsmæssigt at slå de to blade sammen til ét fælles nyhedsbrev, som skal udkomme hver anden måned. Det fælles nyhedsbrev kan øge kendskabet til hinanden og sikre formidling af viden, kultur, idéer etc. Navnet på det fælles nyhedsbrev skal findes ved en konkurrence mellem de ansatte i de to kommuner. Kommunikationsgruppen vælger det bedste navn, og vinderen belønnes med billetter til et kulturarrangement i den kommune, vedkommende ikke kommer fra. Der sammensættes en redaktionsgruppe bestående af projektleder (ansvarshavende redaktør) og 1-2 medarbejdere fra Dronninglund. Tidsplan: Går i luften fra ultimo april og udkommer i øvrigt i 2005 medio juni, medio september, ultimo november. Konkurrencen udskrives med det første nummer Nyt fra Efter hvert møde i henholdsvis Administrativ Styregruppe og Politisk Forberedelsesudvalg er det projektlederens ansvar at udforme Nyt fra med beslutningerne grundigt beskrevet ud fra en vurdering af hvilke informationer der vil interessere hvilke modtagere. I vurderingen skal de to grupper inddrages. Informationen skal senest dagen efter mødet være tilgængelig. Nyt fra Administrativ Styregruppe er en intern information og skal derfor kun være at finde på det fælles intranet. Tidsplan: Er startet og kører løbende efter møderne. Orientering fra projektgrupperne En del af det fælles intranet vil blive viet til projektgruppernes arbejde. Den enkelte projektleder har ansvaret for, at man jævnligt orienterer om gruppens arbejde, så det er muligt for kollegaer at følge med i. Tidsplan: Når intranettet er gået i luften og efterhånden som grupperne nedsættes og begynder at arbejde. SU/MED-organisationen Information og dialog om fusionsprocessen skal være et fast punkt på alle møder i SU- og MEDorganisationen. Tidsplan: Fra den 1. februar 2005 og løbende Kommunikation med projektgrupper Når projektgrupperne er nedsat, vil rep. fra Kommunikationsgruppen kommunikere med rep. fra projektgrupperne for at få en dialog om, hvad man fra projektdeltagernes side mener, der er behov

5 for af information. Vi går ud fra, at projektdeltagerne vil komme fra alle egne af de to organisationer, og derved vil vi nå ud til en stor målgruppe ved kontakt med disse. Tidsplan: Efterhånden som grupperne nedsættes Storytelling Kommunikationsgruppen skal udvikle et koncept for, hvordan storytelling kan bruges som et middel til at skabe bevidsthed om og formidle gode historier om hinandens arbejdsplads og kultur, som kan bruges i internt øjemed som en vidensbank om hinanden og det kulturelle klister. Tidsplan: Efterår 2005 Tiltag kun for administrationens ansatte Administrationens ansatte vil efter kommunikationsgruppens vurdering have et særligt behov for information og mulighed for kommunikation. Dette er vigtigt at tilgodese. Samtidigt står vi i den situation, at der ikke tages nogen beslutninger om organisering etc. før det nye byråd er tiltrådt. Det vil derfor ikke være muligt at give svar på mange af de spørgsmål, der sikkert vil være. Direktion og Chefgruppe vil i denne sammenhæng derfor bære et ansvar for at tilvejebringe mulighed for administrationens ansatte til at drøfte den usikkerhed, der måtte opstå. Kommunikationsgruppen vil være opmærksom på, om der i den kommende tid vil være behov og mulighed for særlige tiltag for administrationens ansatte og vil forelægge disse for Administrativ Styregruppe. DEL 3 Ekstern kommunikation pressen Fusionsprocessen skal være kendetegnet ved åbenhed og ærlighed. Her spiller forholdet til pressen en særlig rolle. De to kommuner skal have et åbent og professionelt forhold til lokale, regionale og landsdækkende medier. Formålet med en åben og professionel kommunikation med pressen er at sikre borgerne og den øvrige offentlighed så vide rammer som muligt for indflydelse. Det skal være let for pressen at følge fusionsprocessen, og de to kommuner skal agere proaktivt over for pressen i negative såvel som positive sager skal målet være at kontakte pressen, før de kontakter os. Kun decideret fortrolig information kan vi afslå at udtale os om. Er der tale om personsager, udtaler vi os ikke om den konkrete sag men gerne i generelle vendinger med mindre personen selv har henvendt sig til pressen. Så har vi ret til at kommentere på vedkommendes udtalelser. Den fælles hjemmeside skal altid være opdateret, og nyheder skal hurtigst muligt være at finde på hjemmesiden, således at pressen kan bruge siden som naturligt medie til nyhedsformidling. Tidsplan: Løbende

6 Storytelling Kommunikationsgruppen skal udvikle et koncept for, hvordan storytelling kan bruges som et middel til at skabe og formidle historier, som kan bruges i eksternt øjemed over for pressen. Tidsplan: Efterår 2005 (samtidig med storytelling brugt i internt øjemed) Pressemeddelelser Pressemeddelelser anvendes i videst muligt omfang som kommunikationskanal til pressen. Alle pressemeddelelser, der omhandler fusionen sendes ud som et fælles dokument fra de to kommuner. Pressemeddelelser godkendes af formandsskabet og redigeres af projektlederen. Tidsplan: Løbende Pressemøder Formandsskabet og Kommunikationsgruppen mødes med repræsentanter fra den lokale presse 2 gange årligt for at tage temperaturen på kommunikationen. Tidsplan: Marts og oktober Udtaleret Alle ansatte har naturligvis udtaleret over for pressen. Kan éns udtalelser giv anledning til stor debat i pressen, skal man efterfølgende give ens leder besked. Administrativ Styregruppe og Det politiske Forberedelsesudvalg kan med fordel udpege talsmænd, som har pligt til at kommunikere med pressen ved henvendelser. Tidsplan: Løbende Pressekurser Der tilbydes kurser i pressehåndtering til nøglemedarbejdere i fusionsprocessen. Såvidt muligt skal lige mange fra hver kommune deltage. Projektlederen afholder kurserne Tidsplan: Efteråret 2005 DEL 4 Ekstern kommunikation borgere (herunder også erhvervsliv) Kommunikationsstrategien for borgerkontakt hviler på princippet om meroffentlighed. Det vil sige, at de lovmæssige krav om information og åbenhed er minimum for kommunikationen. Det skal være let at få adgang til den ønskede information, og er sammen med medierne de primære instrumenter til borgerkommunikation. Kommunikationen skal være letforståelig, og derfor går dette krav forud for fagsprog. Sproget skal i den skriftlige kommunikation være aktivt, klart og præcist. Teksterne skal tilpasses det enkelte medie og være skrevet med udgangspunkt i modtageren fremfor afsenderen. Hverken i ordvalg eller indhold må tekster forudsætte, at modtageren har mere end generel og almen viden om området.

7 Borgerne skal opfordres til at give deres meninger til kende bl.a. via Kommunikationsgruppen vil bruge alle henvendelser positive såvel som negative til at overveje kommunikationsindsatsen og styrke denne, hvis det skønnes nødvendigt. Hjemmesiden skal hele tiden udbygges, således at den tilgodeser flest mulige kommunikationsbehov. Tidsplan: Er startet og løbende Nyt fra Efter hvert møde i Politisk Forberedelsesudvalg er det projektlederens ansvar at udforme Nyt fra med beslutningerne skrevet om i et sprog, der er velegnet til modtagerne og med en vurdering af, hvilke informationer der vil interessere hvilke modtagere. Informationen skal senest dagen efter mødet være tilgængelig på Tidsplan: Er startet og løbende Fælles annonce Der indrykkes en fællesannonce i de to kommuners lokale aviser. Denne skal i et letforståeligt sprog informere borgerne om, hvad der skal ske i den kommende tid. Tidsplan: Medio februar Borgermøder Forberedelsesudvalget bør drøfte, om der, når reformen er endeligt vedtaget, vil være behov for borgermøder i de to kommuner. I så fald bør de være med deltagelse fra politikere fra begge kommuner og med enslydende oplæg. Tidsplan: Må vurderes DEL 5 Nordjyllands Amt Amtets ansatte spiller en vigtig rolle i fusionsprocessen, bl.a. fordi en del opgaver flyttes fra amtet og ud til kommunerne. Dette betyder, at de ansatte flytter med og derfor bliver nye kollegaer. For allerede nu at begynde samarbejdet og sammensmeltningen af kulturerne er det derfor vigtigt, at amtet inddrages i kommunikationen. Professionel, god og åben kommunikation kan også virke som en god reklame for arbejdspladsen Brønderslev-Dronninglund Kommune, ligesom amtets ansatte også skal have mulighed for at få indflydelse på deres kommende arbejdsplads. Samarbejde mellem Kommunikationsgruppen og amtets informationsafdeling

8 Kommunikationsgruppen skal i foråret mødes med amtets informationsafdeling for sammen at finde ud af, hvordan kommunikationsindsatsen skal koordineres mellem de to instanser. Tidsplan: Fra marts og løbende Nyt fra Nyt fra hhv. Administrativ Styregruppe og Forberedelsesudvalget mailes til amtets medlemmer af styregruppen, som vurderer hvor meget, der skal formidles ud til amtets ansatte. Tidsplan: Løbende Netværk Der er taget initiativ til at danne et netværk mellem kommunikationsansvarlige i den nordjyske region. Her har Kommunikationsgruppen også inviteret amtets informationsafdeling til at deltage. Tidsplan: Medio januar og løbende DEL 6 Krisekommunikation Uanset hvor godt man forbereder sig, vil der opstå uforudsete hændelser, som kan udvikle sig til kriser. Vi står over for en proces, som for mange er helt ukendt. Derfor er det vigtigt at tage højde for, hvad man gør, hvis en sag begynder at rulle enten internt i de to kommuner eller i pressen. Formålet med et beredskab om krisekommunikation er at komme ud af krisen så hurtigt og så professionelt som muligt. I en krise er det vigtigt, at der ikke kommer en række forskellige signaler og udtalelser, som kan gøre krisen værre. I krisekommunikation er det normalt ledelsen, der udtaler sig. Når en krise opstår, vil det være formandsskabet og de to kommunaldirektører, som kan og skal udtale sig. Udtalelserne skal være ens og koordinerede. Formandsskab og kommunaldirektører skal udpege stedfortrædere til at udtale sig, hvis de førstnævnte ikke træffes. Stedfortræderne skal være medlemmer af hhv. Forberedelsesudvalget og Administrativ Styregruppe. Krisekommunikation i praksis I efteråret 2005 inviteres Forberedelsesudvalget og Administrativ Styregruppe til et mindre seminar (½-1 dag) om krisekommunikation. En fiktiv case danner udgangspunkt for seancen. Kommunikationsgruppen afholder dagen evt. med hjælp fra andre dele af organisationen. Tidsplan: Efterår 2005 Manual i krisekommunikation På baggrund af krisespillet opstiller Kommunikationsgruppen en manual til krisekommunikation, som skal være kendt af alle medlemmer i Forberedelsesudvalget og Administrativ Styregruppe. Tidsplan: Efterår 2005

9 DEL 7 Fremtiden Fra 1. januar 2007 skal kommunikationen fra to forskellige kulturer og organisationer være enslydende og med udgangspunkt i samme værdigrundlag. Borgere, presse og den øvrige offentlighed skal ikke kunne mærke forskel på, om kommunikationen er fra den ene eller den anden forvaltning fra den ene eller den anden ansatte. Der er derfor behov for tidligt at begynde på at udarbejde en egentlig kommunikationsstrategi og politik for den nye kommune. Udarbejdelse af forslag Kommunikationsgruppen skal begynde arbejde med at udforme et forslag til ny kommunikationspolitik i efteråret Gruppen skal derfor tage kontakt til en række forskellige dele af organisationen for at få udarbejdet en politik, der rammer så bredt som muligt. Forslaget skal være klar til vedtagelse af sammenlægningsudvalget primo 2006, hvorefter arbejdet med at implementere politikken vil finde sted i 2006.