Referat fra ordinær generalforsamling i Grundejerforeningen Trekroner Øst den 29/1 2014

Transkript

1 Referat fra ordinær generalforsamling i Grundejerforeningen Trekroner Øst den 29/ I alt var der 56 repræsenterede husstande ved tilstedeværelse eller fuldmagt. Formand Flemming Schou Nielsen indledte med at byde velkommen og spørge forsamlingen om det kunne godkendes, at Ejendomsadministrator Grete Lindsgren præsenterede sig, jf. bestyrelsens indstilling til dagsordenens pkt. 9. Forsamlingen godkendte dette og Grete præsenterede sig herefter. Da Grete Lindsgren havde forladt forsamlingen gik den egentlige dagsorden i gang. 1. Valg af referent. Per Krøyer Alsbæk, Jernaldermarken 3 2. Valg af dirigent. Troels Tang, Jernaldermarken Bestyrelsens beretning, ved formand Flemming Schou Nielsen, 2013 har været et spændende år for vores grundejerforening. Vi har mærket, hvor vigtigt det er at holde os orienteret mod omverdenen og særligt mod de beslutninger, der træffes af kommunen og hvor meget det betyder at vi står sammen som grundejerforening og forsvarer vores interesser og vores område. Vi har også mærket, at vores område fortsat er under kraftig udvikling og hvordan vores fællesskab vokser med flere medlemmer spredt over et stort område og hvad det betyder for vores måde at indrette os på. Og vi har mærket hvordan flere års lobbyarbejde endelig giver et konkret resultat i form af et fælleshus, som er godt i gang med at blive til virkelighed. Først og fremmest har vores nye fælleshus Skademosegaard været på programmet for bestyrelsens arbejde i Målet var, at huset så vidt muligt skal opfylde beboernes ønsker og behov. Da det er kommunen der er bygherre, har det handlet om få den bedste dialog med kommunen og forsøge at påvirke dem mest muligt. Skademosegaard-udvalget har gjort en kæmpe indsats for dette. Vi kom langt for kommunens 2,5 mio, og på den ekstraordinære generalforsamling i september blev det besluttet at GF Trekroner Øst skulle spytte op til ekstra i kassen for at få de sidste vigtige ting med i byggeriet. Jeg er glad for at kunne sige at vi har et fælleshus inden sommerferien, og jeg glæder mig til vi kan holde housewarming. Andre udvalg har også været aktive, områdeudviklingsudvalget er godt i gang og festudvalget har arrangeret skt. hans og været drivende kræfter i de forskellige vejfester. Også sørgede bumpudvalget for en hurtig aktion for vejsikkerhed resultatet er 2 ekstra vandrender på Jernaldermarken, som er stærkt fartdæmpende. Lidt længere tid gik der før vores vejskilte med numre var oppe men nu er de der. Bestyrelsen har også brugt en del kræfter på vores veje. Dels på at gå i dialog med kommunen for at sikre, at de overdrager vejene i ordentlig stand. Dels på at undersøge og afsøge prisen på langsigtet vedligeholdelse. Resultatet af det sidste vil vi fremlægge senere på generalforsamlingen. Side 1 af 5

2 Vi er ikke tilfredse med kommunens facon. De har taget beslutningen om at bruge farvet asfalt på Jernaldergården men det er grundejerforeningen der kommer til at betale for at vedligeholde den. Og de har taget beslutning om at sætte dyre lygtepæle op med et helt specielt styresystem ingen har prøvet før. Men det er grundejerforeningen der kommer til at betale for at vedligeholde dem. Det er ikke i orden, og bestyrelsen har bedt vores advokat kigge på sagen. Bestyrelsen arbejder løbende med at få de bedste aftaler til at vedligeholde vores fællesarealer. kommunen om at overholde vores driftsinstruks mere præcist, i budgettet for 2014, gjort det muligt at udvide vores aftale med vores gartner. Selv om vores 2 arbejdsdage i 2013 har været succesfulde, hvor mange deltog med godt humør, så må vi konstatere, at vi ikke kan holde arealerne selv med 2 årlige arbejdsdage. Samtidig har der fortsat været en del brok over at skulle betale det relativt beskedne arbejdsdagsgebyr. Bestyrelsen har loyalt videreformidlet generalforsamlingens beslutning, som jo blev bekræftet sidste år, men bestyrelsen har drøftet ordningen og er kommet til den konklusion, at tiden er kommet til en anden tilgang til arbejdsdagen. Det fortæller vi mere om senere på generalforsamlingen. I 2013 er vi blevet 33 flere i GF Trekroner Øst. Dels pga. Svalin, Marken og Ageren. Og udbygningen er jo ikke slut endnu næste fase er videre udbygning af Toppen. Når vi vokser er der også flere opkrævninger der skal sendes ud både indskud, kontingent og arbejdsdagsgebyr. Det er vanskeligt at jonglere med og time alle disse opkrævninger, især for en bestyrelse, der ikke er professionelle administratorer. Generelt har vores medlemmer dog udvist en fin betalingsvilje hvilket også kan ses på det forholdsvis lille antal rykkere der er sendt ud i I erkendelse af, at opgaven ikke bliver mindre, har bestyrelsen arbejdet med at indhente tilbud fra administratorer, der kan varetage opkrævningsopgaven professionelt. Det skal vi også drøfte senere i dag. Både de gamle og nye beboere blev chokerede, da kommunens forslag til kommuneplan 2013 blev sendt i høring. Der var nemlig risiko for at vi ville kunne se og mærke 5 vindmøller af havvindmølle størrelse på m. Til sammenligning er den eksisterende enkelte vindmøller 40 m høj. Bestyrelsen afgav høringssvar og rettede henvendelse til de relevante politikere og deltog i borgermøde med borgmesteren og øvrige byrådsmedlemmer. Vi var ikke alene om at lægge presset men det samlede pres gjorde, at vindmøllerne blev opgivet. Et andet chok fik beboerne på især marken og ageren, da det i samme udkast til kommuneplan 13 pludselig fremgik at den planlagte omfartsvej nærmest skulle gå igennem folks baghave. Der blev nedsat en hurtigt arbejdende gruppe, som sidenhen blev udvidet til også at omfatte det øvrige Trekroner. Kommunen bekræftede kort efter, at der var tale om en tegnefejl af vejføringen. Men der udestår stadig et stort arbejde med at få den planlagte omfartsvej til at tage mest muligt hensyn til området både i forhold til trafiksikkerhed, støjgener og naturhensyn. Der er oprettet en Facebook gruppe, og alle er velkomne i arbejdet! Side 2 af 5

3 Som det sidste vil jeg nævne, at bestyrelsen gerne har villet blive bedre til kommunikation. Vi har siden sidste generalforsamling udarbejdet et velkomstbrev til nye medlemmer, diverse høringssvar og løbende info om skademosegaard er lagt ud på hjemmesiden. Vi kan altid blive bedre. Men det er vigtigt for os at understrege, at hvis der indimellem mangler info, er det ikke ond vilje men manglende tid vi har haft mange jern i ilden. Derfor har vi også bevidst fravalgt at lægge deciderede referater af vores bestyrelsesmøder på hjemmesiden. Man er altid velkommen til at spørge til sager og status, og vi håber at vi fortsat kan fungere på denne uhøjtidelige måde medlemmerne af bestyrelsen er valgt til at varetage foreningens aktiviteter på vegne af medlemmerne. Med det vil jeg give ordet tilbage til dirigenten. 4) Aflæggelse af regnskab, underskrevet af bestyrelse og revisor. Flemming Schou Nielsen gennemgik regnskabet. Der var en kort debat om regnskabsopstilling. Regnskabet blev godkendt. 5) Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne. Der var ikke indsendt forslag fra medlemmer inden generalforsamlingen. Forslag fra bestyrelsen: Afskaffelse af gebyr for arbejdsdag. Dirigenten forestod afholdelse af valg og konstaterede, at der var stort flertal for afskaffelse af gebyret. 6) Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag samt evt. indskud. Flemming Schou Nielsen gennemgik budgettet. Der var en debat omkring hensættelse af midler til langsigtet vedligeholdelse af veje. Det blev besluttet, at hensættelse til vedligeholdelse af veje indarbejdes i næste års regnskab og budget. Desuden fremlægger bestyrelsen information om hensættelse i form af konklusionen fra rapporten Drifts- og vedligeholdelsesplan fra Hartvig Consult. Bestyrelsen blev opfordret til at offentliggøre rapporten. Det blev besluttet, at vi skal have afklaret arealer til parkeringspladser med kommunen, jf. lokalplanen. Budget, kontingent og indskud blev herefter godkendt. 7) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter Katrine Rafn, Jernaldermarken 61, og Morten Wellendorf, Jernaldermarken 63, var på valg og modtog ikke genvalg til bestyrelsen. Flemming Schou Nielsen, Stormandshøjen 34 (formand) var på valg og modtog genvalg. Henrik Skjoldager, Jernaldergården 17, stillede op. Rasmus Storm, Jernaldermarken 51, stillede op. Arvind vrejlev, Toppen 217, stillede op. Lars Olling, Marken 8, stillede op. Dirigenten forestod skriftligt valg. Stemmerne fordelte sig således: Flemming 44 stemmer, Henrik 24 stemmer, Rasmus 29 stemmer, Arvind 29 stemmer og Lars 40 stemmer. Side 3 af 5

4 Der var altså stemmelighed mellem Arvind og Rasmus. Dirigenten besluttede, jf. vedtægternes 11, stk. 1, at bestyrelsens samlede stemme blev afgørende, jf. 11, stk. 4. Bestyrelsen stemte på Rasmus. Bestyrelsen består dermed af følgende personer efter 29. januar: Flemming Schou Nielsen, Stormandshøjen 34, Lars Olling, Marken 8, Rasmus Storm, Jernaldermarken 51, Lars Clasen, Stormandshøjen 12 og Per Krøyer Alsbæk Jernaldermarken 3 Der opstod en debat omkring principperne for valghandling og procedure ved stemmelighed. Det blev besluttet, at bestyrelsen vil gennemgå vedtægterne ad forslag til ændring af bestemmelsen om, at bestyrelsens samlede stemme er afgørende. Det blev nævnt, at alle medlemmer er velkomne til at rette kontakt til bestyrelsen for en status på aktuelle projekter og sager samt komme med input, så grundejerforeningen kan tilgodese alles interesser bedst muligt. Herefter forestod dirigenten valget til suppleant posten til bestyrelsen. Suppleanterne Carsten Pedersen, Jernaldermarken 35 og Morten Lauritsen, Jernaldergården 21 modtog ikke genvalg. Suppleant Rasmus Storm, Jernaldermarken 51, var blevet valgt til bestyrelsen. Følgende personer stillede op: Hans Kæmpe, Marken 14 og Morten Wellendorf, Jernaldermarken 63. Begge blev valgt uden modkandidater. 8) Valg af revisor og revisorsuppleant. Til revisorposten stillede Susanne Prang, Toppen 217, og blev valgt uden modkandidater. Til posten som revisor suppleant blev Kristian Sieborg, Jernaldermarken 61, valgt uden modkandidater. 9) Evt. valg af administrator. Der forelå en indstilling fra bestyrelsen om valg af Grete Lindsgren til administrator. Efter en kort debat besluttede forsamlingen, at der skal påtages en administrator til den fulde håndtering af opkrævning af kontingent og indskud, betaling af fakturaer, aflæggelse af budget og regnskab, samt det daglige ansvar ifm. opgaven generelt. Forsamlingen valgte Lindsgren til administrator. Det blev besluttet at Susanne Prang, Toppen 217, tager referencer på Lindsgren, samt input til opgavebeskrivelsen. 10) Evt. Der blev nedsat et inventarudvalg til det kommende fælleshus. Til dette udvalg meldte følgende personer sig, udover dem der er i Skademosegårdudvalget: Judith Thrane, Jernaldermarken 17 Charlotte Jensen, Stormandshøjen 1 Birgit Steffensen, Stormandshøjen 3 Jakob Skjødt, Toppen 205 Der blev fremsat følgende forslag til nye udvalg og ændring i nuværende udvalg: Side 4 af 5

5 Mette Kristensen, Jernaldermarken 67, foreslog et nyt udvalg Jernalderby under Trekroner. Mette oplyste, at Roskilde Kommune stiller en person til rådighed for et historisk projekt om en jernalderby, som har ligget i området. Udvalget blev nedsat, med Mette som tovholder. Hans Kæmpe, Marken 14, foreslog et nyt udvalg hvor der kan ske erfaringsudveksling, med nybyg i området. Herunder problemstillinger med lokalplaner m.m. Udvalget blev nedsat, med Hans som tovholder. Medlemmerne af grundejerforeningen blev opfordret til at rette kontakt til tovholder på det udvalg man har interesse for. Det blev understreget, at ingen udvalg er lukket og at alle er velkomne til at søge indflydelse på alle eksisterende udvalg, så grundejerforeningen kan tilgodese alles interesser bedst muligt. Skademosegård, planer mv. Der blev ytret ønske om fokus på støj og beskyttelse af haven. Medlemmerne blev opfordret til at fremsende input til bestyrelsen ift. støj fra fælleshus, ødelæggelse af haven mv. Katrine orienterede om processen med fælleshuset. Side 5 af 5