PARATHEDSMÅLING. Spiserobotter

Transkript

1 PARATHEDSMÅLING Spiserobotter

2 Indhold Introduktion til anvendelse af dokumentet 3 Resume af parathedsmålingen 4 Fælles og konkrete mål med implementeringen 6 Organisering og ledelse 8 Medarbejdere 10 Borgere i målgruppen 12 2

3 Introduktion til anvendelse af dokumentet Hvad kan I bruge denne statusrapport til? Ud over at give projektlederen et overblik og en række opmærksomhedspunkter kan statusrapporten ligeledes anvendes til at tydeliggøre overfor ledelsen, politisk såvel som faglig, hvor de organisatoriske udfordringer ligger i netop jeres kommune, når I skal implementere og drifte vasketoiletter. Rapporten giver desuden et billede af, hvor der skal prioriteres ressourcer, bl.a. i form af tid, kompetenceudvikling og praktiske opgaver. På samme måde kan statusrapporten anvendes på medarbejderplan, samtidig med at den giver de involverede medarbejder et overblik over, hvor der er specifikke opgaver, som de skal tage hånd om. Proces ift. aftaler om opfølgning Den proces der har fundet sted i forbindelse med udarbejdelse af parathedsmålingen, er et godt udgangspunkt for det videre arbejde. Det er vigtigt at følge op og sikre at der bliver taget hånd om de områder, hvor der er opgaver, der skal løses. Det anbefales, at der afholdes opfølgende møder, hvor de involverede medarbejdere deltager, og giver en status på de opfølgende handlinger. 3

4 Resume af parathedsmålingen Nedenstående giver et overblik over konkrete udfordringer og fokusområder, som alle er vigtige at have for øje for at nå de ønskede mål og kvalitative gevinster i arbejdet med spiserobotter. Parathedsmålingen er udarbejdet af udvalgte medarbejdere i jeres organisation, som alle har eller vil få en væsentlig rolle i implementering og arbejdet med spiserobotter. Er der besvarelser, som ikke er i grøn, er det vigtigt at følge op på emnet, da alle spørgsmål er et vigtigt led i en vellykket implementering samt i at høste de ønskede gevinster. Fælles og konkrete mål med implementeringen Hvilken forandring skal spiserobotter medføre: A. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til øget selvbestemmelse og kvalitet for borgerne? B. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til arbejdsmiljø/medarbejdertilfredshed? C. Er der vedtaget konkrete mål for reduceret tidsforbrug på hjælp i spisesituationer? D. Er der vedtaget konkrete mål for antal borgere, som kan blive helt eller delvist selvhjulpne i spisesituationer? E. Er der udarbejdet et overblik over totalomkostninger og forventede gevinster (Business case)? Kommunikation om forandringen: F. Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i materiale rettet specifikt til borgere og pårørende? G. Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i materiale rettet specifikt til medarbejdere? H. Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i materiale rettet specifikt til frontledere? I. Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i en generel informationspjece? Projektledelse under og efter implementeringen: J. Er der udarbejdet en risikoanalyse? K. Er der planlagt en systematisk evaluering/opfølgning med udgangspunkt i succeskriterierne for arbejdet med spiserobotter? Organisering og ledelse L. Er der for hver opgave, forbundet til driften af spiserobotter, placeret en ansvarlig navngiven medarbejder, samt en stedfortræder ved sygdom eller lign? M. Er der gennemført uddannelse af alle de medarbejdere, der er blevet tildelt et nyt ansvarsområde? N. Har ledere, medarbejdere, planlæggere og konsulenter fået tildelt de nødvendige ressourcer til opgaveløsningen? O. Er der beskrevet en tværgående organisering, der hvor opgaven kræver et tværgående samarbejde? 4

5 Medarbejdere P. Er alle involverede frontmedarbejdere oplært til at betjene spiserobotter? Q. Er der uddannet et passende antal superbrugere/nøglepersoner, som kan vejlede kolleger? R. Er supportopgaven fordelt hensigtsmæssigt mellem superbrugerne, således at det altid er muligt for medarbejderen at få hjælp? S. Er der udpeget personer med ansvar for reparation og generel vedligeholdelse af spiserobotterne? T. Er det aftalt, hvem der har ansvar for, og hvem der skal betale for reparation og vedligeholdelse? Borgere i målgruppen U. Foreligger der klare beskrivelser af de enkelte trin, og er det tydeligt beskrevet, hvem der udfører de enkelte trin? V. Har de involverede medarbejdere kompetencer til identifikation af borgere i målgruppen for spiserobotter? W. Er medarbejderne bekendt med de nye arbejdsgange, hos borgere som fremover er mere selvhjulpne i spisesituationer? X. Er der udarbejdet en generel plan for, hvordan borgere trænes og gøres trygge ved anvendelsen af spiserobotter? Y. Udarbejdes der individuelt tilpassede planer for hver enkelt borger? 5

6 Fælles og konkrete mål med implementeringen 1.1 Oversigt over besvarelser Nedenstående graf viser forudsætningerne for at arbejde med fælles og konkrete mål med implementering af spiserobotter. Er der besvarelser, som ikke er i grøn, er det vigtigt at følge op på emnet, da alle spørgsmål er et vigtigt led i en vellykket implementering samt i at høste de ønskede gevinster. Fælles og konkrete mål med implementeringen Hvilken forandring skal spiserobotter medføre: A. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til øget selvbestemmelse og kvalitet for borgerne? B. Er der vedtaget konkrete mål i forhold til arbejdsmiljø/medarbejdertilfredshed? C. Er der vedtaget konkrete mål for reduceret tidsforbrug på hjælp i spisesituationer? D. Er der vedtaget konkrete mål for antal borgere, som kan blive helt eller delvist selvhjulpne i spisesituationer? E. Er der udarbejdet et overblik over totalomkostninger og forventede gevinster (Business case)? Kommunikation om forandringen: F. Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i materiale rettet specifikt til borgere og pårørende? G. Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i materiale rettet specifikt til medarbejdere? H. Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i materiale rettet specifikt til frontledere? I. Er mål, succeskriterier og handlinger formuleret i en generel informationspjece? Projektledelse under og efter implementeringen: J. Er der udarbejdet en risikoanalyse? K. Er der planlagt en systematisk evaluering/opfølgning med udgangspunkt i succeskriterierne for arbejdet med spiserobotter? 6

7 1.2 Oversigt over indgåede aftaler Af nedestående oversigt fremgår allerede aftalte opfølgninger. C: Er der vedtaget konkrete mål for reduceret tidsforbrug på hjælp i spisesituationer? Opfølgning på den gennemførte baselinemåling af tidsforbrug ved madning ved hjælper Ansvar Jens Jensen Deadline april 15 D: Er der vedtaget konkrete mål for antal borgere, som kan blive helt eller delvist selvhjulpne i spisesituationer? Opfølgning på arbejdet med at finde potentielle borgere i målgruppen - antal Ansvar Jens Jensen Deadline april 15 E: Er der udarbejdet et overblik over totalomkostninger og forventede gevinster (Business case)? Der mangler data på antal borgere i målgruppen, forventet tidsbesparelse og omkostninger på indkøb af teknologi Ansvar Ole Olsen Deadline maj 15 K: Er der planlagt en systematisk evaluering/opfølgning med udgangspunkt i succeskriterierne for arbejdet med spiserobotter? Færdiggørelse af evaluerings- og opfølgningsplan Ansvar Ole Olsen Deadline maj Anbefalede værktøjer og vejledninger Gevinsttræ Gevinsttræet er en model for, hvordan de mulige forandringer bliver gjort til virkelige forandringer. Gevinsttræet sammenkæder de mål og visioner, der er i kommunen, med de forandringer arbejdet med velfærdsteknologier kan medføre. Med gevinsttræets overblik er det bl.a. muligt at udlede hvilke elementer, der skal indgå i den konkrete business case. Regne ark med skabelon til business case Business casen skal bruges som en kvalificeret forudsigelse af udgifter og gevinster ved implementering af spiserobotter. Business casen er en basisversion, hvori det er muligt at supplere indholdet ud fra egne lokale forudsætninger og ønsker om gevinster. Hvor finder jeg redskaberne? Gevinsttræ og regneark (Link: 7

8 Organisering og ledelse 2.1 Oversigt over besvarelser Nedenstående graf viser forudsætningerne for at organisere og lede arbejdet med spiserobotter. Er der besvarelser, som ikke er i grøn, er det vigtigt at følge op på emnet, da alle spørgsmål er et vigtigt led i en vellykket implementering samt i at høste de ønskede gevinster. Organisering og ledelse L M N O Er der for hver opgave, forbundet til driften af spiserobotter, placeret en ansvarlig navngiven medarbejder, samt en stedfortræder ved sygdom eller lign? Er der gennemført uddannelse af alle de medarbejdere, der er blevet tildelt et nyt ansvarsområde? Har ledere, medarbejdere, planlæggere og konsulenter fået tildelt de nødvendige ressourcer til opgaveløsningen? Er der beskrevet en tværgående organisering, der hvor opgaven kræver et tværgående samarbejde? 2.2 Oversigt over indgåede aftaler Af nedestående oversigt fremgår allerede aftalte opfølgninger. L: Er der for hver opgave, forbundet til driften af spiserobotter, placeret en ansvarlig navngiven medarbejder, samt en stedfortræder ved sygdom eller lign? Når botilbud med borgere i målgruppen er fundet, sættes navne på opgaverne Ansvar Ole Olsen Deadline maj Anbefalede værktøjer og vejledninger Dialogredskab Dialogredskabet er udviklet til at synliggøre, italesætte og afstemme forventninger samt hjælper til at klæde ledere og projektledere på, til at håndtere og gennemføre organisatoriske forandringer. Redskabet består af en række forskellige værktøjer, og er en samling af metoder til forandring af arbejdsgange og organisering. Af konkrete værktøjer i dialogredskabet kan følgende være særligt relevante ift. ledelse og organisering af arbejdet med spiserobotter: Forandringer skal ledes - Engagement internt og eksternt Forandringer skal ledes - Forandring i forskellige tempi Forandringer skal ledes - Fælles opsamling fælles mål Forandringer skal ledes - Overvind barrierer Forandringer skal ledes - Afklaring af rollefordeling og brugen af ambassadører Praktiske tjeklister De praktiske tjeklister giver indblik i hvilke krav de overordnede mål stiller til de praktiske omstændigheder, og konkretiserer, hvilke krav teknologien stiller til bl.a. arbejdsgange og konkrete aftaler. Hvor finder jeg redskaberne? Dialogredskabet og Praktiske tjeklister (Link: 8

9 9

10 Medarbejdere 3.1 Oversigt over besvarelser Nedenstående graf viser medarbejdernes forudsætninger for at arbejde med spiserobotter som en fast del af den daglige drift. Er der besvarelser, som ikke er i grøn, er det vigtigt at følge op på emnet, da alle spørgsmål er et vigtigt led i en vellykket implementering samt i at høste de ønskede gevinster. Medarbejdere P Q R S T Er alle involverede frontmedarbejdere oplært til at betjene spiserobotter? Er der uddannet et passende antal superbrugere/nøglepersoner, som kan vejlede kolleger? Er supportopgaven fordelt hensigtsmæssigt mellem superbrugerne, således at det altid er muligt for medarbejderen at få hjælp? Er der udpeget personer med ansvar for reparation og generel vedligeholdelse af spiserobotterne? Er det aftalt, hvem der har ansvar for, og hvem der skal betale for reparation og vedligeholdelse? 3.2 Oversigt over indgåede aftaler Af nedestående oversigt fremgår allerede aftalte opfølgninger. P: Er alle involverede frontmedarbejdere oplært til at betjene spiserobotter? Uddannelse af sidste frontmedarbejdere når sidste borgere er fundet Ansvar Lise Jensen Deadline slut 2. kvartal Anbefalede værktøjer og vejledninger Dialogredskab Dialogredskabet er udviklet til at synliggøre, italesætte og afstemme forventninger samt hjælper til at klæde ledere og projektledere på, til at håndtere og gennemføre organisatoriske forandringer. Redskabet består af en række forskellige værktøjer, og er en samling af metoder til forandring af arbejdsgange og organisering. Af konkrete værktøjer i dialogredskabet kan følgende være særligt relevante ift. ledelse og organisering af arbejdet med spiserobotter: Forandringer skal ledes - Engagement internt og eksternt Forandringer skal ledes - Forandring i forskellige tempi Forandringer skal ledes - Fælles opsamling fælles mål Forandringer skal ledes - Overvind barrierer Forandringer skal ledes - Afklaring af rollefordeling og brugen af ambassadører Hvordan lærer vi undervejs? - Hvordan spørger vi medarbejderne Hvordan lærer vi undervejs? - Hvordan strukturerer vi læringen Hvordan lærer vi undervejs? - Evalueringsspørgsmål Hvordan lærer vi undervejs? - Evalueringsredskab Praktiske tjeklister 10

11 De praktiske tjeklister giver indblik i hvilke krav de overordnede mål stiller til de praktiske omstændigheder, og konkretiserer, hvilke krav teknologien stiller til bl.a. arbejdsgange og konkrete aftaler. Faktaark Faktaarket giver en kort beskrivelse af de enkelte teknologier samt hvilke behov de imødekommer. Hermed giver faktaarket et bedre indblik i hvilke muligheder de enkelte teknologier indeholder. Faktaarkene kan anvendes af alle med behov for kendskab til spiserobotter. Praktiske forhold og fysiske rammer Redskabet hjælper med at få overblik over de praktiske krav, som spiserobotter stiller. Herunder ses der på hvornår, og hvor mange teknologier, der skal indkøbes, hvilke krav teknologien stiller til de fysiske rammer samt opmærksomhedspunkter i forhold til indkøb og drift. Hvor finder jeg redskaberne? Dialogredskabet og Praktiske tjeklister (Link: Faktaark og Praktiske forhold og fysiske rammer (Link: 11

12 Borgere i målgruppen 4.1 Oversigt over besvarelser Nedenstående graf viser praktiske forudsætninger for at finde borgere i målgruppen, som kan have gavn af en spiserobot. Er der besvarelser, som ikke er i grøn, er det vigtigt at følge op på emnet, da alle spørgsmål er et vigtigt led i en vellykket implementering samt i at høste de ønskede gevinster. Borgere i målgruppen U V W X Y Foreligger der klare beskrivelser af de enkelte trin, og er det tydeligt beskrevet, hvem der udfører de enkelte trin? Har de involverede medarbejdere kompetencer til identifikation af borgere i målgruppen for spiserobotter? Er medarbejderne bekendt med de nye arbejdsgange, hos borgere som fremover er mere selvhjulpne i spisesituationer? Er der udarbejdet en generel plan for, hvordan borgere trænes og gøres trygge ved anvendelsen af spiserobotter? Udarbejdes der individuelt tilpassede planer for hver enkelt borger? 4.2 Oversigt over indgåede aftaler Af nedestående oversigt fremgår allerede aftalte opfølgninger. W: Er medarbejderne bekendt med de nye arbejdsgange, hos borgere som fremover er mere selvhjulpne i spisesituationer? sikre at det kommer med i uddannelsen af de sidste medarbejdere Ansvar Lise Jensen Deadline 2. kvartal Anbefalede værktøjer og vejledninger Potentialefilter Potentialefilteret hjælper medarbejderne til at identificere borgere i målgruppen, blandt de borgere de kender. Den endelige tildeling/visitation altid vil bero på en individuel vurdering af den enkelte borger, evt. suppleret med en afprøvning af den teknologiske løsning. Personas Personas er en række fiktive beskrivelser af den typiske borger, som kan drage nytte af en spiserobot. Personabeskrivelserne er udarbejdet ud fra en dataindsamling fra de kommuner, som allerede har erfaringer med arbejdet med spiserobotter. Hvor finder jeg redskaberne? Potentialefilter og personas (Link: 12