Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Mødedato: Mandag den 7. Januar 2019 Mødested: FTSF Tidspunkt: Kl :00 (mødes 15 min før) Mødetype: Bestyrelsesmøde nr. 4 Fortæring: OJ Tegnstyrer: Referent: Deltagere: Heidi Aarosiin (), Daniel Vest (), Ole Jørnaa (OJ), Tine Lind () Fraværende: Gæster: Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... Fælles Dagsordenen blev opdateret og godkendt. 2. Referat og underskrivelse a. Underskrivelse af referat fra sidste møde... Fælles Referatet blev underskrevet. b. Referater fra udvalg m.m.... Fælles Ingen referater modtaget siden sidst. c. To do liste... Fælles Ikke nået: Vedtægtsændring til GF 2019 Lokaleleje kontra medlemsbevis Lave video om retningslinjer for video på FB Finde en ekstra kaffemor Opdatere forrentingsorden vedr. videoretningslinjer & Lave video om videoretningslinjer Undersøge kasserer kursus Difference på rengøring Undersøge nye håndtørrer på toiletterne & Pille papirholdere ned Lave indkaldelse til GF 2019 Officielt brev til DDL vedr. medlemsoplysninger 3. Administration a. Bordet rundt... LUKKET PUNKT b. Sidste nyt... Fælles DDL afholder nytårskur fredag d. 18. januar, desværre er der ingen fra bestyrelsen der har mulighed for at deltage. Kulturdage i Aalborg er d. 28. september Formandsnetværksmøde d. 9. februar, deltager. Bestyrelsen enes om, at skal tage følgende emner op: kasserer netværksmøde, medlemsflugt, ældrevejledning og sommerhus. laver en tråd på FB, hvis der er flere emner, som skal tage op. c. Økonomi og budgetopfølgning... gennemgik regnskabet, som er næsten færdig. Han har en udfordring med at lige få det til at afstemme, han har aftalt et møde med Kim L. Christensen torsdag d. 10. januar. Bestyrelsen sætter pris på, at Kim gerne vil hjælpe.

2 FTSF betaler omkring 1500 kr. hver måned for alarmsystemet. prøver at undersøge om det kan gøres billigere hos Hedegaard.in kontakter forsikringen og hører, om det er nødvendigt med alarm i huset? beder om bestyrelsens tilladelse til at kunne købe obligationer for kr. bestyrelsen er enige og giver tilladelse til det. Udbytte af dette kan komme op på kr. i vil gerne undersøge hvor man kan få FTSF på en liste over mulige arvtager der findes en liste, hvor man kan blive skrevet på til at modtage en arv. Bestyrelsen enes om, at FTSF skal være bedre til at markedsføre sig. Bestyrelsen enes om, at banko-, cafe-, kultur- og udflugtsudvalg ændres til afdelinger pr. dags dato. Bestyrelsen enes om, at kontakter Fyns Døveforening for en fælles sommerfest. Til næste møde skal vi have drøftet lokaleleje stigning; det er et vigtigt punkt! Budget 2019; gennemgik det vi skal huske, at service på opvaskemaskine og ovnen skal med i budgettet. Rengøringen vil koste omkring kr. i Transport på 1000 kr. sat ind i ejendommens budget. Ejendomsudvalg oprettes igen. Kim Aarosiin (KA) har meldt sig. Evt. 1 stor møde om året med 10 andre interesserede, så udvalget får forskellige meninger med. Renteomkostningerne skal ændres i budgettet. lægger opdateret budget ind i FB gruppen. Regnskabsprogram; har kigget på nogle forskellige og præsenterede kort. Han har et møde med Erik Thomsen onsdag d. 9. januar, hvor han vil høre om Erik har nogle andre ideer til regnskabsprogram. har ikke taget en beslutning endnu. SUMUP Dankort terminal; fortæller om et dankort terminal som FTSF kan købe for vi oplever fortsat, at der er nogle ved udlejning eller cafeen som ikke har mobilepay denne dankort terminal er et lille fikst apparat, koster 300 kr. + moms samt en ladestation til 369 kr. + moms. Bestyrelsen godkender, at må købe disse ting. 4. Forening a. Julefrokost evaluering... Fælles Enighed om, at det var en god aften. Køkkenet kunne godt bruge 2-3 mere til forberedelse af maden mm. Opvask/oprydning med slå en 6er var sjovt, medlemmerne har udtrykt det var sjovt. Modsat banko var godt, medlemmerne har rost det. Næste gang bestille maden udefra, lave mindre selv. Evt. en lørdag kl. 13 med holdskifte, at nogen starter og andre slutter

3 b. ERFA... FTSF har fået en henvendelse fra en foredragsholder om computer og projektor i foreningen. vil svare, at det har faktisk ikke noget med foreningen at gøre, ERFA lejer lokale hos os. Men vi har et AV center, som er til fri benyttelse. ERFA skal have at vide, at de må selv have styr på tingene, foreningen kan ikke stå til rådighed hver gang de lejer lokale. c. Nytårskur/medlemsmøde... Fælles har lavet dagsorden og lægger en opdateret ud i FB gruppen. handler ind; Verdi, chips, saltstænger, petit four og chokolade. referent, vil spørge KUP om han vil være tegnstyrer. d. VM-håndbold... Bestyrelsen enes om, at FTSF kan holde åbent, hvis Danmark går videre til mellemrunden. Det tages op til medlemsmødet og høre medlemmerne om de er interesserede. e. Samrådsmøde... Fælles Vi har samrådsmøde d. 14. januar Dagsorden: 1. Velkomst v. Formanden 2. Bordet rundt, hvordan går det i udvalgene 3. Tovholders funktion 4. Bestyrelsens visioner 5. Budget 6. Videoretningslinjer 7. Affald 8. Eventuelt sender dagsorden ud til samråds FB side. f. Generalforsamling... Fælles laver indkaldelsen, sender ud. Vi skal have generalforsamlingsudvalgsmøde med IT og køkkenleder. vil spørge Helle R. Pedersen om hun vil være køkkenleder den dag. laver video til samråds FB gruppen og gør lederne opmærksomme på, at årsberetningen skal være foreningen i hænde senest d. 15. januar. vil bede KUP lave et link til serveren, hvor udvalgsledere kan lægge årsberetning på video op. Bestyrelsen overvejer at oprette en begivenhed på FB, hvor alle informationer om generalforsamlingen lægges både på tekst og videoer. Hjemmesiden bliver opdateret som hidtil og med link til videoer på FB. Alle i bestyrelsen ønsker at fortsætte, dog bytter OJ og plads. g. Projekt... / og har længe snakket om muligheden for at oprette et projekt/aktivitetsmedarbejder i FTSF, bestyrelsen giver dem grønt lys til at arbejde videre med ideen

4 h. Frivillige fest... Fælles og tager sig af dette arrangement. i. Forretningsorden... Fælles Vi skal have opdateret forretningsordenen: Et selvstændigt punkt om video retningslinjer på FB Under KU; Udvalget skal reklamere mindst 3 gange for et arrangement Tilmeldingen er bindende til et hvert arrangement i foreningen. Framelder man sig inden fristen, kan man få penge retur. Efter fristen er det for sent. KU skal huske at skrive på opslag, at tilmeldingen er bindende. Økonomi; Ved et hvert arrangement, hvor man har lavet et udlæg, skal kassereren senest 1 uge efter arrangementets afholdelse have kvitteringen. Gratis lokale; Når et bestyrelsesmedlem får lov til at låne FTSFs lokale gratis, er det til personlig brug og lokalet må under ingen omstændigheder videregives til andre (som en form for sponsorat). 5. Nyt fra udvalgene a. 12tips... OJ b. Bankoudvalg... Mangler evaluering efter banko d. 2. december følger op på det med AC. c. Caféudvalg... d. Ejendom & IT-udvalg (inkl. lokaleudlejning)... FREMADs kælderrum skal ryddes, der er mug mm. dernede. Vi vil lukke døren af (til ude gangen i kælderen), så der ikke kommer træk op til cafeen. er i gang, sammen med KA, med at tænke over scene placering i klublokalet. Der er to muligheder, den ene er at oprette en scene/sofagruppe der hvor vi har scene nu. Den anden er i den anden ende af lokalet (hvor stolene er nu), etablere døre i hullet mellem cafeen og klublokalet. Enighed om, at vi vil tage det op til medlemsmødet og høre, hvad medlemmerne tænker. Gulv situationen; rengøringsfirmaet har skiftet sæbe og indtil videre er der ingen klager. har spurgt rengøringsfirmaet om de kan give linolie behandling på gulvet, det har de sagt ja til. Firmaet har fået lov til at lave en hovedrengøring på gulvene inkl. linolie behandling. Vi er nødt til at tænke kreativt omkring gulv situationen; tænke nye tanker/ideer for det er ikke holdbart for FTSF at få klager gang på gang, ikke kun i forbindelse med udlejning, men også fra medlemmerne. Skal vi omdanne festsalen til kontorer? Stoppe med udlejningen? Sige nej tak til ungdomsfester (det er der, det er slemt)? Bestyrelsen enes om, at vi giver rengøringsfirmaet en chance og herefter må vi tage stilling til hvad der skal ske fremadrettet

5 Bestyrelsen enes om, at skal kontakte en gulvkonsulent, bede vedkommende komme og rådgive ang. gulvene. Der må være noget garanti på det gulv? Tilfredshedsgaranti eller lign.? En gulvmaskine kan være en løsning, men det er ingen garanti. Håndtørrer på toilettet; undersøgelser viser at håndtørrer spreder bakterier ud i rummet, så det duer ikke helt. vil undersøge en papir apparat med sensor, som sender papir ud. Annonce til udlejning af kontorlokalet; bestyrelsen er fint tilfreds med udkastet. Indskud på 3 måneders husleje skal påskrives i annoncen. Enighed om en pris, der hedder kr. + moms. pr. måned. Vi vil gerne have autosvarer på hovedmailen, beder KUP oprette det. e. Generalforsamlingsudvalg... Fælles Tages op til næste møde. f. Historisk udvalg... OJ g. Kreativudvalg... h. Kulturudvalg... i. Medieudvalg... Fælles j. Medlemsudvalg (inkl. fanebærer)... Foreningen har mistet 8 medlemmer ved dødsfald i I alt har foreningen mistet 15 medlemmer i k. Udflugtsudvalg Nyt fra afdelinger a. Døves Motionsklub FREMAD... Fælles b. The Soldiers... Fælles c. Whistklubben Næste møde er den 11 februar kl. 18:30. Fortæring: Suppleanten er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanten ingen stemmeret, kun taleret - 5 -

6 To Do Liste: Vedtægtsændring til GF 2019 Lokaleleje kontra medlemsbevis Lave video om retningslinjer for video på FB Finde en ekstra kaffemor Opdatere forrentingsorden vedr. videoretningslinjer Lave video om videoretningslinjer Undersøge kasserer kursus Difference på rengøring Undersøge nye håndtørrer på toiletterne Pille papirholdere ned Lave indkaldelse til GF 2019 Officielt brev til DDL vedr. medlemsoplysninger Lave tråd på FB om formandsnetværksmøde Møde med KLC om regnskabet Undersøge pris for alarmsystem hos Hedegaard.in Kontakte forsikringen og høre om det er nødvendigt med alarm i huset Købe obligationer Undersøge om FTSF kan komme på en arv liste Kontakte Fyns Døveforening om fælles sommerfest Lokaleleje stigning som punkt til næste møde Sende opdateret budget til bestyrelsen på FB Møde med ET om regnskabsprogram Svare ERFA/foredragsholder Opdateret dagsorden til medlemsmøde på FB Spørge KUP om han vil være tegnstyrer til medlemsmødet Dagsorden til samrådsmøde på FB gruppen Sende indkaldelse GF2019 Spørge Helle R. om hun vil være køkkenleder under GF2019 Lave video til udvalgsledere om årsberetning på skrift og video senest 15/1 Spørge KUP om at lave link til server, hvor udvalgsledere kan sende video til Arbejde videre med projektideen Planlægge frivillig fest 2019 Følge op på evaluering fra banko med AC Tage op til medlemsmøde om scene Papirmaskine til toilettet Ændre annoncen for kontor udlejning Autosvarer på hovedmailen, bede KUP om hjælp Sørge for fortæring til næste møde & & / & & & - 6 -