Referat fra bestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde Mødedato: Mandag den 10. december 2018 Mødested: Cafe Velvet Tidspunkt: Kl. 17:00 22:00 (mødes 15 min før) Mødetype: Bestyrelsesmøde nr. 3 Fortæring: Tegnstyrer: Referent: Deltagere: Heidi Aarosiin (), Daniel Vest (), Ole Jørnaa (OJ), Tine Lind () Fraværende: Gæster: Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... Fælles Dagsorden blev rettet til. Punktet formanden har ordet slettes. 2. Referat og underskrivelse a. Underskrivelse af referat fra sidste møde... Fælles Alle skrev under. b. Referater fra udvalg m.m... Fælles Vi har modtaget 2 referater. En fra kulturudvalget og en fra medlemsudvalget. Ingen bemærkninger hertil. c. To Do Liste... Fælles Vedtægtsændringer til generalforsamling 2019 er endnu ikke udført. undersøger fortsat regnskabsprogrammer. Lokaleleje kontra medlemsbevis har vi ikke nået at arbejde med. Mangler 2 afregninger af tilgodebeviser. har styr på det. har ikke nået at lave videoretningslinjer. Vi har fortsat ikke fundet en ny kaffemor. laver nyt opslag om det. rykker Thomas Knapp for svar vedr. dirigentposten til generalforsamlingen har ikke nået at lave annonce om udlejning af kontorlokale. har ikke fået kontakt til ET. 3. Administration a. Bordet rundt... Fælles b. Sidste nyt... Fælles Juleturen til Neumünster var en dejlig dag. Selve byen kunne ikke byde på meget, men til en anden gang skal FTSF ikke vælge byen igen. DDL har lanceret en medlemskampagne, at hvis man melder sig ind inden d. 31. december 2018, kan man få medlemskab til halv pris. Bestyrelsen enes om, at der skal reklameres for det. / gør det. Mail fra Viki Holdgaard (Solglimt), har svaret hende, at FTSF ikke kan rykke ud med kort varsel. Bestyrelsen er interesseret i et samarbejde med Solglimt. giver KU besked herom. Vickie fra DDL er sygemeldt på ubestemt tid, så reklamationer omkring vores arrangementer skal pt. ske til Jette Zethner. OJ har købt siddepuder til FTSF, vi tester dem onsdag d. 12. december. c. Økonomi og budgetopfølgning... Endelig fik adgang til banken og er nu fuldt i gang med at tjekke økonomien mm. Regninger er betalt. har arbejdet med LEI koden/nordlei, som er obligatorisk omkring obligationer/aktier. Dette udløb i slutningen af december, men nu har givet grønt lys til forlængelse.

2 De personer, som havde betalt for meget for juleturen, har fået penge retur. prøver at nå regnskabet inden d , han er udfordret på foreningsadministrationens side, da han ikke kender det program så godt. har ikke besluttet sig for, hvilket program han vil bruge i det nye år. Fredericia Kommune har et program, som frivillige foreninger kan benytte sig af, det hedder Conventus. overvejer at holde et møde med kommunen/conventus for at finde ud af, hvad programmet kan tilbyde i forhold til s ønsker. Ej modtaget faktura for kager i forb. med banko d. 2. december. Budgettet 2019 for ejendommen skal opdateres; der skal ændres på tallene. Da der er service på ovn og opvaskemaskine, som koster omkring 1300 kr. pr. hvidevare. Yousee har også en prisstigning, som vi skal have tilpasset i budgettet. 4. Forening a. Julefrokost d. 12. december... Fælles og handler ind onsdag formiddag i Bilka Kolding. og laver maden. OJ kommer ca kl. 16. kommer ca kl personer tilmeldt. Kreaholdet dækker bord. Vi rafler om en 6er til oprydning, opvask mm. Medlemmerne skal hjælpe til. Modsat banko med præmier. laver risengrød hjemmefra. Der er konfekt til aftenskaffen, som kreaholdet har lavet. b. Nytårskur/medlemsmøde... Fælles Vi har nytårskur/medlemsmøde d. 9. januar. laver en standard dagsorden; underpunkter kan vi putte på undervejs. Verdi og kransekager til nytårskuren. c. Videoretningslinjer... Man skal slappe af, når man laver video. For mange er for stive, det er ikke kønt at se på. og sørger for at opdatere forretningsordenen. laver video til udvalgsgruppen på FB. d. Pelle Hvenegaard... KU er meget interesseret i at få Pelle Hvenegaard til FTSF, han koster kr. plus transport. Bestyrelsen enes om, at overskuddet fra 2018 kan bruges hertil; vil undersøge hvad overskuddet i 2017 blev brugt til. giver KU besked om at arbejde videre. Det bliver en fredag aften, hvor der efter foredraget er fredagscafe, på den måde kan vi få andre interesserede med end hvis det er en onsdag aften. Arrangementet bliver i samarbejde med Tegnbølgen og Fyns Døveforening. KU finder ud af hvordan med økonomien. Måske 25% til de to andre; 50% til FTSF? Arrangementet afholdes i festsalen. e. Kasserer kursus... Inspireret af DD3 campus kassererkurset opfordres der til, at FTSF laver et kassererkursus for alle interesserede (andre foreninger mm.). Bestyrelsen er enige og arbejder videre med det. Det bliver en lørdag, hel dags arrangement. Evt. bruges Conventus som grundlag for kurset? f. Fælles arrangementer med andre foreninger... Til DD3 campus var der flere foreninger, som er interesseret i et samarbejde omkring fælles arrangementer. FTSF har meldt ud, at der er interesse for det. KU får besked herom. Kolding døveforening har henvendt sig til og spurgt, om deres medlemmer kan deltage i FTSFs arrangementer som FTSF medlem (af hensyn til pris mm.). Bestyrelsen enes om, at Kolding døveforening kan tilbyde deres medlemmer at deltage og foreningen (Kolding) betaler de omkostninger der må være; FTSF kan ikke tilbyde andre gratis adgang udenom egne medlemmer

3 g. Paragraf 18 til kurser for frivillige... Opfordrer FTSF til at søge paragraf 18 til kurser til frivillige; tjekke center for frivilligheds hjemmeside om der er nogle kurser, som kan være relevante for foreningens frivillige. arbejder videre med det. Hvis FTSF igen får afslag på paragraf 18; må bestyrelsen overveje om vi skal splitte ejendommen og foreningen ad. For det er egenkapitalen i ejendommen, som FTSF tidligere har fået afslag på paragraf 18 på. Hvis vi splitter; så kræver det 2 bestyrelser, 2 cvr numre, 2 regnskaber. 5. Nyt fra udvalgene a. 12tips... OJ Bestyrelsen bevilger 200 kr. til juleafslutning d. 19. december. OJ giver besked. b. Bankoudvalg... Der var banko d. 2. december. AC tilbage som banko leder. Der skal være evalueringsmøde. Det var dog savnet, at FTSF ikke lagde billede på Facebook med vinderen af hovedgevinsten. Dette medførte en lille diskussion omkring rettigheder i forhold til persondatalovgivningen. Bestyrelsen enes om, at der skal laves et fast opslag i foreningen hvor der står, at her fotograferer vi og bruger til offentlige medier og hvis man ikke ønsker, skal man selv sige det til bestyrelsen. En mulighed er også at bruge nemtilmeld, når medlemmerne melder sig til et arrangement, at der er en tillægsydelse Accepterer du offentliggørelse af billeder. Vi tager det op til medlemsmødet. c. Caféudvalg... Vi mangler fortsat en kaffemor til foreningsaftener. Bestyrelsen arbejder videre med at lede efter én. Vi skal tænke anderledes/kreativt. Evt. honorere med et bestemt beløb? Vi tager det op til medlemsmødet. d. Ejendom & IT-udvalg (inkl. lokaleudlejning)... FTSF har valgt at afskedige de to rengøringspersoner, foreningen havde. Der var for mange kommunikative udfordringer og klager. har haft møde med 2 personer; bestyrelsen enes om at bruge et rengøringsfirma. Dog er prisen noget højere, men bestyrelsen mener, at kvaliteten følger prisen. Prisen pr. time er 300 kr. plus moms (375 kr.), det er inkl. rengøringsmidler og udstyr samt inkl. helligdage/weekend tillæg. Firmaet sørger for, at der kommer en vikar ved sygdom. De kan rykke ud med kort varsel. Ved aflysning skal der indgås aftale. Bestyrelsen enes om en prøve periode på 3 måneder. Bestyrelsen enes om, at lokaleleje skal sættes op kan se på, hvor stor en prisforskel der vil være på rengøringsselskab kontra det, som vi har brugt hidtil. Differencen på udgifter hidtil og med det nye firma kan sammenlignes og bruges som grundlag for at sætte lokalelejen op. Bestyrelsen drøftede en ny håndtørrer på toiletterne, og kigger på det. Papirholderen pilles ned. KUP har endnu ikke svaret på FTSFs henvendelse om et bookingsystem. rykker ham. har haft møde med KUP, bedt KUP om at finde 3 bærbare til bestyrelsesarbejde samt kigge på en ny stationær til kontoret. e. Generalforsamlingsudvalg... Fælles Alle arbejder videre med at tjekke vedtægterne for opdatering mm. Medlemmerne skal indkaldes med mindst 4 ugers varsel. skriver indkaldelse. f. Historisk udvalg... OJ Intet at bemærke

4 g. Kreativudvalg... Der har været lidt rod omkring udvalgets opgaver/medlemmer der blander sig og involverer bestyrelsen tager det op med IMJ. Der skal også findes ud af hvordan med nøgle? h. Kulturudvalg... Halv års program er offentliggjort. Dog mangles der FTSFs logo samt mere beskrivelse af, hvilket halvår er der tale om. tager det op med KU. i. Medieudvalg... Fælles Intet at bemærke. j. Medlemsudvalg (inkl. fanebærer)... Bestyrelsen vil sende et officielt brev på vegne af FTSF til DDL og bede om, at der bliver taget mere hånd omkring medlemsoplysninger. Der er alt for meget rod omkring udmeldelser, adresseændringer mm. k. Udflugtsudvalg... Udvalget starter op til januar Nyt fra afdelinger a. Døves Motionsklub FREMAD... Fælles Kommentarer hertil er også tilknyttet punkt 6.b. Bestyrelsen overvejer at nedlægge Døves Motionsklub FREMAD og The Soldiers. Der har været stille i begge afdelinger i lang tid. Bestyrelsen vil tage det op til medlemsmødet og evt. gå videre med det til generalforsamlingen om at nedlægge; så det er øverste myndighed i foreningen der nedlægger. b. The Soldiers... Fælles c. Whistklubben... skal fortsat have fat på ET. 7. Næste møde er den 7. januar kl. 18:30 i FTSF. OJ ansvarlig for fortæring. Suppleanten er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanten ingen stemmeret, kun taleret. To-Do-Liste: Vedtægtsændring til GF 2019 Undersøge regnskabsprogram Lokaleleje kontra medlemsbevis Lave video om retningslinjer for video på FB Finde en ekstra kaffemor Lave annonce om udlejning af kontorlokalet Tage kontakt til ET Reklamere for DDLs medlemskampagne / - 4 -

5 Give besked til KU om Solglimt Opdatere ejendommens budget for 2019 Handle ind til julefrokosten Lave risengrød Lave dagsorden til medlemsmøde Opdatere forrentingsorden vedr. videoretningslinjer Lave video om videoretningslinjer Besked til KU/Pelle Hvenegaard Undersøge kasserer kursus Besked til KU om samarbejde med andre foreninger Give Kolding døveforening besked om foreningsarrangementer Undersøge/søge om paragraf 18 Besked til 12tips om tilskud til juleafslutning Tage op til medlemsmødet om foto Tage op til medlemsmødet om kaffemor Difference på rengøring Undersøge nye håndtørrer på toiletterne Pille papirholdere ned Rykke KUP for svar om bookingsystem Lave indkaldelse til GF 2019 Følge op på kreativ udvalg Besked til KU om manglende logo og halvårs beskrivelse Officielt brev til DDL vedr. medlemsoplysninger Tage op til medlemsmøde om Fremad og The Soldiers Sørge for fortæring til næste møde / & & OJ & OJ - 5 -