Referat fra bestyrelsesmøde d.8 april 2015

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde d.8 april 2015 Tilstede: Christian, Per, Lisbeth, Britta, Jenny, Heidi, Henrik & Anja 1. Referat fra sidste møde - godkendt 2. Nye punkter til dagsordenen - AquaCamp - Næste sæson - Retningslinjer og rammer for udvalgene - Frivillige - Sponsorater 3. Nyt fra formanden, næstformanden, kassereren og sekretæren Christian nævner, at han har lavet en pressemeddelelse på baggrund af generalforsamlingen. Han har desuden deltaget ved det årlige halmøde, hvor det blev bemærket, at man ønskede en fornyelse af svømmehallen. HSK blev fremhævet i forbindelse med at repræsentanter for hallen ønsker forbedringer af egne arealer. Man gav udtryk for, at man ønskede et oplæg fra HSK i forhold til omfanget af en eventuel renovering. Bestyrelsen havde følgende bemærkninger til oplægget, som Christian vil lave snarest. nyt babybassin nye startskamler - generelt udskiftning i startenden varmvandsbassin bedre/flere tilskuerpladser at vandspejlet hæves - den dybe ende skal gøres brede specielt i forhold til synkro skabe i omklædningsrummet klubhus nedkørsel til varmvandsbassinet lift i omklædningsrummet

2 Christian kunne orientere om, at han har haft kontakt med Østerskoven, hvor det afgørende for at de vil benytte vores faciliteter, er mulighed for varmvandsbassin, samt at omklædningen bliver handicapvenlig. - Lisbeth har fremover behov for dokumentation ved udlæg til diverse ting. Tidligere har man sendt en mail til Lisbeth herom, men fremover bliver proceduren således, at man skal udfylde en blanket - som ligger på hjemmesiden - med relevante data for at udlægget kan tilbagebetales. Dette i forhold til revisionen men også for at sikre overblik over de indkomne bilag. Desuden ønsker Lisbeth efter hver generalforsamling, at hvert udvalg udfylder en blanket i forhold til medlemmer og deres data. Dette er ligeledes gældende for bestyrelsesmedlemmerne. Bilag sendes til bestyrelsens medlemmer efterfølgende af Lisbeth. 4. Nyt fra udvalgene Synkro - Britta orienterer om at synkro skal til Danske årgangmesterskaber i Kbh. d.18/4-15 med ti svømmere og tre trænere. Der gives udtryk fra flere bestyrelsesmedlemmer udtryk for, at det er mange betalende trænere til så få svømmere - hvilket ikke er en mulighed for eksempelvis K- svømmerne. Britta nævner, at det vurderes nødvendigt - men at hun vil undersøge hvorvidt det er alle tre trænere som skal have løn for dette. Formanden og næstformand vurderer, at hvis dette er aktuelt, er der kun mulighed for at tage en træner med i forhold til driften. Undervisning - Heidi orienterer om, at man har lavet to ekstra livredderkurser. Hun gør desuden opmærksom på, at der ikke er stor opbakning til stævnet d.18/4, og at hun har haft svært ved at motivere enkelte trænere til at orientere om tiltaget. Der er enighed i bestyrelsen om, at vi alle er ansvarlige for at reklamere for de tiltag som sættes i værk uanset det enkelte udvalgs deltagelse ved disse. Som minimum skal der være 50 deltagere for at stævnet gennemføres - ellers aflyses det. Status på trænere er, at vi har en udfordring med at rekruttere. Vi har mange nye hjælpetrænere, som kan blive aktuelle på sigt. Babyudstyret trænger til en udskiftning. Vi mangler bl.a. noget legetøj som vi kan bruge til udviklingen af motorikken. Der vurderes, at der ca. Skal

3 købes udstyr for 5000kr hvilket der er opbakning til i bestyrelsen. Per vil forlods prøve at søge nogle midler til dette. Heidi nævner, at hun formentlig har en aktuel træner til handicapafdelingen. En som har sin gang i klubben og allerede er træner. Alle er enige i, at vi arbejder videre med at vedkommende tilbydes dette. Der ønskes desuden et kursus til pågældende hvis dette bliver aktuelt - hvilket der ligeledes er opbakning til. Heidi samt en anden frivillige har budt ind på trænerfunktionen, hvis vi kan oprette et vandskrækhold. Hvis der er opbakning til dette ønskes en annoncering, dette for at gøre opmærksom på det nye tiltag. Alle er enige i det. Heidi giver udtryk for, at der er behov for, at vi alle er mere på forkant med at se talenterne til konkurrenceholdene - der er behov for en dialog mellem Henrik og Thomas om hvordan vi bliver bedre til at hjælpe med at spotte disse til K afdelingen - og hvordan vi kan rumme og agere inden for de givne rammer. Der er enighed om, at der mangler et mikrotalenthold, da springet fra undervisning til K-holdene er stort. Der arbejdes på, at dette kan blive en realitet efter sommerferien. Konkurrence - Henrik orienterer om, at det var en succes med Hinmerlandsturneringen som blev afviklet i hallen i marts. Der var fuldt hus - god opbakning fra hjælpere og Officials. Han er yderst tilfreds med alles indsats - eneste budskab til næste år er, at vi skal have mere fokus på oprydningen. Der var givet udtryk for, at dette kunne have været bedre. K oplever et godt samarbejde med synkro - og de har lige pt. et samarbejde i gang i forhold til at få Synkro op at køre med hjemmesiden. K har haft møde i udvalget d.7/4-15, hvor de to nye medlemmer; Judith og AnneMarie blev budt velkommen og introduceret til udvalget opgaver og arrangementer. Der er den kommende tid for svømmerne i K stævner i Hjørring, Midsommercup i Ikast samt i Esbjerg.

4 Henrik nævner, at grundet aflysning af bowlingearrangement ved juletid - vil man på baggrund af henvendelser fra forældre og børn - arrangere dette igen inden sommer. Traditionen tro vil det blive lavet et sommerarrangement. Info for disse kommer når dato er sat. Sidste forældremøde gik godt der var dialog omkring følgende; * trænernes ambitioner contra svømmernes *strukturen generelt forventninger til svømmerne blev tydeliggjort Der fastholdes, at man hver 4 fredag inviterer forældre til en kop kaffe i forhallen. Handicap - Jenny orienterer om, at hun ønsker en status og opfølgning på, om alle har betalt kontingent. Lisbeth vil følge op herpå. Jenny laver "svømmenyt" til næste møde. 5. Økonomi-budget Der er ved næste sæson en prisstigning for alle medlemmer på 15kr. - Lisbeth giver udtryk for at det kan være svært at gennemskue om de forskellige regninger skal konteres i det enkelte udvalg eller på fælleskontoen. Desuden er der indimellem udfordringer i forhold til, om der er lige fordeling udvalgene imellem, derfor har formand og næstformand besluttet, at der bliver lavet nogle retningslinjer og rammer for hvad man kan honoreres for i udvalgene samt beløbet. Dette for at give mere gennemskuelighed for kassereren, men også for at der bliver lige vilkår for medlemmerne. Der rundsendes et udkast til gennemgang. De indkomne kommentarer tilføjes - og det endelig resultat sendes til bestyrelsesmedlemmerne, som efterfølgende er ansvarlige for at orientere udvalgenes medlemmer. SE BILAG 1 6. AquaCamp Der er nu åbnet for tilmelding til AquaCamp for børn i alderen 7-12 år - og der er næsten udsolgt til uge 27. I uge 32 er der stadig ca. 40 pladser tilbage. Heidi har gjort en stor indsats i forhold til at få et stærkt trænerkorps, da vi skal sikre os, at vi har de retter kompetencer til at have overblik over alle børnene - og lige nu afventes behovet for pasning i tidsrummet kl hvorefter der vil blive åbnet op tilmelding hertil.

5 Vi prøver med MiniAqua for børn i alderen 5-7 år. I år skal der foruden svømning være andre aktiviteter - som i år laves uden for huset. Heidi og Lisbeth har gennemgået næste sæson, og der er et ønske om at bevare disse tider. Der er udfordring med to ydertider, hvor der henholdsvis er 4 og 2 betalende medlemmer på hvert hold. Der er forskellige forslag til hvordan disse ydertider, kan benyttes bedre - og der er forslag til, at den ene at disse ydertider skæres væk - og at vi som kompensation efterspørger en tidlig eftermiddagstid i stedet for. Heidi og Lisbeth vil lave den endelig plan for næste sæson. 7. Retningslinjer og rammer for udvalgene Der har været henvendelser og en oplevelse af, at svømmere alt efter hvilket udvalg man hører under, ikke har haft samme vilkår. Dette eksempelvis i forhold til egenbetaling ved stævner, transport samt antal trænere ved stævner. Se ligeledes punkt 5. Tidligere beslutninger er samlet i et udkast til fælles retningslinjer, som hver enkelt udvalg bedes drøfte inden næste bestyrelsesmøde, så vi kan vedtage dem endeligt. 8. Frivillige Der er behov for flere frivillige, men stadig en udfordring at få disse til. Der er tidligere gjort en stor indsat i forhold til at få flere forældre til at deltage aktivt i udvalgene samt ved de forskellige aktiviteter og arrangementer - dog uden held. Alle opfordres stadig til at fortælle forældre, trænere og hjælpetrænere, at vi har behov for deres hjælp. Formanden orienterer om, at han synes man skal anerkende de nuværende frivillige for deres store arbejde og engagement. Dette enten i form af en hyggelig aften - eventuelt inspireret med et indslag først. Der er dialog omkring forskellige muligheder - hvilket Christian vil komme med et oplæg til. Der er stemning for at dette tiltag bliver i september måned. 9. Sponsorater Bestyrelsen er enig om, at de ikke ønsker forlængelse med den tidligere hovedsponsor Andelskassen Hobro grundet forventningerne til HSK ved et eventuelt sponsorat.

6 Per vil derfor rette henvendelse til flere banker og Christian til større virksomheder i håb om at HSK kan få en ny hovedsponsor. Per og Christian har desuden uddelt flyers til byens virksomheder mv. dog uden held endnu. 10. Evt. Anerkendelse ved trænere, hjælpetræneres konfirmationer - der er enighed om, at vi stadig anerkender dagen. Når nuværende lager er brugt op, vil det fremover blive et gavekort. Der er forespørgsel fra Synkro og K i forhold til ekstra træning efter sæsonafslutning - gældende for perioden d.25/4-12/6-15 samt i august måned. Det aftales, at dette er ok, men at Britta og Henrik skal gå tilbage til trænerne i forhold til, om man praktisk kan koordinere træningstiderne, således at man sparer på hallejen. Der ønskes en forhåndstilbagemelding herpå ved næste bestyrelsesmøde. Der er ønske om at købe et undervandskamera - til benyttelse ved stævner, Camps mv. Dette har en udgift på ca.3000kr - hvilket der er enighed om indkøbes. Sidste svømmeundervisningsdag inden sommerferien er d.25/4-15. Vedhæftet er telefonliste for bestyrelsens medlemmer Vedhæftet er næste mødes dagsorden Næste møde er tirsdag d.19 maj kl.17.00