Referat fra bestyrelsesmøde onsdag d.8 november. Kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde onsdag d.8 november Kl Fraværende: Pia 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Ingen bemærkninger 2. Bemærkninger til dagsordenen Ingen bemærkninger til dagsordenen 3. Nyt fra formanden Opfølgning på mail fra klubchefen efter sidste møde Christian sendte en mail ud efter sidste møde omkring opgavefordelingerne i bestyrelsen. Det har flere i bestyrelsen ikke været enig i var den optimale løsning, og har efterfølgende haft et møde med Christian herom, hvordan man organiserer sig i bestyrelsen. Astrid og Anja tilføjer, at de ikke har opfattet mailen som andre i bestyrelsen, mere som en oplagt mulighed for, at vi skal have opgaverne fordelt. Christian vil gerne fremover begrænse sine 25 timers ugentligt arbejde, jf. kontrakten og forventer bestyrelsen selv tager øvrige opgaver. Der er dialog om, hvordan vi tackler de pressede situationer, så de ikke bliver misforståede. Orientering om trænerskifte i K Per orienterer om situationen ift. trænerskifte. Der blev efterfølgende holdt et møde for de berørte svømmere og deres forældre, hvor Per og Heidi deltog. Der var et stort fremmøde med en positiv stemning med en god dialog. Den nye cheftræner blev introduceret. Morten Bo orienterer om opstarten som forælder til hans søn, som svømmer på minitalent. Han havde et godt indtryk af trænernes møde med svømmerne og som forældre på sidelinjen. Ønsker fra k om mere vandtid Der er kommet et ønske om mere vandtid fra k-afdelingen. Der er et ønske om mere tid bl.a. om lørdagen fra kl både i bassin samt landtræning. Dette vil medføre en driftsmæssige forøgelse på kr. Der er forslag fra cheftræneren om, at kontingenten øges, for at driften er i balance.

2 I de tilsendte regnestykke fra cheftræneren fremgår den/de ekstra træneres løn ikke. Bestyrelsen finder det acceptabelt, at de nye talentsvømmere øges i kontingent fra at svømme én gang om ugen til tre gange. Men de andre holds kontingent fastholder vi på nuværende niveau. Bestyrelsen nævner, at de flere kontingenter var øremærket nyansættelsen af cheftrænerens løn. Dette forslag indbefatter ikke dette regnestykke, hvilket kræver, at man er nødt til at tænke anderledes ift. at finansiere de flere timer på eksempelvis ved at lave nogle sponsorpenge. Alle er enige om, at man skal investere for at kunne se en effekt dog er bestyrelsen samstemmig enigt i, at de nye minitalenter stiger pr.1/1-18 men de andre hold stiger først pr. september Cecilie tilføjer, at hvis S-afdelingen ønsker flere timer, om det så vil være samme vilkår? Dette bekræfter bestyrelsen, at hvis Synkro ønsker mere tid, så bliver det påregnet i en kontingentstigning. Der er ikke flere penge hverken til S eller K-afdelingen det skal finansieres i afdelingerne, og kan kun komme ind via kontingenter eller ved sponsorstævner. Hvad er status på E-Sport tilskuddet, og hvordan skal det anvendes? Der gives udtryk for, at E-Sport ikke har medført den forventede medlemstilgang. Christian synes det går godt, vi har fået meget omtale ift. opstart af E-Sport, hvilket har stor betydning for at få nye medlemmer generelt. Vi er oppe på 90 medlemmer på godt to måneder, og hvis vi får 20 pc er i gang, er vi de eneste, som har så stort et Set-Up, hvilket betyder vi kan blive uddannelses sted. Christian er meget tilfreds med dette, og alle de frivillige har gjort et særdeles stort arbejde ift. at få lokalerne klar samt holdene op at køre. Christian nævner, at de nu er tilmeldt en turnering og at der er rigtig skarpe CS spiller, hvilket også er det som er mest tiltrækkende. Tilskuddet benyttes til leje blandt andet. Desuden skal der bruges en arkitekt til indretning det er et af kravene for at få tilskuddet bevilliget. Astrid vil gerne sammen med Brian fra E-Sport og Christian være tovholder på fornyelserne. Per vil gerne deltage i et første møde med arkitekten sammen med Christian og Brian. Der skal efterfølgende laves en rapport hvad pengene er benyttet til, som dokumentation. 4. Nyt fra klubchefen Status på efteråret D.d. har vi 1128 medlemmer samt 80 ledere/instruktører registreret. Efter efterårsferien, hvor kontingenten blev sat ned kom der godt 25 medlemmer mere, så det har effekt, at lave et prisnedslag. Vi er blevet overrasket over, at eksempelvis Frøhold har været tomme eller med større huller da det tidligere har været meget attraktivt.

3 Der er desuden sket en forøgelse på holdene i alderen år samt på voksenholdene og vi har måtte oprettet yderligere hold. Vi kan være stolte af vores instruktører, hvilket har stor betydning for, at børn/voksne kommer sæson efter sæson i undervisningsafdelingen. Ligeledes en stor ros til de forældre, som gentagne gange stiller op i både S og K-afdelingerne. Der er en udfordring ift. S-afdelingens medlemstal. Der er lige nu en status på 17 medlemmer i S-afdelingen, hvilket bestyrelsen finder bekymrende. Christian har meldt ud, at der er gratis resten af året, for at tiltrække nye medlemmer. Vi kan ikke forsvare, at der er halv tomme bassiner i flere timer. Cecilie nævner, at hun har været ude at se efter nye svømmere, da hun er bekendt med udfordringen. Vi afventer året ud, om der kommer flere medlemmer i S-afdelingen, ellers er bestyrelsen nødt til at gå i dialog med S om hvorvidt de griber forårssæsonen an. Christian understreger, at det har intet med det nuværende engagement at gøre fra hverken svømmere og forældre. Det er en gave, hvad der lægges af tid i Synkro for at få det til at køre, og fordi de altid er repræsenteret hvad enten det er til engagementer i hallen eller nede i byen. Det er udelukkende medlemstallet og bassintiden, som er bekymrende, og hvor det kan blive nødvendigt at finde mere økonomisk holdbare løsninger, til der igen kommer flere medlemmer. Forårssæson Der er tre uger til, at vi åbner for tilmeldingen til forårssæsonen. De huller der måtte komme, må der være løbende justering på. Vi starter fredag i uge 1, for at det går op. Astrid ønsker, at der kun er 10 svømmere på vandskræk-holdene i den kommende sæson efter sommer. Vi fortsætter med det samme antal i forårssæsonen. Christian har kontaktet Sport24 ift. samarbejdet. Han har forgæves fået noget materiale om noget nyt. Det er i et halvt år, som vi har rykket for et tilbud og vi finder det ikke fortsat ikke acceptabelt. Hvis vi skal fortsætte samarbejdet skal beløbes øges til kr. Heidi tager direkte kontakt til New Line for at høre, hvorvidt de oplever de samme udfordringer, som vi gør i klubben. 5. Nyt fra næstformanden, kassereren og sekretæren Heidi har været i dialog med halpersonalet ift. indretning i teorilokalet. Cecilie tilføjer, at hun har nogle ideer til indretning. Cecilie og Heidi tager en snak om det.

4 Heidi har kigget i kælderen og det kræver en trailer og så oprydning. Heidi tager fat i bestyrelsen hvis hun har behov for hjælp til dette. Heidi har lavet en indbydelse til Jutlanderbank ift. svømmedag/sponsordag. Heidi, Per og Christian deltager i et møde med Jutlanderbank tirsdag d.14 november. Opfølgning på mail fra E-Sport ift. anerkendelse (Anja) Bestyrelsen er enig i, at det frivillige arbejde som instruktørerne har lagt i at få E- Sport op at køre. Instruktørerne får ikke løn for deres tid på holdene. Christian er i dialog med Brian herom. Anja påtager sig opgaven med at få købt en anerkendelse til dem. Christian aftaler yderligere med Brian, hvordan vi honorerer det. Anja nævner, om vi igen i år skal sponsere maden til en eventuel julefrokost for instruktørerne. Det er en god måde, at de nye får en relation til dem, som har været her i flere år. Der er enighed om, at vi giver tilskud til dette. Cecilie vil gerne stå for at arrangere det. Der er ligeledes enighed om, at bestyrelsen og udvalgene skal prioritere flere tiltag sammen i forhold til at styrke relationerne på tværs. 6. Økonomi v. Christian Der er udleveret et budget, som det ser ud d.d. Hvis vi sammenligner det estimerede forbrug resten af 2017 med sidste år på samme tid vil vi komme ud med et overskud, her er medregnet Annes og Johans løn. Dog mangler der afregning for leje af E-Sport lokale, men på baggrund af det, så er det et meget fornuftigt budget, og godt styret, som status er nu. Der er enighed om, at kontingenter på undervisningsholdene ikke stiger før sæson efterår Der er ikke yderligere spørgsmål til budgettet. Som noget nyt, skal man lave et estimeret budget på 2018, som skal være tilgængeligt. Christian har lavet dette. 7. Evt. Der er dialog omkring, hvorvidt de forskellige hold har tid til det fastsatte tidspunkt, dvs. hvis man har tid til kl så er det først kl man skifter. Det giver lidt uro, at man ikke føler, at man kan gå i dialog med de andre instruktører om dette. Bestyrelsen opfordrer til at man går i dialog omkring de udfordringer, som opstår på bassinkanten. Er dette ikke muligt, vil bestyrelsen Hallens fødselsdag Christian orienterer om, at knap 50 deltagende børn var repræsenteret fra svømmeklubben samt E-Sport hvilket vi er meget glade for. Beklageligvis var der ikke så mange ældre svømmere og instruktører, som ønskede

5 deltagelse. En stor tak til de instruktører, som havde lavet et SetUp fredag aften samt lørdag. Christian er glad for at bestyrelsen samt E-Sport afdelingen deltog ved festen om aftenen, da det er med til at skabe nogle relationer på tværs hvilket er en gevinst for både svømmere og udvalg. Der er en oplevelse af, at nogle instruktører/hjælpeinstruktører ikke aktivt deltager i undervisningen. Det kan være svært for instruktøren at sige til og fra der er behov for bestyrelsens hjælp til dette. Der er en forventning om, at alle instruktører er forberedte med program til hver undervisningstime Der er et ønske om, at der kommer en hjælpeinstruktør på om lørdagen sammen med Cecilie og Ellen. Der mangler en backup samt en hjælp. Bestyrelsen er enige om, at vi for eftertiden ikke kan bruge instruktørerne hvis ikke de er fleksible ift. de skæve tider og dage. Cecilie nævner, at vi har en kultur blandt instruktørerne idet det ikke er alle som svarer på fælles beskeder eller tilbyde sig ved forskellige engagementer dette er både ift. det sociale men også for at signalere, at man vil det her. Vi ønsker i bestyrelsen at italesætte dette. Cecilie takker for at bestyrelsen betalte for dommer ved stævnet. Det har stor betydning for egenbetalingen. Forslag til næste bestyrelsesmøde er onsdag d. 17 januar 2018 fra kl Der skal til næste bestyrelsesmøde være en afklaring fra medlemmerne om hvorvidt de ønsker genopstilling. Desuden er et forslag til møde onsdag d.14 marts 2018 fra kl Generalforsamlingen er onsdag d.21 marts Bestyrelsen takker alle frivillige i HSK for deres indsats i efterårssæsonen vi håber, at alle har lyst til at fortsætte samarbejdet med bestyrelsen. Selvom det er tidligt ønsker vi alle svømmere, instruktører og deres familier en glædelig jul