Kort fortalt. 1. Hvad får du ud af Værdiskabende MUS? 2. Hvordan komme i gang og oprette sig som firma?

Transkript

1 Værdiskabende MUS Webbaseret MUS-koncept Systematiserer hele dit MUS-forløb Støtter udvikling og forbedring af performance Skaber sammenhængskraft i hele organisationen

2 Kort fortalt 1. Hvad får du ud af Værdiskabende MUS? 2. Hvordan komme i gang og oprette sig som firma? 3. Hvordan oprette medarbejdere og udsende MUS-skema? 4. Hvordan forbereder man sig til MUS? 5. Hvordan afvikle MUS og lave referat? 6. Hvordan følge op på aftaler og de grafiske resultater over for medarbejdere og din chef? 7. MUS - med integreret GRUS-koncept 8. Etik, rettigheder og økonomi

3 1. Hvad får du ud af Værdiskabende MUS?

4 Hvad kan Musskema.dk = fra Trepartsaftalen og Kvalitetsreformen 07 Afrapportering til cheflaget Afrapportering til medarbejdere Overblik: MUS bliver faktisk afholdt! Lederevaluering og dialog Troværdigt dialogværktøj Musskema.dk kan tilbyde dig denne unikke hjælp: Referat på stedet sendes automatisk Grafisk overblik over hovedtendenser Trivselsundersøgelse For alle Tværgående fordel og effekt Redskab til opfølgning på alle aftaler

5 Fra hjemmesiden kan du hente opdateret viden om og hjælp til MUS!

6 Musskema.dk 30 spørgsmål Fordelt på 5 temaer: Jobbet Kollegerne Borgerne/Brugerne Virksomheden Fremtiden Når skemaerne udfyldes, genereres automatisk gennemsnitsgraf pr. afdeling for de enkelte spørgsmål for hvert tema. Den tynde blå streg viser hele firmaets gennemsnit. Spørgsmålene og temaer kan justeres, så de netop passer til jer!

7 Fordele ved Værdiskabende MUS Dækker 3 niveauer: Chef Leder Medarbejder Kan udbygges til at dække ledelseslag, hvis det har interesse. Spørg gerne! Egne spørgsmål/temaer kan let justeres og integreres med redskabet Grafisk overblik over medarbejdernes svar afdelingsvis, over for både leder selv og leders chef (klar til leders egen MUS) Alle aftaler i afdelingen serveres på et enkelt ark i en oversigt Mulighed for at sætte deadline på aftaler, så der følges op med automatisk remindermail for både medarbejder og leder Mulighed for at alle aftaler automatisk sendes til HR eller konkret mailadresse for opload til elektronisk personalesag Mulighed for at benchmarke op mod andre afdelinger Mulighed for at sende grafiske oversigter videre til f.eks. topledelsen og/eller HR-afdelingen Kommer mere i dybden og sparer administrativ tid ved MUS (administrativ tidsbesparelse: ca min. pr. samtale!) Musskema.dk matcher præcist væsentlige opgaver og krav i Kvalitetsreform og Trepartsaftalen fra 2007!

8 2. Hvordan kommer man i gang og opretter sig som firma?

9 Oprettelse af firma Chefen opretter virksomheden i systemet via musskema.dk i højre spalte og ledes ind på den sikre server: hvor oprettelsen sker. Når man har accepteret betingelserne for MUS-skema, skal man klikke på organisationstype, privat eller offentlig, og derefter registrere sig med aktuelle data så får man det rigtige MUS-skema, som kan tilpasses dine ønsker.

10 Oprettelse af ledere Administrationssiden er chefens side. Her kan chefen oprette (og opdatere) ledere og tildele flere licenser ved flere end 30 medarbejdere pr. leder. Når lederne er oprettet med navn og mail, modtager de en automatisk mail med adgangskoder til hver deres leder-side. Chefen kan også her se statistik pr. afdeling. Ud for den enkelte leder står en K her kan der lægges en Kontrakt eller Fokusaftale, som også er synlig for Lederen, hvis der står noget i feltet.

11 MUS statistik Chefen kan se, hvor mange medarbejdere i hver afdeling, der har udfyldt MUS, f.eks. 2 ud af 4, 2/4. Fra Administrationssiden kan chefen også videresende grafer til evt. højereliggende koncern, HR-afdeling o.l..

12 MUS statistik Hvis man ønsker at opsamle alle aftaler og lægge dem på elektronisk personalearkiv, så kan Chefen indsætte en mailadresse her og alle aftaler går automatisk dertil direkte!

13 Oprettelsesbrev Når Chefen har oprettet alle lederne, modtager de hver sin mail som leder med tilhørende adgangskode. Lederen oprettes også automatisk som medarbejder i forhold til chefen og får derfor også en medarbejdermail til MUS med chefen. Mailafsender med koder er vores sikre server, som hedder: auto- -system@musskema.dk.

14 Årsskifte Når årets MUS er slut også selv om de går hen over et årsskifte skal chefen på administrationssiden med virkning for hele organisationen skifte til et nyt MUS-år Så kan et nyt års MUS begynde! Og så skal det foregående års MUS være afsluttet, for alle skemaer bliver nu låst!

15 3. Hvordan oprettes medarbejdere og udsendes MUS-skema?

16 MUS status På lederens side opretter lederen hver enkelt medarbejder med navn og mail. Ved farveskift kan lederen se, når medarbejderen har udfyldt sit skema (Se: Ikke åbnet, Begyndt, Afleveret, Afsluttet) samt en oversigt over Aftaler og dette års samt 3-års statistik for egen afdeling. Redigering eller tilføjelse af nye medarbejdere: Klik først på Rediger liste og føj så medarbejder til eller rediger allerede tilføjet! Ud for hver medarbejder er der to knapper/dokumenter: CV til løbende at opdatere medarbejders CV. Note til løbende at notere huskere!

17 Send MUS-skemaer Enkeltvis her! Lederen kan udsende MUS-skemaer til alle på én gang (Klik: Send skemaer) eller enkeltvis (Klik: Send)

18 Hjælp Få hjælp ved at klikke på symbolet med? Så kommer der en boks frem med forklarende tekst.

19 4. Hvordan forbereder man sig til MUS?

20 Forberedelse til MUS Når lederen skal udsende MUS-skemaet/koderne til medarbejderne, kan det ske individuelt ved at klikke på SEND ud for den enkelte medarbejder. Så popper en lille boks op, hvori man kan skrive en personlig meddelelse til netop denne enkelte medarbejder, som bliver indarbejdet i den mail, som medarbejderen får med sit password.

21 Forberedelse til MUS Gennem tilsendt kode går medarbejderen ind i eget MUS-skema og udfylder ca. 30 spørgsmål, inden for fem temaer. Der scores fra 1 (bund) til 6 (top). Der kan skrives kommentar til hvert enkelt spørgsmål.

22 5. Hvordan afvikle MUS og lave referat?

23 Afvikling af MUS Medarbejders forlods udfyldte Referat skrives her! Medarbejderen udfylder sit MUS-skema, så kan lederen se skemaet og nu kan selve MUS begynde. Udgangspunkt sker i det udfyldte skema, og der frem-kommer en ny kolonne til referat, som skrives på stedet. Når MUS er færdig og referatet skrevet klik: Afslut, og begge får automatisk mail med referat!

24 Afvikling af MUS Gennem selve MUS handler det meget om, at leder har skarpt fokus på, når og hvor der kan laves en konkret aftale både vedr. medarbejders kompetenceudvikling og mål for det kommende år. De føres straks ned i de to sidste punkter, som således er i spil under hele MUS. Aftaler trækkes automatisk med over til næste års MUS Under Aftaler for fremtiden har man mulighed for at sætte en deadline på til de enkelte aftaler. På den anførte dato sender systemet automatisk en reminder til både leder og medarbejder. og ved næste års MUS placeres dette års aftaler under sidste år, så man ved MUS kan evaluere sidste års aftaler og se, hvad der er sket Det sker helt automatisk!

25 6. Hvordan følge op på aftaler og de grafiske resultater over for medarbejdere og din chef?

26 Aftaler Lederen kan nu på Leder-siden klikke på Aftaler: så fremkommer samtlige aftaler, der er indgået med den enkelte i en overskuelig oversigt, som der nu kan ageres ud fra.

27 Aftaleoversigt I aftaleoversigten kan lederen afkrydse gennemførte aftaler. Aftaler om kompetenceudvikling kan videresendes til f.eks. HR. Aftaler og deres status trækkes automatisk over i næste års MUS-skema. Opfyldt med grøn farve uopfyldt med rød.

28 Grafisk fremstilling af resultater Lederen får 6 grafiske billeder af afdelingens resultat efter MUS: En for hver af de 5 temaer som den, der vises her. Og endelig en samlet oversigt, som viser karakter-spredningen for hele afdelingen på samtlige spørgsmål. De 5 drøftes ved et medarbejdermøde med handlingsplan.

29 Grafisk fremstilling af resultater Medarbejder Fortrolige MU-samtaler bliver mellem medarbejder og leder Lederen tager de 6 grafiske billeder med til sin egen MUS med Chefen, som anvender dem til overblik og som basis for lederudvikling. Chefen har adgang til de grafiske oversigter. Medarbejder Medarbejder Leder Fortrolige MU-samtaler bliver mellem leder og chef Chef Medarbejder Medarbejder

30 Chefen kan plukke relevante spørgsmål ud på tværs Musskema.dk er bygget op til at håndtere meget store koncerner med en lang række ledelseslag. Uanset mange eller få ledelseslag, så kan topchefen gå ind og udvælge ønskede spørgsmål på tværs af temaer i en afdeling, flere afdelinger eller hele koncernen og køre en grafisk statistik ud på pdf for netop disse spørgsmål

31 7. MUS med integreret GRUS-koncept

32 MUS - med integreret GRUS-koncept MUS-konceptet er også med integreret GRUS-koncept (GRuppe-Udviklings-Samtaler) Lederen vælger her blandt afdelingens medarbejdere de relevante til den enkelte gruppe kan også vælges blandt andre lederes medarbejdere i virksomheden (i f.eks. tværgående projekter) Der ligger i systemet et udkast til GRUS-koncept/spørgeramme, som kan anvendes helt eller delvist, justeres og udvides Systemet styrer udsendelse af dagsorden, forberedelsen og referatet fra GRUS, som automatisk sendes i mail til alle deltagere Der genereres oversigter til lederen over alle indgåede aftaler fra GRUS og i et enkelt ark fra alle afdelingens grupper Sikrer opfølgning på aftaler ved næste GRUS

33 8. Etik, rettigheder og økonomi

34 Etik og rettigheder Mus-skemaerne ligger på en sikker server (derfor er adressen: Selve samtalen og referatet er internt og fortroligt mellem den enkelte medarbejder og dennes leder Hvis lederen stopper er ingen anden berettiget til at få adgang til de fortrolige udsagn i MUSskemaerne men den nye leder får adgang til grafer og statistik Bl.a. derfor er det vigtigt, at gennemsnitsgraferne og Aftalerne fra årets MUS netop går videre i systemet, så opsamlet viden ikke går tabt Chefen har kun adgang til gennemsnitsgraferne

35 Økonomi Det netbaserede MUS-skema koster 1.499,- kr. pr. leder med op til 30 medarbejdere, inkl. rettelser/justeringer af op til 5 spørgsmål. Beløbet gælder oprettelse og 1. års licens. Heri er integreret GRUS-koncept Efterfølgende års licens koster 1.199,- kr. Yderligere ønsker til rettelse og justering af spørgsmålene, kan ske for 275,- kr. pr. spørgsmål Der er hurtig og effektiv support, hvis man løber ind i noget Enhver er velkommen til at trække på vores betydelige erfaring og ekspertise inden for udvikling af ledere og medarbejdere. Afregnes særskilt. Alle priser er 2011-priser og er ekskl. moms.

36 Præsentationen er slut.