Referat. Dagsorden. 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt

Transkript

1 Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 27. februar 2013 kl Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 32 Dato: 19. og 26. marts 2013 Journalnr: Deltagere fra SA: Kirsten Villadsen Kristmar, Poul Olsen, Lars Martin Petersen; Jan Dalsten Sørensen Eksterne deltagere: Flemming Nielsen (KL), Peter Damgaard, Finn Guldbæk og Annette Eriksen (ODA) Fraværende: Søren Sørensen (Danske Regioner), Jørgen Thomsen (SLA), Anette Baun Knudsen (KL) Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt 2. Kompetenceudvikling Kompetenceudvikling vil fremover være tæt knyttet til netværkene. KVK orienterede om hvilke kurser, som Statens Arkiver vil afholde i Kurserne er primært henvendt til medarbejdere i staten. AE nævnte, at ODA afholder kursus i Vejle om bevaring af papir, der er udsolgt til kurset. 3. Reviderede kommissorier for temadage Foruden netværket for kommuner og netværket for 7 vil Statens Arkiver drive et netværk for de kommuner/regioner som afleverer til Statens Arkiver. FN sagde, at netværket for kommuner (tidl. KL s netværk) gerne må have fokus også på arkivdannelse f.eks. nyt om KLE eller nyt om offentlighedslov. KL vil gerne annoncere netværket overfor kommunerne. Det aftaltes, at Statens Arkiver laver en side på for netværkene, hvor bl.a. referaterne kan ligge.

2 Der var enighed om, at leverandører kan inviteres til at holde oplæg, men de kan ikke deltage i selve mødet. Der kan evt. fremover holdes 2 møder, hvis der kommer mange deltagere. Kommissoriet for netværk for kommuner blev godkendt med en tilføjelse til formålet at deltagerne orienteres om nyheder og tiltag vedr. journalisering og arkivering, bevaring, kassation og aflevering af arkivalier Kommissoriet for 7 arkiv blev godkendt, dog med ændring til standarddagsordenen: pkt. 1 Godkendelse af dagorden udgår, i stedet tilføjes nyt pkt. 7 Næste møde: forslag til dagsorden pkt. 2 Godkendelse af referat udgår, da referatet udsendes umiddelbart efter mødet med en kort frist for rettelser Nyt pkt. 6 Tilgængeliggørelser, hvad og hvordan pkt. 6 ændres til 8 pkt. 7 ændres til 9 pkt. 8 ændres til Temadage, punkter til dagsorden JT tilbød på K-udvalgsmødet i , at netværksmødet for kommuner kan holdes på Odense Rådhus, hvor der er plads til ca Mødet holdes i april/maj måned, evt. starten af juni. Det er vigtigt, at der snarest findes en dato for mødet i Odense, da dette møde skal holdes før mødet for 7 arkiverne. LMP beder JT om forslag til mødedatoer i Odense. Mødet for 7 arkiver holdes hos Statens Arkiver i juni, evt. august. FG gjorde opmærksom på, at dagsorden for de 2 netværk skal være forskellig, og at 7 netværket er et fagligt forum som gerne må tænke strategisk. Netværket for kommuner Møde med lange pauser til netværkning. SA kan være mikrofonholder og ordstyrer. SA laver udkast til dagsorden, som sendes til K-udvalget - Udbetaling Danmark, bl.a afslutning af sager, hvad skal kommunen gøre - Nyt fra KL, primært FN men andre kan også bidrage f.eks. KMD

3 - Kassationsfrister, anbefalede frister, aktuelt ved overførsel til KOMBIT system - Lovgivning: cirk. Om digitalisering (SA), ny offentlighedslov (ABK) - Reformen af socialtilsyn, hvordan overføres sager (KL/ODA) Til senere møder: Indehaverbeviser, Guldborgsunds ESDH-udbud, Netværk for 7 arkiver - Cirk. Om digitalisering - SA s reviderede strategi for digital bevaring - KLE data og muligheden for kassation i ESDH - Guldborgsunds erfaring om udbud og leverandør - Standardpunkter om aflevering m.m. fra gl. underudvalg (JDS) - Standardpunkter om bevaring m.m. fra gl. underudvalg (JDS) - Tilgængeliggørelser, hvad og hvordan SA laver udkast til dagsorden, som sendes til K-udvalget Til senere møder: Brug af arkiveringsversioner, hvor meget og hvordan? 5. Orientering a. Statens Arkiver PO orienterede om, at arkivloven formentlig bliver revideret. Der er særligt på det digitale område brug for ændringer. FN nævnte at det ville være relevant ifm. arbejdet, at blive klar på, hvilken betydning eventuelle ændringer ville have for de underliggende bekendtgørelser, fx på spørgsmålet om harmonisering af regler ml. stat og kommuner. Den nye offentlighedslov kan gøre det relevant med andre ændringer. En revideret lov når næppe at blive vedtaget i Folketinget i JDS orienterede om, at nye regler om anmeldelse og godkendelse af statslige myndigheders systemer forventes at træde i kraft medio maj 2013 samtidig med bek. Om digitalisering i regioner og kommuner. Der laves en vejledning til bkt. Om digitalisering, SA sender udkast til vejledning til ODA og 7-arkiver.

4 JDS orienterede om, at SA har revideret sin strategi for digital bevaring. Strategien findes på KVK orienterede om, at bevaring af fællesoffentlige data på sigt kan blive en udfordring. Bitmagasinet vil blive stillet til rådighed for øvrige bevaringsinstitutioner på kulturområdet. Magasinet forventes lanceret i Der holdes en konference på Det Kongelige Bibliotek i juni om Bitmagasinet. Fase 2 for udvikling af testværktøjet ADA er nu påbegyndt. ADA forventes at være stabil sommer Fremover vil 7-arkiverne blive inviteret ved nye releases af ADA. b. KL Tilsynsreformen - flyt af sager Ny Socialtilsynsreform på vej, som betyder at tilsyn med døgntilbud, godkendelser, godkendelser af plejefamilier, samles i 5 kommuner. I den forbindelse skal en del sager flyttes fra de øvrige kommuner til de nye tilsynskommuner Bevaring af sager på integrationsområdet? KL orienterede om en problemstilling omkring integrationssager, der jf bevaringsbekendtgørelsen skal bevares. I dag bliver disse sager ikke registreret som integrationssager i fx KMD Sag og KMD Opera. FG tilføjede at det samme gjorde sig gældende med systemet Workbase. Aftalt at FN tager problemstillingen op med LMP og CL. Nedsættelse af anbefalet kassationsfrist på udvalgte områder: I dag en generel anbefalet kassationsfrist på 5 år, og KL overvejer om vi på udvalgte områder kan nedsætte den nuværende anbefalede kassationsfrist, så den følger den nye forældelseslovs 3 års forældelsesfrist. c. Danske Regioner LMP orienterede om, at der er indledt sag om aflevering af valgdata fra regionerne. d. 7-arkiverne ODA afholder generalforsamling i april Pt. undersøges mulighederne for at afholde arkivdage FG orienterede om, at Kulturministeriet ikke har bevilliget penge til Arkibas. 7 arkiverne må derfor nu overveje, om der så skal bruges andre

5 løsninger, f.eks. bruger nogle arkiver Starbas og Århus Stadsarkiv bruger Daisy. Det aftaltes, at behovet for registreringsdatabaser hos 7 arkiverne drøftes på næste K-udvalgsmøde. AE gjorde opmærksom på, at hun pt. er sekretær for ODA. 6. Næste møde Forslag: 8. maj kl Forslaget vedtaget. 7. Eventuelt