Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter. Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7

Transkript

1 Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november 2009 Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7

2 Vedtægter for Syddjurs Kommunearkiv 1 Syddjurs Kommunearkiv er oprettet som offentligt arkiv i henhold til gældende Bekendtgørelse af arkivlov ved beslutninger i Syddjurs Kommunes Byråd 23. marts 2006 og 17. december Syddjurs Kommunearkiv har til formål: Formål 1. at udstede generelle retningslinjer for varetagelse af arkivmæssige hensyn i Syddjurs Kommune. 2. at sikre bevaring af de dele af Syddjurs Kommunes arkiv, der har historisk interesse eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ og retlig betydning for borgere og myndigheder. 3. at sikre mulighed for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier i Syddjurs Kommunes arkivmateriale. 4. at sikre bevaring af Syddjurs Kommunes publikationer. 5. at sikre bevaring af væsentligt arkivmateriale af privat proveniens af betydning for udforskningen af Syddjurs Kommunes historie. 6. at stille arkivalierne til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskningsformål. 7. at samarbejde med andre relevante institutioner og aktører om tilrettelæggelse og løsning af kulturelle opgaver i Syddjurs Kommune. 3. Organisation 1. Syddjurs Kommunearkiv er en del af Borgerservice og IT med opgaver på tværs af afdelingerne. 2. Syddjurs Kommunearkiv ledes af en arkivlederen under ansvar over for IT-chefen. I sager, der vedrører varetagelse af arkivmæssige hensyn og bevaring/kassation på tværs af afdelingerne refererer Arkivlederen til Syddjurs Kommunes Direktion ved Direktøren. 3. Syddjurs Kommunearkiv er en del af Syddjurs Kommunes arkivgruppe og deltager i relevante fora på tværs af afdelinger. 4. Syddjurs Kommunearkiv varetager kommunens sagsbehandling vedrørende samarbejde med lokalhistoriske arkiver i Syddjurs Kommune og offentlige samt private arkiver i ind- og udland. 5. Syddjurs Kommunearkiv udgør en selvstændig institutionel enhed i forhold til de myndigheder, der har overført data omfattet af Lov om behandling af personoplysninger. Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 2 af 7

3 6. Arkivlederen skal have en universitetsuddannelse i historie, jura, biblioteks- og informationsvidenskab eller tilsvarende. 7. Arkivlederen udarbejder årlig arbejdsplansplan og oplæg til Syddjurs Kommunearkivs bidrag til Udvalget for familier og institutioners budget. Oplægget skal drøftes i samråd mellem direktøren, IT-chefen og arkivlederen. 8. Arkivlederen er ansvarlig for udførelse af budgetkontrol af Syddjurs Kommunearkivs budget. Arkivmæssige hensyn Ved arkivalier forstås medier, der indeholder information om myndigheder og privates virksomhed, og som er blevet skabt eller tilvejebragt i forbindelse med denne virksomhed. 2. Arkivlederen er sammen med Direktionssekretariatet rådgivende over for Syddjurs Kommunes afdelinger og institutioner med hensyn til varetagelse af arkivmæssige hensyn. Arkivlederen sikrer i et samarbejde med Syddjurs Kommunes Direktion, afdelingschefer og institutionsledere: o o o betryggende opbevaring af Syddjurs Kommunes arkivalier. koordineret bevarings- og kassationsplanlægning for hele Syddjurs Kommune. tilgængelighed i henhold til gældende regler. 3. Arkivlederen udarbejder sammen med Direktionssekretariatet Syddjurs Kommunes arkivinstruks, der omfatter regler vedr. varetagelse af arkivmæssige hensyn, bevaring- og kassation og tilgængelighed. Arkivinstruksen godkendes af Syddjurs Kommunes Direktion. Bevarings- og kassationsbestemmelser Arkivlederen udarbejder bevarings- og kassationsbestemmelser for Syddjurs Kommune. Herunder kan Arkivlederen stille forslag om bevaring af Syddjurs Kommunes arkivalier i videre omfang end fastsat i de af rigsarkivaren udstedte bestemmelser. Forslag udarbejdes i samarbejde med de enkelte afdelinger. 2. Kassation finder sted ved eller efter aflevering til Syddjurs Kommunearkiv, jf. dog stk Efter indhentet tilladelse fra Syddjurs Kommunearkiv kan de enkelte forvaltningsgrene og institutioner selv foretage kassation af nærmere bestemte arkivalietyper. Aflevering af arkivalier til Syddjurs Kommunearkiv Syddjurs Kommunens afdelinger, institutioner og alle udvalg, nævn samt kommissioner nedsat af Syddjurs Kommunes Byråd skal aflevere bevaringsværdige arkivalier til Syddjurs Kommunearkiv. Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 3 af 7

4 2. For selvejende institutioner, hvis virke i overvejende grad dækkes af Syddjurs Kommune, samt A/S og private firmaer, der udfører opgaver for kommunen, skal der indgås aftaler med kommunen om aflevering til Syddjurs Kommunearkiv af bevaringsværdige arkivalier, der vedrører den kommunale opgaveløsning. 3. Kommunale arkivalier, der ikke er omfattet af Lov om personoplysninger og klassificeret som bevaringsværdige, afleveres til Syddjurs Kommunearkiv, senest når de er 15 år gamle, med mindre særlige forhold taler imod det. I så tilfælde skal Syddjurs Kommunearkiv modtage en fortegnelse over de arkivalier, der endnu ikke afleveres. 4. Kommunale arkivalier, der er omfattet af Lov om personoplysninger og klassificeret som bevaringsværdige, afleveres til Syddjurs Kommunearkiv senest på det tidspunkt, hvor de skal slettes i henhold til dataforskriften. 5. Bevaringsværdige elektroniske arkivalier afleveres til Syddjurs Kommunearkiv i en systemuafhængig arkiveringsversion i henhold til gældende regler. Arkiveringsversion skal godkendes af Syddjurs Kommunearkiv. 6. Syddjurs Kommunearkiv udarbejder afleveringsbestemmelser. Udgifter i øvrigt i forbindelse med aflevering til Syddjurs Kommunearkiv afholdes af den afleverende afdeling/institution. 7. Ved afdelinger eller institutioners ophør skal bevaringsværdige arkivalier straks afleveres til Syddjurs Kommunearkiv, medmindre arkivalierne overføres til anden forvaltning/institution. Ved overførsel til anden institution skal der afleveres en fortegnelse over de arkivalier, der overføres. 8. Når kommunale arkivalier er afleveret til Syddjurs Kommunearkiv, overtager Syddjurs Kommunearkiv bevaringsforpligtelsen i henhold til Bekendtgørelse af arkivlov. Aflevering af publikationer til Syddjurs Kommunearkiv Syddjurs Kommunes afdelinger og institutioner skal aflevere to eksemplarer af alle de publikationer, tryksager og CD-er m.v., de fremstiller eller lader fremstille, til Syddjurs Kommunearkiv. Publikationerne skal afleveres til Syddjurs Kommunearkiv senest 1 måned efter publikationens udstedelse. Publikationerne skal afleveres elektronisk hvis muligt. 2. Syddjurs Kommunearkiv orienteres om offentliggørelse af elektroniske publikationer på Syddjurs Kommunes hjemmeside. Syddjurs Kommunearkivs tilsyn med afdelingernes varetagelse af arkivmæssige hensyn m.v Hver administrationsbygning udpeger to arkivansvarlige, der skal sikre, at bestemmelserne vedr. arkivmæssige hensyn, bevaring- og kassation og tilgængelighed bliver overholdt. De arkivansvarlige indgår i Syddjurs Kommunes Arkivgruppe på tværs af administrationsbygningerne. Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 4 af 7

5 2. Kommunen skal orientere Syddjurs Kommunearkiv om væsentlige organisationsændringer og anskaffelse af nye IT systemer, således at arkivbestemmelser kan fastlægges så tidligt i processen som muligt. 3. Afdelingers evt. tilsidesættelse af arkivmæssige hensyn skal af Syddjurs Kommunearkiv indberettes til Direktionen med henblik på videre behandling. Indsamling af privat arkivmateriale Syddjurs Kommunearkiv indsamler arkivmateriale af privat proveniens af betydning for udforskningen af Syddjursområdets historie. Det omfatter arkivmateriale fra virksomheder, foreninger, personer og institutioner, herunder også arkivalier af den art, der er omfattet af Lov om behandling af personoplysninger. 2. Det indsamlede private arkivmateriale betragtes efter afleveringen til Syddjurs Kommunearkiv som offentligt eje. 10. Adgang til arkivmaterialet 1. Syddjurs Kommunearkiv sørger for, at arkivets samlinger bliver ordnet og registreret på en sådan måde, at materialet kan stilles til rådighed for publikum på Syddjurs Kommunearkivs læsesal og for den kommunale administration til tjenstlig brug efter gældende regler. 2. Syddjurs Kommunearkiv har offentlig annonceret åbningstid, hvor brugere kan benytte samlingerne og få faglig vejledning af arkivets personale. 3. Arkivmateriale i Syddjurs Kommunearkiv kan udlånes til benyttelse på offentlige læsesale, der er godkendt af Syddjurs Kommunearkiv. 11. Tilgængelighedsregler 1. Arkivalier, der er skabt af Syddjurs Kommune og afleveret til Syddjurs Kommunearkiv, er tilgængelige i henhold til de almindelige regler i Bekendtgørelse af arkivlov. 2. Arkivalier, der er afleveret til Syddjurs Kommunearkiv af virksomheder, foreninger, personer og institutioner, er tilgængelige i henhold til særlig indgået aftale med den afleverende part, eller, hvis der ikke er indgået en aftale, i henhold til de almindelige regler i Bekendtgørelse af arkivlov. 3. Syddjurs Kommunearkiv drager omsorg for, at arkiverede personoplysninger alene stilles til rådighed med henblik på udtrykkeligt angivne saglige formål, herunder historiske, statiske eller andre videnskabelige formål. 4. Direktionen uddelegerer på vegne af Syddjurs Kommunes Byråd dispensationsmyndighed til Arkivlederen, der i konkrete tilfælde for de kommunale arkivaliers vedkommende kan meddele Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 5 af 7

6 tilladelse til benyttelse af en arkivenhed eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen. 5. Arkivlederens afgørelse kan, for så vidt de går en ansøger imod, indbringes for Direktionen. 6. Arkivlederen kan, i konkrete tilfælde og om fornødent efter aftale med den afleverende part, meddele tilladelse til benyttelse af privat arkivmateriale inden udløbet af tilgængelighedsfristen. 7. Syddjurs Kommune kan umiddelbart hjemlåne egne arkivalier til eget administrativt brug. 8. Arkivalier skabt af Syddjurs Kommune, der er ældre end 20 år og stadig ligger hos afdelingen er også tilgængelige efter de almindelige regler i Bekendtgørelse af arkivlov. 9. Arkivalier skabt af Syddjurs Kommune er også tilgængelige efter Lov om offentlighed i forvaltningen, Bekendtgørelse af forvaltningsloven, Bekendtgørelse af lov om rettens pleje og Lov om behandling af personoplysninger, uanset om de er afleveret til Syddjurs Kommunearkiv eller fortsat er i forvaltningen. 10. Syddjurs Kommunearkiv kan udarbejde servicedeklarationer, der specificerer regler og betingelser for tilgængelighed. Servicedeklarationerne skal godkendes af Direktionen. 12. Betaling for tjenester og ydelser 1. Syddjurs Kommunearkiv kan opkræve betaling for fotokopier og gengivelse af materiale i arkivets samlinger, ligesom der kan opkræves betaling for forespørgsler og ydelser i forbindelse med afleveringer til Stadsarkivet. Prisliste godkendes af Direktionen. 13 Bemyndigelse og ikrafttræden 1. Vedtægten godkendes af Syddjurs Kommunes Byråd. Mindre væsentlige ændringer i vedtægten kan godkendes af Direktionen. 2. Nærværende vedtægt træder i kraft 1. jan Vedtaget af Syddjurs Kommunes Byråd 17. december Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 6 af 7

7 12. november 2009 Journal nr. 06/13974 Kontaktperson Jon Badstue Pedersen Hovedgaden Rønde Telefon Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 7 af 7