Videndeling og samarbejde baseret på moderne IT-værktøjer i en moderne organisation

Transkript

1 Fredericia Kommune Videndeling og samarbejde baseret på moderne IT-værktøjer i en moderne organisation København den 26. oktober 2005 Peter Møller Projektchef Fredericia Kommune Tlf.: sfpt@fredericiakom.dk Thomas Cordth Partner Netcompany Tlf.: tc@netcompany.com Oktober 2005 Side 1

2 Indhold Fredericia Kommune Videndeling og samarbejde Baggrund (Peter Møller) Medarbejderportal og projektrum (Peter Møller) Nytteværdi og påvirkning (Peter Møller) Medarbejderportal vs. Intranet (Thomas Cordth) Oktober 2005 Side 2

3 Baggrund (1/2) Ny Borgerportal lanceret d. 15. december 2003 Ny Medarbejderportal lanceret d. 16. januar 2004 Fredericia Kommune har en Microsoft platform med Office, Windows m.v. og valgte følgende produkter som fundament for borgerportal, medarbejderportal og projektsamarbejde: Microsoft Content Management Server (borgerportal) Microsoft SharePoint Portal Server (medarbejderportal) Microsoft SharePoint Services (projektrum) En fuld case beskrivelse af Fredericia Kommunes løsning, kan rekvireres på følgende link: Oktober 2005 Side 3

4 Baggrund (2/2) Det er først nu vi rigtigt kan se, hvad en moderne medarbejderportal gør ved en organisation. "Dette indlæg kunne jeg ikke have holdt for 1½ år siden Medarbejdertilfredsheds undersøgelse 2002 dårlige resultater på : Det sker ikke igen Jeg får den information jeg har brug for om Fredericia Kommune Jeg får den information der er nødvendig for at løse mine opgaver Oktober 2005 Side 4

5 Indhold Fredericia Kommune Videndeling og samarbejde Baggrund (Peter Møller) Medarbejderportal og projektrum (Peter Møller) Nytteværdi og påvirkning (Peter Møller) Medarbejderportal vs. Intranet (Thomas Cordth) Oktober 2005 Side 5

6 Løsningen og processen Vi gjorde det, at vi fik Netcompany til at konfigurere og opsætte Sharepoint og udvikle relevante funktionaliteter - og frigjorde derved timer til struktur og indhold" - det ville vi gøre igen 8 personer fra Fredericia Kommune blev sat på opgaven, for at sikre en bred forankring, samt relevant indhold og funktionalitet - Projektforløb - Design Udvikling 3 uger 4 uger Test 3 uger Driftsprøve 4 uger Oktober 2005 Side 6

7 Medarbejderportalen er opsat efter behov For hele kommunen For afdelingen IT- Nyheder Oktober 2005 Side 7

8 Fra én til mange til mange til mange (fra information til kommunikation) Alle medarbejderne skriver her Oktober 2005 Side 8

9 Projektrum med høj nytteværdi Over 100 projekter og der er styr på alle Oktober 2005 Side 9

10 Projektrum - udbygget med økonomi og ressourcestyring fra Prisme (Axapta) Projektlederen kan følge økonomi og tidsforbrug Klikbar master til dokumentstyring Oktober 2005 Side 10

11 Diskussionsfora i projektrum Erstatter mails, kommunikation mellem mange her og nu. Ingen arkiverings problemer Oktober 2005 Side 11

12 Indhold Fredericia Kommune Videndeling og samarbejde Baggrund (Peter Møller) Medarbejderportal og projektrum (Peter Møller) Nytteværdi og påvirkning (Peter Møller) Medarbejderportal vs. Intranet (Thomas Cordth) Oktober 2005 Side 12

13 Hvad er nytteværdien så? Fra information til kommunikation = dynamik i organisationen Fokus er vores projekt om ny struktur medarbejderportalen gør at alle kan følge med alt er synligt = tillid og ejerskab Integration mellem programmerne = oplysninger i et program kan genbruges i et andet Dokumenter kan deles og findes = ligger ikke i en fil i mappe hos en medarbejder Ingen kan sige det har jeg ikke hørt = større motivation og engagement Oktober 2005 Side 13

14 Hvordan har det påvirket organisationen? Større helhedsforståelse Vi er en enhed Informationssøgning er effektiv Større fremdrift i forandringsprocesser Bedre kundeservice når backup systemerne er effektive Større medarbejdertilfredshed Oktober 2005 Side 14

15 Indhold Fredericia Kommune Videndeling og samarbejde Baggrund v. Peter Møller Medarbejderportal og projektrum v. Peter Møller Nytteværdi og påvirkning v. Peter Møller Medarbejderportal vs. Intranet (Thomas Cordth) Oktober 2005 Side 15

16 Intranet aktuel status De fleste almindelige Intranet har vist sig utilstrækkelige til relevant og vedkommende videndeling og har derfor haft begrænset succes. Typiske problemer: De fleste Intranet benyttes primært til distribution af udvalgt information af interesse for hele organisationen, og kan således betragtes som en erstatning for papirbaseret informationsformidling De fleste Intranet udnytter ikke muligheden for at viden opdateres, der hvor viden ligger. Der er oftest en central administration, der står for udvælgelse og opdatering af indhold (primært fordi teknisk indsigt er krævet i forbindelse med publicering) De fleste Intranet er kun organiseret efter organisatorisk opbygning og faciliterer ikke videndeling på tværs af organisationen De mest besøgte Intranet sider er typisk kantine menu, personaleforeninger, feriehuse m.m. Flere undersøgelser viser, at Intranettet kun i meget ringe grad benyttes af medarbejderne i det daglige arbejde, fordi der mangler tungtvejende incitamenter til at benytte det Fredericia Kommune er kommet ud over dette ved at vælge en teknologi (SharePoint), der gør det nemmere at sikre videndeling og samarbejde, samle værktøjer og informationer baseret på medarbejdernes behov, samt et stort fokus på at forankre løsningen bredt (frem for centralt). Oktober 2005 Side 16

17 Formålet med medarbejderportaler er at understøtte effektiv videndeling og samarbejde, samt muliggøre en opgaveorienteret arbejdsplads Portalen bygger på nogle fundamentale antagelser omkring effektiv videndeling Del viden med udgangspunkt i de processer og værktøjer, som allerede anvendes Forretningskritisk viden kommunikeres og formidles bedst umiddelbart i forbindelse med at den viden opstår og dokumenteres Videndeling er ikke en primær proces og vil altid opfattes som besværlig dersom den ikke faciliteres let og automatisk Oktober 2005 Side 17

18 De effektivitetsfremmende tiltag bygger imidlertid også på at samle alle medarbejderens værktøjer i én og samme desktop Portalen integrerer kontor- og effektivitetsværktøjer, samt adgange til fagsystemer, ERP mv. Funktionerne i portalen (specielt omkring håndtering af dokumenter) er fuldt integreret med de gængse kontorværktøjer Kontorprodukter og skabeloner er integreret så dokumenthåndtering bliver usynlig Kalender, opgavelister, adresseinformation og elektronisk post er integreret En række selvbetjeningsydelser som tidligere var manuelle eller lå dybt i fagsystemer kan integreres i portalen Oktober 2005 Side 18

19 SharePoint er rig på standardfunktionalitet som understøtter effektiv videndeling og samarbejde. Netcompany har udvidet med moduler målrettet offentlige organisationer Netcompanys Medarbejderportal løsning Dokumenthåndtering Sagshåndtering Vidensdeling Søgning Projektrum Selvbetjening Personalisering Fritid Integration Versions kontrol Sagsdefinition Abonnement Intranet Emnekategorier Dokumenthåndtering Gruppe kalender Egen portalside Klubber Office Check ind/ud Sagsoversigt Søgning Metadata Metadata Diskussionsfora Reservation og bestilling Mine dokumenter Diskussionsfora Mail Publicering Sagsabonnement Nyhedsformidling Vejledninger og brochurer Netværk og filer Opgavelister Opgaveliste Mine abbonementer Gul og gratis Kontaktinformation Kategorisering Sagssøgning Afdelingsområde Dagsorden og referat Internet sider Kalender Serviceanmodninger Min afdeling Kalender Historik håndtering Telefonbog Blanket bank Lotus Notes Brugerhåndtering Kursusdatabase Mine projekter Lotus Notes Personale håndbog Skabeloner Eksterne kilder Projektskabeloner Opdater egne data CRM/ Workflow Links Opslagstavle Opsætning af portal ERP Microsoft SharePoint standardfunktionalitet som skal konfigureres Netcompany moduler som skal konfigureres Udvidelsesmuligheder Oktober 2005 Side 19

20 Eksempler på andre af Netcompany s offentlige kunder der har taget den præsenterede portal teknologi (SharePoint) i anvendelse Seneste referencer Gladsaxe Kommune Værløse Kommune Greve Kommune Herlev Kommune Nordjyllands Amt KMD Forenede Nationer (UNDP/IAPSO) Lægemiddelstyrelsen... Greve Kommune Oktober 2005 Side 20