Modul 16, Word 5 Felter, tabeller og breve

Transkript

1 60+Bornholm Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Felter, tabeller og breve Felter Et felt er et område i dokumentteksten, hvor der automatisk indsættes en værdi. Eksempler: Aktuelle sidenummer eller totalt antal sider Dokumentets filnavn (evt. med den fulde sti) Dokumentets titel Jeg har f.eks. som standard en bundlinje, der indeholder filens navn til venstre og Side x af y i højre side Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 2

2 Indsættelse af felter I Word vælges Indsæt, derefter Genvejselementer (eller evt. Udforsk hurtige dele) og Felt. Herved kommer en lang liste over engelske navne på felter. I forbindelse med indsættelsen kan man evt. specificere formatering mmm. Man opdaterer et felts indhold med et tryk på F9 Du kan få vist felters placering med Alt + F9 Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 3 Særlige felter 1 Dato findes i flere udgaver, der alle kan formateres til flere datoformater - evt. indeholdende tidspunkt: Date viser hele tiden dags dato og klokkeslet - også når du åbner dokumentet flere år efter, du har skrevet eller modtaget det! SaveDate viser den dato / tid, dokumentet blev gemt PrintDate viser den dag / tid, dokumentet blev udskrevet sidst. Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 4

3 Særlige felter 2 FileName viser det navn, dokumentet er gemt under på disken. Du kan evt. specificere, at hele stien skal vises Title viser dokumentets titel - en lidt besværlig størrelse, der indsættes under Filer-menuen Jeg bruger titlen i topteksten på side 2 og frem Page viser det aktuelle sidenummer NumPages viser det samlede antal sider Min bundtekst indeholder Side xx af yy Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 5 Særlige felter 3 Indholdsfortegnelse, kaldet TOC, forkortelse for Table of Contents viser ét eller flere niveauer af overskrifter med sidenummer De enkelte niveauer kan formateres individuelt Tabulatorspringet kan fyldes ud med specielle tegn (... eller --- eller intet) Tabellinjen kan virke som et link Man opdaterer TOC med et højreklik og vælger Opdater felt og derefter Alt eller Kun sidenumre Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 6

4 Tabeller 1 Man indsætter en tabel fra Indsæt og derefter trækker man ned i pilen under Tabel. Derefter trækker man tabellen ud med musen fra øverste, venstre hjørne og nedad til højre Klik i første tabelcelle og udfyld Spring til næste celle med Tabulator Trykker man Tabulator i sidste celle, tilføjes automatisk endnu en række Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 7 Tabeller 2 En tabels første linje kan bruges til kolonneoverskrifter, der samtidig virker som navn på indholdet (f.eks. Fornavn, Efternavn osv.) Ud for øverste, venstre hjørne kan man se et lille firkantsymbol. Højreklik på det, og man kan vælge flere ting, bl.a. egenskaber Herved åbnes et detaljeret vindue med mange egenskaber, der specificerer tabellen Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 8

5 Brevfletning 1 Man kan flette et brev med en liste af modtagere og får skrevet ét eksemplar af brevet til hver modtager med Navn, Adresse, mm. Listen af modtagere kan være en tabel - men kan også være et regneark eller en database Ved brevfletningen kan resultatet enten udskrives med det samme eller gemmes i én fil til eftersyn og evt. individuelle rettelser. Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 9 Brevfletning 2 Man starter brevfletning fra fanen Forsendelser, hvor der er en række handlinger, man skal igennem for det aktuelle brev, der skal flettes Først vælger man hvad, man vil flette (f.eks. breve eller kuverter eller...) Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 10

6 Brevfletning 3 i Vælg modtagere kan man specificere en eksisterende kilde, som man derefter skal udpege (Stifinder) Vi vælger vores Word-liste (Liste.docx) I Rediger modtagerliste kan man udelade nogle personer - det springer vi over Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 11 Brevfletning 4 Man skal nu indsætte Felter i brevet, hvor data fra tabellen skal flettes ind - det sker fra punktet Indsæt fletfelt (brug den lille pil ned) Når alle felter er indsat, trykkes på pilen under Afslut og flet, og der vælges Rediger enkelte dokumenter... Der oprettes nu et dokument, hvor alle breve er indsat Videregående pc-vejledning Modul 16, Word 5 Side 12