Opgaven annonceres som to separate kontrakter, 1 for rengøring og 1 for vinduespolering. Der kan bydes på en af kontrakterne, eller begge.

Transkript

1 Indledning Holbæk Service A/S inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at afgive tilbud på indendørs rengøring (10 lokationer) samt vinduespolering (3 lokationer) hos Holbæk Service A/S. Opgaven annonceres som to separate kontrakter, 1 for rengøring og 1 for vinduespolering. Der kan bydes på en af kontrakterne, eller begge. Medmindre andet udtrykkeligt fremgår af sammenhængen, gælder det i dette dokument anførte for begge aftaler. Herved annoncerer Holbæk Service A/S (CVR nr ) aftaler vedrørende varetagelse af rengøring og vinduespolering. Holbæk Service A/S varetager annonceringen på egne vegne og på vegne af følgende selskaber: Holbæk Forsyning A/S (CVR nr ) Holbæk Spildevand A/S (CVR nr ) Holbæk Vand A/S (CVR nr ) Holbæk Affald A/S (CVR nr ) Jyderup Varme A/S (CVR nr ) St. Merløse Varme A/S (CVR nr ) I det følgende anvendes betegnelsen "HF" som en samlet betegnelse for Holbæk Service A/S og ovenstående selskaber. Der vil på hver af de to delkontrakter (rengøring, henholdsvis vinduespolering) blive indgået én kontakt mellem Holbæk Service A/S og vindende tilbudsgiver(e). Udbudsmaterialet kan hentes på Baggrund og formål HF ønsker at få samlet al rengøring og vinduespolering af kontorer, bade- og toiletfaciliteter hos én leverandør for dermed at opnå ensartethed i kvalitet og udførelse, samt en nemmere administration og opfølgning. Udbudsbetingelser Udbuddet sker i henhold til tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter med senere ændringer, jf. denne lovs 15a, stk. 1, litra 3. Det indebærer, at HF er underlagt en annonceringspligt og en pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle mellem tilbudsgiverne. Udbuddet gennemføres som en "offentlig annoncering", hvilket indebærer, at alle interesserede kan afgive tilbud. Bemærk: Denne tilbudsindhentning er alene underlagt de regler, som fremgår af tilbudslovens afsnit 2. Henvisninger i dette materiale til "udbud", "udbudsmateriale(t)", eller tilsvarende skal således ikke tages som udtryk for, at udbudsdirektivet finder anvendelse. Side 1 af 6

2 Ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er: Holbæk Service A/S Tåstrup Møllevej Holbæk Der henvises i øvrigt til det indledningsvist anførte vedrørende de selskaber, hvis udbudspligt afløftes med denne annoncering. Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til: Stig Rimaas Costcutter ApS Vallensbækvej 25, Brøndby Mail: stig@costcutter.dk Udbudsmaterialets indhold Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet af følgende dokumenter: Bilag A: Opgavebeskrivelse pr. lokation (10 sider) Bilag B: Plantegninger (12 sider) Bilag C: Oversigt over de enkelte lokationers adresser og størrelse (tilbudsliste) Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentlig annoncering, hvilket indebærer, at alle interesserede har ret til at afgive tilbud. Efter tilbudsfristen, vil HF gå frem som følger: Indledningsvist foretages en vurdering af, om tilbuddene indeholder de oplysninger/dokumenter, som er efterspurgt. Dernæst vil HF vurdere, om tilbudsgiver har den fornødne økonomiske og tekniske kapacitet til at varetage den opgave, der afgives tilbud på. Vurderingen heraf vil ske på baggrund af de oplysninger/dokumenter, som tilbudsgiver fremsender vedrørende "Egnethed", se punktet herunder. Endelig vil HF for hver af de to kontrakter, blandt de tilbudsgivere, som har afgivet konditionsmæssige tilbud og som i øvrigt vurderes egnede til at varetage opgaven identificere tilbuddet med den laveste pris, se under "Tildelingskriterium". Egnethed Personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a, b, c, e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Side 2 af 6

3 Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor: Erklærer på tro og love ikke, at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige som overstiger kr. Endvidere erklærer tilbudsgiver ikke at befinde sig i en eller flere af de udelukkelsesgrunde, som fremgår af udbudsdirektivet artikel 45, stk. 1 eller artikel 45, stk. 2, litra a-c, e-f. Erklæringen foretages i forbindelse med underskrivelse af tilbudslisten jf. bilag C. Finansiel formåen Tilbudsgiver skal vedlægge uddrag fra årsregnskabet der indeholde resultatopgørelse og balance for de seneste 2 regnskabsår. Teknisk formåen Tilbudsgiver skal fremlægge en referenceliste over de sammenlignelige kontrakter, som tilbudsgiver har udført i løbet af de seneste to år. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan der foretages kvalitetssikring. Tilbudsgiver skal angive det årlige gennemsnitlige antal af beskæftigede og antal af ledere gennem de sidste 3 år. Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet "Laveste pris". De to kontrakter vedrørende rengøring og vinduespolering vil blive evalueret og tildelt hver for sig. Kontrakterne kan således tildeles til op til to forskellige virksomheder. Gældende for rengøringskontrakten skal der afgives bud på alle 10 lokationer og tilbuddet skal være specificeret ud på hver enkelt lokation jf. tilbudsliste bilag C. Kontraktvilkår Der indgås en kontrakt for en periode på 1 år med option på forlængelse i yderligere 1 år. Det vil sige, at den længst mulige kontraktperiode vil være 2 år. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Kontrakten træder i kraft den 2. januar Af hensyn til den interne økonomistyring, skal såvel tilbud som fakturering være specificeret på den enkelte opgave som fremgår af vedlagte bilag C. Diverse gebyrer så som faktureringsgebyr accepteres ikke. De tilbudte priser skal således indeholde alle udgifter forbundet med at udføre opgaverne således som denne er beskrevet i dette udbudsmateriale. Der accepteres en prisjustering for år 2015 set i forhold til år 2014, men det skal specifikt angives jf. tilbudslisten bilag C. Således, at den tilbudte pris ligger fast både i år 2014 og i år Betalingsbetingelserne er 30 dg. netto. Side 3 af 6

4 Tilbudsgiver skal inden for de tilbudte priser selv levere alt materiel og forbrugsartikler (såsom rengøringsmidler mv.) til løsning af opgaven. Hygiejneartikler til personalet (såsom toiletpapir, sæbe til toiletter og bad) til opfyldning leveres af HF. Tilbudsgivers rengøringsmidler skal som minimum leve op til miljølovgivningen i Danmark. Det foretrækkes, at der i videst mulig omfang benyttes rengøringsmidler der er godkendt ifølge en fælles miljømærkning, såsom Svanen, Blomsten eller tilsvarende. Fakturering sker via EAN fakturering. CVR nr. og EAN nr. udleveres ved aftaleindgåelse. Aftalen skal tillade ændring i aftaleperioden i tilfælde af flytning, arealændringer (indenfor +/- 5%), behovsændringer og lignende, men med justering i pris, ud over det rene tids - og materialeforbrug, hvis prisforudsætningerne ændres. Ved misligholdelse kan aftalen ophæves med 3 mdr. varsel, og ved væsentlig misligholdelse, herunder gentagne misligholdelser, kan ophævelse ske med 1 mdr. varsel. Aflevering af tilbud. Frist for modtagelse af tilbud er 2. december kl. 14:00. Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: Holbæk Service A/S Att.: Økonomichef Ricco Post-Kallenbach Tåstrup Møllevej Holbæk Formkrav Tilbuddet skal følge den tilbudsliste, der er gengivet i bilag C. Tilbuddet bedes afleveret i én papirbaseret underskrevet original og en papirbaseret kopi. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lign. må dog gerne være på engelsk. Tilbuddets priser skal være i danske kroner og ekskl. moms. Tilbuddet bedes mærket: "Udbud af Rengøring Holbæk Service - Må ikke åbnes". Spørgsmål - orienteringsmøder, betingelser osv. Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål senest 5 arbejdsdage før tilbudsfristen. Alle spørgsmål vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse i rimelig tid inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål og svar vil blive annonceret i anonymiseret form på Tilbudsgiver kan deltage i besigtigelse af udvalgte lokationer onsdag d. 27. november efter aftale med Stig Rimaas, CostCutter ApS. Suppleres med yderligere besigtigelser annonceres dette på Side 4 af 6

5 Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse tirsdag den 19. november 2013 "Frist" for indsendelse af spørgsmål mandag den 25. november 2013 Dag for besigtigelse onsdag den 27. november 2013 Tilbudsfrist mandag den 2. december 2013 Orientering om det vindende tilbud torsdag den 5. december 2013 Kontraktunderskrivelse fredag den 13. december 2013 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. Vedståelsesperiode Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 2 måneder efter tilbudsfristens udløb. Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Holbæk Service A/S. Konsortier: Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og evt. kontrakt. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium, skal de efterspurgte oplysninger under punktet "Egnethed" afgives for hver af deltagerne i konsortiet. Underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Mulighed for alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud der afviger fra den beskrevne opgave. Side 5 af 6

6 Bestemmelse om forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold. Tilbudsgiver opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. HF er i alle tilfælde berettiget til at forkaste tilbud, som indeholder forbehold og vil i visse tilfælde være forpligtet hertil. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i HF's materiale som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. HF vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i det offentliggjorte materiale. Omkostninger og tilbudsvederlag Tilbudsgiver kan ikke få tilbud tilbageleveret fra HF der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er HF uvedkommende. Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af udbuddet vil alene blive videreformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. HF er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Side 6 af 6