Sende og modtage breve via sikker digital kanal - Tilgængelig siden maj ( + andre)

Transkript

1 Opstartsmøde i netværket Den 24. & 26. januar 2012 Digitaliseringsstyrelsen

2 Programmet for i dag Kl Velkomst & introduktion v/ Sibel Kl Præsentationsrunde bordet rundt Kl Pause Kl Oplæg: Status vedr. digital post, videreudvikling og lovgivning v/ Klaus Kl Oplæg: Præsentation af nyt statistikmodul v/ Julie Kl Frokost Kl Oplæg: Nyt fra Digitaliseringsstyrelsen: Fjernprint v/ David Kl Workshops i grupper v/sibel & Julie - Hvilke temaer ønsker vi at gennemgå i netværket? - Hvilket udbytte vil vi have med hjem fra temamøderne? Hvilke produkter? Kl Kaffe og kage-pause Kl Opsamling på workshop v/ Sibel Kl Videre proces for netværksgrupperne v/ Sibel Kl Afslutning & evaluering

3

4

5 Digital post Sende og modtage breve via sikker digital kanal - Tilgængelig siden maj ( + andre) - Ca. 2 mio. borgere modtager digital post fra det offentlige - ca er tilmeldt alt - I 2011 blev der sendt 21 mio. breve digitalt - Der sendes i gennemsnit mere end 1,6 mio. breve digitalt fra det offentlige hver måned - I 2011 var der i alt næsten 1,9 mio. log-ins på digital post på - Mere end myndighedssystemer er tilsluttet MEN kun ca. 1 % af brevene er enkeltforsendelser

6 Hvad er enkeltforsendelser? Enkeltforsendelser = manuelle forsendelser = forsendelser der håndteres manuelt Masseforsendelser = automatiske forsendelser = forsendelser Masseforsendelser = automatiske forsendelser = forsendelser der håndteres automatisk

7 Fordelingen af breve i det offentlige Breve i alt (mio.) Manuelle breve (mio.) Andel af manuelle breve i alt Staten pct. Kommuner pct. Regioner 9 8,5 94 pct. Selvejende institutioner 4 3,8 95 pct. I alt pct.

8 Omkostninger - enkeltvis håndtering af forsendelser Porto Materialer Arbejdstid

9 Arbejdsgang enkeltvis håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Printe Supplere Kuvertere Sende

10 Arbejdsgang automatisk/digital håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Supplere Arkivere Sende

11 Hvad leverer det fælles projekt? Etablerer, udvikler og forvalter en fælles offentlig meddelelsesinfrastruktur Forbedrer rammebetingelser Gennemfører aktiviteter, der understøtter myndigheders implementering og gevinstrealisering

12 Myndigheders implementering og gevinstrealisering

13

14 Der skal findes en passende overskrift Om netværksgrupper De to grupper Temaer Tilmelding

15

16 Deltagelse i netværk Inputs Erfaringer Kontakter Videndeling Engagement Netværk Outputs Bedre produkter & løsninger Kortere implementeringsproces Gevinstrealisering Vejledninger & guides Præg på udvikling af DP Nyeste viden

17 PAUSE Præsentationsrunde Så er der kaffe og kage

18 PAUSE Pause Så er der kaffe og kage

19 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Status vedr. digital post, videreudvikling og lovgivning v/ Klaus Cramer Rubæk

20 Vigtig videreudviklet siden lanceringen i maj 2010? Dybe links til postkasser mm. Ny rolle Superadministrator Advisering om Forældede certifikater Indsætte standardtekst på postkasse National statistik

21 Dybe links til postkasser mm. Du kan linke til: Postkasser Postkasser med valgt emne Et dokument Adressebog Tilmeldingsgruppe

22 Dybe link Dybe link på Syddjurs Kommunes hjemmeside

23 Nemlog-IN

24 Postkasse hos Syddjurs

25 Rollen Superadministrator Superadministrator er en ny rolle. Samme rettigheder som rollerne Administrator og Systemadministrator tilsammen.

26 Advisering om forældede certifikater Rollerne Superadministrator og Administrator adviseres henholdsvis 30 dage og 14 dage før, at virksomhedscertifikatet, der anvendes i digital post, udløber. Disse certifikater skal fornyes hvert andet år.

27 Indsætte standardtekst på postkasse

28 Videreudvikling på trapperne Titel på forsendelse ved retursvar fra myndighed (januar) Tværoffentlige løsninger tilmeldt alt (januar) Synkronisere hierarki mellem systemer (2012) Søgning på postkasser mm.( 2012) Struktureret svar (2012)

29 Titel på forsendelse ved retursvar fra myndighed Kontakter Borger Retursvar Myndighed Postkasse: Byggesager Emnelinjens indhold slettes og i stedet indsættes den oprindelige tekst som borgerne skrev i Angående (Tilbygning til carport) med et Sv: foranstillet.

30 Titel på forsendelse ved retursvar fra myndighed System behandler svar Kontakter Emnelinjens indhold bibeholdes. Borger Myndighed Postkasse: Byggesager Retursvar

31 Tværoffentlige løsninger tilmeld alt Når en bruger tilmelder sig en given tilmeldingsgruppe under en myndighed (typisk en kommune), og tilmeldingsgruppen f.eks. er NemRefusion, så promptes brugeren i brugergrænsefladen for at blive tilmeldt alle myndigheder. Funktionaliteten tilmeld alle myndigheder eksisterer i dag allerede i digital post. Det bemærkes, at det er valgfrit for borgerne/brugerne, om de vil acceptere promptet og dermed blive tilmeldt funktionaliteten tilmeld alle myndigheder.

32 Synkronisering af 3. parts system til digital post System 1: Postkasse 1 Postkasse 2 Postkasse 3 Postkasse 4 vis i system 1 Postkasse 5 vis i system 2 System 2: Postkasse 1 Postkasse 2 Postkasse 3 Postkasse 4 vis i system 1 Postkasse 5 vis i system 2 Kontakthierarki i digital post: Postkasse 1 Postkasse 2 Postkasse 3 Postkasse 4 vis i system 1 Postkasse 5 vis i system 2 Opmærkninger

33 Søgning på postkasser mm. I dag kan der kun søges på postkassenavn I fremtiden bliver det muligt at: Angive 5 tags pr. postkasse Angive et synonym pr. postkassemappe (max 5 ord) Synonym angives på alle underliggende postkasser som tag Alle emner på en postkasse indsættes automatisk på postkassen som søgetags

34 Søgning på postkasser mm. Der kan søges to forskellige steder i løsningen

35 Struktureret svar Borger.dk Digital Post Myndighed Feriekort modtages Feriekort med Svarmulighed afsendes Administrations- Portalen To felter med validering opsættes: Feriekort med svarmulighed afsendes Feriekort dannes Digital post 1. Dato for feriens begyndelse Lønsystem 2. Antal feriedage Feriekort besvares Validerede data modtages Udfyldt feriekort sendes Feriekort med svarmulighed modtages

36 Struktureret svar case eksempel

37 Fremadrettet videreudvikling Digitaliseringsstrategi udstikker videreudviklingen Digital post til alle borgere i 2014 (initiativ 1.1) Borgere kan betjene sig selv på mobilen (initiativ 1.6) Digital post til virksomheder i 2013 (initiativ 2.1) Adressering på decentral postkasse (p-nr) Brugerstyring på mappeniveau Oprettes et nyt videreudviklingskatalog for 2012 på baggrund af brugernes erfaringer

38 Input til videreudvikling Forslag til videreudvikling er altid velkomne KL - Thomas M. Glintborg (tmg@kl.dk) DR - Jens Henning Rasmussen (jhr@regionsjaelland.dk) Digitaliseringsstyrelsen Klaus Cramer (kcr@digst.dk) E-Boks Torsten Ravnbak (tra@e-boks) DIGST orienterer om videreudvikling på hjemmeside og i nyhedsbreve

39 Lov om digital post Obligatorisk for borgere og virksomheder at have en digital postkasse Lov om digital post (digitale breve får samme retsstilling som fysiske breve)træder i kraft i efteråret Obligatorisk for borgere den 1. november 2014 Obligatorisk for virksomheder den 1. januar 2013

40 Lov om offentlig digital post - tidsplan Lovforslag sendes i høring (uge 4) 2 ugers høringsfrist Lovteknisk gennemgang Fremsættelse af lovforslag i marts Behandling i Folketinget Ikrafttræden 1. juli 2012

41 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Præsentation af ny statistikmodul v/ Julie Preuthun

42 Statistik over antallet af tilmeldte borgere Statistikken indeholder følgende: Brugere der er tilmeldt alle myndigheder Geografi (kommune, region) Køn Alder Ledighed Børnefamilie

43

44 Statistikken viser At i alt 17,3 % af alle borgere over 15 år er tilmeldt post fra alle offentlige myndigheder At over 20 % af borgerne over 15 er tilmeldt i København, Odense, Skanderborg og Aarhus At der er 22,6 % af alle borgere over 15 år der er tilmeldt i aldersgruppen At der er flest mænd der er tilmeldt At 36,4 % af personer med børn under 6 år er tilmeldt digital post

45 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Frokost

46 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Fjernprint v/ David Arbirk

47

48 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Workshop i grupper

49 Temamøder

50 Indhold & udbytte Hvilke temaer skal vi igennem i netværket? Hvilket udbytte vil vi have med hjem fra temamøderne? Hvilke produkter?

51 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Kaffe og kage-pause

52 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Opsamling på workshop

53 Opsamling Temaer: Kanalstrategi Business case Strukturering af data og arbejdsgange Implementeringsdesign (processer og den organisatoriske implementering) Support af løsningen God implementering Borgertilslutning Konsekvenser (motivation og effektivisering) Tilretning af skabeloner Brugervenlighed Administrative indgange (brugerinterface, nemt og standard) Systemintegration Udbytte: Den gode historie til borgerne (kommunikation) Tips til implementering i organisationen Kommunikationsplan & vejledninger Præsentation af løsningen i organisationen Gode eksempler på business cases og kanalstrategier Systemoversigt (integrationer) Eksempel på det gode beslutningsgrundlag Flere og oftere møder (særligt omkring fjernprint)

54 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Videre proces i netværket v/ Sibel Benli

55 Videre proces Temamøder Digitaliseringsstyrelsen udarbejder plan for temamøder og Organisering indkalder til møder i første omgang frem til sommer Mailingliste Digitaliseringsstyrelsen udsender listen med kontaktoplysninger på deltagere i netværket Brug hinanden under og MELLEM - møderne! Netværksgruppe 2 ville ikke opdeles i to grupper og forbliver Husk derfor som én gruppe Husk

56 Udbud Digitalisering af fjernprint, af enkeltforsendelser tidsplan og løsning v/david Martin Arbirk Dohn Tak for i dag