Kommunikationsstrategi for Malling Skole februar oktober 2011

Transkript

1 Kommunikationsstrategi for Malling Skole februar oktober

2 Indledning Malling Skole står over for et større ombygningsprojekt. Ombygningen er omfattende og vil dermed berøre alle, der har deres daglige gang på Malling Skole. Derfor er det nødvendigt, at udarbejde en kommunikationsstrategi, der tydeliggør hvordan vi kommunikerer og ud fra hvilke principper og med hvilke mål. Fra kommunikationsstrategi til kommunikationsplan Kommunikationsstrategien beskriver den overordnet ramme for kommunikationen på Malling Skole under byggeprocessen. Strategien beskriver berørte målgrupper samt byggeriets forløb. I forlængelse af kommunikationsstrategien, vil der blive udarbejdet en kommunikationsplan, som beskriver det konkrete arbejde. Hvem gør hvad hvornår samt hvordan gør vi det. (kommunikationsaktiviteter) Kommunikationsstrategi Kommunikationsplan Kommunikationsaktiviteter 2

3 Kommunikationsstrategi Formålet med en kommunikationsstrategi er at skabe klarhed og tryghed for alle involverede interessenter. Kommunikationsstrategien retter sig mod alle Malling Skoles interessenter, som medarbejdere, elever, forældre og pressen. Det konkrete udbytte af kommunikationsstrategien skal være, at: der informeres korrekt der informeres rettidigt der informeres differentieret i forhold til forskellige målgrupper der informeres klart og tydeligt om eventuelle forsinkelser i byggeriet og andre uforudsete ændringer Det er vigtigt at alle involverede interessenter føler sig velinformerede om byggeriets udvikling samt slutmål, derfor skal al relevant informationsmateriale stilles til rådighed det vil sige enten udleveres i papirform eller være lettilgængeligt via Intra og Skoleporten. Målgrupper I forbindelse med det forestående byggeri inddeler Malling Skole interessenterne i forskellige målgrupper. Intern (Kommunikation med medarbejdere) Ekstern (Kommunikation med elever og forældre) Presse (Kommunikation med lokale medier) Der er ingen prioriteringer blandt de tre målgrupper, dog er vi bevidste om nødvendigheden af differentieret kommunikation med målgrupperne. Ved nye beslutninger orienteres først de målgrupper, som beslutningen primært vedrører. Byggeriets forløb Byggeriet sættes i gang trinvist, for at færrest muligt bliver påvirket af det. Fra februar til oktober er der tre startdatoer, hvor ombygningen påbegyndes på forskellige områder af skolen. Nedenstående oversigt viser hvornår og hvor byggeriet påbegyndes samt hvilke klasser/sfo spor, der berøres : Ombygning af det udvendige areal mellem store sal og B-spor samt indkørsel til store skolegård. SFO ens B-spor flytter til andre lokaler. 3

4 : Ombygning af Trinbrættet inkl. udearealer. I skoletiden fra flytter 3.Z, 3.X og 3.Y lokaler, mens hele Trinbrættet flytter i SFO-tiden : Ombygning af Ajstrupvej 49 (Fremtidig ungdomsklub) A-sporet flytter til andre lokaler. Selvom det kun er bestemte klasser/sfo spor, der skal flytte lokaler, vil alle skolens elever og medarbejdere indirekte berøres af ombygningen, idet der må forventes, mere støj, mere snavs og mindre plads på bestemte områder. I kommunikationsplanen beskrives hvordan de berørte elever og forældre informeres om lokaleskrift etc. 4

5 Kommunikationsplan (Hvem gør hvad) Kommunikationsplanen beskriver det konkrete arbejde med kommunikationen med målgrupperne i byggeperioden herunder hvem, der har ansvaret for kommunikationen samt hvor og hvornår målgrupperne kan henvende sig med spørgsmål og eventuelle kommentarer. Åben og tilgængelig kommunikation Det overordnede mål med kommunikationsplanen er, at skolen sigter efter en åben og tilgængelig kommunikation. Det vil sige at vi bestræber os på, at informere hurtigst muligt efter beslutninger tages. Desuden har skolen stor forståelse for, at byggeriet kan medføre frustrationer for skolens ansatte, elever og forældre hertil. Derfor tydeliggør vi, at det er muligt at henvende sig til skolens ledelse med spørgsmål og kommentarer. Skolen ønsker altid en konstruktiv og åben dialog med alle interessenter. Kommunikation med medarbejdere Målet med en kommunikationsplan til medarbejderne på Malling Skole er, at medarbejderne: er velinformeret oplever sig hørt og inddraget i beslutningsprocesserne føler sig i stand til at fremstå som troværdige og velinformerede kontaktpersoner for Malling Skole Hvem informerer Det er ledelsens ansvar at informere medarbejderne. Kommunikationskanaler Nyhedsbrev Hver 14. dag udkommer nyhedsbrevet ByggeInfo. Nyhedsbrevet sendes personligt til alle medarbejdere over Intra. Desuden hænger det i papirform på opslagstavlen i personalerummet. Fredagsinfo Hver fredag i 10-pausen vil der være en kort mundtlig information fra Hanne Gammelgaard. Her vil der også være mulighed for at stille spørgsmål og komme med forslag. Medarbejderne i SFO vil blive løbende orienteret ved personalemøder af Bendt Kjærgaard. 5

6 Tilgængelighed Medarbejdere skal hurtigst muligt have indsigt i verserende sager, der vedrører undervisning, fritid eller lokaleskift. Ledelsen informerer løbende via Intra om status på byggeriet samt orienterer mundtligt i pauserne. Kommunikation med elever og forældre Malling Skoles eksterne kommunikation skal: Give elever og forældre mulighed for indsigt i byggeriets forløb. Sikre at alle elever og forældre er velinformeret om byggeriet og hvilken betydning det har for den enkelte. Skabe gode betingelser for en kvalificeret dialog. Hvem informerer Ivan Herholt og Bendt Kjærgaard sørger for at informere lærere og pædagoger om lokaleskift. Disse informationer og skemaændringer vil blive sendt via Intra. Det er herefter lærernes og pædagogernes ansvar at informere elever og forældre herom på elev- og forældreintra. Kommunikationskanaler Nyhedsbrev Hver 14. dag udkommer nyhedsbrevet ByggeInfo. Nyhedsbrevet kan læses på Malling Skoles hjemmeside under punktet Byggeri. Nyhedsbrevet vil indeholde tekst ang. byggeristatus, billeder af byggeriet samt praktisk info. Personlig kontakt Hver tirsdag kl vil det være muligt, at kontakte skoleleder Hanne Gammelgaard samt SFO-leder Bendt Kjærgaard. Kontakten foregår via mail, telefon eller ved personligt fremmøde. 6

7 Kommunikation med presse Malling Skole ønsker et åbent og tilgængeligt samarbejde med pressen. Skolen skal være proaktiv i forhold til pressen, hvorfor medierne altid inviteres, når der er begivenheder, der kan have offentlighedens interesse. Hvem informerer Hanne Gammelgaard og Bendt Kjærgaard er ansvarlige for at informere pressen. Kommunikationskanaler Tilgængelig information Vi ønsker en åben og tilgængelig information med pressen, hvilket betyder, at der altid er en kompetent medarbejder, der har tid til at snakke med pressen, hvis denne henvender sig. Ligesom alle informationer, der kunne være relevante, er tilgængelige på skolens hjemmeside. Artikler Til hvert Fællesblad, der udkommer i byggeperioden, vil skolen have artikler med ang. byggeriet. Desuden vil vi løbende kontakte forskellige lokalmedier for at høre om muligheden for at få artikler i diverse aviser. Pressemeddelelser Skolen vil sende pressemeddelelser, når der er relevante begivenheder, hvor pressen kan deltage, som rejsegilde samt når byggeriet er færdigt. Ovenstående skrivearbejde laves af kommunikationsmedarbejder Anita Jensen i samarbejde med skoleleder Hanne Gammelgaard. 7

8 Kommunikationsaktiviteter (Oversigt over kommunikationskanaler samt tidsforløb) Mål for kommunikation Informere Skabe forståelse Skabe accept og relevans Medier Nyhedsbrev, Intra, Skoleporten, lokale medier Fredagsinfo, personlig kontakt Direkte kommunikation/mail til berørte klasser/forældre Pressemeddelelser sendes til følgende medier: Odder Avisen Lokalavisen/Aarhus Syd Jyllandsposten Århus Stiftstidende Århus Onsdag TV2 Østjylland Artikler om byggeriet sendes til følgende medier: Fællesbladet Lokalavisen/Aarhus Syd Århus Onsdag Jyllandsposten Århus Stiftstidende Tidsforløb Medie Anvendelse/hyppighed Nyhedsbrev ByggeInfo Udkommer i ugerne: 4, 7, 9, 11, 13, 15, 17, 19, 21, 23, 25, 27, 29, 31, 33, 35, 37, 39 og 41 Intra Løbende/daglige informationer og nyheder Fredagsinfo for medarbejdere Personlig kontakt Fællesbladet Artikler til diverse medier Hver fredag i 10-pausen Hver tirsdag kl er der mulighed for personlig kontakt med skolens ledelse Udkommer i ugerne 11, 19, 31, 38 og 46. (Sendes 7. feb., 4. apr., 6. jun., 15. aug. og 10. okt.) Artikler til lokalmedier. Skrives enten af Anita eller journalist fra det pågældende medie. Sendes i ugerne 9, 17 og 35 (Midtvejs i hver byggeperiode) 8

9 Pressemeddelelser Pressemeddelelser sendes, når der er noget relevant, som kunne have pressens interesse. Rejsegilde uge XX (sendes i uge xx) Byggeriet står færdigt uge 42 (sendes uge 40) 9