Redegørelse April 2014 om Program for intern overvågning 2013

Transkript

1 Redegørelse April 2014 om Program for intern overvågning 2013 Dato: Sagsbehandler J.nr. 30. april 2014 JOSKA Internt dokument Indhold Lovgrundlag Beskrivelse af overvågningsprogrammet - Programmets omfang - Programmets kontroller - Programmets udvikling Programmets gennemførelse - Gennemførte kontroller - Oversigt afvikling af mellemværender mellem kommune og vandselskab - Ledelsens evaluering af program for intern overvågning - Ledelseserklæring Lovgrundlag Jævnfør bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 om program for vandselskabers interne overvågning har Frederikssund Forsyning opstillet et program for intern overvågning: 1. de tiltag, der skal sikre, at aftaler, som selskabet indgår, indgås på markedsvilkår, jf lovens 19, stk. 5, herunder foranstaltninger til afsøgning af markedet for de ydelser, som aftalen vedrører, eller sammenlignelige ydelser, 2. de tiltag, der skal sikre overholdelsen af kravet om, at aftaler, som selskabet indgår, skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet, jf lovens 19, stk. 6, og 3. de tiltag, der skal sikre, at prisfastsættelsen i selskabets aftaler med kommuner om varetagelse af administrative opgaver er i overensstemmelse med bekendtgørelsen om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber. Frederikssund Forsyning A/S Marbækvej Frederikssund Telefon post@frederikssundforsyning.dk Side 1 af 7

2 Programmet beskriver de specifikke forpligtelser, som selskabets ansatte, rådgivere og øvrige personer, som udfører opgaver for selskabet, er underlagt som led i gennemførelsen af de tiltag, som er nævnt i ovennævnte 3 punkter. Programmet beskriver, hvordan selskabet gennemfører en passende kontrol med overholdelsen af programmet. Kravet om markedsvilkår er ikke nye, og de er centrale for de opgaver, Frederikssund Forsyning løser. Overvågningsprogrammet sikrer, at det måles, hvor godt virksomheden lever op til kravene. Én gang årligt gennemføres ledelsens evaluering. Det er en gennemgang af eksempelvis egne mål og handlingsplaner, resultater fra audits, kunders, naboers og myndigheders tilbagemeldinger og andre informationskilder. Evalueringen foretages via et møde med ledelse og direktør, og evalueringen dokumenteres med en handlingsplan. Fremover vil Intern Overvågning være et element i ledelsens evaluering. Årsberetningen offentliggøres og anmeldes til Forsyningssekretariatet hvert år senest 1. maj. Denne årsberetning skal indeholde en beskrivelse af programmet, en beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet, en oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommuner opgjort inklusive renter på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen og en oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvis på tidspunktet for offentliggørelse af Årsberetningen, jævnfør bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber. Beskrivelse af overvågningsprogrammet Programmet er etableret i 2 niveauer. Det øverste niveau definerer programmets rammer og beskriver overordnet de tiltag, der skal sikre markedsvilkår. Andet niveau består af de detaljerede retningslinjer, der skal sikre markedsvilkår. Udtrykket retningslinjer dækker over bestående dokumenter fra de kontrakter, der allerede er indgået med dels eksterne Side 2 af 7

3 entreprenører dels Frederikssund Kommune Programmet gælder for alle medarbejdere i virksomheden, som omfatter Frederikssund Holding med tilhørende 100 % ejede datterselskaber, samt for de parter i form af rådgivere, konsulenter, tilstødende systemoperatører, entreprenører og leverandører, som virksomheden samarbejder med. Ansvaret for etablering og implementering af programmet ligger hos selskabets ledelse. Ansvaret for kontrol ligger hos den overvågningsansvarlige. Programmet omfatter: 1. Aktør- og kundekontakt. Begrebet kunder fortolkes i bredest mulig forstand, således at retningslinjerne omfatter markedsaktører og alle parter, der i øvrigt betjener sig af virksomhedens ydelser. 2. Regnskabsmæssig adskillelse af de tre koncern selskaber. Retningslinjerne omfatter principper for budgetlægning, bogføring og regnskabsaflæggelse, således at indtægter og omkostninger fordeles på de takstfinansierede vand- og spildevandsselskaber, med den nødvendige underopdeling. 3. Aftaler med andre virksomheder indgås på markedsbestemte vilkår. Frederikssund Forsyning s købs- og salgsaftaler med andre virksomheder indgås på markedsvilkår (dog omkostningsbaseret ved salg fra Forsyning til vand og spildevand). Frederikssund Forsyning overholder udbudsreglerne og holder fokus på salg og køb af sine ydelser på markedsvilkår, i det omfang dette er muligt. 4. Risikovurdering: Frederikssund Forsyning s struktur og ejerform sikrer virksomhedens uafhængighed og minimerer risikoen for påvirkning af interne motiver til afvigende markedsmæssig adfærd. Den vigtigste forudsætning for overholdelsen af alle krav til adfærd er information og uddannelse, og dermed er den største risiko for fejl manglende information og uddannelse. Programmets kontroller (Auditprogram) I henhold til bekendtgørelsen skal der gennemføres en passende kontrol af programmet for intern overvågning. En intern audit er en uvildig intern kontrol af, at de interne Side 3 af 7

4 procedurer er implementeret og følges. Programmets udvikling I det omfang der konstateres afvigelser eller forbedringsforslag, aftales der enten straks eller senest ved ledelsens evaluering en deadline for gennemførelse. Fristen besluttes efter nødvendigheden af gennemførelsen, og der følges op på alle beslutninger. Programmets gennemførelse Programmet er etableret i 2 faser i takt med etableringen af Frederikssund Forsynings organisation. I 2011 er i forbindelse med udarbejdelsen af Årsrapporten foretaget en kortlægning af eksisterende retningslinjer. Fra denne første fase udestår kun et samlet notat indeholdende et sæt fælles retningslinjer, der gælder for Frederikssund Forsyning. I sommeren 2012 er de første elementer af et ledelsessystem ved at tage form. Programmet for Intern Overvågning blev forankret i efteråret 2012 som en opgave i den strategiske økonomifunktion, som består af: Direktør Arne Kirt Hansen, Plan og Projektchef Jørgen Skaarup med revisorer Michael Nielsen og Sune Bacher Nielsen som konsulenter. Selve den praktiske interne overvågning udføres af sekretariatschef Bodil Bundgaard. Alle relevante personer er informeret om: 1. Baggrund for program for intern overvågning 2. Anvendelse af audit og andre elementer i et ledelsessystem 3. Programmets indhold, gennemdrøftet med udgangspunkt i de forhold, der er særligt aktuelle for den enkelte afdeling 4. Den enkelte afdelings ansvar eksistensen af nødvendige retningslinjer og uddannelse af medarbejdere Efterfølgende skal alle afdelingsansvarlige kontrollere, at alle relevante retningsliner er identificeret, rapporteret, i det omfang der er særlige retningslinjer for enkelte sektioner eller afdelinger, og der er taget stilling til, om der skal udarbejdes Side 4 af 7

5 yderligere retningslinjer. Gennemførte kontroller (Auditresultat) I løbet af 2013 er anvendt et generelt skema i forbindelse med indgåelse af aftaler med leverandører på markedsvilkår. Der blev i 2013 udtaget i alt 47 sager til kontrol for sikring af at de indgåede aftaler var indgået i henhold til gældende regler. Alle 47 sager er registreret i et skema i Docunote (ESDH system) på sag nr. S I forbindelse med kontrollerne blev der ikke fundet anledning til påtale eller korrektion. Billigste tilbud var valgt i 25 ud de 47 sager. I de 22 øvrige sager var redegjort for hvorfor anden leverandør var blevet valgt eller opgaven var tildelt via en rammeaftale (som tidligere har været i udbud). Herudover har den overvågningsansvarlige i forbindelse med godkendelse af betalinger i banken udtaget enkelte betalinger for kontrol af, hvor store beløb der er købt for hos leverandøren i løbet af året og efterfølgende undersøgt om der var indgået rammeaftaler, kontrakter eller lign. med leverandøren. Der er fundet enkelte leverandører, hvor grænsen for tærskelværdierne er overskredet. Dette vil der blive taget fat på at få bragt på plads i løbet af Den sammenfattende auditrapport her i april 2014 må på ovenstående baggrund komme med følgende konklusion og anbefaling: Programmet for intern overvågning er nu implementeret. Antallet af kontroller, der er gennemført af den overvågningsansvarlige er evalueret og skønnes at befinde sig på et passende niveau, som fastholdes i det kommende år. Oversigt over Frederikssund Forsynings udestående mellemværender med Frederikssund kommune Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010, årligt indberette en status over selskabets udestå- Side 5 af 7

6 ender med kommuner. Oversigten over udeståenderne skal være opgjort, inklusiv renter, på tidspunktet for offentliggørelsen af nærværende årsberetning. Det er naturligt at vælge 31/ som skæringsdag for opgørelsen. Ved mellemværender forstås alle tilgodehavender mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer. Tilgodehavender Forsyning Kommune (selskab) Gæld (selskab) Frederikssund Vand A/S Frederikssund 0 0 Spildevand A/S Frederikssund 0 0 Oversigt over afvikling af ydelser fra kommune til vandselskab Frederikssund Forsyning er stiftet den10 juni 2009 med virkning fra 1/ Ved udgangen af 2013 er alle ikke kommercielle aftaler med Frederikssund Kommune afviklet. Tilknyttede aktiviteter Tilknyttede aktiviteter har ikke givet anledning til bemærkninger i forhold til vandsektorlov og bekendtgørelse. Frederikssund Forsyning har ikke tilknyttede aktiviteter efter vandsektorlovens 18 stk. 1. Frederikssund Forsyning har ikke tilknyttede aktiviteter udover de i bekendtgørelsens 2 stk. 2 nævnte. Der føres jævnfør 6 i bekendtgørelsen selvstændige regnskaber for eventuelle tilknyttede aktiviteter såsom tømningsordning. Den eneste tilknyttede aktivitet i vandselskaber udgøres af en tømningsordning for Frederikssund Kommune, som ikke er omfattet af den i Vandsektorlovens 18 stk. 1 satte grænse på kroner 2 millioner plus regulering. Side 6 af 7

7 Ledelsens evaluering af programmet for intern overvågning På baggrund af konklusionerne og anbefalingerne i denne sammenfattende audit-rapport har ledelsen evalueret programmet for intern overvågning. I den forbindelse er der opstillet retningslinjer for, hvorledes programmet revideres og færdigimplementeres samtidig med, at der gives den fornødne uddannelse omkring intern overvågning og der foretages den fornødne kontrol af den overvågningsansvarlige.. Ledelses erklæring Frederikssund Forsyning har i løbet af 2013 afviklet alle ikke kommercielle ydelser fra Frederikssund Kommune til vandselskaberne. Tilknyttede aktiviteter har ikke givet anledning til bemærkninger i forhold til vandsektorlov og bekendtgørelse, idet: Frederikssund Forsyning har ikke tilknyttede aktiviteter efter vandsektorlovens 18 stk. 1. Frederikssund Forsyning har ikke tilknyttede aktiviteter udover de i bekendtgørelsens 2 stk. 2 nævnte. Der føres jævnfør 6 i bekendtgørelsen selvstændige regnskaber for eventuelle tilknyttede aktiviteter såsom tømningsordning 30. april 2014 f/arne Kirt Hansen Direktør Jørgen Skaarup Frederikssund Forsyning Side 7 af 7