Greve Solrød Forsyning

Transkript

1 Greve Solrød Forsyning Greve Forsyning Holding A/S Solrød Forsyning Holding A/S Greve Spildevand A/S Solrød Spildevand A/S Greve Solrød Service A/S Program for intern overvågning 2014

2 1. Indledning I henhold til vandsektorloven skal Greve Solrød Forsyning udarbejde et program for intern overvågning. Programmet skal i medfør af loven medvirke til, at de omfattede selskaber ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at 1. Aftaler skal indgås på markedsvilkår, dog gælder der særlige forhold i kommunalt ejede koncerner. 2. Aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunkt. 3. Der gælder særlige regler om aftaler, som indgås ved køb af ydelser fra kommunen. Greve Solrød Forsyning skal på grundlag af programmet udarbejde en årsberetning, som indeholder: en beskrivelse af programmet, en beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet, en oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommuner opgjort inkl. renter på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, en oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber. Årsberetningen for et kalenderår skal offentliggøres og indberettes til Forsyningssekretariatet senest den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. I medfør af bekendtgørelsen om programmet for intern overvågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring. Kravet om markedsvilkår er ikke nyt for Greve Solrød Forsyning, og vilkårene er meget centrale for de opgaver, Greve Solrød Forsyning løser i dagligdagen. Overvågningsprogrammet er til gengæld nyt, og den nye kontrol af virksomhedens forretningsgange vil sikre og måle, hvor godt virksomheden lever op til kravene i overvågningsprogrammet. 2. Ledelseserklæring Ledelsen i Greve Solrød Forsyning har i medfør af vandsektorloven og den tilhørende bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 etableret et program for intern overvågning. Nærværende årsberetning omfatter i medfør af bekendtgørelse 298 af 25. marts 2010 perioden 1. januar december 2014.

3 Jeg skal hermed erklære, at: årsberetningen for perioden 1. januar 31. december 2014 er udarbejdet i overensstemmelse med vejledning om internt overvågningsprogram efter vandsektorloven dateret april det endelige program for Greve Solrød Forsyning er iværksat fuldstændigt primo Det er ledelsens opfattelse, at programmet er efterlevet. programmet for intern overvågning har i perioden 1. januar december 2014 fungeret som beskrevet i denne årsberetning. Greve Forsyning blev udskilt fra Greve Kommune den med tilbagevirkende kraft fra den Selskabet har i perioden efter udskillelsen, under hensyntagen til at sikre forbrugerne den bedst mulige forsyningssikkerhed og under hensyntagen til en forsvarlig driftsøkonomi, bestræbt sig på at etablere den bedst mulige organisation med henblik på at varetage blandt andet de administrative opgaver, som indtil udskillelsen blev varetaget af Greve Kommune. Denne proces har af administrative og økonomiske årsager strakt sig ind i 2010 og Greve Forsyning har således i en periode været nødsaget til at købe administrativ bistand hos Greve Kommune. Det er ledelsens opfattelse, at processen har været nødvendig for at kunne afsøge markedet med henblik på at opnå de bedste løsninger for den fremadrettede drift. Solrød Forsyning blev udskilt fra Solrød Kommune den Selskabet har i perioden efter udskillelsen, under hensyntagen til at sikre forbrugerne den bedst mulige forsyningssikkerhed og under hensyntagen til en forsvarlig driftsøkonomi, bestræbt sig på at etablere den bedst mulige organisation med henblik på at varetage blandt andet de administrative opgaver, som indtil udskillelsen blev varetaget af Solrød Kommune. Denne proces har af administrative og økonomiske årsager strakt sig ind i 2010 og Solrød Forsyning har således i en periode været nødsaget til at købe administrativ bistand hos Solrød Kommune. Det er ledelsens opfattelse, at processen har været nødvendig for at kunne afsøge markedet med henblik på at opnå de bedste løsninger for den fremadrettede drift. Greve, den 1. maj 2015 Marianne Almindsø Andersen Direktør

4 3. Programmets kontroller i 2014 I henhold til det interne overvågningsprogram for Greve Forsyning er der foretaget 1 internt audit i 2014 for alle afdelinger i Greve Solrød Forsyning. I forår 2014 (maj/juni) har der været foretaget en traditionel audit med udvælgelse af 3 tilfældige leverandører/indkøbsaftaler i de 3 selskaber (Solrød Spildevand, Greve Spildevand samt Greve Solrød Service). Der er blevet udarbejdet et dokument, som ledelsen har underskrevet på et ledermøde den 9. oktober Løbende kontrol Der er foretaget løbende kontrol ved alle aftaleindgåelser med en aftalesum på mere end kr. i henhold til overvågningsprogrammet. Dette har de ansvarlige medarbejdere selv stået for. Ved den løbende kontrol er det sikret, at alle aftaler er indgået skriftligt. Ved kontrollen er det endvidere påset, at der forud for aftalernes indgåelse er foretaget en begrundet forretningsmæssig vurdering, som sandsynliggør, at aftaler indgås på markedsvilkår med henblik på at sikre, at Greve Solrød Forsyning har opnået de bedst mulige priser og vilkår. Opfølgende kontrol Den opfølgende kontrol af audits i 2014 vil gennemføres af den overvågningsansvarlige i Audits fra 2013, kræver ikke videre opfølgning. 4. Konklusion på årets kontroller Ledelsen vurderer på baggrund af årets stikprøvekontrol, at Greve Solrød Forsyning generelt skal styrke vores tilbud/rammeaftaler med rådgivere. Greve Solrød Forsyning vurderer ofte brugen af rådgivere i forhold til erfaringerne med de pågældende rådgiveres kompetencer og specialer og vurderer pris og forbrugte antal timer i forhold til hvad rådgiverne generelt tilbyder af timepriser ved SKI aftaler. Vi mener, at vi kan styrke vores brug af rådgivere ved indgåelse af rammeaftaler med flere rådgivere. Ledelsen har på et koordineringsmøde i plan og anlæg iværksat at ingeniørerne skal have mere fokus på rammeaftaler mv. hos vores rådgivere. 5. Oversigt over udestående mellemværender med kommuner pr Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010 årligt indberette en status over selskabets udeståender med kommuner. Oversigten over udeståenderne skal være opgjort, inklusive renter, på tidspunktet for offentliggørelsen af nærværende årsberetning.

5 Ved mellemværender forstås alle tilgodehavender/gæld mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer. Selskab Kommune Tilgodehavender Gæld Greve Spildevand A/S Greve Kommune 255 tkr. 0 tkr. Greve Forsyning Holding A/S Greve Kommune 0 tkr. 0 tkr. Greve Solrød Service A/S Greve Kommune og 0 tkr. 62 tkr. Solrød Kommune Solrød Spildevand A/S Solrød Kommune 146 tkr tkr. Solrød Forsyning Holding A/S Solrød Kommune 0 tkr. 0 tkr. 6. Oversigt over afviklede mellemværender med kommuner i perioden 1. januar december 2014 Vandselskaber skal i medfør af bekendtgørelse nr. 319 af 25. marts 2010 årligt indberette en status over selskabets helt eller delvist afviklede mellemværender med kommuner. Oversigten over udeståenderne skal være opgjort, inklusive renter, på tidspunktet for offentliggørelsen af nærværende årsberetning. Ved mellemværender forstås alle tilgodehavender/gæld mellem henholdsvis kommune og selskab, som ikke skyldes forsyningsleverancer. Afviklede tilgodehavender Afviklet gæld Selskab Kommune Greve Spildevand A/S Greve Kommune tkr. 126 tkr. Greve Forsyning Holding A/S Greve Kommune 0 tkr. 0 tkr. Solrød Spildevand A/S Solrød Kommune 262 tkr. 0 tkr. Solrød Forsyning Holding A/S Solrød Kommune 0 tkr. 0 tkr. Greve Solrød Service A/S Greve Kommune og Solrød Kommune 0 tkr. 597 tkr.