TRIVSEL En trivselsproces først teori, så praksis (Kilde: Trivsel, kap. 5 af Thomas Milsted)

Transkript

1 TRIVSEL En trivselsproces først teori, så praksis (Kilde: Trivsel, kap. 5 af Thomas Milsted) Høj indflydelse, høj grad af mening, stor støtte, høj grad af anerkendelse, høj forudsigelighed og passende (optimale) krav så har du opskriften på trivsel og arbejdsglæde. Hvis du så tilmed er ansat på en arbejdsplads, hvor tillid, troværdighed, retfærdighed, respekt, og samarbejdsevne er i top, så har du et arbejde, hvor du vil sprudle af arbejdsglæde. Tage Søndergaard Kristensen, professor på Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø. De 4 mest almindelige problemstillinger på danske arbejdspladser: tidspres ledelsesstil utryghed ubalance mellem arbejdsliv og andet liv Organisationen En organisation er ikke en statisk tilstand, som man skal affinde sig under. En organisation skabes af de mennesker, der arbejder i den. En organisation er skabt af holdninger, som udvikler sig til de værdier, der bliver afgørende for den kultur, der udvikles. Hvis organisationen udelukkende satser på at have så høj vækst som muligt, vil det naturlig gå ud over trivselen. Det gælder om at finde en balance mellem vækst og trivsel. Begynd med mistrivsel Definer først, hvad trivsel betyder for den enkelte, og hvad formålet er med at trives. Efterfølgende skal der lægges både vision og strategi. Trivsel skal gribes an, som andre mål i virksomheden. Det er ikke nok bare at ville trives. En skitse af en trivselsproces: Skridt nr. 1: Få sat ord på de faktorer, der kan skabe mistrivsel både nu og i fremtiden. Desuden også hvad der fremtidigt kan skabe trivsel. Diskuter hvad formålet er med at skabe trivsel. Hvis arbejdet med trivsel skal lykkes, er det vigtigt, at alle føler ejerskab i processen. (Man kan også foretage en egentlig analyse af det psykiske arbejdsmiljø, vha. eksempelvis AMI skemaer, SFA skemaer, eller APV målinger) Husk at have fokus på det, der skaber mistrivsel; højt sygefravær, stor medarbejdergennemstrømning, stor fejlprocent, brok, sladder og mobning. Skridt nr. 2: Nedsæt et team, der fungerer som tovholder. Dette team skal sættes sammen, så de har tilstrækkeligt med: indflydelse til at trivselsvisionen implementeret. 1

2 kompetencer til at træffe nødvendige beslutninger, udføre nødvendige handlinger og sikre, at visionen i sin helhed bliver udført i praksis. Teamet bør derfor omfatte: en fra øverste ledelse, medarbejderrepræsentant, mellemlederrepræsentant, sikkerhedsrepræsentant og tillidsrepræsentant. Mindst én fra gruppen bør have særlig viden om trivsel. Gruppen skal desuden fungere som rollemodeller. Skridt nr. 3: Vision og strategi udvikles. Det styrende team skal sørge for at alle i virksomheden føler sig hørt. De kan evt. arrangere en møderække i de enkelte afdelinger. Det er vigtigt, at visionen kommer til høring i alle afdelinger, så de kan komme med ændringsforslag. Trivslen skal skabes sammen for at alle vil tage medejerskab det styrende team skal bare holde trådene sammen. Dog kan det ikke forventes, at alle vil være med, og ca. en tredjedel af alle medarbejder går i princippet på arbejdet for at have råd til at holde fri. Visionen danner grundlag for at teamet nu kan udarbejde strategier, der skal klarlægge, hvordan visionen skal blive realiseret. For at det kan lykkes, må det være helt klart, hvor på prioriteringslisten, at trivsel skal stå. Der skal arbejdes(!) for at få trivsel, og man skal ville(!) det. Det er desuden vigtigt for erkendelsen at forstå, at ingen punkter kan sidestilles på prioriteringslisten. Skridt nr. 4: Nu skal der gøres reklame for trivslen. Visionen skal formidles. Vision og strategi bør kommunikeres ved hver en chance. Lad de styrende team være forbillederne for den adfærd, der forventes af medarbejderne. Skridt nr. 5: Skil jer af med alt det gamle, der ikke længere dur. Som grundlag for handling og nye tiltag bør de forhindringer, systemer og strukturer, der underminerer trivselsvisionen, fjernes. Skridt nr. 6: I skal sikre små sejre. For at nå det store mål, er det en god ide at have små delmål på vejen. Det er altid motiverende at opnå et mål og giver energi til det videre arbejde med at opfylde trivselsvisionen. Skridt nr. 7: Hold fast, hold ved og hold ud. Det er med vaner, som det er med kulturer, de er svære at ændre, og man vender hurtigt tilbage til de gamle. Det er derfor vigtigt, at de resultater, som er opnået i forbindelse med trivselsprocessen, bliver konsolideret. For at få medarbejderne og andre til virkelig at tro på og dermed være med til at virksomheden vil satse på trivsel, må man være parat til og have mod til at ændre på alle de systemer, strukturer og politikker, som ikke passer sammen eller harmonerer med trivsel. Ryd også ud i de negative elementer og brokkehovederne. 2

3 Skridt nr. 8 Diskuter, hvordan I kan fremme de nye tendenser. Der er mange måder at få den nye stil til at fylde godt i organisationen. I kan for eksempel fremhæve forbindelserne mellem trivsel og organisationens øvrige succes, I kan udvikle metoder, der sikrer fortsat og forbedret trivsel. Overblik hele vejen Ingenting lykkes uden overblik. Styringsteamet skal derfor sørge for at kunne se både frem og tilbage og samtidigt bevare overblikket i nuet. En god fast struktur kan støtte overblikket. Benyt evt. 5 R ord af psykolog Jeanett Bonnichsen: 1. Rammer 2. Retning 3. Regler 4. Roller 5. Relationer Det gælder om at fokusere på, hvad der kan ændres i stedet for at diskutere, hvad der er galt. Med denne 5 R ord model sikres et forum for en god dialog og overblik over virkeligheden, som den ser ud. 1. Rammer Man bør før, en arbejdsopgave bliver aftalt, afklare opgavens rammer, både forventet kvalitet, forventet proces og deadline. Så kan indsatsen tilpasse ressourcerne eller omvendt. Det giver tryghed. 2. Retning Retning handler om målet om hvor vi skal hen. Fælles målsætning er en absolut forudsætning for, at arbejdsindsatsen kan koordineres, så afdelingen kan bruge sine kompetencer og sine kræfter på den mest hensigtsmæssige måde, så der ikke bliver lavet dobbeltarbejde eller bliver spildt kræfter på anden måde. Den enkelte medarbejder har brug for at vide, hvor han skal hen, så han ved, hvornår han har nået målet. Uvished i den retning giver stress. 3. Regler Når man samarbejder er det vigtigt med spilleregler. Klarhed over forventninger forebygger konflikter, så når flere arbejder sammen i en gruppe, er det vigtigt at have klarhed over, hvordan samarbejdet bedst muligt etableres, så alle kan leve med det. Derfor er det også afgørende at tale tingende igennem, så enhver tvivl om fælles normer forsvinder. 4. Roller Det har stor betydning for en gruppe at få klarhed over de enkelte rollefunktioner. For en hver rolleindehaver gælder det, at der er stillet en række forventninger. Det bør afklares hvilke roller, der er i gruppen, hvem der har dem og hvilke forventninger, der er til de respektive roller. Det skaber problemer, hvis forventningerne er for urealistiske til at blive indfriet. 3

4 Det er desuden væsentligt, at arbejdsopgaver og de kompetencer, medarbejderen har, er afklarede og afbalancerede. Det skal være helt klart for både leder og medarbejder, selvom noget kan forekomme banalt, kan der hurtigt opstå konflikter, da det er meget individuelt, hvordan banalitet opfattes. Lederens rolle skal ligeledes også være klar. 5. Relationer Vi skal selvfølgelig have det godt med hinanden, men er du også klar over, at gode relationer i virkeligheden er en større forudsætning for god trivsel end en god løn. Vi mennesker udvikler os og vokser i samværet med andre. Vi er ikke skabt til at være alene. Det er dog ikke nok at være i en gruppe vi skal også føle os respekteret, og der kan sagtens være plads til forskellige holdninger, så længe der er et godt arbejdsklima. Vi skal udvikle en vi følelse, der har rod i en fælles ansvarsfølelse for arbejdslivets opgaver. Det er derfor en god idé at afklare, hvad der kan søges støttet til og hvordan. Det er en god idé at lave klare aftaler om, hvordan der gives feedback og kritik, samt at etablere tid og rum til støtte og anerkendelse. Mange undersøgelser viser, at social støtte modvirker stress og frustrationer. Det medvirker til at fremme velvære og trivsel. For ikke at gå galt af hinanden er det godt at høre, hvad kolleger og chefer lægger i begrebet. Sådan støtter I hinanden i hverdagen På en temadag eller et møde om trivsel kan I lave en lille nem øvelse, der går ud på, at man sidder i små grupper og diskuterer følgende: En kollega fortæller om en eller flere situationer, der for hende var stressende, frustrerende, utilfredsstillende eller bare krævende. Derefter fortæller hun, hvilken form for støtte hun kunne have haft brug for, og hvor den skulle være kommet fra i den konkrete situation. Så er det en god ide at få talt om, hvordan den enkelte medarbejder kan blive bedre til at få/bede om den hjælp, hun har brug for. Kan kollegerne eller lederen på nogen måde gøre det nemmere og mere trygt for den pågældende at bede om støtte? Det er også en god idé at tale om, at det kan være svært at tage imod støtte og hjælp. Der er nogle, der vil klare det hele selv, men de skal altså også lære, hvordan de kan blive bedre til at tage imod. I skal også diskutere, hvad I hver især forstår ved at lægge i begrebet hjælpsom arbejdskultur for på den måde at få skabt en fælles værdi omkring det. 4

5 Balance mellem individ og miljø skaber vækst: Individ Ønsker Forventninger Behov Det sagte Det usagte Det bevidste Det ubevidste Miljø Det fysiske arbejdsmiljø Relationernes til andre Arbejdets omfang Arbejdets art Når balancen mellem individet/medarbejderen og miljøet er på plads, opstår trivsel. For at få skabt balancen må man justere på indholdet på de to fløje.. 5