KASSE- OG REGNSKABSREGULATIV Bilag 3.4. Ledelsestilsyn

Transkript

1 1 Indledning 1.1 Budgetansvar I punkt 3.4 i Kasse- og regnskabsregulativ er de budgetansvarlige tillagt ansvaret for, at der tilrettelægges et tilstrækkeligt ledelsestilsyn med udmøntningen og administrationen af bevillingerne. Det er i vidt omfang op til den budgetansvarlige at administrere begrebet tilstrækkelighed. Det forudsættes, at den budgetansvarlige foretager en vis risikovurdering, så der ved tilsynet opnås den rette balance mellem væsentlighed og risiko. Der er dermed en høj grad af metodefrihed med hensyn til ledelsestilsynet. Til gengæld forudsættes det, at ledelsestilsynet kan dokumenteres. Center for Økonomi og Styring har både en superviserende og kontrollerende funktion og kan bistå de budgetansvarlige med at foretage kontroller med overholdelse af forretningsgangene, herunder også tilstrækkeligheden af det lokale ledelsestilsyn. Er der ikke aftalt noget konkret, er ansvaret hos den budgetansvarlige. 1.2 Systemansvar Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra it-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige fagområder. For at sikre datakvaliteten har centrene for hvert af disse systemer udpeget en systemansvarlig. I Kasse- og regnskabsregulativet afsnit 5.2 er de systemansvarlige tillagt ansvaret for det enkelte it-systems forretningsmæssige anvendelse, herunder tilrettelæggelse af effektive forretningsgange og tilstrækkelige interne kontroller i og omkring systemet. Ansvaret for at konkretisere og implementere kontrollerne er et ansvar for det enkelte center og dermed i sidste ende for den enkelte systemansvarlige, som skal beskrive de væsentligste forretningsgange og interne kontroller. 2 Hvorfor ledelsestilsyn? Der er flere formål med udførelse af et økonomisk ledelsestilsyn. De væsentligste er: Compliance, dvs. sikring af, at enheden generelt administrerer i overensstemmelse med budgettet og dets forudsætninger, lovgivningen, kommunens regnskabsregler o.a. 1

2 Tilskyndelse til, at enheden har/får fokus på balancen mellem væsentlighed og risiko Dokumentation for, at de budgetansvarlige har styr på egen butik Gennem et system, hvor topledelsen sætter rammerne og de budgetansvarlige udfylder dem, vurderes det bedste udbytte at kunne nås. 3 Hvordan dokumenteres tilsynet? For at sikre en vis ensartethed skal de budgetansvarlige forholde sig til en række forskellige emner. Er et emne ikke relevant for det pågældende område, anføres dette blot. Normalt vil en beskrivelse fylde 3-5 sider. Kan det gøres kortere, er det også ok. I det efterfølgende afsnit er kort redegjort for, hvad det enkelte område bør indeholde en beskrivelse af. 4 De enkelte områder 4.1 Økonomi Beskrivelse af enhedens årlige budget, opdelt i relevante hovedtal. Beskrivelsen har til formål at synliggøre behovet for ledelsestilsyn i forhold til budgetbeløbets størrelse. 4.2 Registreringssystemer Hvilke it-systemer anvendes til regnskabsmæssige registreringer. Også systemer, som senere overfører informationer til økonomisystemet skal beskrives. 4.3 Kompetenceregler Kort beskrivelse af hvilke kompetenceregler der findes på området. Findes der ikke beskrevne regler, der kan henvises til, beskrives den anvendte delegation i korte træk. 2

3 4.4 Godkendelsesprocedure for regnskabsbilag: Kort beskrivelse af, hvilken behandling regnskabsbilagene får i enheden. Det vil sige fra varebestilling over varemodtagelse, fakturakontrol, attestation, anvisning til betaling. 4.5 for regnskabsbilag: Kort beskrivelse af hvordan ledelsestilsynet i praksis varetages. Afgørende for ledelsestilsynet og tilstrækkeligheden heraf kan være en form for risikovurdering på området. Faktorer, der kan indgå heri, kan eksempelvis være: områdets kompleksitet statisk eller dynamisk område stort eller lille budgetbeløb graden af åbenhed omkring regnskab medarbejdernes erfaring på området graden og kvaliteten af it-understøttelse Det er ikke nødvendigvis den budgetansvarlige selv, der skal udføre ledelsestilsynet. Det kan også godt udmøntes gennem andre. I så fald skal den budgetansvarlige blot stille krav til, hvordan tilsynet udføres på hans/hendes vegne. 4.6 Budgetkontrol Kort beskrivelse af, hvordan budgetkontrollen foretages i praksis. Er den praktiske kontrol udliciteret til andre er det disses handlinger, der skal beskrives. 4.7 Indtægter Kort beskrivelse af hvilke (væsentlige) indtægter der er på området og hvilken kontrol, der udføres med, at alle indtægter registreres korrekt. 4.8 Afdelingskasser, forskudskasser, udlæg Kort beskrivelse af, hvordan eventuelle kasser (+ evt. bankkonti) eller personlige udlæg administreres. 3

4 4.9 Aktiver Hvis enheden administrerer aktiver af stor værdi, beskrives det kort, hvordan registreringen og kontrollen er tilrettelagt. Fysiske aktiver, som er omfattet af det fælles registreringssystem, er ikke omfattet af beskrivelsen. Der er ikke i kommunen fastlagt noget bestemt grænsebeløb. Det er op til den enkelte leder at vurdere, hvad der skal registreres. Også karakteren af og beskyttelsestiltagene omkring det pågældende aktiv kan have betydning, idet risikoen for tyveri og svind også indgår i vurderingen Beskyttelse af værdier tilhørende andre Hvis enheden eller medarbejderne administrerer værdier tilhørende andre, beskrives kort de administrative og kontrolmæssige rutiner Kontroller mod svig Hvis der udføres konkrete kontroller mod svig, skal disse kontroller beskrives. Det kan være dokumentationskontroller i forbindelse med oprettelse af it-systemer. 5 Systemansvarlige (jfr. afsnit 1.2) 5.1 Kvalitetskrav: Kort beskrivelse af hvilke kvalitetskrav der stilles (henvisning til lovgivningen, interne og eksterne kvalitetsstandarder m.m.) 5.2 Kvalitetssikring: Kort beskrivelse af, hvordan enheden via organisering, instruktion, kompetenceplaner, itværktøjer etc. sikrer/understøtter de valgte kvalitetskrav. 5.3 Kvalitetskontrol: Kort beskrivelse af hvordan enheden kontrollerer, at kvaliteten er på det ønskede niveau. Kvalitetskontrol vil typisk ske ved stikprøver, hvis udvælgelse afhænger af forskellige forhold, eksempelvis 4

5 Områdets kompleksitet Medarbejdernes erfaring på området Kendskab til fejl og fejlkilder 5.4 Legalitetskontrol Kort beskrivelse af, hvordan det sikres, at der ikke sker udbetalinger til forkerte personer (kontroller mod svig). 5.5 Fejl, klager etc.: I det omfang fejl og klager registreres systematisk, beskrives kort, hvordan resultatet af klagerne kan medvirke til at sikre ledelsen overblik over den faglige kvalitet. Systematisk registrering af fejl kan også medvirke til at rette fejlkilder og ikke kun konkrete fejl. 5